Dieser Beitrag wurde ursprünglich im Juni 2020 veröffentlicht und im Oktober 2024 aktualisiert, mit zusätzlichen Informationen zu autonomen Bargeldanwendungsprozessen, einschließlich der Vorteile des KI-gesteuerten Rechnungsabgleichs, des maschinellen Lernens zur kontinuierlichen Verbesserung und mehr.
Was ist eine Bargeldanwendung?
Bei der Bargeldzuordnung handelt es sich um den Vorgang, eine Zahlung eines Kunden der entsprechenden zu zahlenden Rechnung in der Debitorenbuchhaltung des Verkäufers zuzuordnen. Es ist ein wesentlicher Bestandteil der Debitorenbuchhaltung.
Die Anwendung von Bargeld ist eine wichtige Komponente des Debitorenbuchhaltungsprozesses, wobei der Schwerpunkt auf dem Abgleich der eingehenden Zahlungen mit den entsprechenden Kundenrechnungen liegt. Es geht um die Identifizierung, den Abgleich und die Abrechnung von Zahlungen, die von Kunden erhalten wurden, mit ihren jeweiligen ausstehenden Rechnungen. Dieser Prozess gewährleistet genaue Finanzaufzeichnungen, ermöglicht es Unternehmen, einen gesunden Cashflow aufrechtzuerhalten, und spielt eine entscheidende Rolle bei der Verwaltung der gesamten Debitorenbuchhaltung. Durch den effektiven Einsatz von Bargeld können Unternehmen ihre finanzielle Gesundheit genau prognostizieren, Fehler in der Buchhaltung minimieren und die Beziehungen zu ihren Kunden verbessern, indem sie Zahlungen rechtzeitig bestätigen.
Wie wird die Bargeldanwendung verwendet?
Die Bargeldanwendung wird von Unternehmen als grundlegender Schritt in ihrem Finanztransaktionsmanagement eingesetzt, um sicherzustellen, dass die erhaltenen Zahlungen genau erfasst und zugeordnet werden. Dies kann die manuelle Verarbeitung von Schecks und elektronischen Zahlungen oder die Verwendung automatisierter Bargeldanwendungssoftware umfassen, um den Prozess zu rationalisieren. Durch die genaue Anwendung von Barmitteln können Unternehmen die Menge an nicht verwendeten Barmitteln in ihren Büchern erheblich reduzieren, die Außenstandsdauer (DSO) verringern und ihr Betriebskapitalmanagement verbessern. Automatisierte Systeme können künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen nutzen, um Zahlungen mit Rechnungen abzugleichen, selbst wenn Überweisungsübersicht unvollständig sind oder fehlen, wodurch manuelle Eingriffe reduziert und die Effizienz gesteigert werden.
Der Einsatz von Bargeldanwendungen erstreckt sich über alle Branchen hinweg und dient als Rückgrat für einen gesunden Finanzbetrieb und ermöglicht es Unternehmen, klare Einblicke in die Forderungsleistung zu erhalten.
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Was sind die Elemente der Bargeldanwendung?
Die Hauptelemente der Bargeldanwendung sind wie folgt:
Zahlung: Die Zahlung ist der Geldbetrag, der vom Käufer an den Lieferanten überwiesen wird. Zahlungen gibt es in vielen Formen. Zu den Papierzahlungen gehören auch Papierschecks. Zu den elektronischen Zahlungen gehören Überweisungen, Automated Clearing House (ACH)-Zahlungen, Beschaffungskarten und virtuelle Kreditkartenzahlungen.
Überweisungsübersicht: Auch einfach als Überweisungsübersicht bezeichnet, ist die Überweisungsübersicht die Daten, die beschreiben, warum eine Zahlung getätigt wird. Eine Überweisungsübersicht kann die Rechnungsnummer oder die Rechnungsnummern enthalten, mit denen die Zahlung beglichen wird. Es kann auch andere Informationen über die Zahlung enthalten, z. B. einen Hinweis, dass der Käufer nur 75 % des Rechnungsbetrags zahlt, weil die gelieferten Produkte beschädigt wurden.
Eine Überweisungsübersicht ist manchmal zusammen mit der Zahlung enthalten, d. h. ein Papierscheck mit der Rechnungsnummer im Memobereich, aber die Überweisungsübersicht kann auch getrennt von der Zahlung per E-Mail, Telefonanruf oder Webportal übermittelt werden.
Rechnung: Bei der Rechnung handelt es sich um die ursprüngliche Rechnung, die die Zahlungen veranlasst hat. Ein Spezialist für Bargeldanwendungen verwendet die Überweisungsübersicht, um zu verstehen, welche Rechnungen mit den vom Käufer überwiesenen Geldern bezahlt werden.
