Update naleving eInvoicing, januari 2024

Het ministerie van Financiën heeft besloten om de datum van inwerkingtreding van het verplichte Nationale eInvoicing systeem (KSef), dat vanaf 1 juli 2024 verplicht zou zijn, uit te stellen. Vanwege problemen met de code, functionaliteit en efficiëntie van het systeem, zal KSeF in 2024 niet worden uitgerold. Na de systeemaudit zal een nieuwe datum van inwerkingtreding van het KSeF worden voorgesteld.

Eind 2023 had het Poolse ministerie van Financiën openbare afspraken gehouden over twee wijzigingen aan KSeF. Belastingbetalers kunnen commentaar geven op een aantal wijzigingen in KSeF.

Het eerste ontwerp, betreffende het technisch reglement voor KSeF, hield het volgende in:

• QR-code genereren voor facturen die buiten KSEF worden gebruikt
• Offline facturatie: de toegang tot facturen uitgereikt in geval van systeemuitval en/of onbeschikbaarheid van het KSeF systeem
• Nieuwe types KSeF-autorisaties en verificatiemethoden
• Reikwijdte van gegevens voor BTW RR-facturen (van toepassing op de speciale procedure voor entiteiten die gewassen van landbouwers kopen) en het corrigeren van BTW RR-facturen

Het tweede ontwerp had betrekking op de wijziging inzake de uitgifte van facturen:

• Vanaf 1 januari 2025 zijn belastingplichtigen verplicht om de NIP van de koper en de verkoper op KSeF-facturen te vermelden.
• Een vereenvoudiging voor continue dienstentransacties (bv. levering van nutsvoorzieningen). Een factuur mag geen meting en hoeveelheid van de geleverde goederen - of omvang van de verleende diensten - en de eenheidsprijs zonder belasting (netto eenheidsprijs) bevatten.

Belastingbetalers hadden tot 18 december de tijd om commentaar te geven op beide concepten. De bestaande technische voorschriften met betrekking tot het gebruik van KSeF - de verordening van 27 december 2021 over het gebruik van het Nationale eInvoicing systeem - vervallen op 30 juni 2024. De voorgestelde verordening zal nieuwe regels specificeren voor het gebruik van de verplichte KSeF en zal van toepassing zijn op alle belastingplichtigen die de KSeF gebruiken.

* Tijdlijn vastgesteld na systeemaudit, onder voorbehoud.

In Duitsland maakt verplichte B2B e-facturatie deel uit van een bredere hervorming van de regelgeving, de zogenaamde Wet op de Groeikansen, die bestaat uit een totaal van ongeveer vijftig fiscale beleidsmaatregelen, waaronder verplichte e-facturatie voor B2B-transacties.

Hoewel er een druk was om de Wet op de Groeikansen voor Kerstmis goedgekeurd te krijgen, verwierp de Bondsraad (federale raad) op 17 november 2023 de Wet op de Groeikansen in de door de Bondsdag (federaal parlement) herziene versie. De Bondsdag wilde een compromis van 1 jaar voor de volledige eInvoicing. De Bondsraad vroeg om een uitstel van 2 jaar, tot januari 2027.

Als gevolg hiervan moest begin december 2023 een akkoord worden bereikt in een bemiddelingsproces tussen de federale en deelstaatregeringen. Op 8 december 2023 heeft de informele werkgroep die door de federale regering en de deelstaatregeringen was opgericht, de afspraak over de omstreden punten van de Wet op de Groeikansen zonder resultaat afgebroken. Het door de Bondsraad bijeengeroepen bemiddelingscomité zal dit jaar dus niet meer bijeenkomen.

De onderhandelingen tussen de federale overheid en de staatsoverheden over de bepalingen van de Growth Opportunities Act zullen begin volgend jaar worden voortgezet. Er wordt momenteel gesproken over een verdere opsplitsing van de Wet in afzonderlijke inhoud, die dan naar andere wetgevingsprocedures zou kunnen worden overgebracht. Dit betreft met name de aanpassingen in de belastingwetgeving in verband met de Wet Modernisering Partnerschapsrecht ("MoPeG"), die op 1 januari 2024 van kracht wordt.

