Het beheren van de cashflow zou niet moeten aanvoelen als het oplossen van een Rubik's kubus met een blinddoek om, toch? Maar voor veel accounts receivable-leiders vormen verouderde systemen en inefficiënte processen een voortdurende uitdaging.
Hoe voorkomt u dat u achterstallige betalingen moet achtervolgen of worstelt met eindeloze fouten in overschrijvingsgegevens? Dat is precies wat we hebben onderzocht in ons recente webinar, Neem de controle over jouw cashflow: bewezen strategieën voor accounts receivable-leiders.
De sessie omvatte inzichten van Mark Brousseau, President van adviesbureau Brousseau and Associates, en een gesprek bij het haardvuur met Bonnie Halvorson, Financial Services Manager bij Van Meter, een toonaangevend bedrijf in elektrische en mechanische benodigdheden.
Heb je de sessie gemist? Geen probleem! Bekijk de samenvatting en het volledige webinar hieronder.
Uitdagingen van conventioneel accounts receivable beheer
Traditionele accounts receivable-processen belemmeren vaak de cashflow, met verouderde systemen en handmatige taken die tijd kosten, fouten veroorzaken en betalingen vertragen. Beperkt inzicht in betalingsopvolging, statische kredietbeoordelingen en factureringsfouten leiden tot inefficiëntie, waardoor bedrijven kwetsbaar worden voor risico's en knelpunten. Klanten zijn gefrustreerd door beperkte betalingsopties en omslachtige facturering die van invloed zijn op hun vermogen om op tijd te betalen. Ondertussen verspillen handmatige contante toepassing en ongestructureerde incasso's middelen en vertragen ze de erkenning van inkomsten.
Om te kunnen floreren, hebben bedrijven behoefte aan moderne oplossingen die workflows stroomlijnen, fouten verminderen en zorgen voor een snellere, betrouwbaardere cashflow.
AR-knelpunten verwijderen met een holistische aanpak
Uitdagingen op het gebied van cashflow hebben niet alleen te maken met geïsoleerde inefficiënties. Ze komen voort uit pijnpunten in de gehele accounts receivable-cyclus, zoals kredietgoedkeuringen, facturering, betalingsverwerking, contante betalingen en incasso's. Dus, wat is de oplossing?
"Het gaat niet om het oplossen van slechts één deel van het proces, het gaat erom het hele proces vast te stellen", zegt Mark Brousseau. Om dit te bereiken, dienen accounts receivable-leiders een holistische benadering van accounts receivable-optimalisatie te hanteren.
3 manieren om accounts receivable holistisch te optimaliseren
- Breek silo's af. Omarm geïntegreerde oplossingen die elke fase van het order-to-cash-proces stroomlijnen. Door teams op één lijn te brengen en workflows te consolideren, kunt u volledige zichtbaarheid van alle activiteiten realiseren. Van het automatiseren van kredietcontroles tot het verbeteren van de presentatie van facturen en het aanbieden van naadloze digitale betalingsopties: door deze inspanningen te bundelen, vermindert u wrijving, verhoogt u de efficiëntie en verbetert u de transparantie.
- Focus op de klant "Zodra de verkoop is gesloten, wordt het accounts receivable-team de voordeur van jouw bedrijf", benadrukt Brousseau. Gepersonaliseerde facturering en betalingsprocessen zorgen ervoor dat klanten gemakkelijk en efficiënt kunnen betalen, wat de tevredenheid verhoogt en de cashflow verbetert.
- Investeer in technologie Het automatiseren en stroomlijnen van processen staat voorop. Het elimineert handmatige, routinematige taken, vermindert menselijke fouten en zorgt ervoor dat jouw accounts receivable-team zich kan concentreren op hoogwaardige, strategische activiteiten die meetbare resultaten opleveren voor jouw organisatie.
8 bewezen stappen om jouw cashflowstrategieën onder de knie te krijgen
Het webinar richtte zich op acht bewezen methoden waarmee accounts receivable-leiders deze inefficiënties en knelpunten kunnen overwinnen, de efficiëntie kunnen verhogen en controle kunnen krijgen over hun cashflow. Deze praktische tips zijn bedoeld om de operationele workflows te verbeteren en jouw team voor te bereiden op succes:
1. De kwaliteit van overschrijvingsgegevens verbeteren
Nauwkeurige overschrijvingsgegevens vormen de basis voor een gezonde cashflow. Probeer samen met jouw klanten het overschrijvingsproces waar mogelijk te standaardiseren. En als standaardisatie geen optie is, gebruik dan automatisering om gegevens nauwkeurig vast te leggen en te verwerken. Houd er rekening mee dat kleine fouten in overschrijvingsgegevens later tot grote problemen kunnen leiden.
2. Klanten overstappen op digitale betalingen
Moedig uw klanten aan om af te stappen van papieren cheques door elektronische betalingen zoals Automated Clearing House (ACH)-overschrijvingen of digitale portemonnees te gebruiken. Overweeg om incentives te gebruiken om digitale acceptatie te stimuleren, door gebruiksvriendelijke portalen aan te bieden en meerdere elektronische betalingsopties mogelijk te maken.
