Peppol entmystifizieren: Ihr Leitfaden für sichere, optimierte Geschäftstransaktionen 

Die Geschäftseffizienz steht bei den Abläufen eines jeden Unternehmens im Vordergrund. Mit dem technologischen Fortschritt müssen Unternehmen neue Lösungen annehmen, um wettbewerbsfähig und effektiv zu bleiben. Ein globales Netzwerk wie Peppol spielt eine wichtige Rolle bei der schrittweisen Einführung der eRechnungsstellung weltweit. Dieses Netzwerk ermöglicht den sicheren Austausch von elektronischen Dokumenten, meist eRechnungsstellung, zwischen Organisationen und Unternehmen.

Vor der Einführung von Peppol war eRechnungsstellung aufgrund mangelnder Standardisierung und Interoperabilität fragmentiert, ineffizient und kostspielig für Unternehmen. Die eRechnungsstellungssysteme unterschieden sich je nach Land und beteiligter Organisation erheblich. Jedes Unternehmen verfügte oft über ein eigenes proprietäres System zur Erstellung und Verarbeitung von eRechnungsstellung, was zu Kompatibilitätsproblemen zwischen den Handelspartnern führte. Während einige Länder Standards für die eRechnungsstellung im Inland festgelegt hatten, war die grenzüberschreitende eRechnungsstellung komplex und erforderte oft manuelle Schritte oder den Rückgriff auf Dienste von Drittanbietern, um Rechnungen in kompatible Formate umzuwandeln.

Dieser umfassende Leitfaden befasst sich mit Peppol und unterstreicht seine revolutionäre Rolle bei der Erleichterung des elektronischen Dokumentenaustauschs zwischen Handelspartnern. Es bietet ein tiefgreifendes Verständnis von Peppol, einschließlich seiner grundlegenden Komponenten und der Betriebsmechanik. Darüber hinaus skizziert der Leitfaden sowohl die Vorteile als auch die potenziellen Hindernisse der Einführung von Peppol für Ihre Geschäftsanforderungen.

Peppol mag wie ein seltsamer Name klingen, aber er steht für etwas Mächtiges: Pan-European Public Procurement Online. Peppol ist ein internationales Netzwerk und ein standardisiertes Framework, das Unternehmen jeder Größe verbindet und den Ärger mit inkompatiblen Formaten und manueller Verarbeitung beim Austausch elektronischer Dokumente wie eRechnungsstellung, Bestellungen, Kataloge und anderer Nachrichten eliminiert.

Das Herzstück von Peppol ist eine Netzwerkinfrastruktur, die als Vier-Ecken-Modell bekannt ist. Dieses Modell ermöglicht es Unternehmen, sich einmal mit dem Netzwerk zu verbinden und dann Dokumente mit jeder anderen verbundenen Partei auszutauschen, unabhängig von ihren individuellen Back-Office-Systemen oder technischen Fähigkeiten. Dieser Interoperabilitätsrahmen spielt eine entscheidende Rolle bei der Förderung des grenzüberschreitenden Handels und der Verbesserung der Zugänglichkeit für Organisationen aller Größenordnungen.

Peppol definiert eine Reihe von Spezifikationen und Standards für elektronische Dokumentenformate, Datenelemente und Messaging-Protokolle. Diese Standards, wie z. B. das Datenformat Peppol BIS, gewährleisten die Interoperabilität zwischen verschiedenen Organisationen und Systemen und ermöglichen es ihnen, Geschäftsdokumente nahtlos über das Peppol-Netzwerk mit dem von ihnen ausgewählten Peppol Access Point zu senden und zu empfangen.

Um auf das Peppol-Netzwerk für den Dokumentenaustausch zugreifen zu können, müssen sich Organisationen mit einem Peppol Access Point verbinden und registrieren. Für diese Anbindung gibt es verschiedene Möglichkeiten, u.a. über einen Dienstleister, ein Rechnungsportal oder einen Buchhaltungsservice.

Um jegliche Verwirrung zu beseitigen, wollen wir klären, was Peppol nicht ist. Peppol ist kein Portal oder Anbieter von Austauschdiensten. Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Dokuments folgt es keinem CTC-Modell, da kein Informationsaustausch mit den Steuerbehörden stattfindet.

