Bei Collections dreht sich alles um Strategie. Die Spielregeln sind einfach: Die Forderungen sind da draußen und Ihr Unternehmen hat ein Recht darauf. Aber dieses Spiel hat ein gegnerisches Team, und um die Sache noch komplizierter zu machen, sind es deine Kunden!
Derzeit werden US-Lieferanten 3,1 Billionen US-Dollar geschuldet. Ein Großteil dieser Schulden ist noch nicht fällig, aber ein beunruhigender Prozentsatz ist überfällig. Und diese Versäumnisse sind kein Zufall. Es ist gängige Praxis, dass Käufer als Cashflow-Management-Strategie zu spät zahlen, und es ist oft eine Strategie, die sie kaum befolgen können. Laut dem Trade Credit Dilemma Report 2019 zahlen 13,2 % der Unternehmen ihre Lieferanten regelmäßig zu spät. Von den Unternehmen, die selbst regelmäßig verspätet bezahlt werden, leisten 27,5 % jedoch regelmäßig verspätete Zahlungen.
Zahlungsverzug ist ein systemisches Problem
Neunzig Prozent der amerikanischen B2B-Fachleute geben an, verspätete Zahlungen von Kunden erhalten zu haben. Verspätete Zahlungen treiben die DSO in die Höhe und binden den Cashflow. Sammler wissen, dass sie es besser machen müssen, aber sie stehen vor einigen großen Herausforderungen:
COVID-19-bedingte Betriebsunterbrechungen
- Der Cashflow wurde unterbrochen, was zu Zahlungsausfällen und Forderungen nach verlängerten Kreditlaufzeiten führte. Fast zwei Drittel der B2B-Unternehmen haben im Jahr 2020 ihre Kreditbedingungen geändert.
- Die Büros wurden geschlossen – so dass die Anrufe bei der Abholung unbeantwortet blieben.
Zahlungsverzug als Cashflow-Strategie
- Käufer verzögern Zahlungen, um Bargeld für andere Ausgaben zu verwenden
Verspätete Zahlungen aufgrund überlasteter Kreditorenbuchhaltungsabteilungen, die Fristen verpassen
- Manuelle AP-Aktivitäten können zu Fehlern und Versehen führen
Verspätete Zahlungen aufgrund elektronischer Zahlungen, die von Kreditorenbuchhaltungsdienstleistern gesendet und anschließend von den Debitorenbuchhaltungsabteilungen abgelehnt wurden
- Ohne Einblick in die Zahlungspräferenzen der Lieferanten werden Kreditorenbuchhaltung-Anbieter versuchen, virtuelle Kartenzahlungen zu tätigen, die für einige Lieferanten inakzeptabel sind.
Es ist eine Menge, mit der man fertig werden muss. Heutzutage stehen den Inkassobüros jedoch Strategien und Tools zur Verfügung, die ihnen dabei helfen können, selbst unter den schwierigsten Geschäftsbedingungen erfolgreich zu sein.
Fünf Möglichkeiten für ein effektiveres Inkasso
1. Akzeptieren Sie mehr Kreditkarten
Die Annahme von Kartenzahlungen kann den Druck auf klamme Käufer verringern. Kreditkartenaussteller tätigen Zahlungen im Namen ihrer Kunden und verlangen von ihnen 30 Tage lang keine Zahlungsfrist.
Wenn ein Lieferant eine Kreditkartenzahlung akzeptiert, verlängert er im Wesentlichen das Kreditfenster seines Käufers um 30 Tage. Dies kann den Unterschied zwischen einem Käufer ausmachen, der strategisch zu spät zahlt, und einem, der pünktlich zahlt.
2. Automatische Mahnungen für fällige Konten versenden
Viele Sammler wissen, dass eine einfache Erinnerung, dass eine Zahlung verspätet oder fällig ist, ausreicht, um eine Zahlung zu senden. Die Welt der Kreditorenbuchhaltung ist genauso voll von komplexen und manuellen Aufgaben wie die Welt der Debitorenbuchhaltung, und Fälligkeiten können verstreichen.
