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Herausforderung: Mehrere ERPs verschlechtern die Produktivität
Von Uniformen bis hin zu Betriebsbedarf liefert Cintas die wichtigsten Dinge des täglichen Bedarfs, die Millionen von Unternehmen darauf vorbereiten und die Vorschriften einhalten. Bei einem Betrieb mit hohem Volumen wie dem ihren zählt jede Sekunde – vor allem im Backend. Cintas stand aufgrund mehrerer Systeme und Systemänderungen vor ERP-Herausforderungen. Infolgedessen verlangsamten sich die Debitorenbuchhaltungsprozesse, gerade als eine Akquisition das Zahlungsvolumen erhöhen sollte. Das war der Zeitpunkt, an dem die Finanzverantwortlichen schnell handeln mussten.
Es wurde schnell klar, dass das manuelle Forderungsmanagement in der neuen Umgebung mit den vorhandenen Tools nicht nachhaltig war. Frühe Modellierungen zeigten, dass sie deutlich mehr Employee Partner einstellen mussten, um an der Spitze zu bleiben. Anstatt standardmäßig mehr Mitarbeiter zu beschäftigen, begann die Geschäftsleitung, mit Billtrust Automatisierungsmöglichkeiten zu erkunden.
Sie stellten bald fest, dass das Unternehmen, das sie erwarben, bereits auf Billtrust lief, was ihnen einen sofortigen Einblick in die Funktionen und Funktionen gab. Sie sahen aus erster Hand, wie Rohdaten und KI zu automatisierten Workflows wurden, die ihnen halfen, ihre potenziellen Effizienzsteigerungen abzuschätzen. Mit einer anfänglichen Prognose zur Zeitersparnis rückte der Weg zur Debitorenbuchhaltung-Modernisierung in den Fokus und Cintas machte weiter und ersetzte seine bisherige Zahlungsabwicklungslösung durch die Cash Application-Lösungen von Billtrust. Später vertieften sie die Beziehung durch die Hinzufügung der Zahlungslösung, um zusätzliche Effizienz, Zentralisierung und kreditkartenbezogene Sicherheitskontrollen zu erreichen.
Lösung: Von 5 Informationsquellen auf 1
Einer der größten Vorteile war die KI-gesteuerte Bargeldanwendungssoftware von Billtrust, die maschinelles Lernen und optische Zeichenauflösung nutzt, um die Abstimmungsgenauigkeit zu maximieren. Über die einfache regelbasierte Automatisierung hinaus bieten vertrauensbasierte Algorithmen mehr Kontrolle über die Übereinstimmungsraten, was manuelle Eingriffe reduziert und die Produktivität steigert.
"Wir arbeiten jetzt mit einem System, das aus jeder Transaktion lernt. Dieser Wandel hat die Art und Weise, wie wir schulen, Strategien entwickeln und die tägliche Arbeit angehen, völlig verändert."
Kerry Banks, Cash Application Manager bei Cintas
Mit Billtrust hat das Unternehmen eine einzige Quelle der Wahrheit für seinen Zahlungsantragsprozess gewonnen. Früher arbeiteten die Mitarbeiter über 4-5 verschiedene Plattformen und Informationsquellen, nur um Zahlungen zu buchen. Jetzt befindet sich alles an einem Ort – von Scheckbildern und Überweisungsübersicht bis hin zu Zahlungsscheinen und Verarbeitungsproblemen. Was früher separate E-Mails und Konversationen erforderte, ist heute eine einheitliche Datenbank mit sofort zugänglichen Informationen, die Transparenz in jeder Phase des Zahlungsantragsprozesses ermöglicht.
Diese Einfachheit bedeutet auch Transparenz zwischen zentralisierten Teams und Inkassounternehmen im Außendienst, die direkt mit den Kunden in Kontakt stehen, um ein kohärentes Erlebnis vom Zahlungseingang über die Freigabe der Debitorenbuchhaltung bis hin zu genauen Kundenauszügen zu gewährleisten.
Fortschrittliche Berichte und Analysen sind kontinuierlich im Einsatz, um strategische Erkenntnisse zu liefern und einen innovativeren Ansatz für die Prognose zu ermöglichen. Ganz gleich, ob es um die Verfolgung der monatlichen Leistung, die Prognose des Personalbedarfs oder die Vorbereitung einer zukünftigen Akquisition geht, das Team von Cintas verfügt über die Daten und die Weitsicht, die es benötigt, um mit Zuversicht zu planen.
Ergebnis: Doppelte Geschwindigkeit mit dem gleichen Team
Vor Billtrust verarbeitete Cintas je nach ERP-System zwischen 13 und 26 Zahlungen pro Stunde. Heute hat sich diese Zahl mehr als verdoppelt – oft sind es 40 bis 45 Zahlungen pro Stunde. Das Unternehmen verarbeitet sein Debitorenbuchhaltungsvolumen von 600.000 bis 650.000 Zahlungen pro Monat jetzt viel schneller, was zu einer Produktivitätssteigerung von 159,6 % führt.
Insgesamt erzielt Cintas jährliche Kosteneinsparungen von über 1 Million US-Dollar durch Effizienzsteigerungen, Ressourcenumverteilung und reduzierte Bankgebühren. Diese Einsparungen im Vergleich zum Vorjahr sind ein starker Vergleich zu den prognostizierten Kosten, wenn die Billtrust-Lösung nicht eingeführt worden wäre.
