Die Bargeldanwendung ist heute einer der arbeitsintensivsten Prozesse, der die Debitorenbuchhaltung belastet. Viele Unternehmen beschäftigen Vollzeitkräfte, die ausschließlich für die Verwendung von Bargeld auf offene Rechnungen verantwortlich sind. Trotz eines engagierten Teams für die Anwendung von Bargeld ist der Abstimmungsprozess immer noch anfällig für menschliche Fehler.
Es ist verständlich, dass Debitorenbuchhaltungsabteilungen nach besseren Möglichkeiten suchen, die Bargeldanwendung zu automatisieren und ein höheres Maß an Straight-Through-Processing zu erreichen. Wo sollte Ihr Debitorenbuchhaltung-Team anfangen, diese Herausforderungen anzugehen?
In diesem Blog erörtern wir, wie Sie häufige Herausforderungen bei der Bargeldanwendung meistern können, und fünf Best Practices der Branche, um die Einführung digitaler B2B-Zahlungen voranzutreiben und die Effizienz Ihres Cash-Anwendungsteams zu maximieren.
Was verlangsamt die Bargeldanwendung?
Lassen Sie uns zunächst die häufigsten Herausforderungen besprechen, die die Bargeldanwendung verlangsamen, nämlich:
- Rücküberweisungen aus vielen verschiedenen Quellen aufspüren
- Manuelle Prozesse für die Bargeldanwendung
- Bargeldbeantragung für Käufer von Papierschecks
Rücküberweisungen aus vielen verschiedenen Quellen aufspüren
Die Bargeldanwendung beginnt, wenn ein Debitorenbuchhaltungsspezialist eine Überweisungsübersicht auf eine Zahlung in Ihrem ERP-System anwendet. Der mühsamste Schritt ist das Aufspüren von Überweisungen aus verschiedenen Quellen, sei es von Automated Clearing House (ACH), per Überweisung, Papierscheck oder Kreditorenbuchhaltungsportal.
Laut einer Branchenstudie über AR-Abteilungen interagiert das durchschnittliche Unternehmen jeden Monat mit 11 bis 15 AP-Portalen.
Was bedeutet das für Ihr AR-Team? Mehr manuelle Arbeit beim Anmelden bei Websites von Drittanbietern und Herunterladen von Überweisungsübersicht für die Bargeldanwendung.
Sobald Ihr Sachbearbeiter die Überweisungsübersicht hat, muss er sie manuell in Ihr ERP-System eingeben. Die manuelle Dateneingabe ist berüchtigt dafür, menschliche Fehler zu erzeugen, was zu einer geringeren Genauigkeit der Übereinstimmungsrate führt. Die Dateneingabe ist nicht nur langsamer, sondern wenn Ihre Kunden Sie mit Papierschecks bezahlen, was derzeit 40 % der B2B-Käufer tun, verlangsamen sie Ihren Bargeldantragsprozess noch mehr.
Warum verlangsamen Käufer von Papierschecks die Bargeldanwendung? Dafür gibt es mehrere Gründe.
Die Debitorenbuchhaltungsabteilungen müssen darauf warten, dass die Schecks mit der Post eintreffen, darauf warten, dass die Schecks in ihrem Bankschließfach verarbeitet werden, und sie schließlich auf ihre Konten einzahlen – was die DSO erheblich verlängert und die Zeit bis zur Buchung der Zahlung bei jeder Zahlung um Wochen verzögert.
Best Practice #1: Fördern Sie die Akzeptanz digitaler Zahlungen
Um eine langsamere Bargeldanwendung im Zusammenhang mit Papierschecks zu vermeiden, ist es eine Best Practice der Branche , mehr Ihrer Kunden dazu anzuregen, elektronische Zahlungsmethoden anstelle von Papierschecks zu verwenden.
Richten Sie zunächst ein Self-Service-Zahlungsportal ein, in dem Kunden ihre Rechnungen 24/7 einsehen und bezahlen können.
Sobald dieses Self-Service-Portal eingerichtet ist, können Sie E-Mail-Kampagnen durchführen, um mehr Ihrer Kunden davon zu überzeugen, online zu bezahlen, und sogar einen Rabatt für Online-Zahler als Anreiz anbieten. Diese Kampagnen zur Einführung digitaler Zahlungen können intern von Ihren Mitarbeitern oder extern von einem Expertenteam wie Billtrust verwaltet werden, das spezielle E-Mail-Kampagnen anbietet, um Scheckzahler auf digitale Methoden umzustellen.
Vier Best Practices der Branche zur Maximierung der Teameffizienz
Jetzt, da Sie mehr Kunden dazu bringen, online zu bezahlen, haben Sie die Bargeldanwendung erheblich beschleunigt. Der nächste Schritt besteht darin, die Effizienz Ihres Cash-Application-Teams zu maximieren und die bereits erwähnten Herausforderungen – das Aufspüren von Überweisungsübersichten und manuellen Prozessen – mit einer robusten Lösung zur Automatisierung von Cash-Anwendungen zu meistern.
Betrachten wir vier weitere Best Practices der Branche, die jeder Debitorenbuchhaltung-Manager bei der Suche nach einer Lösung zur Automatisierung von Bargeldanwendungen anwenden sollte:
Best Practice #2: Suchen Sie nach Standardisierungsmöglichkeiten für Überweisungsübersichten
Überweisungsübersicht-Dateien gibt es in vielen verschiedenen Formaten und aus vielen verschiedenen Quellen, sei es von Automated Clearing House (ACH), Kreditkarte, Überweisung, Scheck oder Kreditorenbuchhaltung .
