Was ist elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing)?

Dieser Blogbeitrag wurde ursprünglich am 13. August 2020 veröffentlicht und am 25. April 2024 mit neuen Abschnitten zur Bewältigung der Herausforderungen der eRechnungsstellung und zur Auswahl einer Lösung für die eRechnungsstellung aktualisiert.

In der geschäftigen Welt des Handels ist die allmächtige Rechnung das Lebenselixier des Geschäftsverkehrs. Aber vorbei sind die Zeiten, in denen Unmengen von Papier von Druckern und Faxgeräten klapperten und einen Verkauf oder Kauf signalisierten. Willkommen in der Ära der eRechnungsstellung, in der Komfort, Genauigkeit und Geschwindigkeit an erster Stelle stehen.

Wenn Sie sich auf den finanziellen Pfaden eines Unternehmens bewegen – egal ob Sie ein junger Finanzexperte, ein erfahrener CFO oder ein Debitorenbuchhaltung-Manager sind, der seine Abläufe rationalisieren möchte – ist das Verständnis der eRechnungsstellung nicht nur von Vorteil; es ist wichtig.

Download → Interoperabilität und Compliance von eRechnungsstellung [Branchenbericht]

Bereiten wir die Bühne mit der Unvermeidlichkeit der Dokumentation. Wenn zwei Unternehmen eine Handelsvereinbarung abschließen, ist während des gesamten Prozesses eine Dokumentation erforderlich, um die Kommunikation zu erleichtern und sicherzustellen, dass die Bedingungen eingehalten werden.

Denken Sie an Rechnungen (Rechnungen), Bestellungen, Lastschriften, Gutschriften, Zahlungsbedingungen, Anweisungen und Überweisungsübersicht. Diese Dokumente sind für Unternehmen das, was das mobile Internet für Smartphones ist: unverzichtbar. Aber wenn Sie diese zahlreichen Dokumente in Papierform verwalten, stehen Sie vor einer Herkulesaufgabe voller Fehler- und Ineffizienzrisiken.

Die eRechnungsstellung bietet eine Alternative. Es handelt sich um die Praxis, Transaktionsdokumente elektronisch an Handelspartner zu übermitteln. Das Hauptdokument, die E-Rechnung, enthält Rechnungsinformationen in einem strukturierten Format, das eine automatisierte Rechnungsverarbeitung ermöglicht. Diese E-Rechnungen können automatisch von Buchhaltungssoftware oder ERP-Systemen erstellt werden.

Das Hauptmerkmal einer elektronischen Rechnung ist ihr Fokus auf die Straight-Through-Verarbeitung, die sie von Papier- oder PDF-Rechnungen unterscheidet – sie erkennt, dass der Empfänger der Rechnung kein Mensch, sondern ein System ist, und unterstreicht ihre Unterscheidung.

Die eRechnungsstellung bietet sowohl für Lieferanten als auch für Einkäufer erhebliche Vorteile, darunter weniger manuellen Aufwand und Fehler, niedrige Kosten pro Rechnung und schnellere Rechnungsbearbeitungszeiten. Es ermöglicht die Automatisierung von Prozessen auf Lieferanten- (Debitorenbuchhaltung) und Käuferseite (Purchase-to-Pay).

Der Aufstieg der eRechnungsstellung verlief rasant und war von erheblichen Innovationen geprägt. Seine Anfänge gehen auf die 1960er Jahre zurück, als EDI-Systeme für den Informationsaustausch verwendet wurden. Heutzutage befinden sich e-Rechnungen in der Cloud und verwenden zeitgemäße strukturierte Formate wie XML.