Sobald der Kassenbuchhalter die Zahlung den Rechnungen zugeordnet hat, markiert er die Rechnungen im Enterprise-Resource-Planning-System (ERP-System) des Lieferanten als bezahlt.
Was macht die Bargeldanwendung komplex?
In der Vergangenheit, als die überwiegende Mehrheit der B2B-Zahlungen per Papierscheck abgewickelt wurde, war die Bargeldanwendung ein relativ einfacher, wenn auch mühsamer Prozess. Bei Papierschecks ist eine Überweisungsübersicht gedruckt, die in der Regel direkt unter dem Scheck selbst gedruckt ist, sodass die Spezialisten für Bargeldanwendungen in der Lage waren, diese Schecks mit den entsprechenden Rechnungen abzugleichen.
Elektronische Zahlungen haben jedoch gegenüber Schecks viele Vorteile und erfreuen sich zunehmender Beliebtheit. Elektronischen Zahlungen liegt häufig keine Überweisungsübersicht bei, sondern diese wird oft separat per E-Mail, Telefonanruf, Fax oder über das Käuferportal gesendet.
Jetzt müssen die Spezialisten für Bargeldanwendungen zunächst die Zahlung mit der Überweisungsübersicht verknüpfen und erst DANN können sie die Zahlung und Überweisung mit der Rechnung abgleichen.
Hinzu kommen die Komplikationen bei Zahlungen, die zur Tilgung mehrerer Rechnungen, zu geringen Zahlungen aufgrund von Skonti oder Streitigkeiten sowie von Fehlern bei der Überweisungsübersicht führen.
Warum ist der Einsatz von Bargeld wichtig?
Wenn ein Unternehmen eine Zahlung erhält, muss es diese anwenden, um sicherzustellen, dass es ein Recht auf diese Gelder hat. Sobald ein Unternehmen weiß, dass die Mittel rechtmäßig ihm gehören, kann es dieses Geld verwenden, um die Gehaltsabrechnung zu finanzieren, Investitionen zu tätigen oder Gewinne an die Aktionäre auszuschütten. Je schneller sie Bargeld anwenden können, desto schneller können sie es verwenden.
Die meisten B2B-Verkäufe erfolgen auf Kredit. Das bedeutet, dass der Lieferant sich bereit erklärt, ein Produkt oder eine Dienstleistung an den Käufer zu liefern, wobei die Zahlung zu einem späteren Zeitpunkt erwartet wird. Dies wird als Kreditvergabe bezeichnet. Aber ein verantwortungsbewusster Lieferant wird einem Käufer nicht unendlich viel Kredit gewähren. Sie werden ein Limit festlegen, das auf vielen Faktoren basiert. Wenn ein Käufer seine gesamte Kreditlinie verwendet, um einen Kauf bei einem Lieferanten zu tätigen, kann er keinen weiteren Kauf tätigen, bis die mit seinem Einkauf verbundene Rechnung beglichen ist. Wenn ein Käufer eine Zahlung an einen Lieferanten sendet, der Bargeldantragsprozess des Lieferanten jedoch langsam ist, verzögert sich die Auffüllung des Kredits des Käufers, und dem Lieferanten entgehen Verkäufe, die er zwischen dem Zeitpunkt, an dem er die Zahlung des Käufers erhalten hat, und der Verwendung der Mittel und der Auffüllung des Käuferkredits hätten tätigen können.
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Verschiedene Arten der Bargeldanwendung
Die Bargeldanwendung ist ein wesentlicher Aspekt des Debitorenbuchhaltungsprozesses, bei dem die eingegangenen Zahlungen mit den entsprechenden Rechnungen abgeglichen und verbucht werden. Dieser Prozess stellt sicher, dass die Debitorenbuchhaltung eines Unternehmens korrekt ist und den Echtzeitstatus der Kundenzahlungen widerspiegelt. Aufgrund der Vielfalt der Zahlungsmethoden und Kundentypen können Unternehmen unterschiedliche Verfahren zur Bargeldanwendung einsetzen. Wenn Sie diese verstehen, können Unternehmen ihre Abläufe rationalisieren, manuelle Arbeit reduzieren und den Cashflow verbessern. Hier sind einige der wichtigsten Arten von Bargeldanwendungsprozessen:
- Manuelle Bargeldanwendung
Überblick: Die manuelle Bargeldanwendung ist die traditionelle Methode, bei der Finanzteams eingehende Zahlungen physisch mit offenen Rechnungen abgleichen. Dabei werden häufig Kontoauszüge, Schecks und Überweisungsübersichten gesichtet, gefolgt von der manuellen Eingabe in das Buchhaltungssystem.