Die wachsende globale Bedeutung von Peppol

Obwohl Peppol seinen Ursprung in Europa hat, gewann es weltweit schnell an Bedeutung. Viele Länder außerhalb Europas haben Peppol ebenfalls eingeführt, um die elektronische Beschaffung zu erleichtern und den Dokumentenaustausch zwischen Unternehmen zu erleichtern.

Singapur gehörte zu den ersten Anwendern außerhalb Europas, die ihre Vorteile erkannten. In der Folge nahmen auch Länder wie Australien, Neuseeland, Japan und Malaysia Peppol an. Derzeit haben mehr als 40 Länder das Peppol-Modell übernommen, darunter mehr als 32 europäische Länder.

Durch einen strukturierten Weg vereinfacht und sichert Peppol den elektronischen Dokumentenaustausch über Grenzen und Systeme hinweg. Zentral ist hier das Peppol-Netzwerk.

Was ist das Peppol-Netzwerk?

Das Peppol-Netzwerk ist eine sichere und standardisierte Netzwerkinfrastruktur, die den Austausch elektronischer Dokumente wie Rechnungen, Bestellungen und Kataloge zwischen Access Points ermöglicht. Die Kommunikation funktioniert über ein 4-Ecken-Modell, das weiter unten erläutert wird.

Schlüsselkomponenten des Peppol-Netzwerks

Was ist ein Peppol-Dienstleister? Wem gehört Peppol? Was sind Peppol Access Points? In diesem Abschnitt erhalten Sie eine Antwort auf diese Fragen und die am häufigsten verwendeten Peppol-Komponenten:

• Peppol Access Points (APs): Diese Access Points dienen als Gateways, die die Verbindung zwischen Organisationen und dem Peppol-Netzwerk erleichtern. Sie sorgen dafür, dass Nachrichten, insbesondere eRechnungsstellung, korrekt formatiert sind, Standards entsprechen und sicher über das Peppol-Netzwerk übertragen werden.
• Peppol Dienstleister: Dies sind die Organisationen, die Dienstleistungen für Teilnehmer wie Lieferanten und Käufer erbringen und als Vermittler zwischen diesen Teilnehmern und dem Peppol-Netzwerk fungieren. Zu den Dienstleistungen von Peppol Service Providers gehören das Onboarding in das Netzwerk oder die Bereitstellung technischer Lösungen wie die Übersetzung eines Dokuments in ein korrektes Format.
• Peppol Service Metadata Publisher (SMP): Ein Verzeichnis, das Informationen über Peppol-Teilnehmer, ihre Dienste, Access Points und die Art und Weise, wie man sich mit ihnen verbindet, enthält.
• Peppol Service Metadata Locator (SML): Ein zentrales Adressbuch für Teilnehmer-IDs oder SMP-Details.
• Teilnehmer: Dies sind die Organisationen bzw. Lieferanten und Einkäufer, die am Netzwerk teilnehmen. Ähnlich wie bei den alten 'Gelben Seiten' können alle Mitglieder von Peppol im Peppol Directory nachgeschlagen werden. Dies macht es für Peppol-Endbenutzer einfach, sich im Netzwerk zu finden und die Fähigkeiten der anderen zu identifizieren. Auch ihre Peppol-IDs – eine eindeutige Kennung oder Adresse, die jedem Teilnehmer zugewiesen wird – finden Sie hier.
• OpenPeppol: Dieser gemeinnützige internationale Verband arbeitet mit verschiedenen Interessengruppen, darunter Regierungen, Unternehmen und Dienstleister, zusammen, um die Peppol-Spezifikationen zu entwickeln und zu pflegen und ihre Einführung in ganz Europa und darüber hinaus zu fördern.
• Peppol-Behörde: Die Peppol-Behörden sind für die Verwaltung und Überwachung des Peppol-Netzwerks verantwortlich, um die Standardisierung und sichere elektronische Transaktionen zwischen Unternehmen und Regierungen in ganz Europa und weltweit zu gewährleisten. Sie verwalten Access Points, zertifizieren Peppol-Dienstanbieter und pflegen Interoperabilitätsspezifikationen, um einen nahtlosen Datenaustausch zu ermöglichen.