1. Frühe Jahre (1960er-1990er Jahre): Es ist schwer vorstellbar, aber die Suche nach einer papierlosen Utopie begann bereits in den 1960er Jahren. Stellen Sie sich die Vintage-Ära der Informatik vor, als Pionierunternehmen ihre ersten Schritte in Richtung elektronischer Datenaustauschsysteme (EDI) unternahmen. Diese Systeme legten zwar den Grundstein, waren aber klobig und maßgeschneidert – ähnlich wie der Versuch, bei jedem neuen Handelspartner einen quadratischen Pflock in ein rundes Loch zu stecken. Die Einführung von EDI war in erster Linie auf große Unternehmen mit erheblichen Ressourcen beschränkt.
2. Internet-Ära (späte 1990er-2000er Jahre): Mit der zunehmenden Verbreitung des Internets in den späten 1990er und frühen 2000er Jahren begannen Unternehmen, webbasierte Lösungen für die Rechnungsstellung zu erforschen. Dies führte zur Entwicklung verschiedener eRechnungsstellung-Plattformen und Softwareanwendungen, die es Unternehmen ermöglichten, Rechnungen elektronisch zu erstellen, zu versenden und zu empfangen. Diese Lösungen boten im Vergleich zu herkömmlichen EDI-Systemen eine bessere Zugänglichkeit und Erschwinglichkeit.
3. Standardisierungsbemühungen (2000er-Jahre bis heute): Eine der größten Herausforderungen in den Anfangsjahren der eRechnungsstellung war die fehlende Standardisierung, die es Unternehmen erschwerte, Rechnungen nahtlos zwischen verschiedenen Systemen auszutauschen. Um dieses Problem zu lösen, begannen verschiedene Organisationen, darunter Regierungen und Industrieverbände, mit der Entwicklung standardisierter Formate und Protokolle für die eRechnungsstellung. Beispiele hierfür sind die Erstellung XML-basierter Standards wie der Universal Business Language (UBL) und die Entwicklung von Interoperabilitätsrahmen wie PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online).
4. Regulatorische Initiativen (2000er Jahre bis heute): Regierungen auf der ganzen Welt haben die potenziellen Vorteile der eRechnungsstellung in Bezug auf die Reduzierung des Verwaltungsaufwands, die Verbesserung der Steuerehrlichkeit und die Betrugsbekämpfung erkannt. Infolgedessen haben viele Länder regulatorische Initiativen eingeführt, um die Einführung der eRechnungsstellung zu fördern. Zu diesen Initiativen gehören Mandate, die bestimmte Unternehmen zur eRechnungsstellung verpflichten.
5. Fortschritte in der Technologie (2010er Jahre bis heute): In den letzten Jahren haben technologische Fortschritte wie Cloud Computing, künstliche Intelligenz und Blockchain die eRechnungsstellung weiter verändert. Diese Technologien haben die Entwicklung ausgefeilterer eRechnungsstellung-Lösungen mit Funktionen wie automatisierter Rechnungsverarbeitung, Echtzeitvalidierung und sicheren digitalen Signaturen ermöglicht.

Im Laufe ihres Lebenszyklus durchläuft eine Rechnung verschiedene Phasen und Verfahren, bevor sie schließlich archiviert wird. Obwohl die spezifischen Methoden und Automatisierungsgrade je nach Organisation, Branche und geografischer Region sehr unterschiedlich sein können, ist häufig eine Mischung aus Legacy-Prozessen, automatisierten Systemen und hybriden Ansätzen zu beobachten.

Diese Prozesse lassen sich in der Regel in drei Kategorien einteilen:

• Legacy-Prozesse: Diese stützen sich stark auf physische, papierbasierte Rechnungen.
• Hybridansätze: Dieser Mittelweg beinhaltet oft digitalisiertes Papier, üblicherweise im PDF-Format.
• Automatisierte Prozesse: Diese nutzen die eRechnungsstellung.

Sowohl Legacy-Prozesse als auch hybride Ansätze fallen unter den Begriff der traditionellen Rechnungsstellung. Die Übertragung von Rechnungen zwischen Lieferanten und Käufern mithilfe dieser Methoden umfasst mehrere Schritte. Diese manuellen Prozesse sind jedoch nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig. Die manuelle Dateneingabe führt zu Ungenauigkeiten und erfordert zusätzlichen Zeitaufwand für Korrekturen. Darüber hinaus kommt es häufig zu Verzögerungen durch menschliche Genehmigungsprozesse. Das Erreichen von Automatisierung, Transparenz und Sichtbarkeit, einschließlich der Rechnungs- und Zahlungsverfolgung, stellt im Rahmen herkömmlicher Rechnungsstellungsverfahren eine erhebliche Herausforderung dar.

