Bedrijf voor opslagoplossingen

Producten

Uitdaging: Volledig handmatig proces

De bouw gaat snel, maar niet altijd het geld dat het draaiende houdt. Voor een bedrijf dat opslagbehoeften in het hele land ondersteunt, betekende aan de top blijven dat er opnieuw moest worden nagedacht over hoe hun virtuele kaartbetalingen achter de schermen worden afgehandeld. Handmatige processen waren de grootste boosdoener voor het vertragen van de cashflow. Op de accounts receivable afdeling werden alle virtuele kaartbetalingen met de hand verwerkt, waardoor twee fulltime analisten en een parttimer dagen van 8 uur moesten maken om de gestage toename van creditcard betalingen bij te houden.

Een andere leverancier had een oplossing beloofd, maar de druk nam toe met maanden van prestaties onder de verwachtingen. "We wisten niet wat we gingen doen, maar we wisten dat we geen personeel wilden toevoegen", zei de Sr. Manager of Cash Applications and Unapplied Cash.

Toen kwam Billtrust in actie.

Oplossing: een verademing

De oplossing was niet opnieuw beginnen - het was het uitbreiden van een partnerschap dat al werkte. Billtrust Digital Lockbox werd toegevoegd aan de bestaande Payments oplossing.

"We keken naar andere organisaties, maar die hadden niet de mogelijkheden die Billtrust had. De demo was als een verademing. Het drong tot ons door - dit is waar we naar op zoek waren, geserveerd op een presenteerblaadje."

Sr. Manager van Cash Applications

De sterke bestaande relatie gaf het team het vertrouwen om snel vooruit te gaan. Vanaf de eerste dag was het verschil duidelijk. De implementatie verliep soepel en snel - slechts drie weken tot volledige implementatie - vooral in vergelijking met hun vorige leverancier, die vol zat met vertragingen en herbewerking. Billtrust's onboarding team hielp bij het configureren van alles naar hun specifieke workflows en compliance behoeften, waardoor hun team de tools kreeg om hun activiteiten te stroomlijnen zonder onderbrekingen.

Net zo belangrijk was dat Billtrust iets aanbood dat zeldzaam is in het huidige leverancierslandschap: echt partnerschap.

"Ze ondersteunen niet alleen het product; Ze helpen ons strategisch te denken. Als we een trend in het gedrag van klanten zien, werken ze met ons samen om zich aan te passen en wendbaar te blijven."

Sr. Manager van Cash Applications

Toen de basis op zijn plaats was, begon de transformatie.

Resultaat: 96% procesautomatisering

De overstap naar Billtrust betekende een drastische verbetering, legden de leiders uit. Het platform begon onmiddellijk met het automatiseren van wat voorheen vervelende, handmatige processen waren, waardoor het bedrijf 96% van hun virtuele creditcardbetalingen automatisch kon beheren. Wat vroeger meer dan 20 uur kostte, kost nu slechts 10 minuten per dag, waardoor de twee fulltime analisten van het bedrijf zich kunnen concentreren op meer strategisch werk.

"Wat vroeger meer dan 20 uur kostte, duurt nu slechts 10 minuten per dag. Het heeft ons team de vrijheid gegeven om zich te concentreren op de gebieden die echt een menselijke touch nodig hebben."

Sr. Manager van Cash Applications

Vóór Billtrust duurde het drie tot vier dagen om een virtuele creditcardbetaling te verwerken. Tegenwoordig is het in minder dan een dag klaar. Die efficiëntieverbetering van 75% is ook een enorme verbetering van de cashflow die niet onopgemerkt is gebleven.

"Wanneer betalingen sneller en veiliger worden afgehandeld, zijn onze klanten meer gemotiveerd om virtuele creditcards te gebruiken," aldus de Sr. Manager van Cash Applications. "Het creëert een positieve feedbacklus. Zij zijn blij, wij zijn blij, en ons financiële team is niet constant bezig met een inhaalslag."

Billtrust’s Digital Lockbox voldoet aan PCI-DSS. Dit gaf leiders ook gemoedsrust, aangezien het bedrijf in 2024 bijna twee keer zoveel kaarten verwerkte en een totaal van $ 233 miljoen aan virtuele kaartbetalingen bereikte. "De wetenschap dat de klantenkredietgegevens van onze klanten beschermd zijn, is voor ons van groot belang," legden de leiders uit. "Billtrust voldeed aan al onze interne compliance-eisen en nog meer. Het is geweldig om een partner te hebben die net zoveel om jouw klanten en hun informatie geeft als jij.

AI stimuleert besparingen en strategie

In een volatiele markt is het van cruciaal belang om te kunnen anticiperen op financiële verschuivingen. De AI-intelligentie van Billtrust heeft de analyses en rapporten die ze nodig hebben om wendbaar te blijven.

"We kunnen trends zien in het gedrag van klanten, zoals of ze overstappen van Automated Clearing House (ACH) naar virtuele kaarten en waarom. Dat soort vooruitziendheid helpt ons ons om ons voor te bereiden op volumefluctuaties en om voorop te blijven lopen."

Sr. Manager van Cash Applications

Door meer gedetailleerde betaalgegevens vast te leggen, kwam de financiële organisatie in aanmerking voor afwikkelingstarieven van Level 2 en Level 3, waardoor alleen al in 2024 $1,8 miljoen werd bespaard. Dankzij de AI-mogelijkheden van Billtrust zijn ze in staat om zelfs de meest ingewikkelde overschrijvingssjablonen nauwkeurig te verwerken - iets wat andere leveranciers niet konden leveren.

Gemak, expertise en partnerschap

Voor het bedrijf gaat het niet alleen om functies en functionaliteit, maar ook om de mensen. "We hebben met veel leveranciers gewerkt, en de klantenservice van Billtrust is een van de beste," aldus de Sr. Manager van Cash Applications zei. "Iedereen is behulpzaam, responsief en werkt samen, zelfs als ik vraag naar iets dat we nog niet gebruiken. Onze uitdagingen zijn hun uitdagingen. Ze staan altijd klaar om met een oplossing aan tafel te komen, ook al is die niet van hen."

Weegschaal zonder stress

Het accounts receivable-team zag 49% groei in virtuele kaartbetalingen in 2024 en mikt op 52% in 2025. Met Billtrust op zijn plaats zijn ze klaar om te schalen zonder de stress - en hun team is klaar om meer tijd te besteden aan werk met een hoge impact.

"Het is een reis geweest", zeiden de leiders. "Als een achtbaan, maar dan één waarvoor je je handen omhoog wilt gooien. Elke verbetering die we doorvoeren, helpt ons om onze klanten beter van dienst te zijn. Dat houdt het spannend."