Peppol Standard und Formate

Interoperabilität ist eines der Hauptziele von Peppol, was die Implementierung von Standards und Dokumentformaten erfordert.

Was ist der Peppol-Standard für Rechnungen, der heute verwendet wird? Genauer gesagt haben wir zwei Standards:

• Peppol BIS Abrechnung: Seit 2019 müssen alle Peppol-Nachrichten dem Peppol BIS 3.0-Standard entsprechen (BIS steht für Business Interoperability Specification). Peppol BIS bietet eine Reihe von Spezifikationen, die die Kommunikation von Informationen über das Peppol-Netzwerk ermöglichen. Dieser Standard basiert auf UBL (Universal Business Language), einem XML-basierten Format.
• Peppol TIPP: Ab Juli 2023 steht mit Peppol PINT (Peppol International Invoice) ein weiterer Standard für die Nutzung im Peppol Network zur Verfügung. Während Peppol die grenzüberschreitende Interoperabilität innerhalb Europas gewährleistet hat, ist die Einführung der PINT-Methodik ein wichtiger Moment auf dem Weg zu echter globaler Interoperabilität, beginnend mit der eRechnungsstellung. Als Nächstes werden die regionalen Versionen von PINT für Australien-Neuseeland, Singapur und Japan fertiggestellt und für den Produktionseinsatz zugelassen. Bemerkenswert ist, dass die japanische Peppol-Behörde bereits drei PINT-basierte Rechnungsspezifikationen veröffentlicht hat. Es wird erwartet, dass die Peppol-Behörden in Singapur, Australien und Neuseeland in den kommenden Monaten optionale PINT-basierte Spezifikationen einführen werden.

Das Peppol Four-Corner-Modell erklärt

Die zugrunde liegende Netzwerkstruktur hinter Peppol wird auch als Vier-Ecken-Modell bezeichnet. Dieses dezentrale Modell umfasst 4 "Ecken" und funktioniert wie folgt:

• Ecke 1: Der Lieferant (oder Absender) – sendet das elektronische Dokument an seinen Dienstleister oder Access Point.
• Ecke 2: Der Access Point oder Service Provider des Lieferanten – verbindet sich mit dem Dienstleister oder Access Point des Käufers und sendet das elektronische Dokument an diesen.
• Ecke 3: Der Zugangspunkt oder Dienstanbieter des Käufers – sendet das elektronische Dokument an das ERP-System oder ein anderes internes System des Käufers.
• Ecke 4: Der Käufer (oder Empfänger)

Erste Schritte mit Peppol: Der Workflow

Das Eintauchen in die Welt von Peppol und seinen Mechanismen mag auf den ersten Blick überwältigend erscheinen, aber das Verständnis des Arbeitsablaufs ist entscheidend für Unternehmen, die ihren elektronischen Dokumentenaustausch rationalisieren wollen. Dieser Abschnitt widmet sich der Entmystifizierung des Workflow-Prozesses innerhalb des Peppol-Netzwerks, und zwar für das 4-Ecken-Modell.

1. Registrierung und Identifizierung
   Organisationen, die an der Nutzung von Peppol interessiert sind, müssen sich zunächst bei einem Peppol Access Point registrieren, bevor sie mit dem Austausch von Rechnungen über das Peppol-Netzwerk beginnen können. Bei der Registrierung erhält die Organisation eine eindeutige Peppol-ID, die als Adresse innerhalb des Peppol-Netzwerks fungiert. Die Registrierung ist für beide Handelsparteien, Lieferant und Käufer, obligatorisch.
2. Dokumentenvorbereitung (Ecke 1)
   Der Lieferant erstellt das Dokument (in den meisten Fällen eine eRechnung) in einem standardisierten Format, das mit den Peppol-Spezifikationen kompatibel ist. Dies gewährleistet Einheitlichkeit und Compliance über verschiedene Systeme und Gerichtsbarkeiten hinweg. Dieses Dokument stammt aus der eigenen ERP-Software oder dem Business-System des Lieferanten.

   Während dieser Phase überprüfen die Service Provider die Struktur und den Inhalt der Dokumente streng und stellen sicher, dass sie den Peppol BIS (Business Interoperability Specifications) und anderen Standards entsprechen.