Der Übergang zu automatisierten Prozessen unter Nutzung von eRechnungsstellungssystemen beseitigt viele der Nachteile, die mit der traditionellen Rechnungsstellung verbunden sind. eRechnungsstellungssysteme nutzen digitale Netzwerke, um Rechnungen und zugehörige Dokumente in einem elektronischen Format vom Verkäufer an den Käufer zu übermitteln. Dieser moderne Ansatz ermöglicht eine schnellere Kommunikation zwischen den Handelspartnern, was den Rechnungsprozess erheblich beschleunigt. Hinzu kommt die Automatisierung von Aufgaben wie Rechnungsabgleich und Routing.

Die eRechnungsstellung ist aus offensichtlichen Gründen auf dem besten Weg, der Liebling der Finanzwelt zu werden. Im Wesentlichen geht es darum, Zeit und Geld zu sparen und Fehler zu minimieren – was zu schnelleren Zahlungen und insgesamt optimierten Arbeitsabläufen führt.

Das Schöne als Lieferant bei der elektronischen Vorlage von Rechnungen? Sie erhalten die Möglichkeit, alle aktuellen und vergangenen Rechnungen zu verfolgen und schnell zu durchsuchen, Unstimmigkeiten zu minimieren und sich zurückzulehnen, wenn die Auszeichnungen für den Kundenservice eintrudeln. Und lassen Sie uns die erheblichen Vorteile eines beschleunigten Cashflows und reduzierter DSO nicht übersehen – sie sind sicherlich nicht zu verachten. Die eRechnungsstellung eröffnet auch Automatisierungsmöglichkeiten sowohl für die Debitoren- als auch für die Kreditorenbuchhaltungsprozesse und gewährleistet die Einhaltung der bevorstehenden globalen Vorschriften in mehreren Ländern.

Für Käufer: Begrüßen Sie eine weniger überladene Welt, in der der Zugriff auf jede Rechnung nur einen Klick entfernt ist, wodurch das Warten auf Papierrechnungen entfällt und zahlreiche Stunden bei der Dateneingabe eingespart werden. Außerdem war die Verwaltung von Zahlungen noch nie so einfach.

Tipp: Einen detaillierten Einblick in die Vorteile der eRechnungsstellung finden Sie in unserem Blogbeitrag → Wie Ihr Unternehmen von der eRechnungsstellung profitieren kann.

Kein Rosengarten ohne Dornen, oder? Obwohl die eRechnungsstellung viele Vorteile mit sich bringt, bringt sie auch ihre Hürden mit sich. Für einige Unternehmen kann es aus verschiedenen Gründen schwierig sein, vollständig auf die eRechnungsstellung umzustellen:

• Komplexität der Integration: Passen Sie ein ERP- (Enterprise Resource Planning) oder Buchhaltungssystem an, um elektronische Rechnungen zu erstellen, oder müssen Sie Dutzende von verschiedenen Portalen für die Kreditorenbuchhaltung (AP) durcheinanderbringen? Das ist nicht für jede IT-Abteilung das Ding. Kompatibilitätsprobleme, Herausforderungen bei der Datenmigration und Anpassungsbedarf können auftreten, die spezielles Fachwissen erfordern.
• Implementierungskosten: Während die eRechnungsstellung zu langfristigen Kosteneinsparungen führen kann, kann die Ersteinrichtung und Integration in bestehende Systeme teuer sein. Unternehmen müssen möglicherweise in Lösungen und Schulungen investieren, um den Übergang reibungslos zu gestalten.
• Widerstand gegen die Einführung: Mitarbeiter und Kunden sträuben sich möglicherweise gegen Veränderungen und bevorzugen traditionelle Rechnungsmethoden. Es kann ein weiterer harter Kampf sein, Kunden für die elektronische Akzeptanz zu gewinnen.
• Compliance und gesetzliche Anforderungen: Die eRechnungsstellung Vorschriften unterscheiden sich von Land zu Land und Branche und stellen eine vielschichtige Herausforderung für die Einhaltung von Vorschriften dar. Rechnungen müssen einem strukturierten Format entsprechen und können bestimmte Elemente wie QR-Codes und digitale Signaturen erfordern. In bestimmten Ländern ist die Meldung von Rechnungen an die Steuerbehörden vorgeschrieben.
• Interoperabilität: Es kann eine Herausforderung sein, sicherzustellen, dass Systeme zur eRechnungsstellung nahtlos mit Handelspartnern über unterschiedliche Plattformen oder Standards kommunizieren und Daten austauschen können.
• Skalierbarkeit: Mit dem Wachstum und der Weiterentwicklung von Unternehmen können sich ihre Anforderungen an die eRechnungsstellung ändern. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die gewählte eRechnungsstellung skalierbar ist und zukünftiges Wachstum bewältigen kann.
• Kulturwandel: Die Umstellung auf die eRechnungsstellung erfordert oft einen kulturellen Wandel innerhalb des Unternehmens. Die Betonung der Vorteile, das Ansprechen von Bedenken und die Förderung einer Denkweise der kontinuierlichen Verbesserung sind der Schlüssel zu einer erfolgreichen Einführung.