"Eine Million an Produktivitätseinsparungen bedeutet, dass wir unser Team für wertvollere Aufgaben einsetzen können – Dinge, die ihre Fähigkeiten besser nutzen, um ein besseres Kundenerlebnis zu schaffen."
Scott Hess, Director of Treasury bei Cintas
Von 16 Personen auf nur 2
Vor Billtrust verwendete Cintas ein anderes Debitorenbuchhaltung-Tool, aber die Leistung war begrenzt. An ihrem besten Tag wurden nur etwa 30 % ihrer gesamten AR-Zahlungen automatisch verbucht. Durch die kontinuierliche Zusammenarbeit mit Billtrust ist diese Zahl auf 54 % gestiegen, während andere Untergruppen 75 % und mehr erreichen. Bei Kreditkartenzahlungen gab es mit einer Autobuchungsrate von 85-90 % die drastischste Verbesserung. Die Leistungskennzahlen haben sich im Vergleich zum vorherigen Tool verdoppelt und verdreifacht, was einen greifbaren Geschäftswert generiert. Zuvor leitete Cintas ein schnell wachsendes Team von 16 Mitarbeitern, um alle virtuellen Kreditkartentransaktionen manuell zu verarbeiten. Heute brauchen sie nur noch zwei Personen.
"Diese Art der Produktivitätssteigerung war ein entscheidender Faktor, zumal wir sowohl durch Akquisitionen als auch durch organisches Wachstum weiter wachsen. Das hat einen enormen Unterschied gemacht", sagte Banks.
"Wir haben uns sehr bemüht, mit unserem vorherigen Anbieter zusammenzuarbeiten, aber wir konnten nie verstehen, wie wir den Erfolg messen können. Das war der entscheidende Faktor bei unserem Treffen mit Billtrust. Es dauerte nicht lange, bis wir die gleiche Sprache sprachen, den Erfolg auf beiden Seiten maßen und unsere Ziele definierten, um daran arbeiten zu können, sie zu erreichen."
Scott Hess, Director of Treasury bei Cintas
Erstklassiger Service und mehr Zeit für die Problemlösung
Bei Cintas steht das Übertreffen der Kundenerwartungen an erster Stelle. Für das Cash-Application-Team bedeutet das unsichtbare Exzellenz. "Unsere ideale Erfahrung ist nahtlos", erklärte Banks. "Der Kunde sendet eine Zahlung, sie wird korrekt ausgeführt, und es sollte nichts mehr zu besprechen geben."
Aber vor Billtrust war dieses Ideal schwer zu erreichen.
Da Zahlungen zentral abgewickelt und Inkasso von dezentralen Außendienstteams verwaltet wurden, hatte ein Mangel an Transparenz zu unnötigen Reibungsverlusten im Prozess der Kundenbetreuung geführt. Sowohl Kundendienstmitarbeiter als auch Sammler beantworteten grundlegende Kundenfragen ohne funktionsübergreifende Transparenz. Billtrust hat das geändert. Durch das zentralisierte Datenmanagement haben Außendienst- und interne Teams jetzt in Echtzeit Klarheit über den Lebenszyklus jeder Transaktion.
"Was früher umstritten war, wurde kollaborativ. Und da weniger Fragen eingehen, konzentrieren wir uns jetzt darauf, echte Probleme zu lösen – Trends in den Daten zu erkennen und unseren Kunden ein noch besseres Erlebnis zu bieten."
Scott Hess, Director of Treasury bei Cintas
Vereinfachte Compliance und Risikominderung
Durch die Weiterleitung aller Kreditkartenzahlungen über Billtrust wurde die PCI-DSS-Gefährdung aus den internen Systemen von Cintas entfernt, das Risiko reduziert und die Einhaltung von SOC 1 und SOC 2 vereinfacht. Bei einem Kreditkartenvolumen von mehr als 60 Millionen US-Dollar pro Monat sind die Auswirkungen erheblich. "Nichts davon berührt mein System", erklärt Hess. Billtrust arbeitete auch eng mit dem Unternehmen zusammen, um die Zugriffskontrollen für Benutzer zu stärken und eine vollständige Audit-Transparenz zu gewährleisten, wobei sowohl die interne Governance als auch die externen regulatorischen Anforderungen unterstützt wurden.
Kontinuierliche Zusammenarbeit
Für Cintas geht es genauso sehr um die Partnerschaft wie um das Produkt. "Ich finde es sehr wertvoll, mit Anbietern zusammenzuarbeiten, die einen echten Geist der Zusammenarbeit haben, und das ist es, was wir mit Billtrust bekommen. Es geht um ständige Innovation", erklärte Hess.
"Das stimmt", stimmte Banks zu. "Wenn wir unsere monatlichen Meetings mit dem Billtrust-Team haben, sind wir es nie, die Probleme oder Probleme mitbringen. Es geht um die Frage: "Womit können wir Ihnen helfen? Was sind Ihre Schwachstellen und wie können wir sie lösen?" Die Zusammenarbeit war von unschätzbarem Wert."