Herausforderungen: Es ist zeitaufwändig, anfällig für menschliche Fehler und wird mit zunehmender Skalierung ineffizient. - Halbautomatische Bargeldanwendung
Übersicht: Ein halbautomatischer Prozess beinhaltet ein gewisses Maß an Automatisierung, beispielsweise durch die Verwendung elektronischer Überweisungsübersichten (ERAs) oder den Einsatz einfacher Software, die dabei hilft, Übereinstimmungen zwischen Zahlungen und Rechnungen zu erkennen. Dadurch wird der manuelle Aufwand reduziert, für Ausnahmen und Überprüfungen ist jedoch immer noch ein menschliches Eingreifen erforderlich.
Vorteile: Es verbessert die Effizienz und Genauigkeit im Vergleich zu rein manuellen Prozessen, ist jedoch immer noch eingeschränkt in der effizienten Handhabung komplexer Szenarien oder großer Mengen. - Vollautomatische Bargeldanwendung
Überblick: Die vollautomatische Bargeldanwendung verwendet fortschrittliche Softwarelösungen, die Technologien wie künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML) enthalten, um den Matching-Prozess vollständig zu automatisieren. Es verarbeitet Zahlungen unabhängig vom Format, gleicht sie automatisch mit Rechnungen ab und aktualisiert die Debitorenbuchhaltung in Echtzeit.
Nützt: Reduziert die manuelle Arbeit erheblich, senkt die Fehlerquote, verbessert die Cashflow-Transparenz und kann große Transaktionsmengen effizient verarbeiten. - Bankschließfachdienste
Übersicht: Bei einem Bank-Lockbox-Service senden Kunden ihre Zahlungen an ein Postfach, auf das die Bank des Unternehmens Zugriff hat. Die Bank verarbeitet diese Zahlungen direkt und stellt dem Unternehmen detaillierte Informationen zur Aktualisierung seiner Debitorenbuchhaltung zur Verfügung.
Vorteile: Reduziert die Bearbeitungszeit und beschleunigt den Bargeldanwendungszyklus. Allerdings fallen hierfür zusätzliche Bankgebühren an und die Daten müssen weiterhin manuell in das Finanzsystem des Unternehmens eingegeben werden. - Elektronische Zahlungsportale
Überblick: Viele Unternehmen bieten mittlerweile elektronische Zahlungsoptionen über Kundenportale an, in denen Kunden Rechnungen direkt bezahlen können. Diese Systeme sind so konzipiert, dass sie die erhaltenen Gelder automatisch auf die richtige Rechnung anwenden, so dass Kunden Zahlungen oft selbst zuordnen können.
Nützt: Steigert die Effizienz, beschleunigt den Zahlungsprozess und verbessert das Kundenerlebnis, indem es Komfort und Flexibilität bei den Zahlungsoptionen bietet. - Mobile Zahlungsanwendungen
Überblick: Die Nutzung von mobilen Zahlungslösungen ist auf dem Vormarsch, bei denen Zahlungen über mobile Geräte mit speziellen Apps getätigt werden. Diese Systeme können in Buchhaltungssoftware integriert werden, um Bargeld automatisch zu verrechnen.
Nützt: Sie bieten Komfort und Geschwindigkeit bei der Zahlungsabwicklung, und wenn sie in Buchhaltungssoftware integriert sind, können sie den Prozess der Bargeldanwendung weiter rationalisieren.
Die Wahl des Bargeldantragsverfahrens hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter das Transaktionsvolumen, die Komplexität der Zahlungsmethoden, die verfügbare technologische Infrastruktur und die strategischen Ziele des Unternehmens. Der Übergang von manuellen zu stärker automatisierten Bargeldanwendungsprozessen kann sich erheblich auf die betriebliche Effizienz, Genauigkeit und Fähigkeit eines Unternehmens auswirken, seinen Cashflow effektiv zu verwalten. Mit dem technologischen Fortschritt geht der Trend eindeutig zu mehr Automatisierung, bei der KI und ML genutzt werden, um sich wiederholende Aufgaben zu bewältigen, sodass sich die Finanzteams auf strategischere Aktivitäten konzentrieren können.
Wie kann ich die Bargeldanwendung verbessern?
Automatisierung ist unerlässlich, um den Prozess der Bargeldanwendung eines Unternehmens zu verbessern. Viele Unternehmen nutzen bereits ein gewisses Maß an Automatisierung in ihren Bargeldanwendungen.