Während die eRechnungsstellung zahlreiche Vorteile bietet, ist es für Unternehmen wichtig, sich dieser Herausforderungen bewusst zu sein und sie proaktiv anzugehen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten und die potenziellen Vorteile zu maximieren. Aber mit der Automatisierung und der richtigen Lösung wird der Aufstieg eher zu einem sanften Abhang.

Für Unternehmen mit globalen Ambitionen ist der Wandel hin zur eRechnungsstellung unverkennbar und gewinnt an Bedeutung. Dieser Übergang wird durch eine Mischung von Faktoren vorangetrieben, wie etwa die zunehmende Zahl staatlicher Vorschriften weltweit, die wachsende Akzeptanz der Digitalisierung in Unternehmen und das gestiegene Bewusstsein für die Vorteile der eRechnungsstellung.

Die wahrgenommene Komplexität des Prozesses und die weltweit zunehmende Häufigkeit staatlicher Richtlinien könnten jedoch einige Unternehmen davon abhalten, die eRechnungsstellung zu nutzen. Sich auf Mandate zu verlassen, um die Einführung zu diktieren, ist jedoch ein reaktiver und unstrategischer Ansatz. Stattdessen sollten Unternehmen proaktiv die eRechnungsstellung einführen, um die betrieblichen Vorteile zu nutzen, ihren Wettbewerbsvorteil zu stärken und in diesem sich schnell entwickelnden digitalen Terrain eine Vorreiterrolle zu übernehmen.

Bereiten Sie sich auf die eRechnungsstellung vor , indem Sie die Initiative ergreifen, um in diesem Prozess voranzukommen.

Wenn Sie auf der Suche nach eRechnungsstellung-Lösungen oder eRechnungsstellung-Software sind, gibt es viele Dinge zu beachten.

Stellen Sie sich speziell diese Fragen:

• Gibt es Analysen, die ich für mehr Erkenntnisse und strategische Entscheidungen nutzen kann?
• Wie passt es in meinen aktuellen Debitorenbuchhaltung-Zyklus?
• Wie funktioniert es mit den Systemen, die meine Käufer verwenden, beispielsweise Kreditorenbuchhaltungsportalen?
• Welche Funktionen suchen Sie in einer eRechnungsstellung-Software?
• Lässt es sich gut in mein aktuelles ERP- oder Buchhaltungssystem integrieren oder in ein neues, das ich verwenden möchte?
• Gewährleistet das eRechnungsstellungssystem die Einhaltung von Rechnungsstellungs- und Steuervorschriften auf globaler Ebene?
• Kann die eRechnungsstellung-Lösung mit meinem global aufgestellten Unternehmen wachsen? Werden mehrere Sprachen und Währungen unterstützt?

Jetzt, da wir das Was, das Warum und das Wie der eRechnungsstellung ausgepackt haben, ist klar, warum sie als Leuchtturm des Fortschritts im Panorama der Finanzoperationen hervorsticht. Es winkt eine Zukunft, in der Transaktionen blitzschnell ablaufen, Aufzeichnungen tadellos gepflegt werden und Stress erheblich reduziert wird. Die Frage ist nicht, ob Sie die eRechnungsstellung einführen sollten. Es geht darum, ob Sie es sich leisten können, es nicht zu tun.

Also, Finanzvirtuosen, es ist an der Zeit, sich von Papierstapeln oder anderen Methoden der traditionellen Rechnungsstellung zu verabschieden und die digitale Flut anzunehmen. Treten Sie ein in das moderne Zeitalter der eRechnungsstellung und beobachten Sie, wie sich Ihre Finanzprozesse verändern.