In vielen Unternehmen verarbeiten die Debitorenbuchhaltung und Kreditorenbuchhaltung heute immer noch manuell Papier oder digitalisierte Papierdokumente – auch wenn die meisten Unternehmen wissen, dass diese veraltete Vorgehensweise oft arbeitsintensiver ist, anfällig für Fehler, Verzögerungen und lange Zahlungszyklen und anfällig für potenziellen Betrug.
Die eRechnungsstellung hingegen verbessert die Arbeitsabläufe, reduziert Fehler und Betrug und fördert schnellere, vorhersehbarere Zahlungen und Verwaltungseffizienz.
Warum also steht die Einführung der eRechnungsstellung weiterhin vor Hürden? Und warum ist es so dringend, dass Ihr Unternehmen auf die eRechnungsstellung umsteigt?
Hindernisse für die eRechnungsstellung
"Eines der größten Hindernisse für die eRechnungsstellung ist die mangelnde Interoperabilität zwischen Lieferant und Käufer", sagt Loek Smits, Product Director bei Billtrust. "Um eine Straight-Through-Verarbeitung zu realisieren, sind in der Regel Änderungen an den Finanzsystemen an beiden Enden erforderlich, und es müsste eine gesicherte Eins-zu-Eins-Verbindung eingerichtet und aufrechterhalten werden, was eine kostspielige und ressourcenintensive Übung ist."
Das Framework für den Austausch von eRechnungsstellung soll diese Barriere abbauen. Das Framework wurde von der Federal Reserve und der Business Payments Coalition (BPC) entwickelt, um B2B-Zahlungen zu modernisieren, und besteht aus einer Reihe von Standards, Richtlinien und Richtlinien, die die Bereitstellung von eRechnungsstellung, Zahlungs- und Überweisungsübersicht Informationen standardisieren.
Nach einem erfolgreichen Pilotprogramm in den Jahren 2021 und 2022 gründeten die Teilnehmer die Digital Business Networks Alliance , um das neue elektronische Austauschnetzwerk zu betreuen, das jetzt Unternehmen zur Verfügung steht. Hier ist, was Sie wissen müssen.
Wie funktioniert das Framework für den Austausch von eRechnungsstellung?
Das Framework für den Austausch von eRechnungsstellung ähnelt einem E-Mail-Austausch-Framework, bei dem Sie sich bei einem E-Mail-Anbieter (z. B. Gmail) anmelden, der als "Zugangspunkt" für Benutzer zum Senden und Empfangen von Nachrichten fungiert.
Stellen Sie sich nun vor, diese E-Mails wären E-Rechnungen. Wenn ein Lieferant über seinen Dienstanbieter oder Zugangspunkt eine Rechnung ausstellt, wird diese in ein Austauschstandardformat konvertiert, an den Zugangspunkt des Käufers übermittelt und erneut konvertiert, damit sie dem vom Käufer geforderten Rechnungsformat entspricht. Der Käufer bearbeitet und bezahlt die Rechnung über eine Bank/einen Prozessor und die Transaktion ist abgeschlossen. Dies wird als „Four Corner Network“ bezeichnet.
"Das Grundprinzip ist, dass Handelspartner an ein Netzwerk angebunden sind, auf das sie über zertifizierte Access Points zugreifen können", sagt Smits. "Diese Access Points bilden eine sichere Verbindung mit dem Netzwerk und ermöglichen die Interoperabilität zwischen Lieferant und Einkäufer, ohne dass Änderungen an den Lieferanten- und Einkäufersystemen vorgenommen werden müssen."
Wie wird sich das Framework für den Austausch von eRechnungsstellung auf Unternehmen auswirken?
Ein einheitliches Framework für den Austausch von eRechnungsstellung wird "die breite Unterstützung für eRechnungsstellung erhöhen, indem es die Implementierung vereinfacht, die Reichweite von Geschäftsendpunkten über eine einzige Verbindung maximiert, die die Verbindung mit vielen ermöglicht, und die Erschwinglichkeit für kleine und mittlere Unternehmen erhöht", heißt es im BPC-Bericht "e-Invoice Exchange Framework: Approach to Managing a Federated Registry Services Model in a Four-Corner Network".
