Der digitale Wandel in der Debitorenbuchhaltung: Intelligentere Strategien, bessere Ergebnisse

Herausforderungen gibt es allgegenwärtig bei der Implementierung der digitalen Transformation im Finanz- und Debitorenbuchhaltungsbereich, aber wie meistern Sie sie? Lernen Sie aus erster Hand von Führungskräften aus dem Finanzbereich, die Hürden überwunden und Herausforderungen in Chancen verwandelt haben.

Während eines kürzlich vom Controllers Council veranstalteten Webinars mit dem Titel "The Digital Shift in der Debitorenbuchhaltung: Smarter Strategies, Better Outcomes" teilten Joy Mbanugo, CFO bei CXAI, Todd Bailey, CBO bei X-Golf, und Mike Passifione, VP Payments bei Billtrust, ihre Erfahrungen und Erkenntnisse zur KI-gesteuerten Automatisierung im Finanz- und Rechnungswesen sowie die Herausforderungen, mit denen sie bei der Umsetzung digitaler Transformationsprojekte konfrontiert waren.

Sie haben die Podiumsdiskussion verpasst? In diesem Artikel entdecken Sie umsetzbare Strategien, um Automatisierungsbarrieren zu überwinden, den Erfolg zu messen und KI für einen effizienteren Debitorenbuchhaltung-Prozess zu nutzen. Möchten Sie sich die Aufzeichnung ansehen?

Rationalisierung von Debitorenbuchhaltung: Herausforderungen, Strategien und Chancen

Während die Mehrheit der Unternehmen die Debitorenbuchhaltung-Automatisierung erforscht, hat etwa die Hälfte den Sprung noch nicht gewagt. Das sagen unsere Webinar-Teilnehmer.

Dies unterstreicht sowohl das wachsende Interesse an Automatisierung als auch das Potenzial für Finanzführungskräfte, von Early Adopters zu lernen.

Beheben von Problemen bei der Abrechnung zum Monatsende

Todd Bailey erzählte von einer der größten Herausforderungen, mit denen er bei einem früheren Softwareunternehmen konfrontiert war: die Automatisierung des Abrechnungsprozesses zum Monatsende. Dies war besonders schwierig bei nutzungsbasierten Rechnungen, die an bestimmte Kundenschwellenwerte gebunden waren: "Anfangs haben wir Nutzungsdaten manuell gesammelt, verarbeitet und hochgradig personalisierte Rechnungen erstellt, was zeitaufwändig und ineffizient war. Die Kunden benötigten oft detaillierte Rechnungen, einschließlich Daten auf Benutzerebene, da sie an ihre eigenen Kunden weiterverkauften."

Um dies zu erreichen, konzentrierte er sich darauf, den Prozess Schritt für Schritt zu automatisieren. Der kleine Start ermöglichte es seinem Team, frühe Siege zu erzielen und sich allmählich zu verbessern, um nicht überwältigt zu werden, alles auf einmal anzugehen. Dieser stufenweise Ansatz erwies sich als effektiv, um den Prozess der Rechnungserstellung zu rationalisieren.

Von der teilweisen zur vollständigen AR-Automatisierung

Joy Mbanugo ist seit August 2024 bei ihrem jetzigen Arbeitgeber tätig und arbeitet mit einem teilautomatisierten Debitorenbuchhaltungsprozess, der noch deutlich verbesserungswürdig ist. Derzeit sind etwa 40 % des Prozesses automatisiert, wobei 60 % noch optimiert werden müssen.

Während einige Tools bereits vorhanden sind – wie z. B. ein Genehmigungssystem, das sich in das ERP integrieren lässt, um Rechnungen zu erstellen – bleibt ein Großteil des Workflows manuell. Aufgaben wie E-Mail-Korrespondenz und das Weiterleiten von Rechnungen an Kunden werden nach wie vor manuell erledigt, was Möglichkeiten zur weiteren Optimierung aufzeigt. Ihr Ziel ist es, Tools wie CRM-, Vertrags-, Genehmigungs- und ERP-Systeme über APIs zu verbinden, um einen besseren Workflow zu schaffen.

"Wir konzentrieren uns darauf, Bereiche zu identifizieren, in denen wir menschliche Fehler reduzieren, Arbeitsabläufe rationalisieren und alles effizienter gestalten können."

Joy Mbanugo

Die Automatisierung hört nicht bei der Rechnungsstellungauf, sondern erstreckt sich auch auf die Rationalisierung von Zahlungen und die Gewährleistung schneller, effizienter Transaktionen, sagt Passifione: "Das Ziel ist es, eine Technologie zu implementieren, die zufriedene Mitarbeiter und kundenfreundliche Tools für einfachere Zahlungen schafft. Während die Rechnungsstellung ein wesentlicher Vorteil ist, haben viele Lieferanten Probleme mit der Bargeldanwendung, wenn Käufer Zahlungen tätigen, ohne Überweisungsübersicht zu senden. Ohne ordnungsgemäße Überweisungsübersicht können Zahlungen nicht effektiv angewendet werden, was heute für viele Lieferanten eine häufige Herausforderung darstellt.