3. Versenden von Dokumenten (Ecke 2)
   Service Provider senden das Dokument dann über den Peppol Access Point des Lieferanten. Dieser Access Point fungiert als Gateway zum Peppol-Netzwerk und gewährleistet einen sicheren und konformen Dokumentenaustausch. Darüber hinaus haben Service Provider die Möglichkeit oder Option, selbst als Peppol Access Point zu fungieren.
4. Validierung und Routing
   Am Peppol Access Point des Lieferanten (Ecke 2) wird das Dokument anhand der Spezifikationen von Peppol validiert, um sicherzustellen, dass es alle erforderlichen Standards und Protokolle erfüllt, z. B. in Bezug auf elektronische Signaturen und Datenintegrität.

   Der Peppol-Zugangspunkt des Lieferanten (Ecke 2) erhält die digitalen Adressdaten des Käufers über SML und SMPs und leitet das standardisierte Dokument dann über das Peppol-Netzwerk an den Zugangspunkt des Käufers (Ecke 3) weiter. Beim Routing können Zwischenknoten oder Dienstanbieter beteiligt sein, die die Nachrichtenübertragung zwischen den Zugriffspunkten von Lieferant und Käufer erleichtern.

5. Empfangen von Dokumenten (Ecke 3)
   Der Peppol Access Point des Käufers nimmt das Dokument entgegen und leitet es an den vorgesehenen Käufer weiter. Gleichzeitig sendet es Bestätigungsnachrichten an den Peppol Access Point des Lieferanten, die bestätigen, dass das Dokument erfolgreich empfangen wurde.
6. Dokumentenverarbeitung (Ecke 4)
   Der Käufer verarbeitet das erhaltene Dokument über seine eigenen Systeme, was Validierungs-, Genehmigungs-, Zahlungsabwicklungs- und Archivierungsschritte umfassen kann.
7. Integration und Automatisierung
   Viele Organisationen integrieren ihre internen Systeme (ERP, Buchhaltungssoftware usw.) mit ihrem Peppol Access Point, um den Austausch und die Verarbeitung von Dokumenten zu automatisieren. Diese Integration ermöglicht eine automatische Datenerfassung, die Reduzierung manueller Fehler und optimierte Abläufe.

Am Horizont: Peppol Five-Corner-Modell

Das Fünf-Ecken-Modell, das sich noch in der Entwicklung befindet, führt eine zentrale Steuer- oder Fiskalplattform als fünfte Ecke ein, die die bestehende Infrastruktur verbessert. Peppol Service Provider oder Access Points können Daten, einschließlich Mehrwertsteuergebühren, in Echtzeit an die Steuerbehörden oder andere Regierungsbehörden melden. Das Five-Corner-Modell wird auch als Peppol CTC bezeichnet, wobei CTC für Continuous Transactions Controls steht. Eines der ersten Länder, das dieses Modell bald übernehmen wird, sind die VAE.

So funktioniert ein Fünf-Ecken-Modell für Peppol CTC:

Oben haben wir erklärt, wie das Vier-Ecken-Modell funktioniert. Das Fünf-Ecken-Modell unterscheidet sich in einigen Aspekten.

• Wenn der Dienstleister die umgewandelte E-Rechnung über den Peppol Access Point des Lieferanten (Ecke 2) und über das Peppol-Netzwerk an den Access Point des Käufers (Ecke 3) sendet, wird diese E-Rechnung gleichzeitig über das Peppol-Netzwerk zur Freigabe an die Steuerbehörde (Ecke 5) gesendet.
• Der Dienstleister des Käufers erhält über den Access Point (Ecke 3) die freigegebene Rechnung von der Steuerbehörde (Ecke 5) und sendet sie an den Käufer (Ecke 4). Wieder über das gleiche Peppol-Netzwerk.

