Die Verwaltung des Cashflows sollte sich nicht so anfühlen, als würde man einen Zauberwürfel mit verbundenen Augen lösen, oder? Aber für viele Debitorenbuchhaltung-Führungskräfte machen veraltete Systeme und ineffiziente Prozesse es zu einem ständigen Kampf.
Wie können Sie also aufhören, überfälligen Zahlungen hinterherzujagen oder mit endlosen Fehlern in der Überweisungsübersicht zu kämpfen? Genau das haben wir in unserem jüngsten Webinar "Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihren Cashflow: Bewährte Strategien für Debitorenbuchhaltung-Führungskräfte" untersucht.
Die Sitzung umfasste Einblicke von Mark Brousseau, Präsident des Beratungsunternehmens Brousseau and Associates, und ein Kamingespräch mit Bonnie Halvorson, Financial Services Manager bei Van Meter, einem führenden Unternehmen für Elektro- und Maschinenbau.
Sie haben die Sitzung verpasst? Kein Problem! Sehen Sie sich die Zusammenfassung und das vollständige Webinar unten an.
Herausforderungen des konventionellen AR-Managements
Traditionelle Debitorenbuchhaltungsprozesse behindern oft den Cashflow, da veraltete Systeme und manuelle Aufgaben Zeit in Anspruch nehmen, Fehler verursachen und Zahlungen verzögern. Eingeschränkte Transparenz bei der Zahlungsverfolgung, statischen Kreditbewertungen und Rechnungsfehlern führt zu Ineffizienzen und macht Unternehmen anfällig für Risiken und Engpässe. Kunden sind frustriert über eingeschränkte Zahlungsoptionen und umständliche Abrechnungen, die sich auf ihre Fähigkeit auswirken, pünktlich zu bezahlen. In der Zwischenzeit verschwenden manuelle Bargeldanwendungen und unstrukturierte Inkassovorgänge Ressourcen und verzögern die Umsatzrealisierung.
Um erfolgreich zu sein, benötigen Unternehmen moderne Lösungen, die Arbeitsabläufe rationalisieren, Fehler reduzieren und einen schnelleren, zuverlässigeren Cashflow ermöglichen.
Beseitigung von Debitorenbuchhaltung-Engpässen mit einem ganzheitlichen Ansatz
Bei Cashflow-Herausforderungen geht es nicht nur um isolierte Ineffizienzen. Sie stammen aus Problembereichen über den gesamten Debitorenbuchhaltung-Lebenszyklus, wie z. B. Kreditgenehmigungen, Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung, Bargeldanwendung und Inkasso. Was ist also die Lösung?
"Es geht nicht darum, nur einen Teil des Prozesses zu reparieren, sondern den gesamten Prozess", sagt Mark Brousseau. Um dies zu erreichen, müssen Debitorenbuchhaltung-Führungskräfte einen ganzheitlichen Ansatz für die Debitorenbuchhaltung-Optimierung verfolgen.
3 Wege, um Debitorenbuchhaltung ganzheitlich zu optimieren
- Silos aufbrechen Profitieren Sie von integrierten Lösungen, die jede Phase des Debitorenbuchhaltung-Prozesses optimieren. Durch die Abstimmung von Teams und die Konsolidierung von Workflows können Sie vollständige Transparenz über alle Abläufe hinweg erreichen. Von der Automatisierung der Bonitätsprüfung über die Verbesserung der Rechnungspräsentation bis hin zum Angebot nahtloser digitaler Zahlungsoptionen – die Vereinheitlichung dieser Bemühungen reduziert Reibungsverluste, steigert die Effizienz und verbessert die Transparenz.
- Der Kunde im Fokus "Sobald der Verkauf abgeschlossen ist, wird das Debitorenbuchhaltung-Team zur Eingangstür zu Ihrem Unternehmen", betonte Brousseau. Personalisierte Abrechnungs- und Zahlungsprozesse stellen sicher, dass Kunden einfach und effizient bezahlen können – was die Zufriedenheit steigert und gleichzeitig den Cashflow verbessert.
