Die 10 häufigsten Ausreden für verspätete Zahlungen

Das haben wir alle schon erlebt. Sie sind nur noch wenige Tage vom Fälligkeitsdatum der Rechnung Ihres Kunden entfernt und haben die Zahlung immer noch nicht erhalten. Die Ausreden häufen sich: "Es tut mir leid, ich habe es vergessen." "Mein Hund hat mein Scheckbuch gefressen." "Die Bank war geschlossen."

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Im Folgenden gehen wir auf die zehn häufigsten Ausreden für verspätete Zahlungen ein – und wie Sie sie beheben können. Wenn Sie wissen, was Sie als Debitorenbuchhaltung erwartet, können Sie sich mit den richtigen Werkzeugen ausstatten, um jedes Mal pünktlich bezahlt zu werden. Lesen Sie also weiter und legen Sie diese verspäteten Zahlungen in Ihre Vergangenheit.

Das kommt nur allzu häufig vor. Ein Kunde sagt, er habe die Rechnung nicht erhalten, und Sie wissen nicht, was als Nächstes zu tun ist. Wenn Sie wie die meisten Menschen sind, fragen Sie sich wahrscheinlich zunächst, wo der Fehler bei der Rechnung liegt.

Haben Sie vergessen, es anzuhängen? Haben Sie es an die falsche E-Mail-Adresse gesendet?

Aber bevor Sie anfangen, sich selbst zu hinterfragen, atmen Sie tief durch und denken Sie daran, dass dies ein häufiges Problem ist – eines, das in der Regel mit einer einfachen Nachverfolgung gelöst werden kann.

Hier sind einige Tipps zum Umgang mit solchen Situationen:

• Verwenden Sie ein Online-Rechnungssystem. Mit einem Online-Rechnungssystem können Sie verfolgen, wann Ihre Rechnungen geöffnet werden und ob sie bezahlt wurden oder nicht. So können Sie sicher sein, dass Ihre Kunden die Rechnung erhalten haben und bei ausbleibender Zahlung entsprechend nachhaken.
• Senden Sie eine Erinnerungs-E-Mail. Eine höfliche Erinnerungs-E-Mail einige Tage vor Fälligkeit der Rechnung kann Ihren Kunden zum Handeln bewegen. Sie können sogar einen Link zum Online-Rechnungssystem einfügen, damit die Zahlung sofort erfolgen kann.
• Wenn Sie die Rechnung erneut senden, fügen Sie unbedingt einen Hinweis bei, dass Sie dies auf Wunsch des Kunden tun. Dadurch werden spätere Verwirrungen und Missverständnisse vermieden.
• Rufen Sie sie an. Wenn Sie noch nichts von Ihrem Kunden gehört haben, kann ein Anruf erforderlich sein. Dies ist eine gute Gelegenheit, um herauszufinden, ob es Unklarheiten über die Rechnung gab, und um sie an die Zahlungsbedingungen zu erinnern.
• Und schließlich sollten Sie die gesamte Kommunikation rund um die Rechnung protokollieren – auch den Zeitpunkt des ursprünglichen Versands und die anschließende Korrespondenz. Dies wird sich als nützlich erweisen, wenn es später weitere Fragen oder Probleme gibt.

Der Umgang mit fehlenden Rechnungen kann zwar frustrierend sein, aber denken Sie daran, dass es sich oft nur um eine einfache Verwechslung handelt. Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie das Problem schnell und effizient lösen – ohne dabei die Fassung zu verlieren.

Wenn Sie sich in der frustrierenden Lage befinden, von einem Kunden Geld geschuldet zu bekommen, der "Ich bin mit dem gelieferten Produkt oder der gelieferten Dienstleistung nicht zufrieden" als Entschuldigung für verspätete Zahlungen verwendet, finden Sie hier ein paar Tipps, die Ihnen helfen, Ihr hart verdientes Geld zu bekommen.