Es ist sehr üblich, dass Unternehmen Bankschließfächer verwenden, um Scheckzahlungen zu erhalten. Banken lesen ihre Scheckeingänge entweder mit Datenerfassungsspezialisten oder mit Robotern aus und digitalisieren die Zahlungs- und Überweisungsübersichtinformationen. Diese Zahlungs- und Überweisungsübersichtdaten übermitteln die Banken dann an das ERP des Unternehmens. Das ERP-System ist in der Regel in der Lage, die Zahlungs- und Überweisungsübersichtdaten mit offenen Rechnungen im System abzugleichen.
ERPs sind jedoch nicht für diesen Prozess optimiert und können in der Regel Zahlungen, die für mehrere Rechnungen bestimmt sind, Zahlungen ohne Überweisungsübersicht oder Teilzahlungen mit offenen Rechnungen nicht abgleichen.
Die Rate, mit der eine automatisierte Lösung Zahlungen ohne menschliches Eingreifen mit Rechnungen abgleichen kann, wird als "Match-Rate" bezeichnet.
Elektronische Zahlungen erfolgen oft ohne Überweisungsübersicht. Wenn Überweisungsübersichten separat gesendet werden, können die meisten ERPs eingehende elektronische Zahlungen nicht ohne menschliches Eingreifen mit offenen Rechnungen abgleichen.
In den letzten Jahren haben Anbieter von Debitorenautomatisierung jedoch große Fortschritte bei der Entwicklung spezialisierter Software zur Automatisierung von Bargeldanwendungen gemacht. Die Software zur Automatisierung von Bargeldanwendungen lässt sich in das ERP-System eines Unternehmens integrieren, um eingehende Zahlungen unabhängig vom Kanal mit den entsprechenden offenen Rechnungen abzugleichen. Wenn Zahlungen ohne menschliches Eingreifen akzeptiert und abgeglichen werden können, wird dies als Straight-Thru-Processing (STP) bezeichnet.
Moderne Anbieter von Anbietern von Bargeldanwendungsautomatisierungen können Übereinstimmungsraten von nahezu 100 % erreichen. Sogar der Prozess der Beilegung von Streitigkeiten über Teilzahlungen kann durch die auf maschinellem Lernen basierende Bargeldanwendungssoftware verbessert werden.
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Die Zukunft im Blick: Die Revolution der autonomen Bargeldanwendung
Im dynamischen Bereich der Debitorenbuchhaltung und des Finanzmanagements markiert das Aufkommen autonomer Bargeldanwendungsprozesse einen bedeutenden Sprung in Richtung betrieblicher Effizienz und Präzision. Dieser bahnbrechende Ansatz nutzt modernste Technologie, um die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Bargeldanwendungen handhaben, zu verändern und den gesamten Prozess rationalisierter, genauer und praktisch freihändig zu gestalten. Im Folgenden erfahren Sie, was ein autonomer Bargeldantragsprozess mit sich bringt und welche Vorteile er mit sich bringt.
Ein autonomer Bargeldanwendungsprozess basiert auf fortschrittlichen Technologien wie künstlicher Intelligenz (KI), maschinellem Lernen (ML) und robotergesteuerter Prozessautomatisierung (RPA). Diese Technologien arbeiten zusammen, um Kundenzahlungen ohne menschliches Eingreifen automatisch mit relevanten Rechnungen abzugleichen und so die traditionellen Methoden zur Bargeldanwendung zu revolutionieren.
- KI-gesteuerter Rechnungsabgleich
Der Prozess beginnt mit dem Einsatz von KI-Algorithmen, die eingehende Zahlungen und die damit verbundenen Überweisungsübersicht scannen. Durch den Zugriff auf und die Analyse von Daten aus verschiedenen Quellen – Kontoauszügen, E-Mails, EDI-Nachrichten (Electronic Data Interchange) und Zahlungsportalen – identifiziert das System den Zahler und die genauen Rechnungen, die beglichen werden. Diese Fähigkeit übertrifft manuelle oder halbautomatische Methoden sowohl in Bezug auf die Geschwindigkeit als auch auf die Genauigkeit bei weitem. - Maschinelles Lernen für kontinuierliche Verbesserung
Algorithmen des maschinellen Lernens sind das Herzstück autonomer Bargeldanwendungssysteme. Sie lernen aus jeder Transaktion und verfeinern kontinuierlich ihre Fähigkeit, Zahlungen mit minimalen oder keinen Diskrepanzen mit Rechnungen abzugleichen. Im Laufe der Zeit werden diese Systeme immer geschickter darin, Ausnahmen zu behandeln, Muster zu erkennen und potenzielle Probleme vorherzusagen, bevor sie auftreten, wodurch der Bedarf an manueller Überwachung minimiert wird.
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