20+ Stunden der Arbeit dauert nun 10 Minuten
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Billtrust Digital Lockbox
Virtuelle Kreditkarten
Herausforderung: Vollständig manueller Prozess
Der Bau geht schnell voran, aber nicht immer das Geld, das ihn am Laufen hält. Für ein Unternehmen, das den Speicherbedarf im ganzen Land unterstützt, bedeutete es, die Art und Weise, wie seine virtuellen Kartenzahlungen hinter den Kulissen gehandhabt werden, zu überdenken, um an der Spitze zu bleiben. Manuelle Prozesse waren der Hauptgrund für die Verlangsamung des Cashflows. In der Debitorenbuchhaltung wurden alle virtuellen Kartenzahlungen von Hand abgewickelt, was zwei hauptberufliche Analysten und einen Teilzeitbeschäftigten erforderte, die 8-Stunden-Tage protokollierten, um mit dem stetigen Anstieg der Kreditkartenzahlungen Schritt zu halten.
Ein anderer Anbieter hatte eine Lösung versprochen, aber der Druck stieg durch monatelange Unterlieferungen. "Wir wussten nicht, was wir tun würden, aber wir wussten, dass wir die Anzahl der Mitarbeiter nicht erhöhen wollten", sagte der Senior. Manager von Bargeldanwendungen und nicht angewendeten Barmitteln.
Da kam Billtrust ins Spiel.
Lösung: Ein Hauch frischer Luft
Die Lösung begann nicht von vorne, sondern baute eine Partnerschaft aus, die bereits funktionierte. Die Billtrust Digital Lockbox wurde zur bestehenden Payments-Lösung hinzugefügt.
"Wir haben uns andere Organisationen angesehen, aber sie hatten nicht die Fähigkeiten, die Billtrust hatte. Die Demo war wie ein Hauch frischer Luft. Es dämmerte uns – das ist es, wonach wir gesucht haben, serviert auf dem Silbertablett."
Sr. Manager für Bargeldanwendungen
Die starke bestehende Beziehung gab dem Team das Vertrauen, schnell voranzukommen. Vom ersten Tag an war der Unterschied klar. Die Implementierung verlief reibungslos und schnell – nur drei Wochen bis zur vollständigen Bereitstellung – insbesondere im Vergleich zum vorherigen Anbieter, der mit Verzögerungen und Nacharbeiten behaftet war. Das Onboarding-Team von Billtrust half dabei, alles an seine spezifischen Arbeitsabläufe und Compliance-Anforderungen anzupassen, und gab dem Team die Tools an die Hand, um den Betrieb ohne Unterbrechungen zu rationalisieren.
Genauso wichtig ist, dass Billtrust etwas bietet, das in der heutigen Anbieterlandschaft selten ist: echte Partnerschaft.
"Sie unterstützen nicht nur das Produkt; Sie helfen uns, strategisch zu denken. Wenn wir einen Trend im Kundenverhalten sehen, arbeiten sie mit uns zusammen, um sich anzupassen und agil zu bleiben."
Sr. Manager für Bargeldanwendungen
Nachdem das Fundament gelegt war, begann die Transformation.
Ergebnis: 96 % Prozessautomatisierung
Der Wechsel zu Billtrust war eine dramatische Verbesserung, erklärten die Führungskräfte. Die Plattform begann sofort mit der Automatisierung der ehemals mühsamen, handbetriebenen Prozesse und ermöglichte es dem Unternehmen, 96 % seiner virtuellen Kreditkartenzahlungen automatisch zu verwalten. Was früher 20+ Stunden dauerte, dauert jetzt nur noch 10 Minuten pro Tag, sodass sich die beiden Vollzeit-Analysten des Unternehmens auf strategischere Arbeit konzentrieren können.
"Was früher 20+ Stunden dauerte, dauert jetzt nur noch 10 Minuten pro Tag. Es hat unser Team befreit, sich auf die Bereiche zu konzentrieren, die wirklich eine menschliche Note brauchen."