* Laatst bekende tijdlijn, onder voorbehoud.

In België werd op 29 september 2023 een voorontwerp van wet goedgekeurd die B2B e-facturatie verplicht stelt. Het voorontwerp van wet wordt momenteel herzien door de federale regering voordat het als wetsontwerp aan het Belgische parlement zal worden gepubliceerd (en openbaar beschikbaar wordt).

Op 8 december 2023 heeft de ministerraad in tweede lezing het voorontwerp van wet goedgekeurd dat het gebruik van gestructureerde elektronische facturen verplicht stelt. Het wetsontwerp wordt ter ondertekening voorgelegd aan de Koning, met het oog op de indiening ervan bij de Kamer van volksvertegenwoordigers.

De Maleisische Peppol Authority MDEC wil begin 2024 een interoperabel kader voor eInvoicing hebben. Het is de bedoeling dat de technische richtlijnen die aan de lokale vereisten zijn aangepast, eind 2023 klaar zijn en op de MDEC-website worden gepubliceerd.

Spanje heeft een Koninklijk Besluit uitgevaardigd dat de regels uiteenzet voor facturen en de elektronische productie ervan, inclusief geautomatiseerde facturering. Dit omvat gecertificeerde factureringssystemen en vrijwillige indiening van facturen bij de Agencia Tributaria - sistemas y programas informáticos o electrónicos ("SIF"). De verordeningen zijn van toepassing op bedrijven die niet onder de huidige SII-rapportageverplichting vallen.

Het is belangrijk op te merken dat de bovengenoemde verordening niet van toepassing is op B2B eInvoicing. De regelgeving met betrekking tot de e-facturatiemandaten is nog pending goedkeuring door de Spaanse overheid en zal naar verwachting in het eerste of tweede kwartaal van 2025 worden ingevoerd voor grote belastingbetalers. De go-live data zijn echter nog niet bevestigd.

Vanaf 1 januari 2024 moeten alle binnenlandse B2B & B2G-facturen (gedetailleerd op regelniveau) die worden uitgereikt en waarvan de plaats van levering in Roemenië ligt, binnen 5 werkdagen na de datum van uitreiking van de factuur aan de belastingdienst worden gemeld in het RO e-factura systeem. Er is een aflossingsvrije periode van sancties voor het niet tijdig rapporteren tussen 1 januari 2024 en 31 maart 2024. Dit geldt voor zowel gevestigde als niet-gevestigde bedrijven met een btw-registratie in Roemenië.

Vanaf juli 2024 zal Roemenië ook een **Clearance methode** invoeren waarbij binnenlandse B2B e-invoices door de belastingdienst moeten worden gevalideerd voordat ze naar de klant kunnen worden verzonden. Het zal verplicht zijn om elektronische facturen in XML-formaat uit te geven via het RO e-factura systeem. Aan de crediteurenkant (crediteuren) moeten belastingplichtigen de e-facturen ophalen uit het RO e-factura systeem voor de binnenlandse aankopen van gevestigde entiteiten. Verplichte eInvoicing is alleen van toepassing op gevestigde rechtspersonen waarvan de e-rapportageverplichtingen (hierboven vermeld) zullen worden vervangen door de eInvoicingverplichting.

Mexico heeft het voortouw genomen bij de digitale belastingtransformatie in Latijns-Amerika, door sinds 2014 als pionier op te treden bij de implementatie van verplichte eInvoicing voor alle belastingbetalers. Deze progressieve stap heeft de processen voor belastingnaleving gestroomlijnd, de gegevensintegriteit verbeterd en een transparantere zakelijke omgeving bevorderd.

De SAT (Servicio de Administración Tributaria), de belastingdienst van Mexico, speelt een cruciale rol bij het faciliteren van e-facturatie. De elektronische diensten zijn verplicht voor het uitgeven van facturen en andere begeleidende ontvangstbewijzen. Daarnaast heeft het SAT de verificatie van elektronische facturen gedelegeerd aan gecertificeerde openbare accountantsdienstverleners (PAC's).

Om een tijdige uitwisseling van belastinggegevens te garanderen, is de issuer verplicht om de factuur binnen drie dagen na uitgifte aan de ontvanger te communiceren, terwijl kopers om een gedrukt exemplaar kunnen vragen.