Es ist eine branchenweit bewährte Methode, eine Lösung zur Automatisierung von Bargeldanwendungen einzuführen, die in der Lage ist, Überweisungsübersichten in dasselbe Format zu standardisieren , um die Bargeldanwendung zu vereinfachen. Billtrust hat kürzlich eine neue Cash Application 10.0-Lösung eingeführt, die nicht standardmäßige Überweisungsdaten aus all diesen Quellen übernehmen und automatisch standardisieren kann, um eine optimierte Bargeldanwendung zu ermöglichen – eine branchenweit erste Technologie.
Best Practice #3: Setzen Sie dedizierte maschinelle Lerntechnologie für die Bargeldanwendung ein
Viele automatisierte Softwarelösungen für Bargeldanwendungen bieten Funktionen für maschinelles Lernen zur Verbesserung der Straight-Through-Processing-Technik, aber maschinelles Lernen ist nicht gleich maschinelles Lernen. Manche Kassensoftware wird mit „Maschinenlernfähigkeiten“ beworben, nutzt aber dennoch ineffiziente regelbasierte Kassenanwendungen, die jedes Mal eine individuelle Programmierung erfordern, wenn eine Rechnungsabgleichsregel aktualisiert werden muss. Das Aktualisieren von Regeln kann mehrere Tage dauern und kostet den Entwickler jährlich Tausende von Dollar an Wartungsgebühren.
Ein kostengünstigerer Ansatz ist die Einführung einer Bargeldanwendungslösung mit dedizierten Modellen für maschinelles Lernen. Bei diesen Lösungen müssen Ihre Mitarbeiter die übereinstimmenden Regeln nicht manuell mit benutzerdefinierter Programmierung aktualisieren. Vielmehr ist das Bargeldverrechnungssystem auf Ihr Unternehmen zugeschnitten – es lernt aus Ihrem ERP, Ihrem Benutzerverhalten und der einzigartigen Rechnungsstruktur Ihrer Kunden und verbessert so automatisch die Genauigkeit der Abgleichsrate im Laufe der Zeit, ohne dass ein menschliches Eingreifen erforderlich ist. Billtrust kann Ihnen bei diesem wirklich innovativen Automatisierungsansatz mit beispiellosem maschinellem Lernen helfen und die Effizienz Ihres Teams steigern.
Best Practice Nr. 4: Optimieren Sie die Ausnahmebehandlung
Seien wir ehrlich. Unabhängig von Ihrem Automatisierungsgrad wird es immer einige Ausnahmen von Ihren Regeln für die Bargeldanwendung geben. Der Schlüssel zur Maximierung der Produktivität Ihres Teams besteht darin, den Prozess der Ausnahmebehandlung so einfach wie möglich zu gestalten. Um dies zu erreichen, ist eine weitere Best Practice der Branche die Einführung einer Bargeldanwendungssoftware, die es Ihnen ermöglicht, Überweisungsübersicht und Rechnungen nebeneinander innerhalb derselben Anwendung zu verarbeiten
Einige Lösungen ermöglichen es den Spezialisten für Kassenanwendungen, Rechnungen und Überweisungen in separaten Fenstern anzuzeigen. Dadurch kann das Debitorenbuchhaltung-Team etwa 20 Ausnahmen pro Stunde verarbeiten, ohne dass dafür mehrere Fenster geöffnet werden müssten. High-End-Lösungen wie Billtrust Cash Application 10.0 zeigen jedoch Überweisungsübersicht und Rechnungsbilder nebeneinander im selben Anwendungsfenster an, wodurch sich die Anzahl der Ausnahmen, die Sie verarbeiten können, auf 40 pro Stunde verdoppelt . Ein paar zusätzliche Klicks scheinen vielleicht nicht viel zu bedeuten, aber sie summieren sich, wenn Sie mehrere Klicks mit Tausenden von Überweisungen multiplizieren, die pro Monat verarbeitet werden.
Best Practice #5: Senken Sie Ihre technische Lernkurve
Das Zitat "Wenn wir es bauen, werden sie kommen" aus dem Film Field of Dreams scheint eine Binsenweisheit zu sein, aber in der Welt der Automatisierung und Technologie der Debitorenbuchhaltung gilt dies einfach nicht . Damit Cash-Application-Teams den größtmöglichen Nutzen aus einem Automatisierungstool ziehen können, müssen sie lernen, wie sie die Technologie am besten auf ihre tägliche Arbeit anwenden können.
Komplexe Software macht dies nicht einfach, aber es gibt Softwarelösungen für Bargeldanwendungen mit benutzerfreundlicheren Oberflächen, mit denen sich Ihre Mitarbeiter an einem Tag oder weniger schnell vertraut machen können. Es versteht sich von selbst, dass es eine Best Practice ist, eine Lösung zur Automatisierung von Bargeldanwendungen mit einer geringen technischen Lernkurve einzuführen.
Abschließende Gedanken – Warten Sie nicht, bis aus kleinen Problemen Krisen werden
Wenn Sie die folgenden fünf Best Practices anwenden, können Sie ein erstklassiges Cash-Application-Team aufbauen und neue Leistungsniveaus erreichen, was zu höheren Übereinstimmungsraten und niedrigeren DSO führt.
- Fördern Sie die Einführung digitaler Zahlungen
- Suchen Sie nach Standardisierungsfunktionen für Überweisungsübersichten
- Führen Sie ein dediziertes maschinelles Lernmodell für Bargeldanwendungen ein
- Optimieren Sie die Ausnahmebehandlung
- Senken Sie Ihre technische Lernkurve
Warten Sie nicht auf die mühsame manuelle Bargeldanwendung, die lästige Bearbeitung von Papierschecks und die zeitraubende Jagd nach nicht standardmäßigen Überweisungsübersichten, um Ihr Wachstum zu behindern.
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