Sr. Manager für Bargeldanwendungen
Vor Billtrust dauerte es drei bis vier Tage, um eine virtuelle Kreditkartenzahlung zu verarbeiten. Heute ist es in weniger als einem Tag geschafft. Diese Effizienzsteigerung von 75 % ist auch eine massive Verbesserung des Cashflows, die nicht unbemerkt geblieben ist.
"Wenn Zahlungen schneller und sicherer abgewickelt werden, sind unsere Kunden motivierter, virtuelle Kreditkarten zu nutzen", sagte der Senior. Manager von Bargeldanwendungen. "Es entsteht diese positive Rückkopplungsschleife. Sie sind glücklich, wir sind glücklich, und unser Finanzteam muss nicht ständig hinterherhinken."
Die Digital Lockbox von Billtrust ist PCI-DSS-konform. Dies gab den Führungskräften auch Sicherheit, da das Unternehmen im Jahr 2024 fast doppelt so viele Karten verarbeitete und insgesamt 233 Millionen US-Dollar an virtuellen Kartenzahlungen erreichte. "Zu wissen, dass die Kreditkartendaten unserer Kunden geschützt sind, ist eine große Sache für uns", erklärten die Führungskräfte. "Billtrust hat alle unsere internen Compliance-Anforderungen erfüllt und noch einiges mehr. Es ist großartig, einen Partner zu haben, der sich genauso um Ihre Kunden und deren Informationen kümmert wie Sie."
KI fördert Einsparungen und Strategie
In einem volatilen Markt ist es entscheidend, finanzielle Verschiebungen vorhersehen zu können. Die KI-Intelligenz von Billtrust verfügt über die Analysen und Berichte, die sie benötigen, um agil zu bleiben.
"Wir können tatsächlich Trends im Kundenverhalten erkennen, z. B. ob sie von Automated Clearing House (ACH) zu virtuellen Karten wechseln und warum. Diese Art von Weitsicht hilft uns, uns auf Volumenschwankungen vorzubereiten und dem voraus zu sein, was kommt."
Sr. Manager für Bargeldanwendungen
Durch die Erfassung detaillierterer Zahlungsdaten qualifizierte sich die Finanzorganisation für die Interbankentarife der Stufen 2 und 3 und sparte allein im Jahr 2024 1,8 Millionen US-Dollar ein. Dank der KI-Funktionen von Billtrust konnten sie selbst die kompliziertesten Überweisungsübersichten genau verarbeiten – etwas, das andere Anbieter nicht liefern konnten.
Leichtigkeit, Fachwissen und Partnerschaft
Für das Unternehmen geht es nicht nur um Features und Funktionalität – es geht um die Menschen. "Wir haben mit vielen Anbietern zusammengearbeitet, und der Kundenservice von Billtrust ist einer der besten", sagte der Senior. Manager für Bargeldanwendungen sagte. "Alle sind hilfsbereit, reaktionsschnell und kooperativ, auch wenn ich nach etwas frage, das wir noch nicht verwenden. Unsere Herausforderungen sind ihre Herausforderungen. Sie sind immer bereit, mit einer Lösung an den Tisch zu kommen, auch wenn es nicht ihre ist."
Skalieren ohne Stress
Das Debitorenbuchhaltung-Team verzeichnete im Jahr 2024 ein Wachstum von 49 % bei virtuellen Kartenzahlungen und strebt für 2025 ein Wachstum von 52 % an. Mit Billtrust sind sie bereit, ohne Stress zu skalieren – und ihr Team ist bereit, mehr Zeit für wichtige Aufgaben aufzuwenden.
"Es war eine Reise", sagten die Staats- und Regierungschefs. "Wie eine Achterbahn, aber eine, für die man die Hände über dem Kopf zusammenschlagen möchte. Jede Verbesserung, die wir vornehmen, hilft uns, unsere Kunden besser zu bedienen. Das ist es, was es spannend macht."