Om de integriteit van elektronische facturen te waarborgen, maakt Mexico gebruik van een streng ondertekenings- en "timbrado"-proces. Het CSD (Certificado de Sello digitaal), een certificaat dat door de belastingdienst wordt uitgegeven, verifieert de factuur. Het gaat naar een geautoriseerde PAC voor validatie en naleving van XML-formaatstandaarden en ontvangt een unieke identificatiecode (UUID). Het PAC ondertekent vervolgens de factuur met de sleutel die aan de belastingdienst is verstrekt, waarmee het timbrado-proces is voltooid. Het resultaat wordt teruggestuurd naar de leverancier of dienstverlener.

Het PAC plaatst ook een digitale zegel om de CFDI (Comprobantes Fiscal Digital por Internet) te verifiëren, waardoor de herkomst en legitimiteit van de factuur wordt gegarandeerd. Zowel de issuer als de ontvanger moeten hun digitale zegelcertificaten (CSD) up-to-date houden. Als de SAT deze certificaten schorst vanwege achterstallige belastingen of andere redenen, is het genereren van belastingontvangsten verboden.

Met het voorstel voor BTW in het digitale tijdperk (ViDA) wil de Europese Commissie het BTW-stelsel van de EU moderniseren. Een nieuw real-time digitaal rapportagesysteem op basis van eInvoicing maakt hier deel van uit en zal invloed hebben op de manier waarop facturen zullen worden uitgewisseld tussen bedrijven, organisaties en overheden.

Een van de belangrijkste doelstellingen van ViDA is de EU-lidstaten te helpen jaarlijks meer btw-inkomsten te innen en de btw-kloof die zich vandaag voordoet aan te pakken. Volgens het laatste verslag van 2021 hebben de 27 lidstaten ongeveer 61 miljard euro aan ontbrekende btw verloren, een aanzienlijke daling ten opzichte van 99 miljard euro in 2020.

Hoe zal ViDA de facturatie beïnvloeden?

1. Alle intracommunautaire transacties zouden moeten worden gemeld aan een gecentraliseerd Europees digitaal rapportage systeem.
2. ViDA zou EU-lidstaten in staat stellen om verplichte eInvoicing voor binnenlandse transacties in te voeren zonder speciale toestemming ("derogatie") van de EU te hoeven krijgen.

Hoop op harmonisatie

De onderhandelingen tussen de Europese Commissie en haar lidstaten over het ViDA-voorstel vorderen niet voorspoedig. Vanuit het oogpunt van eInvoicing en e-reporting begrijpen wij dat de onderhandelingen worden belemmerd door het feit dat er grote verschillen zijn tussen de lidstaten.

In juli 2017 implementeerde Spanje bijna realtime rapportage op basis van transacties, gevolgd door Hongarije in juli 2019. Italië heeft e-facturatie in januari 2019 verplicht gesteld, en lopende inspanningen in Roemenië, Polen en Frankrijk effenen het pad voor verplichte e-facturatie in deze landen.

De voorstanders van een meer verenigd Europees eInvoicing landschap hebben de collectieve wens dat België, dat van januari tot eind juni 2024 de rol van volgende voorzitter van de Raad van de Europese Unie op zich neemt, prioriteit zal geven aan het ViDA-voorstel en zal werken aan het bereiken van een consensus tussen de lidstaten.

Als u op zoek bent naar een manier om de financiële processen van jouw bedrijf te verbeteren, dan is eInvoicing een geweldige optie om te overwegen. Het biedt een aantal voordelen, waaronder kostenbesparingen, verhoogde efficiëntie, verbeterde nauwkeurigheid, verbeterde beveiliging en naleving. eInvoicing kan uw bedrijf ook helpen bij het verbeteren van de cashflow, klanttevredenheid, zichtbaarheid en controle, en milieuduurzaamheid.

Wilt u meer weten over verplichte e-facturatie? Lees ons rapport eInvoicing interoperability and compliance.

De gepresenteerde informatie en tijdlijnen zijn accuraat op de datum van publicatie. Vanwege de dynamische aard van wet- en regelgeving kunnen deze tijdlijnen dienovereenkomstig veranderen.