Aus der Sicht einiger B2B-Verkäufer scheinen digitale Kreditorenbuchhaltungsportale eine weitere neue Hürde zu sein, die es zu überwinden gilt, um Rechnungen bezahlt zu bekommen.
Kreditorenportale, oder Procure-to-Pay-Portale, werden von den Kreditorenbuchhaltungsabteilungen vieler großer Unternehmen implementiert, um die Annahme und Verarbeitung von Rechnungen zu automatisieren. Für Anbieter und Lieferanten haben diese Portale dem B2B-Zahlungsprozess ein unerwünschtes Maß an Komplexität und Arbeitsaufwand hinzugefügt.
Wie Amanda Wilson von Billtrust kürzlich in einem Blogbeitrag erklärte: "Ich habe zahlreiche Kunden, die in einem Zyklus von 20, 30 oder sogar 50 verschiedenen Anforderungen an das Kreditorenbuchhaltungsportal gefangen sind."
Jedes dieser Portale hat seine eigenen Anforderungen und Protokolle, was zu einer enormen Menge an Tastendruck und manueller Verwaltung führt, um den Status von Rechnungen einzureichen und zu verfolgen. Das heißt, für Debitorenbuchhaltungsteams, die in traditionellen Prozessen feststecken, dazu später mehr.
Aus der Sicht eines Käufers
Wir haben Elizabeth Gerould, Controller, Financial Operations, Billtrust, gefragt, wie man dieses Paradoxon angehen kann. Können Anbieter und Lieferanten mit der Ermüdung der Kreditorenportale umgehen und mit den neuen Kreditorenbuchhaltungsplattformen Schritt halten?
Wie sie erklärte, ist es wichtig, die Situation aus der Sicht des Käufers zu sehen. Wenn es sich um ein großes Unternehmen handelt, das mit Tausenden von monatlichen Verbindlichkeiten zu tun hat, sind AP Portale für den Geschäftserfolg zunehmend notwendig.
Laut einer Studie von PYMNTS.com:
"97 % der Unternehmen gaben an, dass es ihre Ziele für das Umsatzwachstum behindern würde, wenn sie das Volumen der Kreditorenbuchhaltung nicht bewältigen könnten, wobei 31 % sagten, dass diese Ziele sehr oder extrem gehemmt wären."
PYMNTS.com
Ein weiterer treibender Faktor? Die zunehmende Anzahl von behördlichen Auflagen für Anbieter und Lieferanten, die eRechnungsstellung zu nutzen. In vielen europäischen Ländern ist dies bereits obligatorisch, und ein Kreditorenbuchhaltungsportal bietet dem Käufer eine zentrale Anlaufstelle für diese Rechnungen. Auch in den USA wird die Etablierung eines nationalen Standards für B2G eRechnungsstellung geprüft.
Die Vorteile von Kreditorenbuchhaltungsportalen für Einkäufer
Elizabeth teilte eine Liste der Vorteile, die Unternehmen zum Einsatz von Kreditorenbuchhaltungsportalen motivieren:
Reduzieren Sie die Abhängigkeit von physischer Post und Papierrechnungen
Es wird nicht ohne Grund "Schneckenpost" genannt, und für Käufer, die es immer noch ertragen, Verkäufer und Lieferanten die Standardpostzustellung nutzen zu lassen, ist es eine langsame und teure Plackerei. Beide Seiten, Käufer und Verkäufer gleichermaßen, zahlen am Ende beträchtliche Papier- und Portokosten. Ganz zu schweigen von dem Zeit- und Kostenaufwand, der mit der Bearbeitung von papierbasierten Rechnungen (und ausgehenden Zahlungen) verbunden ist. Vergessen wir auch nicht die Infrastrukturkosten für die Instandhaltung all der Aktenschränke, die mit jahrelangem Papierkram vollgestopft sind.
Mit B2B-Kreditorenbuchhaltungsportalen werden all diese Kosten für den Käufer drastisch gesenkt oder ganz eliminiert.
Minimieren Sie Einkäufe, bei denen eine genehmigte Bestellung oder ein genehmigter Lieferant fehlt
Für die meisten Unternehmen kann ein erhebliches Risiko entstehen, wenn Rechnungen bezahlt werden, die sich dem etablierten Beschaffungs- oder Überprüfungsprozess entzogen haben. Oder Rechnungen wurden von einem Kreditor eingereicht, der nicht überprüft und genehmigt wurde.
Bei einem Kreditorenbuchhaltungsportal müssen Verkäufer über eine ordnungsgemäße Bestellung verfügen oder auf einer Liste zugelassener Lieferanten stehen. Andernfalls kann ein Verkäufer eine Rechnung gar nicht erst in das Portal hochladen. Organisatorische Beschaffungsprozesse sind also für jeden potenziellen Lieferanten in (digitalem) Stein gemeißelt.
Vereinfachen Sie die Budgetverwaltung
Welchen Prozess können Sie also innerhalb eines AP-Portals automatisieren? Das Kennzeichnen von Rechnungen zur Überprüfung steht im Widerspruch zur genehmigten Bestellung oder zum genehmigten Budget. Wenn eine Ausgabe das genehmigte Budget überschreitet, können die zuständigen Manager benachrichtigt werden, um die Rechnungen oder alle bisherigen Ausgaben für dieses Projekt elektronisch zu überprüfen.
Das reduziert die Anzahl der Fragen, die sie an das Kreditorenbuchhaltungsteam stellen könnten. Da es sich jetzt um einen Self-Service-Prozess handelt, muss ein Manager nicht mehr nach Zahlungen fragen: Er kann sie selbst sehen.