• Erstens: Seien Sie bereit zu verhandeln. Es kann sein, dass der Kunde mit dem, was er erhalten hat, wirklich unzufrieden ist und bereit ist, bei einer Teilzahlung Kompromisse einzugehen.
• Zweitens, versuchen Sie, einen Rabatt für eine schnelle Zahlung anzubieten – manchmal ist der Anreiz, ein paar Dollar zu sparen, alles, was es braucht, um die Leute zum Handeln zu bewegen.
• Und schließlich, wenn alles andere fehlschlägt, können Sie immer noch mit rechtlichen Schritten drohen – manchmal reicht ein stark formulierter Brief von einem Anwalt aus, um die Menschen dazu zu bringen, den Fehler ihres Weges zu erkennen!

Welchen Weg Sie auch wählen, denken Sie daran, dass Sie Anspruch darauf haben, für die Arbeit, die Sie geleistet haben, bezahlt zu werden, und lassen Sie sich von niemandem etwas anderes sagen.

Wie jeder erfahrene Rechnungszahler weiß, ist die uralte Ausrede „der Verantwortliche ist abwesend“ einer der am häufigsten verwendeten Tricks überhaupt. Es gibt jedoch ein paar einfache Schritte, mit denen Sie dieser Ausrede entgegenwirken und sicherstellen können, dass Ihre Rechnung umgehend bezahlt wird.

1. Versuchen Sie zunächst, die zuständige Person zu verschiedenen Tageszeiten zu kontaktieren, um zu sehen, ob Sie sie erreichen können.
2. Wenn das nicht funktioniert, fragen Sie, ob ein Kollege die Zahlung autorisieren kann.
3. Finden Sie schließlich heraus, welches Verfahren sie für andere Zahlungen wie Gehälter oder andere Notfälle haben.

Mit diesen einfachen Schritten können Sie sicherstellen, dass Ihre Rechnung bezahlt wird, auch wenn die verantwortliche Person „abwesend“ ist.

Die Ausrede einer verspäteten Zahlung, „Ich dachte, wir hätten noch Zeit zu zahlen“, ist ein klassisches Beispiel für Aufschieberei. Möglicherweise wollte der Kunde die Rechnung schon seit Wochen bezahlen, hat es aber immer wieder aufgeschoben, bis es zu spät war. Auch wenn es verlockend sein mag, dem Kunden einen Vortrag über die Wichtigkeit pünktlicher Zahlungen zu halten, gibt es wirksamere Möglichkeiten, das Problem anzugehen.

1. Ein Ansatz besteht darin, einen Rabatt für vorzeitige Zahlung anzubieten. Dieser Anreiz kann den Kunden dazu ermutigen, früher zu zahlen, und er zeigt auch, dass Sie sein Geschäft schätzen.
2. Eine andere Möglichkeit besteht darin, einen Zahlungsplan zu erstellen, der zu ihrem Budget passt. Dies kann dem Kunden helfen, bei seinen Zahlungen auf dem Laufenden zu bleiben, und zeigt, dass Sie bereit sind, flexibel zu sein, um seinen Bedürfnissen gerecht zu werden.

Mit diesen Ansätzen können Sie der Ausrede „Ich dachte, wir hätten noch Zeit zu zahlen“ effektiv begegnen, ohne Ihren Kunden zu belehren oder zu vergraulen.

Wie jeder Geschäftsinhaber weiß, kann die Einforderung von Anzahlungen ein Vollzeitjob sein. Was können Sie also tun, wenn ein Kunde versucht, die Zahlung zu vermeiden, indem er behauptet, seine Zahlung sei „in Bearbeitung“?

Hier sind ein paar Tipps:

• Erstens: Nehmen Sie kein Nein als Antwort. Wenn ein Kunde darauf besteht, dass seine Zahlung im Gange ist, fragen Sie nach einem bestimmten Zeitplan. Wann werden die Zahlungen bearbeitet? Wenn sie Ihnen keine klare Antwort geben können, zögern sie wahrscheinlich.
• Zweitens: Rufen Sie an oder senden Sie eine E-Mail. Oft genügt schon eine persönliche Ansprache, um einen säumigen Kunden dazu zu bewegen, seine Schulden endlich zu begleichen.
• Und schließlich: Haben Sie keine Angst davor, hart durchzugreifen. Wenn alles andere fehlschlägt, senden Sie eine höfliche, aber bestimmte E-Mail mit der Aufforderung zur Zahlung innerhalb eines bestimmten Zeitraums. Wenn Sie immer noch nicht antworten, müssen Sie möglicherweise ein Inkassobüro beauftragen oder vor Gericht gehen.