Doch das Versenden einer E-Mail oder ein Telefonanruf, um einen Käufer an die Zahlung zu erinnern, kostet einen Inkassospezialisten viel Zeit. Die meisten Inkassobüros priorisieren aus gutem Grund ihre größten und zahlungssäumigsten Konten.
Die Automatisierung von Zahlungserinnerungen ist die perfekte Lösung. Mit automatisierten Kontakten kann das gesamte Forderungsportfolio vom Inkassoteam gepflegt werden, und es werden hoffentlich weniger Konten in Verzug geraten.
3. Setzen Sie die Inkassoabteilung auf eine Strategie
Jeder Sammler ist einzigartig und verfolgt einen einzigartigen Ansatz für seine Arbeit. Das Sammeln ist eine sehr beziehungsbasierte Rolle, daher sollte es immer Raum für individuelle Persönlichkeiten geben.
Inkassoabteilungen arbeiten jedoch am besten, wenn alle Sammler ihre Arbeit so priorisieren, dass sie die allgemeinen Geschäftsziele ihrer Unternehmen am besten widerspiegeln.
Automatisierte Inkassosoftware hilft Sammlern, ihre Strategien so auszurichten, dass sie maximal effizient und flexibel sind. Inkassosoftware gibt Managern auch Einblick in die Effektivität ihrer Sammler.
4. Automatisierte tägliche Aufgabenlisten
Es gibt viel zu beachten, wenn man ein Inkassospezialist ist. Jeden Tag werden Dutzende oder Hunderte von Kontakten geknüpft. Es gibt Zahlungsversprechen, Teilzahlungen, Streitigkeiten, die eskaliert werden müssen, und früheres Verhalten, das berücksichtigt werden muss.
Forderungsmanagementmitarbeiter müssen umfassende Notizen führen, und es ist oft schwierig für einen Mitarbeiter, die Konten eines anderen aufzugreifen.
Neue Softwarelösungen versprechen ein besseres Forderungsmanagement im Alltag.
Automatisierte Forderungsmanagement-Software dient als Speicher für Informationen über Kundenkonten, und KI-gestützte Prozesse generieren tägliche Aufgabenlisten für Forderungsmanagementmitarbeiter.
Aufgabenlisten werden basierend auf vom Management genehmigten Best Practices erstellt und führen die Mitarbeiter durch ihre Aktivitäten für den Tag, fordern sie auf, ihren Fortschritt aufzuzeichnen und Erkenntnisse für das Management zu generieren.
5. Behandeln Sie Ihre Sammler eher wie eine Verkaufsorganisation
Forderungsmanager oder Kreditkontroller werden oft übersehen, weil sie in eine reaktive Rolle gezwungen werden. In Wirklichkeit sind Forderungsmanager oder Kreditkontroller den Verkaufsteams sehr ähnlich. Auf hoher Ebene ist das Inkasso, wie der Verkauf, dafür verantwortlich, Geld in die Organisation zu bringen. Und wenn es um Prozesse geht, denken Inkassoteams genauso über Konten wie Verkäufer. Inkassoteams fehlen jedoch in der Regel die Technologie und Unterstützung, die Vertriebsteams haben, um ihre Arbeitsabläufe strategisch auszuführen.
Die heutigen Vertriebsteams verfügen beispielsweise über die erforderlichen Technologietools, um Dinge wie die höchste Wahrscheinlichkeit einer Konversion, den besten Zeitpunkt für die Kontaktaufnahme mit Käufern, die beste Art und Weise, sie zu kontaktieren, und so weiter zu bestimmen. Mit dieser Art von Workflow-Tools können Inkassoteams einen viel strategischeren Ansatz verfolgen. Schließlich ist der beste Zeitpunkt für das Inkasso nicht, wenn die Rechnung überfällig ist. Mit Automatisierung und maschinellem Lernen können Inkasso die Kunden zum richtigen Zeitpunkt erreichen und unnötige Reibungsverluste vermeiden, die umso wahrscheinlicher sind, je länger eine Zahlung aussteht.
Erfahren Sie mehr über die Leitung eines effektiven Inkassoteams
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie ein effektives Inkassoteam leiten, wenden Sie sich bitte über das Kontaktformular auf dieser Seite an unser Vertriebsteam.
