Jouw top tien vragen over het stroomlijnen van internationale vorderingen en inningen

Dat u uitbreidt naar nieuwe markten betekent niet dat het innen van betalingen van klanten in die markten ingewikkeld moet zijn. Er zijn veel manieren om het proces te stroomlijnen en efficiënter te maken.

Hieronder geven we een overzicht van de soorten vorderingen, de tien belangrijkste vragen die je moet stellen over het stroomlijnen van internationale vorderingen, tips en nog veel meer om ervoor te zorgen dat je altijd beschikt over een up-to-date platform voor wereldwijde vorderingen.

accounts receivable zijn bedragen die een bedrijf verschuldigd is aan zijn klanten voor producten of diensten die een klant heeft ontvangen maar nog niet heeft betaald. Met andere woorden, vorderingen zijn schuldbekentenissen. Deze accounts receivable zijn activa op de balans van een bedrijf omdat ze uiteindelijk in geld zullen worden omgezet.

Hieronder staan drie belangrijke soorten vorderingen: handelsvorderingen, niet-handelsvorderingen en uitgestelde opbrengsten.

Handelsvorderingen ontstaan wanneer een bedrijf goederen of diensten op krediet aan een ander bedrijf verkoopt. De klant ontvangt de koopwaar met een factuur en betalingsvoorwaarden. De klant betaalt de factuur volgens de opgegeven termijnen, meestal 30 dagen.

Niet-handelsvorderingen zijn schuldbekentenissen van mensen of entiteiten die geen klanten van het bedrijf zijn. Een voorbeeld is als jouw bedrijf een werknemer geld leent om een auto te kopen. De werknemer wordt dan een debiteur, en je classificeert het geld dat hij of zij verschuldigd is als een niet-handelsvordering.

Uitgestelde opbrengsten zijn opbrengsten die wel zijn geïnd, maar nog niet zijn verdiend. Een voorbeeld zou zijn dat u een lidmaatschap voor een jaar bij een sportschool verkoopt voor $1.200, maar dat de klant slechts $100 vooruitbetaalt en de resterende $1.100 in 11 termijnen betaalt gedurende het volgende jaar. De $100 zou uitgestelde omzet zijn omdat jouw bedrijf deze wel heeft geïnd, maar nog niet heeft verdiend omdat de klant nog 11 maanden lid moet blijven.

Het doel van accounts receivable is om ervoor te zorgen dat bedrijven het geld dat ze van klanten tegoed hebben snel en efficiënt innen. Er zijn verschillende factoren waarmee u rekening moet houden om dit doel te bereiken, en hieronder bespreken we enkele van de belangrijkste.

Factoren om te overwegen bij het stellen van doelen voor accounts receivable

1. Hoeveel geld is jouw klant u schuldig? Dit geeft je een goed uitgangspunt voor het bepalen van jouw accounts receivable doelen.
2. Hoe lang doen jouw klanten erover om hun facturen te betalen? Als u dit weet, kunt u realistische doelen stellen voor hoe snel u betaling verwacht.
3. Wat zijn jouw kredietvoorwaarden voor uw klanten? Het helpt je te bepalen hoeveel tijd je hebt om de betaling te innen voordat deze achterstallig wordt.
4. Wat is de gemiddelde tijd die nodig is om de betaling van elke klant te innen? Als u dit weet, kunt u doelen stellen voor individuele klanten op basis van hun betalingsgeschiedenis.
5. Wat is het incassopercentage van elke klant? Dit zal u helpen om doelen te stellen voor individuele klanten op basis van hun vermogen om hun facturen volledig en op tijd te betalen.

Accounts receivable vormen een integraal onderdeel van elk bedrijf, en er zijn verschillende factoren die moeten worden overwogen om de doelen te bereiken. Als u deze factoren onderzoekt, gaat u in de goede richting om uw vorderingen te stroomlijnen en uw bedrijfsresultaat te verbeteren.

Nu de wereld steeds meer met elkaar verbonden raakt, zijn bedrijven steeds meer op zoek naar manieren om hun bereik uit te breiden en nieuwe multinationale markten aan te boren. Deze toegenomen globalisering brengt echter een verhoogd risico met zich mee - vooral met betrekking tot vorderingen.

Het stroomlijnen van internationale vorderingen kan bedrijven helpen om dat risico te minimaliseren en hun cashflow te optimaliseren.