3. Het onboardingproces voor klanten optimaliseren
De eerste indruk is belangrijk. Stel duidelijke betalingsverwachtingen aan het begin van elke klantrelatie. Gebruik geautomatiseerde kredietcontroles om klanten naadloos en veilig on te boarden en ervoor te zorgen dat zij vanaf het begin op de hoogte zijn van jouw factureringsbeleid en betalingstermijnen.
4. Uitzonderingen strategisch analyseren en oplossen
Onopgeloste betalingsuitzonderingen kunnen tijd en middelen kosten. Bekijk regelmatig uitzonderingen om terugkerende problemen en de hoofdoorzaken ervan te identificeren. Werk vervolgens jouw strategieën bij om deze knelpunten voor zowel jouw team als jouw klanten weg te nemen.
5. Bevorder samenwerking tussen afdelingen
Betrek andere afdelingen, zoals Verkoop en Klantenservice, bij regelmatige accounts receivable-vergaderingen. Open communicatiekanalen kunnen leiden tot minder geschillen, snellere oplossingen en een betere interne afstemming, wat uiteindelijk resulteert in een verbeterde cashflow.
6. Processen automatiseren met AI en geavanceerde tools
Handmatige of semi-geautomatiseerde processen zitten vaak vol inefficiënties. AI-platforms zoals Billtrust kunnen helpen bij het stroomlijnen van facturatie, betalingen en incasso's. Door routineprocessen te automatiseren, kan jouw team zich richten op strategische initiatieven die echte waarde toevoegen.
7. Gebruik AI-analyse om trends en hiaten te identificeren
Artificiële Intelligentie (AI)-analysetools die zijn geïntegreerd in accounts receivable-platforms bieden inzicht in betalingspatronen, DSO-trends en de algehele gezondheid van de cashflow. Gebruik deze inzichten om jouw strategieën aan te passen en optimalisatiemogelijkheden te identificeren.
8. Workflows en feedbacklussen voortdurend verfijnen
Jouw bedrijf staat niet stil, en jouw accounts receivable processen dienen voortdurend te worden verbeterd. Vraag regelmatig feedback van zowel jouw team als jouw klanten om verbeterpunten te identificeren en knelpunten effectief aan te pakken.
Deze acht strategieën zullen niet alleen jouw cashflow verbeteren, maar ook de basis leggen voor financiële flexibiliteit op de lange termijn.
Mark Brousseau, President, Brousseau en Associates
Echte klantresultaten: De resultaten spreken boekdelen
Tijdens het webinar vertelde Bonnie Halvorson, Financial Services Manager bij Van Meter, hoe haar bedrijf de accounts receivable processen heeft vernieuwd met de automatiseringsoplossingen van Billtrust. Van Meter, een Elektrotechnische distributeurs met meer dan 850 medewerkers, had te kampen met handmatige, trage Workflow die vertragingen en frustratie veroorzaakten. "10 jaar geleden hadden we een team van twee die bezig waren met het handmatig boeken van al die betalingen, waarbij cheques in de brievenbus kwamen. Bijna net zo handmatig als het maar zou kunnen zijn. We liepen vaak twee weken achter", herinnert Halvorson zich.
Met de geautomatiseerde contante betalingsapplicatie van Billtrust hebben zij een aanzienlijke ommekeer gerealiseerd, waarbij de verwerking van contante betalingen is teruggebracht van weken naar dezelfde dag. Door deze efficiëntie kon het personeel zich concentreren op taken met een hogere waarde, waardoor groei werd bevorderd en het moreel werd verbeterd.
"Ons team heeft nu de tools en middelen die ze nodig hebben om niet alleen hun werk efficiënt gedaan te krijgen, maar ook om vrij te nemen, vrijwilligerswerk te doen en door te groeien naar nieuwe rollen", aldus Halvorson.
Klanten profiteerden ook van de naadloze selfservicefunctie van Billtrust, die directe toegang biedt tot facturen, afschriften en betalingsopties. Terugkijkend op de verandering benadrukte Halvorson: "Het is van cruciaal belang dat facturen en afschriften tijdig en nauwkeurig worden verstuurd. Voor een groeiend bedrijf is er geen ruimte voor fouten."
Haar advies aan bedrijven die aarzelen over automatisering? "Wees niet bang voor verandering. Ontdek wat deze tools voor uw bedrijf en uw medewerkers kunnen betekenen.
Krijg weer controle over jouw cashflow
Cashflow is de levensader van elk bedrijf en het begint allemaal met accounts receivable processen. Indien inefficiënties u belemmeren, is het tijd om actie te ondernemen. Door de door ons geschetste strategieën toe te passen, optimaliseert u niet alleen jouw bedrijfsvoering, maar stelt u jouw team ook in staat om zich te concentreren op strategische, hoogwaardige taken.
Wilt u zien hoe dit in de praktijk werkt? Neem een voorbeeld aan het verhaal van Van Meter en ontdek hoe Billtrust u kan helpen bij het automatiseren van uw volledige accounts receivable-levenscyclus.
Vraag vandaag nog een gratis demo aan en zet de eerste stap naar de transformatie van jouw accounts receivable-activiteiten.