- Investieren Sie in Technologie Die Automatisierung und Rationalisierung von Prozessen ist von größter Bedeutung. Es eliminiert manuelle, routinemäßige Aufgaben, reduziert menschliche Fehler und gibt Ihrem Debitorenbuchhaltung-Team die Möglichkeit, sich auf hochwertige, strategische Aktivitäten zu konzentrieren, die Ihrem Unternehmen messbare Ergebnisse bringen.
8 bewährte Schritte zur Beherrschung Ihrer Cashflow-Strategien
Das Webinar konzentrierte sich auf acht bewährte Möglichkeiten, wie Debitorenbuchhaltung-Führungskräfte diese Ineffizienzen und Engpässe überwinden, die Effizienz steigern und die Kontrolle über ihren Cashflow übernehmen können. Diese umsetzbaren Tipps wurden entwickelt, um betriebliche Arbeitsabläufe zu verbessern und Ihr Team auf Erfolgskurs zu bringen:
1. Verbessern Sie die Qualität der Überweisungsübersichtdaten
Genaue Überweisungsübersicht sind die Grundlage für einen gesunden Cashflow. Versuchen Sie, mit Ihren Kunden zusammenzuarbeiten, um den Überweisungsübersicht nach Möglichkeit zu standardisieren. Und wenn Standardisierung keine Option ist, nutzen Sie die Automatisierung, um Daten genau zu erfassen und zu verarbeiten. Denken Sie daran, dass kleine Fehler in Überweisungsübersicht zu großen Engpässen führen können.
2. Kunden auf digitale Zahlungen umstellen
Ermutigen Sie Ihre Kunden, sich von Papierschecks zu verabschieden, indem Sie elektronische Zahlungsmethoden wie Automated Clearing House (ACH)-Überweisungen oder digitale Geldbörsen einführen. Erwägen Sie Anreize, um die digitale Akzeptanz zu fördern, indem Sie einfach zu bedienende Zahlungsportale anbieten und mehrere elektronische Zahlungsoptionen ermöglichen.
3. Optimieren Sie den Kunden-Onboarding-Prozess
Der erste Eindruck zählt. Legen Sie zu Beginn jeder Kundenbeziehung klare Zahlungserwartungen fest. Nutzen Sie automatisierte Bonitätsprüfungen, um Kunden nahtlos und sicher einzubinden und sicherzustellen, dass sie Ihre Rechnungsrichtlinien und Zahlungsfristen von Anfang an verstehen.
4. Ausnahmen strategisch analysieren und beheben
Ungelöste Zahlungsausnahmen können Zeit und Ressourcen verbrauchen. Überprüfen Sie regelmäßig Ausnahmen, um wiederkehrende Probleme und deren Ursachen zu identifizieren. Aktualisieren Sie dann Ihre Strategien, um diese Probleme sowohl für Ihr Team als auch für Ihre Kunden zu beseitigen.
5. Fördern Sie die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit
Binden Sie andere Abteilungen wie Vertrieb und Kundenservice in regelmäßige AR-Meetings ein. Offene Kommunikationskanäle können zu weniger Streitigkeiten, schnelleren Lösungszeiten und einer stärkeren internen Abstimmung führen, was letztendlich die Cashflow-Ergebnisse verbessert.
6. Automatisieren Sie Prozesse mit KI und fortschrittlichen Tools
Manuelle oder halbautomatische Prozesse sind oft mit Ineffizienzen behaftet. KI-gestützte Plattformen wie Billtrust können dazu beitragen, die Rechnungsstellung, Zahlungen und das Inkasso zu rationalisieren. Durch die Automatisierung von Routineprozessen kann sich Ihr Team auf strategische Initiativen konzentrieren, die einen echten Mehrwert bieten.