Maar wat zijn de beste manieren om dat te doen?

Hier zijn tien vragen die je jezelf moet stellen bij het stroomlijnen van de internationale vorderingen van jouw bedrijf:

1. Belanden jouw globale vorderingen op een stapel op jouw bureau?
2. Hoeveel tijd bent u bereid te investeren in het traceren van vorderingen uit verschillende tijdzones?
3. Bent u bereid papieren facturen te versturen en chequebetalingen te accepteren uit landen met onbetrouwbare postsystemen?
4. Maakt u optimaal gebruik van technologie, met name AR Automatiseringssoftware?
5. Wat is jouw plan voor het omgaan met valutaschommelingen?
6. Kunt u uw factureringsproces stroomlijnen zodat klanten u gemakkelijker op tijd hun facturen kunnen betalen?
7. Welke boetes voor te late betaling bent u bereid op te leggen aan klanten die niet op tijd betalen?
8. Bent u bereid om de rompslomp van incasso's aan te pakken als betalingen uitblijven?
9. Wat is jouw plan voor het afhandelen van ongedekte cheques of andere betalingsproblemen?
10. Begrijpt u de internationale debiteurenwetgeving in jouw doelmarkt(en)?

Hoe groot of klein jouw bedrijf ook is, als u uw activiteiten wilt uitbreiden naar nieuwe markten, dan moet u een plan hebben voor het beheer van uw internationale vorderingen - en dat begint met het begrijpen van de risico's die daarbij komen kijken.

Als u de tijd neemt om deze tien vragen te overwegen, bent u al een heel eind op weg om een gestroomlijnd proces te ontwikkelen voor het innen van betalingen van overzeese klanten, terwijl u de risico's tot een minimum beperkt.

Bij het innen van betalingen van buitenlandse kopers zijn er een paar dingen waar u rekening mee moet houden. Met name culturele normen, betalingswijzen, tijdsverschillen en verschillende rechtssystemen kunnen internationale vorderingen lastig maken. Maar met een zorgvuldige planning kunt u ervoor zorgen dat u betalingen snel ontvangt – en zonder kopzorgen.

Hieronder bespreken we de vijf belangrijkste doelen die u moet stellen voor uw internationale debiteurenstrategie. Door deze doelen te volgen, kunt u er zeker van zijn dat u het meeste uit uw vorderingen haalt - en dat jouw buitenlandse kopers ook tevreden zijn.

1. Bouw sterke relaties op met jouw kopers.

De eerste stap naar succesvolle internationale vorderingen is het opbouwen van een goede relatie met jouw kopers. Als ze je immers vertrouwen en respecteren, zullen ze veel eerder op tijd betalen en met je samenwerken bij eventuele problemen. Er zijn een paar manieren om een sterke relatie met jouw kopers op te bouwen.

2. Ken jouw rechten.

Voordat u betalingen van overzeese kopers begint na te jagen, moet u jouw rechten volgens de wet kennen. Afhankelijk van de locatie van jouw koper kunnen er verschillende regels zijn voor betalingsvoorwaarden en rentetarieven, dus u moet onderzoek doen voordat u actie onderneemt. Zodra je jouw rechten kent, kunt u stappen ondernemen om betalingsachterstanden in te vorderen zonder in juridische problemen te komen.

3. Begrijp buitenlandse betalingssystemen.

In veel landen worden alle betalingen doorgaans door banken afgehandeld. Het is daarom van belang dat u goed begrijpt hoe hun systemen werken voordat u achter uw geld aangaat. Door inzicht te krijgen in de ins en outs van buitenlandse betalingssystemen, kunt u een soepel betaalproces garanderen en voorkomen dat kopers vertraging ondervinden.

4. Stel duidelijke betalingsvoorwaarden op.

U wilt ook meteen duidelijke betalingsvoorwaarden met uw kopers afspreken. Als het op betalingsvoorwaarden aankomt, is duidelijkheid van cruciaal belang, dus zorg ervoor dat u precies uitlegt wanneer de betaling verschuldigd is, welke vorm van betaling aanvaardbaar is en wat er zal gebeuren als u de betaling niet op de vervaldatum ontvangt. Door al in een vroeg stadium duidelijke betalingsvoorwaarden op te stellen, kunt u misverstanden in de toekomst voorkomen en ervoor zorgen dat iedereen vanaf de eerste dag op dezelfde lijn zit.

