Stortingen op afstand: Top 3 best practices voor AR-teams

Veel bedrijven zijn verrast om te horen dat het accepteren van deposito's op afstand hun proces voor het aanvragen van contant geld aanzienlijk vertraagt. Dit is een enorm probleem voor accounts receivable teams omdat het aanvragen van contant geld vaak de meest tijdrovende activiteit van de meeste accounts receivable afdelingen is.

Wist u dat accounts receivable-afdelingen 22% van hun tijd besteden aan het handmatig verwerken van contante betalingen, waardoor het vervelender is dan het afhandelen van kredietaanvragen, facturering, betalingen, incasso's en inhoudingen? Deze tijdsbesteding wordt nog meer uitgesproken wanneer afzettingen op afstand in de vergelijking komen, waardoor extra lagen van complexiteit ontstaan die een toch al arbeidsintensief proces vertragen.

Waarom is het aanbrengen van contant geld zo tijdrovend? Een belangrijke boosdoener voor lange processen voor het aanvragen van contant geld is hoe efficiënt of inefficiënt jouw personeel omgaat met het storten van cheques op afstand. Laten we eerlijk zijn. Stortingen van cheques op afstand zijn om verschillende redenen tijdrovend en moeilijk te verwerken - cheques raken vaak kwijt, en contant geld van cheques is pas beschikbaar als u wekelijks naar de bank gaat. 

Hieronder zullen we de hoofdoorzaken van inefficiënte acceptatie van stortingen op afstand onderzoeken en best practices verkennen om uw tijd voor het posten van stortingen op afstand te verminderen, buitendienstmedewerkers in staat te stellen om cheques sneller te verwerken en de toepassing van contant geld te automatiseren voor uw accounts receivable team.

Veelvoorkomende soorten stortingen op afstand

Om de hoofdoorzaken van inefficiënte acceptatie van deposito's op afstand te begrijpen, moeten we eerst kijken naar de twee belangrijkste soorten stortingen op afstand: filiaalbetalingen en betalingen in het veld.

Betalingen van filialen worden meestal afgegeven bij een lokaal filiaal en gescand voor storting via een desktopapplicatie met krachtige scanners zoals die van Digital Check. Aan de andere kant zijn veldbetalingen cheques die in het veld of op de locatie van jouw klant worden ontvangen.

De meest voorkomende uitdagingen voor klanten met betalingen

Laten we ons richten op het oplossen van de drie meest voorkomende problemen met betalingen in het veld: verloren/vertraagde cheques, vervelend handmatig werk voor veldmedewerkers en ontkoppelde overschrijvingen.

De grootste bron van frustratie voor veel accounts receivable-teams zijn gederfde inkomsten als gevolg van cheques die in het veld zoekraken en vertraagde cheques die de storting vertragen tot aan de reis naar de bank. Maar we begrijpen dat de kosten van het niet accepteren van betalingen op de manier die klanten verkiezen, groter zijn dan de pijn van het accepteren ervan.

Eenmaal per week storten vertraagt de cashflow, en in het geval van verloren cheques creëert het een pijnlijke situatie waarin jouw personeel weer contact moet opnemen met de klant om een cheque opnieuw uit te schrijven, of wanneer ze een betaling niet opnieuw uitvoeren, de kogel door de kerk moeten bijten en inkomsten mislopen.

De primaire focus van jouw buitendienstmedewerkers moet gericht zijn op klantenservice en klanttevredenheid. Het handmatig storten van cheques neemt de primaire focus van het buitendienstpersoneel op klantenserviceactiviteiten weg. Eerst moet het personeel de veldbetalingen verzamelen, de overschrijving pakketten samenstellen, deze scannen en naar jouw accounts receivable team sturen. Zodra jouw accounts receivable-team de overschrijvingen in een e-mail inbox ontvangt, moeten ze de inbox doorzoeken en handmatig betalingen met overschrijvingen matchen - een tijdrovend en moeilijk proces.

Het opsporen van overschrijvingen van cheques die in het veld zijn gedeponeerd, is tijdrovend, waardoor silo-processen voor het aanvragen van contant geld ontstaan. Natuurlijk hebben de meeste banken zoals Wells Fargo of Bank of America mobiele applicaties waarmee u cheques kunt storten, maar ze stellen u niet in staat om overschrijvingsinformatie vast te leggen die gekoppeld is aan betalingen voor automatische geldtoepassing.

Lees onze blog → Wat is cash application?

Top 3 best practices voor deponeren op afstand

Om deze veelvoorkomende uitdagingen op te lossen, is een holistische benadering van stortingen op afstand en cash application nodig die de tijd van jouw buitendienstmedewerkers vrijmaakt voor klantenservice en de cash application van jouw accounts receivable team minder tijdrovend maakt.

Dit zijn de drie Billtrust best practices om jouw strategie voor storten op afstand te optimaliseren:

Ten eerste, om de tijd die nodig is om cheques op de bankrekening van jouw bedrijf te plaatsen te verkorten, moet u stortingen op afstand op dezelfde dag mogelijk maken met een service voor scannen op afstand. Dit elimineert de hoge kosten van het overnachten van cheques naar hoofdkantoren voor het storten ervan en onnodige wekelijkse reizen naar de bank.

Ten tweede, automatiseer de toepassing van contante betalingen, zodat uw medewerkers niet handmatig overschrijvingspakketten uit e-mails hoeven te halen en door lange bestanden hoeven te scrollen om deze te matchen met openstaande accounts receivable in uw ERP-systeem. Een snellere en efficiëntere methode voor het toepassen van contanten is het gebruik van een debiteurensoftware automatiseringsoplossing zoals Billtrust Cash Application, die overschrijvingen automatisch koppelt aan betalingen in jouw ERP met minder menselijke tussenkomst. Hierdoor komt er tijd vrij voor uw accounts receivable-team om zich te concentreren op meer strategische, waardetoevoegende activiteiten in plaats van op arbeidsintensieve taken.

Lees het artikel → Best Practices voor contante betalingen

Ten derde, rust jouw buitendienstmedewerkers uit met een mobiele applicatie waarmee ze cheques kunnen storten via een smartphone. Door mobiele chequestortingen mogelijk te maken, kunnen jouw medewerkers cheques storten zodra ze die ontvangen, in plaats van één keer per week of aan het einde van de dag, wanneer ze waarschijnlijk zoek raken.

Door deze drie best practices toe te passen, kan jouw bedrijf de klanttevredenheid verbeteren en de operationele effectiviteit bij het tijdig en efficiënt verwerken van stortingen op afstand aanscherpen.

Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie over de remote deposit oplossingen van Billtrust en hoe wij jouw remote deposit strategie kunnen optimaliseren.