7. Nutzen Sie KI-Analysen, um Trends und Lücken zu identifizieren
In Debitorenbuchhaltung-Plattformen integrierte KI-Analysetools bieten Einblick in Zahlungsmuster, DSO-Trends und die allgemeine Cashflow-Gesundheit. Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um Ihre Strategien anzupassen und Optimierungsmöglichkeiten zu identifizieren.
8. Workflows und Feedbackschleifen kontinuierlich verfeinern
Ihr Unternehmen ist nicht statisch, und Ihre AR-Prozesse sollten sich ständig weiterentwickeln. Holen Sie konsequent Feedback von Ihrem Team und Ihren Kunden ein, um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren und Probleme effektiv anzugehen.
"Diese acht Strategien werden nicht nur Ihren Cashflow verbessern, sondern auch die Voraussetzungen für langfristige finanzielle Agilität schaffen."
Mark Brousseau, Präsident, Brousseau and Associates
Echte Kundenergebnisse: Die Ergebnisse sprechen Bände
Während des Webinars teilte Bonnie Halvorson, Financial Services Manager bei Van Meter, mit, wie ihr Unternehmen seine Debitorenbuchhaltungsprozesse mit den Automatisierungslösungen von Billtrust überarbeitet hat. Van Meter, ein Elektrohändler mit über 850 Mitarbeitern, hatte mit manuellen, langsamen Arbeitsabläufen zu kämpfen, die zu Verzögerungen und Frustration führten. "Vor 10 Jahren hatten wir ein zweiköpfiges Team, das daran arbeitete, all diese Zahlungen manuell zu verbuchen, wobei die Schecks in den Briefkasten kamen. Fast so manuell, wie es nur sein kann. Wir lagen oft zwei Wochen hinterher", erinnert sich Halvorson.
Mit der automatisierten Bargeldanwendung von Billtrust haben sie die Dinge erheblich umgekrempelt und die Bargeldbuchung von Wochen auf die Verarbeitung am selben Tag reduziert. Diese Effizienz ermöglichte es den Mitarbeitern, sich auf höherwertige Aufgaben zu konzentrieren, was das Wachstum förderte und die Arbeitsmoral verbesserte.
"Unser Team verfügt jetzt über die Tools und Ressourcen, die es benötigt, um nicht nur seine Arbeit effizient zu erledigen, sondern sich auch eine Auszeit zu nehmen, sich ehrenamtlich zu engagieren und in neue Rollen hineinzuwachsen", teilte Halvorson mit.
Die Kunden profitierten auch von der nahtlosen Self-Service-Funktion von Billtrust, die sofortigen Zugriff auf Rechnungen, Kontoauszüge und Zahlungsoptionen bietet. Mit Blick auf die Änderung betonte Halvorson: "Es ist entscheidend, dass Rechnungen und Kontoauszüge pünktlich und korrekt sind. Für ein wachsendes Unternehmen gibt es keinen Raum für Fehler."
Ihr Rat an Unternehmen, die bei der Automatisierung zögern? "Fürchten Sie sich nicht vor Veränderungen. Erfahren Sie, was diese Tools für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter tun können."
Holen Sie sich die Kontrolle über Ihren Cashflow zurück
Der Cashflow ist das Lebenselixier eines jeden Unternehmens, und alles beginnt mit AR-Prozessen. Wenn Sie durch Ineffizienzen aufgehalten werden, ist es an der Zeit, Maßnahmen zu ergreifen. Indem Sie die von uns skizzierten Strategien anwenden, optimieren Sie nicht nur Ihre Abläufe, sondern befähigen Ihr Team auch, sich auf strategische, hochwertige Aufgaben zu konzentrieren.
Möchten Sie sehen, wie das alles in der Praxis funktioniert? Nehmen Sie sich ein Beispiel an der Geschichte von Van Meter und erfahren Sie, wie Billtrust Ihnen helfen kann, Ihren End-to-End-Debitorenbuchhaltungs-Lebenszyklus zu automatisieren.
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