Unternehmen, die sich für die Nutzung des Frameworks entscheiden, werden alle Vorteile der eRechnungsstellung nutzen, ohne Vorabinvestitionen für die Einrichtung der Interoperabilität zwischen Lieferant und Käufer.
"Es ist zu erwarten, dass die Adoptionsrate exponentiell wachsen wird", sagt Smits. "Es ist ein bisschen wie ein soziales Netzwerk; Je mehr Unternehmen mit dem Netzwerk verbunden sind, desto mehr Wert schafft es."
Was sollten Unternehmen tun, um sich auf den eRechnungsaustausch vorzubereiten?
Der wichtigste Schritt, den Unternehmen unternehmen können, um sich auf den eRechnungsaustausch vorzubereiten, besteht darin, sicherzustellen, dass sie über genaue und qualitativ hochwertige Rechnungsdaten verfügen. "Interoperabilität – selbst mit einem Exchange-Framework – kann nur mit qualitativ hochwertigen Rechnungsdaten funktionieren", sagt Smits. "In der Welt der eRechnungsstellung gilt es als normal, dass eine elektronische Rechnungszustellung fehlschlägt, wenn ein Datenfeld fehlt, wenn sich die Einzelposten nicht addieren oder wenn Rundungsregeln nicht korrekt angewendet werden."
Wenn Ihnen qualitativ hochwertige Rechnungsdaten fehlen oder Sie noch keine eRechnungsstellung-Plattform implementiert haben, stellt die Partnerschaft mit Billtrust jetzt sicher, dass Sie zu gegebener Zeit auf das Framework für den E-Rechnungsaustausch vorbereitet sind.
Billtrust ist sich der schnellen weltweiten Akzeptanz und Dringlichkeit der eRechnungsstellung bewusst, und wir haben es uns zur Aufgabe gemacht, automatisierte Zahlungen zu erleichtern und Möglichkeiten zu bieten, den Cashflow aufrechtzuerhalten, mit Produkten wie unserem Business Payments Network sowie unserem gemeinsamen Wissen.
Ist es für Unternehmen verpflichtend, das Framework für die eRechnungsstellung zu übernehmen?
Die Teilnahme am Framework für den Austausch von elektronischen Rechnungen ist freiwillig und wird in den USA voraussichtlich noch eine Weile so bleiben, aber das bedeutet nicht, dass Sie die Einführung der eRechnungsstellung in Ihrem Unternehmen aufschieben sollten.
Die eRechnungsstellung wird schnell zur bevorzugten Zahlungsmethode gegenüber Papierdokumenten und PDFs, und Unternehmen, die sich weigern, dies anzuerkennen, riskieren, ins Hintertreffen zu geraten und auf folgende Weise Geld zu verlieren:
- Ineffiziente, veraltete Prozesse
- Kunden, die nicht mit Unternehmen zusammenarbeiten wollen (oder können), die keine eRechnungsstellung anbieten
- Die hohen Geldstrafen, die von Ländern verhängt werden, in denen die eRechnungsstellung bereits vorgeschrieben ist
In Europa beispielsweise müssen alle Lieferanten ihren B2G-Kunden eRechnungsstellung vorlegen (in vielen Ländern stehen B2B- und B2C-Anforderungen bevor) und es ist gängige Praxis, Anforderungen an die Lieferantenrechnung in die RFPs aufzunehmen. Obwohl das Framework für die eRechnungsstellung in den USA nur der erste Schritt ist, scheint es, als würden wir uns, wie auch andere Länder, in die gleiche Richtung bewegen.
Billtrust weiß, dass derzeit mehr als 100 Länder die eRechnungsstellung in gewissem Maße vorschreiben. In unserem Leitfaden zur eRechnungsstellung finden Sie relevante Informationen zu B2B-Zahlungen für alle Ihre anwendbaren Geschäftsmärkte.