Zu den Vorteilen eines Fünf-Ecken-Modells gehören:

• Stärkere Rechtskonformität für alle Beteiligten
• Service Provider helfen bei einem nahtloseren Informationsaustausch
• Automatisierung des Echtzeit-Reportings und des Procure-to-Pay-Prozesses

Die Vorteile der Nutzung des Peppol-Netzwerks sind zahlreich und für Unternehmen und Organisationen, die weltweit am elektronischen Dokumentenaustausch beteiligt sind, von erheblicher Bedeutung. Mit seiner standardisierten und sicheren Infrastruktur rationalisiert Peppol den gesamten Prozess des Austauschs von Handelsdokumenten und bietet beispiellose Vorteile. Die Geschichte von Peppol und seine Vorteile weisen Ähnlichkeiten mit den allgemeinen Vorteilen der eRechnungsstellung auf. Erfahren Sie mehr über die Vorteile der eRechnungsstellung.

Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:

• Effizienz und Automatisierung: Peppol automatisiert die Verarbeitung von Dokumenten wie eRechnungsstellung, was zu schnelleren Transaktionen und beschleunigten Zahlungen führt. Durch diese Automatisierung werden die manuelle Dateneingabe und die damit verbundenen Fehler erheblich reduziert und die Betriebseffizienz gesteigert.
• Kosteneinsparung: Durch die Eliminierung papierbasierter Prozesse und die Reduzierung des Bedarfs an manuellen Eingriffen erzielen Unternehmen erhebliche Kosteneinsparungen. Dazu gehören niedrigere Transaktionskosten und minimierte Betriebskosten.
• Standardisierung: Peppol verwendet standardisierte Formate und Protokolle, was den Austausch elektronischer Dokumente vereinfacht und Fehler reduziert.
• Sicherheit und Vertrauen: Sicherheit ist bei elektronischen Transaktionen von größter Bedeutung und Peppol zeichnet sich in dieser Hinsicht aus. Der strenge Verifizierungsprozess des Netzwerks für alle Handelspartner durch Peppol-Behörden und Peppol-IDs stellt sicher, dass jeder Teilnehmer zuverlässig ist. Dadurch wird das Risiko von Betrug oder gefälschten Rechnungen erheblich verringert und das Vertrauen der Benutzer gestärkt.
• Beachtung: Die Einhaltung lokaler und internationaler Steuervorschriften wird durch Peppol vereinfacht. Das standardisierte Format stellt sicher, dass die Dokumente den gesetzlichen Anforderungen verschiedener Rechtsordnungen entsprechen, wodurch die Komplexität grenzüberschreitender Transaktionen reduziert wird.
• Verbesserte Zugänglichkeit und Interoperabilität: Das einzigartige 4-Corner-Modell von Peppol ermöglicht eine nahtlose Interaktion zwischen den Systemen verschiedener Organisationen und erleichtert es großen und kleinen Unternehmen, sich am internationalen Handel zu beteiligen. Diese Inklusivität fördert ein dynamischeres und wettbewerbsfähigeres Geschäftsumfeld.

Im Wesentlichen macht Peppol den elektronischen Dokumentenaustausch nicht nur effizienter und sicherer, sondern unterstützt auch die Einhaltung von Vorschriften und senkt die Betriebskosten. Durch den leichteren Zugang zu internationalen Märkten trägt Peppol zum allgemeinen Wachstum und zur Effizienz der Weltwirtschaft bei.

Peppol wird von einer Vielzahl von Organisationen in ganz Europa und darüber hinaus eingesetzt, darunter:

• Behörden: Viele Regierungsbehörden in ganz Europa haben Peppol für elektronische Beschaffungsprozesse eingeführt. Dazu gehören Stellen, die für das öffentliche Beschaffungswesen zuständig sind, Steuerbehörden und andere staatliche Stellen.
• Lieferanten: Unternehmen, die Waren und Dienstleistungen an Regierungsbehörden oder andere Organisationen liefern, die Peppol verwenden, nutzen das Framework häufig, um elektronische Rechnungen zu versenden, Bestellungen zu erhalten und andere beschaffungsbezogene Dokumente auszutauschen.
• Käufer: Organisationen, die Waren und Dienstleistungen beschaffen, darunter Regierungsbehörden, große Unternehmen und andere Institutionen, nutzen Peppol, um elektronische Rechnungen zu erhalten, Bestellungen zu versenden und andere beschaffungsbezogene Dokumente mit ihren Lieferanten auszutauschen.
• Dienstleister: Es gibt auch Dienstleister, die Peppol-konforme Lösungen anbieten, um die eRechnungsstellung und andere Beschaffungsprozesse für Unternehmen und Behörden zu erleichtern. Diese Dienstanbieter bieten möglicherweise Softwareplattformen, Integrationsdienste und andere Tools an, mit denen Unternehmen eine Verbindung zum Peppol-Netzwerk herstellen können.

