De uitdaging
Werner Electric Minnesota is een onafhankelijke elektrotechnisch distributeur die klanten niet alleen hun expertise aanbiedt, maar ook een uitgebreide productcatalogus. Ze zijn in 1920 in Minnesota en het westen van Wisconsin begonnen en zijn inmiddels met succes uitgegroeid tot acht vestigingen met een distributiemagazijn van meer 42.500 vierkante meter.
Na een financieel dienstverleningsteam aan te stellen, realiseerde het bedrijf al snel dat er vele inefficiënties moesten worden aangepakt. Met hun verouderde en handmatige factureringsprocessen liepen de werknemers vaak vast in hun pogingen de order-to-cash cyclus te regelen. Ook het DSO-cijfer en de cashflow van het bedrijf stonden hierdoor onder druk, en de klanttevredenheid begon te dalen.
De oplossing
Het Werner-team implementeerde eerst Billtrust Invoicing en werkte samen met Billtrust om klanten aan te moedigen hun online portal te gebruiken om facturen 24/7 te bekijken en te betalen zoals ze wilden. Vervolgens breidden ze uit naar de Billtrust Cash Application, wat de verwerkingstijd van klantbetalingen vereenvoudigde en verkortte. Recentelijk hebben ze hun pakket uitgebreid met de nieuwste oplossing van Billtrust, Billtrust Collections. Deze customer relationship management (CRM)-tool helpt Werner de communicatie met de klant te automatiseren en hun accountdekking te vergroten om zo achterstallige betalingen beter aan te pakken.
De resultaten
Dankzij Billtrust Invoicing accepteert 88% van hun klanten nu digitale facturering, wat het team veel tijd bespaart. Met Billtrust Cash Application is er een algemeen matchpercentage van 67% behaald, waardoor betalingen sneller kunnen worden verwerkt. Bovendien stelt Billtrust Collections hen in staat om de accountdekking te vergroten en klantcontact te automatiseren door alle relevante details te e-mailen wanneer facturen te laat zijn. Van 2019 tot 2020 is de gemiddelde achterstallige factuur 2 tot 3 dagen eerder betaald dan vóór Billtrust Collections. Deze resultaten hebben het DSO-cijfer met 5+ dagen verlaagd, waarbij elke gewonnen dag positief bijdraagt aan de cashflow.
“Vóór Billtrust Collections hadden we moeite de balans te vinden tussen grote en kleine bedragen, en dat was niet efficiënt. Deze tool elimineert dat probleem door onze contactmomenten te automatiseren en onze accountdekking te vergroten.”
Bonnie Halvorson, manager financiële diensten
Werner Electric Minnesota