De uitdaging
SmileMakers is opgericht in 1977 en is gespecialiseerd in weggeefacties voor patiënten en promotieproducten voor tandheelkundige en medische praktijken. Ze zijn toonaangevend in het maken en verspreiden van stickers, beloningen en incentives met populaire personages en kinderthema's.
Door het grote aantal klanten in de gezondheidszorg werd SmileMakers overspoeld met virtuele creditcardbetalingen. Het bedrijf ontving alleen al in 2018 meer dan 5000 betalingen via creditcards voor eenmalig gebruik. Met slechts één fulltime medewerker voor facturering en betalingen van klanten, gingen er meerdere uren per dag verloren aan het verwerken van virtuele kaartbetalingen. Deze tijdsdruk maakte het moeilijk om tegemoet te komen aan de toenemende vraag van klanten om elektronisch te betalen met creditcards voor eenmalig gebruik.
De oplossing
SmileMakers wendde zich tot Billtrust Digital Lockbox en zijn technologie voor het virtueel vastleggen van kaarten om hun huidige uitdagingen aan te pakken. Met deze oplossing kon het groeiende volume inkomende creditcardbetalingen ondersteund worden, waardoor er meer kaartbetalingen in minder tijd verwerkt konden worden. Ze zijn in mei 2019 live gegaan op Digital Lockbox.
"We vinden de veiligheid en snelheid van virtuele kaartbetalingen belangrijk, maar we hadden niet de mensen beschikbaar om ze snel te verwerken. Nu met Billtrust Digital Lockbox kunnen we gemakkelijk uitbreiden zonder extra personeel. Cashallocatie is nauwkeuriger en de klanten zijn tevreden."
Brooke Valentine
Boekhoudmanager, SmileMakers
De resultaten
In de eerste twaalf maanden na de livegang op Billtrust Digital Lockbox heeft SmileMakers dramatische verbeteringen gezien. Het aantal creditcardbetalingen van klanten dat verwerkt kan worden, is flink gestegen en er zijn sindsdien circa 8.500 betalingen geautomatiseerd met een totaal volume van 3,8 miljoen dollar. Met de Billtrust Digital Lockbox technologie voor het virtueel vastleggen van kaarten bespaart hun boekhoudteam meer dan 45 minuten handmatig werk per dag, wat 200 uur in het eerste jaar heeft bespaard.
Nu er een schaalbare oplossing is, moedigt SmileMakers klanten aan om met virtuele creditcards te betalen. Er is zelfs een onderdeel aan de website toegevoegd met informatie over betalen met virtuele creditcards.