5. Controleer jouw internationale vorderingen regelmatig.

Tot slot is het van cruciaal belang om jouw vorderingen regelmatig te controleren. Door bij te houden wie betaald heeft en wie niet, kun je snel eventuele probleemgebieden identificeren en stappen ondernemen om deze aan te pakken voordat het grote problemen worden. Bovendien kunt u door regelmatige controle betaaltrends ontdekken, waardoor u waardevolle inzichten krijgt in waar u verbeteringen moet aanbrengen.

Als u deze vijf stappen volgt, kunt u er zeker van zijn dat jouw internationale debiteurenstrategie op weg is naar succes, zolang u maar een duidelijk plan hebt.

U hebt hard gewerkt, de verkoop gerealiseerd en nu is het tijd om de betalingen te innen.

Maar wat gebeurt er als jouw klant uw incassopogingen weigert te beantwoorden?

U kunt natuurlijk doorgaan met hen op te jagen voor betaling, maar we weten allemaal hoe effectief dat kan zijn. De onderstaande tips kunnen je helpen om jouw incassostrategie te verbeteren, zodat je zelfs betalingen kunt innen "als er niemand thuis is".

1. Wees creatief met jouw betaalmiddelen.

Er bestaan tegenwoordig veel mogelijkheden om betalingen te ontvangen, zelfs als jouw klant niet thuis is. U kunt hen bijvoorbeeld aanmelden voor automatische incasso's van hun bankrekening of terugkerende betalingen via PayPal of een andere online service instellen. Als ze zich daar niet prettig bij voelen, kunt u een geldkistje achterlaten waar ze de betaling in kunnen doen. De sleutel hier is om het hen zo gemakkelijk mogelijk te maken om jou te betalen.

2. Stuur van tevoren herinneringen.

Niemand wordt graag verrast met een rekening, dus geef jouw klanten ruim van tevoren een herinnering. Een eenvoudige e-mail of sms die hen waarschuwt, zorgt ervoor dat ze niet verrast worden door een korte betalingstermijn of te late betalingen.

3. Wees begripvol en flexibel.

Dingen gebeuren, en soms kunnen mensen niet betalen wanneer dat zou moeten. Als dat gebeurt, word dan niet boos en dreig niet totdat ze u betalen. Dat zal hen alleen maar minder geneigd maken om u de volgende keer te betalen. Wees in plaats daarvan begripvol en probeer een andere regeling te treffen. Misschien kunt u op een ander tijdstip langskomen of een ander betaalmiddel afspreken. Het belangrijkste is dat je de communicatielijnen openhoudt om tot een voor beide partijen aanvaardbare oplossing te komen.

4. Wees volhardend maar beleefd.

Als iemand geen aandacht schenkt aan jouw herinneringen of geen moeite doet om een afbetalingsplan uit te werken, dan is het misschien tijd om wat krachtiger op te treden bij jouw incasso-inspanningen. Maar blijf beleefd; boos worden en je stem verheffen zal de situatie alleen maar verergeren en jouw relatie met de klant verder beschadigen. Leg in plaats daarvan rustig de situatie uit en welke acties u van plan bent te ondernemen als ze niet snel een poging doen om met u samen te werken.

5 . Weet wanneer je jouw verlies moet beperken.

Sommige klanten zijn het gedoe niet meer waard. Als u na herhaalde pogingen nog steeds niet tot hen door kunt dringen of enige vooruitgang kunt boeken bij het betaald krijgen, dan is het misschien tijd om het af te schrijven als een verlies en verder te gaan met iemand die jouw terugkerende zaken meer waardeert.

Door deze tips en top tien vragen over het stroomlijnen van jouw vorderingen in overweging te nemen en deze vijf stappen voor het oplossen van incasso's te volgen, kunt u er zeker van zijn dat jouw internationale debiteurenstrategie op het goede spoor zit.

Van het opbouwen van sterke relaties met kopers tot het regelmatig controleren van jouw vorderingen, deze tips en overwegingen zullen u helpen bij het innen van betalingen uit het buitenland. Met een beetje moeite kunt u jouw debiteurenproces stroomlijnen en ervoor zorgen dat u op tijd betaald krijgt.