Wenn es Ihnen wie den meisten Unternehmen geht, hatten Sie wahrscheinlich ein oder zwei Kunden, die die Ausrede "Es gibt einen Fehler in der Rechnung" für verspätete Zahlungen verwendet haben. Es ist zwar frustrierend, aber es gibt einige Möglichkeiten, wie Sie dieses Problem beheben können:

1. Stellen Sie zunächst sicher, dass Ihre Rechnungen klar und genau sind. Dies mag selbstverständlich erscheinen, aber durch die doppelte Überprüfung Ihrer Zahlen können Sie Fehler erheblich vermeiden.
2. Zweitens, wenn ein Kunde behauptet, dass es einen Fehler in seiner Rechnung gibt, versuchen Sie, das Problem so schnell wie möglich zu lösen. Je früher Sie das Problem erkennen und beheben können, desto unwahrscheinlicher ist es, dass der Kunde es als Ausrede für verspätete Zahlungen verwendet.

Der Umgang mit verspäteten Zahlungen macht zwar nie Spaß, aber wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie das Problem schnell und effizient lösen.

Wie jeder Geschäftsinhaber weiß, können die Ausreden der Kunden für ausbleibende Zahlungen kreativ und farbenfroh sein, beispielsweise: „Ich warte auf die Zahlung meines Kunden.“ Auch wenn es verlockend sein kann, sich über diese Ausreden lustig zu machen, sollten Sie nicht vergessen, dass Ihnen letztendlich Geld zusteht.

In diesem Sinne sind hier ein paar Tipps für den Umgang mit Kundenausreden für die Nichtzahlung:

1. Seien Sie standhaft, aber verständnisvoll. Es ist wichtig, ein solides Kundenerlebnis aufrechtzuerhalten, indem Sie bei der Kommunikation mit Kunden über die Zahlung ruhig und professionell bleiben.
2. Informieren Sie sich über die Zahlungstermine. Vage Begriffe wie "bald" oder "in ein paar Tagen" werden wahrscheinlich nicht zur Zahlung führen. Fragen Sie Ihre Kunden stattdessen nach bestimmten Terminen, an denen sie eine Zahlung vornehmen können.
3. Bieten Sie alternative Zahlungsmethoden an. Wenn Ihre Kunden Schwierigkeiten bei der Durchführung einer Banküberweisung haben, bieten Sie ihnen an, die Zahlung per PayPal oder einer anderen Zahlungsmethode zu akzeptieren. Dies zeigt, dass Sie flexibel sind und bereit, gemeinsam mit Ihren Kunden eine Lösung zu finden, die für alle funktioniert.
4. Zögern Sie nicht, rechtliche Schritte einzuleiten. Wenn alles andere fehlschlägt, denken Sie daran, dass Sie das Recht haben, rechtliche Schritte einzuleiten, um das Ihnen geschuldete Geld zurückzufordern. Dies sollte immer als letzter Ausweg angesehen werden, aber es ist wichtig zu wissen, dass Sie diese Option haben, falls erforderlich.

Wir alle kennen die Ausreden: "Unsere Systeme funktionieren nicht", "Wir haben technische Schwierigkeiten". Was auch immer die Ausrede ist, es kann frustrierend sein, wenn Kunden nicht pünktlich zahlen – oder schlimmer noch, überhaupt nicht zahlen. Es gibt jedoch einige einfache Schritte, die Sie unternehmen können, um verspätet zahlende Kunden zu verwalten und das zu erhalten, was Ihnen zusteht.

1. Fragen Sie Ihren Kunden zunächst sofort nach der Ernsthaftigkeit der Situation. Handelt es sich um einen sehr vorübergehenden Ausfall oder ist von einem längeren Zeitraum auszugehen?
2. Wenn Letzteres der Fall ist, bitten Sie den Kunden, die Zahlung manuell durchzuführen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Kunde alle notwendigen Informationen erhält, damit die Zahlung anschließend erfolgreich ist.

