Bij incasso's draait alles om strategie. De spelregels zijn eenvoudig genoeg: de vorderingen zijn er en jouw bedrijf heeft er recht op. Maar dit spel heeft een tegenstander, en om het nog ingewikkelder te maken, dat zijn jouw klanten!
Op dit moment is er 3,1 biljoen dollar verschuldigd aan Amerikaanse leveranciers. Een groot deel van die schuld is nog niet vervallen, maar een verontrustend percentage is delinquent. En die achterstallige betalingen zijn geen toeval. Het is gebruikelijk dat kopers te laat betalen als strategie voor hun cashflowbeheer, en vaak hebben zij weinig andere keus dan deze strategie te volgen. Volgens het Trade Credit Dilemma Report 2019 betaalt 13,2% % van de bedrijven hun leveranciers regelmatig te laat. Maar van de bedrijven die zelf regelmatig te laat worden betaald, betaalt 27,5% regelmatig te laat.
Betalingsachterstanden zijn een systemisch probleem
Negentig procent van de Amerikaanse B2B-professionals geeft aan dat zij te maken hebben met betalingsachterstanden van klanten. Achterstallige betalingen verhogen de DSO en beperken de cashflow. Credit controllers zijn zich ervan bewust dat zij beter moeten presteren, maar zij worden geconfronteerd met een aantal grote uitdagingen:
COVID-19-gerelateerde bedrijfsverstoringen
- De cashflow is onderbroken, wat heeft geleid tot betalingsachterstanden en verzoeken om verlenging van de krediettermijnen. Bijna tweederde van de B2B-bedrijven heeft in 2020 zijn kredietvoorwaarden aangepast.
- Kantoren zijn gesloten, waardoor incasso-oproepen onbeantwoord blijven.
Late betalingen als cashflowstrategie
- Kopers stellen betalingen uit om contant geld te gebruiken voor andere uitgaven
Late betalingen door overwerkte crediteuren afdelingen die deadlines missen
- Handmatige crediteurenactiviteiten kunnen leiden tot fouten en vergissingen
Late betalingen als gevolg van elektronische betalingen die door crediteuren zijn verzonden en vervolgens door accounts receivable zijn geweigerd
- Zonder inzicht in de betalingsvoorkeuren van leveranciers zullen crediteuren proberen virtuele kaartbetalingen te doen die voor sommige leveranciers onaanvaardbaar zijn.
Het is veel om mee om te gaan. Maar er zijn strategieën en hulpmiddelen beschikbaar voor de huidige credit controllers die hen kunnen helpen om zelfs in de meest uitdagende bedrijfsomstandigheden succesvol te zijn.
Vijf manieren om een effectievere incassooperatie uit te voeren
1. Accepteer meer creditcards
Het accepteren van kaartbetalingen kan de druk van kopers in geldnood wegnemen. Creditcard issuers sturen betalingen namens hun klanten en eisen niet dat ze 30 dagen betalen.
In wezen, wanneer een leverancier een creditcardbetaling accepteert, verlengt hij in feite de krediettermijn van zijn afnemer met 30 dagen. Dit kan het verschil maken tussen een koper die strategisch te laat betaalt en een koper die op tijd betaalt.
2. Automatische berichten versturen voor vervallen rekeningen
Veel credit controllers weten dat een eenvoudige herinnering dat een betaling te laat is of verschuldigd wordt, alles is wat veel kopers nodig hebben om een betaling te sturen. De wereld van crediteuren is net zo vol complexe en handmatige taken als de wereld van accounts receivable, en vervaldatums kunnen voorbijschieten.
Maar het sturen van een e-mail of het plegen van een telefoontje om een koper eraan te herinneren dat hij moet betalen, kost een incassospecialist veel tijd. De meeste credit controllers geven terecht voorrang aan hun grootste en meest achterstallige rekeningen.
Het automatiseren van herinneringen om te betalen is de perfecte oplossing. Met geautomatiseerde contacten kan de volledige debiteurenportefeuille worden gekoesterd door het incassoteam en, hopelijk, zullen er minder rekeningen achterstallig worden.
3. Zet de debiteurenafdeling op één strategie
Elke credit controller is uniek en benadert zijn werk op een unieke manier. Incasso's zijn in hoge mate een op relaties gebaseerde rol, dus er moet altijd ruimte zijn voor individuele persoonlijkheden.
Maar debiteurenafdelingen werken het best wanneer alle credit controllers hun werk prioriteren op een manier die de algemene bedrijfsdoelstellingen van hun bedrijf het beste weerspiegelt.
Geautomatiseerde incassosoftware helpt credit controllers om hun strategieën af te stemmen op maximale efficiëntie en flexibiliteit. Collectiesoftware geeft managers ook inzicht in de effectiviteit van hun credit controllers.
4. Geautomatiseerde dagelijkse takenlijsten
Er komt veel kijken om te onthouden als je een incassospecialist bent. Dagelijks worden er tientallen of honderden contacten gelegd. Er zijn betaalbeloftes, gedeeltelijke betalingen, betaaldisputen die geëscaleerd moeten worden en eerder gedrag om rekening mee te houden.
Credit controllers moeten nauwkeurig aantekeningen bijhouden en het is vaak ingewikkeld voor ze om de account van een ander over te nemen.
Nieuwe softwareoplossingen beloven een betere manier om het dagelijkse werk rond het innen van facturen in te delen.
Software voor geautomatiseerd debiteurenbeheer fungeert als een opslagplaats voor accountinformatie en AI-gedreven processen genereren dagelijkse takenlijsten voor credit controllers.
Deze takenlijsten worden opgesteld op basis van beste praktijken die zijn goedgekeurd door het management. Zo hebben medewerkers een heldere leidraad voor hun werkdag, waarbij ze reminders krijgen om hun vorderingen te registreren en inzichten voor het management genereren.
5. Behandel jouw credit controllers meer als een verkooporganisatie
Debiteurenbeheerders worden vaak over het hoofd gezien omdat ze in een reactieve rol worden gedwongen. In werkelijkheid lijken debiteurenbeheerders erg op verkoopteams. Op een hoog niveau zijn incasso's, net als verkoop, verantwoordelijk voor het binnenhalen van geld in de organisatie. En als het op processen aankomt, denken incassoteams na over accounts zoals verkopers dat doen. Incassoteams hebben over het algemeen echter niet de technologie en ondersteuning die verkoopteams hebben om hun workflows strategisch uit te voeren.
De verkoopteams van vandaag beschikken bijvoorbeeld over de technologische hulpmiddelen die nodig zijn om zaken te bepalen als de grootste kans dat prospects converteren, de beste tijd om contact op te nemen met kopers, de beste manier om contact met hen op te nemen, enzovoort. Met dit soort workflowtools kunnen incassoteams een veel strategischer aanpak hanteren. Het beste moment om te innen is immers niet wanneer de factuur achterstallig is. Met automatisering en machine learning kunnen incasso's op het juiste moment contact opnemen met klanten en onnodige wrijvingsgevoelige interacties vermijden, die waarschijnlijker zijn naarmate een betaling langer uitstaat.
Meer informatie over het runnen van een effectief incassoteam
Als u meer wilt weten over hoe u een effectief incassoteam kunt runnen, neem dan contact op met ons verkoopteam via het contactformulier op deze pagina.