Der Beitritt zum Peppol-Netzwerk bietet Unternehmen eine robuste Plattform für den Dokumentenaustausch. Der Verbindungsprozess ist so konzipiert, dass er unkompliziert ist und es Unternehmen jeder Größe ermöglicht, die Standards von Peppol einfach zu übernehmen und zu implementieren. Aber es bleiben Herausforderungen.

Herausforderungen mit Peppol eRechnungsstellung

Während die eRechnungsstellung mit Peppol schnellere und reibungslosere Verbindungen zwischen Handelspartnern ermöglicht, erfordert sie für beide Seiten immer noch einen erheblichen Aufwand. Hier ist, was beteiligt ist:

• Lieferanten, die Rechnungen versenden möchten, müssen ihr ERP-Exportformat mit dem Standard-Message-Exchange-Format (UBL) von Peppol abgleichen.
• Alle wesentlichen Informationen, die für die Zuordnung zur UBL-Rechnung erforderlich sind, müssen im ERP-System des Lieferanten verfügbar sein.
• Es gibt auch länderspezifische Anforderungen zu beachten.
• Vor der Annahme von Eingangsrechnungen muss das ERP-Format des Käufers mit dem Austauschformat von Peppol synchronisiert werden.

Optimieren Sie Ihr Geschäft mit Peppol: Billtrust als Ihr vertrauenswürdiger Partner

Haben Sie Schwierigkeiten, sich in der Komplexität von Peppol und eRechnungsstellung zurechtzufinden? Sie sind nicht allein. Obwohl alle Peppol Service Provider Verbindungen zu Peppol ermöglichen, kann sich der Umfang der von ihnen angebotenen Dienstleistungen erheblich unterscheiden. Einige bieten lediglich grundlegende Konnektivität, während andere eine umfassende Suite von Diensten bieten.

Billtrust ist ein zertifizierter Peppol-Dienstanbieter und Zugangspunkt in den Niederlanden und Polen und bietet zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Berichts aktiv Dienste in neun Ländern an, darunter Frankreich und Deutschland, wo die eRechnungsstellung auf dem Peppol-Netzwerk basiert.

Das Senden von eRechnungen über Peppol mit Billtrust ist unkompliziert:

1. Lieferant sendet UBL 2.2-Datei: Sie senden Ihre Rechnungsdatei über eine sichere Verbindung (SFTP oder API) an Billtrust.
2. Billtrust wandelt die Datei um: Wir konvertieren Ihre Datei aus Gründen der Netzwerkkompatibilität in das Format Peppol BIS 3.
3. Validierung und Lieferung: Billtrust validiert Ihre Rechnung und sendet sie sicher über das Peppol-Netzwerk an den Dienstanbieter oder Access Point des Käufers.
4. Käufer erhält die Rechnung: Der Käufer erhält Ihre E-Rechnung nahtlos über den von ihm gewählten Anbieter.
5. Status-Updates: Sie erhalten übersichtliche Status-Updates und etwaige Fehlermeldungen zu Ihren Rechnungen.

Billtrust geht weit über die reine Peppol-Konnektivität hinaus. Das Navigieren in der riesigen Landschaft von Rechnungsnetzwerken, Kreditorenbuchhaltungssystemen und behördlichen Plattformen ist für Lieferanten eine gewaltige Aufgabe, die oft viel Zeit, Komplexität und finanzielle Ressourcen erfordert.

Glücklicherweise hat Billtrust diese wichtigen Verbindungen geknüpft und den Zugang für Kunden über den Billtrust Connectivity Service optimiert. Dies wird durch Dienstleistungen wie nahtlose ERP-Integration, Compliance-Überwachung, Dokumentenarchivierung, ausgefeilte Analysen und umfassendes Management des Debitorenbuchhaltung-Zyklus weiter verbessert, die das gesamte Spektrum der von Billtrust angebotenen Lösungen abdecken.