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Ermöglichen und optimieren Sie Remote-Arbeit – und Skalierbarkeit
Viele Kreditorenbuchhaltung-Teams arbeiten jetzt aus der Ferne, nach COVID oder in hybriden Situationen. Die Unterbringung eines Kreditorenbuchhaltung-Teams, das sowohl remote als auch im Büro arbeitet, sorgt für Agilität und ist der Schlüssel zur Optimierung, wie schnell Rechnungen durch das System laufen. Darüber hinaus bietet es dem Kreditorenbuchhaltungsteam zusätzliche Flexibilität bei der Bewältigung plötzlicher Anforderungen oder Störungen. Es ist einfach zu skalieren, um beispielsweise einen Zustrom von Rechnungen oder neuen Lieferanten zu bewältigen, da der Prozess für das Kreditorenbuchhaltungsteam automatisiert wurde.
Das Gleiche kann für den Verkäufer gelten – aber nur, wenn er seine Debitorenbuchhaltungssysteme (Debitorenbuchhaltung) so einrichtet, dass sie sich nahtlos in Kreditorenportale (Kreditorenbuchhaltung) integrieren lassen und die gleiche Agilität und Flexibilität erhalten. Sie haben Pech, wenn sie sich auf veraltete Prozesse verlassen.
Erleichtern Sie historische Überprüfungen und Audits
Wenn die Wirtschaftsprüfer oder eine externe Aufsichtsbehörde eine Prüfung verlangen, besteht die Gefahr, dass Dokumente verlegt werden. Einigen Schätzungen zufolge gehen 2 % bis 5 % der Dateien eines Unternehmens verloren oder werden falsch abgelegt. Wenn eines davon der Schlüssel zu einem wichtigen Audit oder einer internen Überprüfung ist, kann dies eine kostspielige schlechte Nachricht für alle sein.
Für Überprüfungs- und Auditzwecke ist ein digitaler Trail weitaus sicherer und unkomplizierter abzurufen und zu überprüfen als ein Papierpfad. Die Mitarbeiter müssen sich nicht unbedingt darum kümmern, da viele Systeme digitale Dokumente automatisch archivieren, ohne einen Finger zu rühren.
Audits können viel reibungsloser und schneller ablaufen, ohne dass die Mitarbeiter Stunden (oder Tage) damit verbringen müssen, nach Dokumentationen zu suchen oder sich von Papierschnitten zu erholen.
Der Vorteil für Verkäufer?
Was möchten Einkäufer, die Kreditorenbuchhaltungsportale verwenden, ihren Anbietern und Lieferanten über deren Nutzung vermitteln?
In erster Linie müssen Verkäufer den grundlegendsten Vorteil erkennen: Wenn Sie ein Lieferant oder Lieferant sind, der beim Kreditorenbuchhaltungsportal (Kreditorenbuchhaltung) registriert ist, wird der gesamte Rechnungsstellungs- und Zahlungsprozess beschleunigt.
Wenn Sie nicht registriert sind, müssen Ihre Rechnungen einem manuellen Aufnahme- und Überprüfungsprozess unterzogen werden. Genau wie Sie vermuten, wird dies die Bearbeitung Ihrer Rechnung nur verlangsamen – und verschieben, wie schnell Sie bezahlt werden.
Wie ein B2B-Verkäufer das AP-Portal-Management lösen kann
Angesichts der Notwendigkeit, sich in Kreditorenportale zu integrieren, schließen sich immer mehr B2B-Verkäufer digitalen B2B-Zahlungsnetzwerken an. Die besten dieser Netzwerke befreien ihre Kreditorenbuchhaltungsteams von veralteten Prozessen und vermeidbaren Kosten.
Reduzieren Sie Arbeit, Zeit und Fehler
Mit dem erstklassigen Business Payments Network (BPN) von Billtrust kann eine Debitorenbuchhaltung enorme Einsparungen erzielen, indem sie Arbeits-, Zeit- und Personalfehler reduziert und gleichzeitig die Einhaltung von Vorschriften sicherstellt. Das Business Payments Network (BPN) bietet die Integration mit 200 globalen Kreditorenportalen, so dass die Verwaltung und Überwachung von Rechnungen unglaublich einfach und effizient wird. Ein Beispiel: Ein mittelständisches Unternehmen, das Business Payments Network verwendet, hat einen einzigen Mitarbeiter, der alle Kreditorenportale seiner Kunden verwaltet.
Überwachen Sie Portalrechnungen mit Statusaktualisierungen
Hier ist eine der Business Payments Network-Funktionen, die Verkäufern eine solche Effizienz ermöglichen. Jetzt können Sie die wertvollen Aktualisierungen erfassen, die diese Portale veröffentlichen, während Ihre Rechnungen von der Einreichung bis zur Zahlung übergehen. Erhalten Sie tägliche Updates über den aktuellen Status jeder Portalrechnung, während sie sich der Zahlung nähert, und importieren Sie diese Aktualisierungen in Ihr Inkasso- oder ERP-System.
Der Aufstieg von B2B-Kreditorenportalen ist aufgrund der Vorteile, die sie für B2B-Kreditorenbuchhaltungsteams bieten, unaufhaltsam. Es gibt jedoch keinen Grund, warum Anbieter und Lieferanten-Debitorenbuchhaltungsteams nicht von einer komplementären Technologie profitieren können, die dieses neue B2B-Zahlungsparadigma in eine Win-Win-Situation für alle verwandelt.
