Die Automatisierung bietet eine Vielzahl von Vorteilen für Debitorenbuchhaltungsteams. Ein wichtiger Punkt, die Kosteneinsparungen, geht oft im Hype unter, aber Debitorenbuchhaltungsabteilungen können greifbare Kosteneinsparungen erzielen, wenn sie sich der Automatisierung zuwenden.
In einer Ende 2023 veröffentlichten Umfrage unter mittelständischen Unternehmen waren mehr als 90 % der Unternehmen davon überzeugt, dass die Automatisierung von Debitorenbuchhaltung-Prozessen zu mehr Rationalisierung und Effizienz führen wird. Darüber hinaus erwartete fast die Hälfte dieser Unternehmen (44 %) entweder größere Einsparungen oder einen höheren Cashflow durch die Automatisierung.
Für Debitorenbuchhaltung-Teams, die auf diese Kosteneinsparungen aufspringen möchten, bietet Corrie DeCamp, Chief Product Officer von Billtrust, drei Möglichkeiten, die Vorteile der Automatisierung der Debitorenbuchhaltung zu realisieren.
1. Automatisieren Sie für die Effizienz des AR-Personals
Wenn es um den Nutzen für das Endergebnis geht, sind die niedrig hängenden Früchte Aufgaben, die automatisiert werden können, ohne dass viel menschliches Urteilsvermögen erforderlich ist, sagt DeCamp.
Tatsächlich können Unternehmen in ihrem Helpdesk einige der besten Automatisierungs- und Kosteneinsparungsmöglichkeiten finden. Anstatt Mitarbeiter einzustellen, die banale Fragen zu Kundenkonten beantworten, kann ein KI-Tool schnell einen Link zur richtigen Erklärung auf dem Portal eines Unternehmens senden. Auf diese Weise, so DeCamp, kann die Automatisierung die Reaktionszeiten drastisch verkürzen und gleichzeitig den Mitarbeitern die Möglichkeit geben, sich auf kompliziertere und höherwertige Anfragen zu konzentrieren.
Die Automatisierung kann den Mitarbeitern auch dabei helfen, ihren eigenen Arbeitsablauf zu priorisieren, damit sie zuerst das angehen können, was sich am stärksten auf das Endergebnis auswirkt. Hier, so DeCamp, "möchte man sicherstellen, dass [ein Debitorenbuchhaltung-Spezialist] an Dingen mit dem höchsten Risiko und den höchsten Dollarbeträgen arbeitet, bevor er am Ende einer Schicht geht."
2. Reduzieren Sie die DSO durch Automatisierung
Für viele Debitorenbuchhaltung-Teams ist die Reduzierung der Außenstandszeiten der heilige Gral. "Unternehmen, die über das Billtrust-System arbeiten, sehen Trends in unserem System und auch in anderen Zahlungssystemen", erklärt DeCamp.
Wenn beispielsweise ein bestimmter Kunde über mehrere Zahlungssysteme hinweg wiederholt auf Textnachrichten statt auf E-Mails oder Telefonanrufe antwortet, dann weiß ein Debitorenbuchhaltung-Profi, dass er diesen Kunden per SMS ansprechen muss, um schnell bezahlt zu werden.
Sie fährt fort: "Sie möchten diejenigen mit dem größten Risiko eines Zahlungsausfalls über den richtigen Kanal und mit der richtigen Botschaft ansprechen. Je vollständiger der Datensatz ist, desto genauer können wir diese Bewertungen vornehmen."
3. Schluss mit fragmentierten Daten im Finanzwesen
Zu oft haben isolierte Systeme CFOs und anderen Finanzführungskräften Echtzeit-Einblicke vorenthalten. In der Vergangenheit, erklärt DeCamp, haben selbst Billtrust-Kunden, die Rechnungen über die verschiedenen Tools des Unternehmens verteilten, nicht jede letzte Zahlung über dieses System eingezogen, da einige Zahlungen über eine Bank oder sogar persönlich in ein Büro geliefert werden können.
Billtrust entwickelt derzeit Möglichkeiten, auf historisch fragmentierte Informationen zuzugreifen, damit Unternehmen Dashboards und anpassbare Tools nutzen können, um umfassendere Daten zu erschließen und Entscheidungsträgern bessere, genauere Einblicke zu liefern.