Denken Sie vor allem daran, dass Sie Anspruch auf Bezahlung für Ihre Arbeit haben. Mit ein wenig Aufwand können Sie dafür sorgen, dass säumige oder zahlungssäumige Kunden Sie nicht ausnutzen – und dass Sie Ihr verdientes Geld bekommen.

Wenn Sie Waren oder Dienstleistungen verkaufen, haben Sie wahrscheinlich schon ein oder zwei Kunden gehabt, die versucht haben, sich der Zahlung zu entziehen, indem sie sich eine sympathische Geschichte über ihre Finanzen ausgedacht haben. "Ich mache gerade eine schwere Zeit durch", sagen sie vielleicht, oder "Ich wurde mit unerwarteten Ausgaben konfrontiert." Es ist zwar immer wichtig, einfühlsam zu sein, aber es ist auch wichtig, sich daran zu erinnern, dass Unternehmen mit Bargeld auskommen müssen und Ausreden wie diese die Rechnungen nicht bezahlen werden.

Hier sind ein paar Tipps für den Umgang mit Kunden, die versuchen, Liquiditätsprobleme als Ausrede für Zahlungsausfälle zu verwenden:

1. Erstens: Scheuen Sie sich nicht, Fragen zu stellen. Wenn ein Kunde beispielsweise sagt, dass er Cashflow-Probleme hat, erfahren Sie mehr darüber, woran das liegt. Mit welcher Art von Ausgaben haben sie es zu tun? Waren sie in der Vergangenheit mit Zahlungen in Verzug? Führen Sie eine Bonitätsprüfung durch und holen Sie sich, wenn möglich, die Finanzdaten des Unternehmens ein. Je mehr Sie über ihre finanzielle Situation wissen, desto besser können Sie entscheiden, ob Sie ihnen eine Pause auf ihrer Rechnung gewähren oder nicht.
2. Zweitens: Haben Sie keine Angst, sich zu behaupten. Wenn Sie dem Kunden ausreichend Gelegenheit gegeben haben, seine Rechnung zu bezahlen, und er weiterhin Ausreden findet, ist es möglicherweise an der Zeit, die Verbindung zu beenden. Aber natürlich haben Sie das Recht, bei Bedarf Inkassomaßnahmen einzuleiten, und manchmal ist es für beide Parteien am besten, getrennte Wege zu gehen.

Diese Tipps sollten Ihnen helfen, mit Kunden umzugehen, die versuchen, Cashflow-Probleme als Ausrede für die Nichtzahlung zu verwenden. Bleiben Sie immer professionell und seien Sie bereit, bei Bedarf eine feste Haltung einzunehmen.

Kunden, die ihre Rechnungen nicht bezahlen, finden immer wieder Ausreden. "Wir werden die Rechnung nicht bezahlen", sagen sie. "Es ist nicht unsere Schuld", behaupten sie. "Wir haben nichts falsch gemacht", beharren sie. Aber wie jeder gute Geschäftsmann weiß, sind diese Ausreden nichts anderes als Versuche, sich der Verantwortung zu entziehen.

Was können Sie also tun, wenn ein Kunde versucht, sich aus der Zahlung herauszuwinden?

1. Erstens: Bleiben Sie ruhig und geraten Sie nicht in die Defensive. Dies ist nur eine Taktik, um Sie aus dem Gleichgewicht zu bringen und die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass Sie nachgeben.
2. Zweitens: Bereiten Sie ein solides Argument vor, warum sie die Rechnung bezahlen sollten. Drittens: Seien Sie bereit zu verhandeln – aber geben Sie nicht zu leicht nach.
3. Und schließlich, wenn alles andere fehlschlägt, seien Sie bereit, rechtliche Schritte einzuleiten.

Denken Sie daran: Der Umgang mit Ausreden gehört zum Geschäft dazu. Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie sicherstellen, dass Sie bezahlt werden – auch wenn Sie sich dabei mit ein paar schwierigen Kunden auseinandersetzen müssen.

Als Unternehmen sind Sie sich der entscheidenden Rolle bewusst, die die Debitorenbuchhaltung in Ihren Abläufen spielt, aber gleichzeitig kennen Sie auch die Herausforderungen und Schwierigkeiten, die mit einem effektiven Management verbunden sind.

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