Automatisierung wichtiger AR-Funktionen

Mike Passifione kommentiert die obige Umfrage und hebt die wachsende Bedeutung der Nutzung von KI und Analysen zur Automatisierung von Kredit- und Inkassoprozessen im Bereich der Debitorenbuchhaltung hervor: "Tools wie KI-gesteuerte Berichterstattung und KI-Assistenten bieten sofortige, detaillierte Einblicke, um Kreditentscheidungen zu unterstützen und Inkasso zu priorisieren. Da die Zulieferer diese Technologien annehmen, wächst der Wert der Rationalisierung dieser Funktionen weiter, und im kommenden Jahr werden weitere Fortschritte erwartet."

Überwindung von Automatisierungsbarrieren: Priorisierung, Widerstand und ROI

Auf die Frage nach den Herausforderungen beim Übergang von manuellen Prozessen zur Automatisierung teilte Joy Mbanugo ihre Erfahrungen aus der Arbeit in fünf verschiedenen Unternehmen mit. Ein wiederkehrendes Problem, mit dem sie konfrontiert war, war die Schwierigkeit der Priorisierung und Ressourcenzuweisung innerhalb der Finanz- und Buchhaltungssysteme. Oft werden bestimmte Teams oder Bereiche des Unternehmens priorisiert, während andere, wie z. B. Back-Office-Funktionen, unterfinanziert und auf manuelle Prozesse angewiesen sind. Mbanugo erinnert sich zum Beispiel an die Implementierung eines Inkassotools, das aufgrund mangelnder Automatisierung immer noch einen erheblichen manuellen Aufwand erforderte.

Todd Bailey weiß aus erster Hand, dass die Einführung von Automatisierung nicht immer einfach ist. "Ob es um die Automatisierung manueller Aufgaben oder die Implementierung von Business-Intelligence-Lösungen geht, es besteht immer die Notwendigkeit, Menschen zu überzeugen und zu konvertieren, sowohl innerhalb von Teams als auch funktionsübergreifend. Als Führungskraft musste ich die Rolle eines internen Vertriebsmitarbeiters einnehmen – die Vision im gesamten Unternehmen umsetzen, Zweifel ausräumen und die Akzeptanz im gesamten Unternehmen aufbauen."

Passifione stimmt den Erfahrungen von Mbanugo und Bailey zu: "Wir hören oft von unseren Lieferanten, dass es ein Problem der IT-Bandbreite oder der Kosten ist. Ein Blick auf Ihre Zahlungsprozesse kann jedoch erhebliche ROI-Möglichkeiten aufzeigen. Die Rationalisierung und Automatisierung der Zahlungsannahme kann zu erheblichen Einsparungen – oft im siebenstelligen Bereich – führen und die Effizienz verbessern. Durch die Analyse der Zahlungspraktiken können Lieferanten überzeugende Argumente für Entscheidungsträger wie CFOs schaffen, um diese Veränderungen zu priorisieren."

"Wir haben den größten Erfolg erzielt, wenn wir den Fokus verlagert und die Verbesserungen des Kundenerlebnisses demonstrieren, die unsere Kunden als Ergebnis dieser Änderungen genießen werden", sagt Passifione. "Dieser Ansatz durchbricht immer wieder das anfängliche Zögern, insbesondere wenn wir die Auswirkungen aus Sicht des Kundenerlebnisses klar aufzeigen und quantifizieren können. Aus meiner Sicht haben wir hier große Erfolge mit unseren Kunden erzielt."

Erfolgsmessung bei der AR-Automatisierung

Wie messen Sie den Erfolg der AR-Automatisierung? Todd Bailey konzentriert sich auf wichtige Kennzahlen wie die Reduzierung der Zahlungstage und die Messung der Prozessdauer vor und nach der Automatisierung. "Wir übersetzen diese Verbesserungen auch in finanzielle Begriffe, indem wir die Investitionskosten im Vergleich zu den Einsparungen darstellen", erklärt er. "Außerdem geht es in einem wachsenden Unternehmen nicht nur darum, heute zu sparen, sondern auch darum, sicherzustellen, dass die Prozesse mit zunehmendem Volumen effektiv skaliert werden können, um den Problemen von morgen einen Schritt voraus zu sein." Für Bailey liegt der wahre Wert der Automatisierung jedoch nicht nur in den Zahlen. Es liegt in den immateriellen Vorteilen – wie einem weniger gestressten Team und mehr Lächeln am Monatsende.

Mit dem Verständnis der wichtigsten KPIs von Lieferanten beginnt alles, sagt Passifione und erklärt, wie Billtrust seine Kunden unterstützt: "Wir helfen Lieferanten, ihre Ziele zu erreichen. Durch einen detaillierten Prozess stellen wir Debitorenbuchhaltung-Automatisierungstools zur Verfügung, die den ROI eindeutig aufzeigen. Unser Fokus liegt auf der Identifizierung der Ziele – sei es die Verbesserung der DSO, die Verbesserung der Tage bis zur Bezahlung oder die Optimierung des Betriebskapitals – und die Erzielung von Ergebnissen. Regelmäßige Check-ins stellen sicher, dass wir diese Ziele erreichen und den Erfolg vorantreiben."

KI und die Vision für die Zukunft

Eines der wichtigsten Projekte von Mbanugo in diesem Jahr ist die Fokussierung auf die Prozessverbesserung in allen Funktionen, nicht nur im Finanzwesen, sondern auch im operativen Betrieb. "Ich habe mich leidenschaftlich dafür eingesetzt, manuelle Prozesse zu identifizieren und zu rationalisieren. Jetzt, da ich in einem KI-First-Unternehmen arbeite, erforsche ich, wie man AR- und FP&A-Agenten erstellen und einsetzen kann, um die Effizienz zu steigern – nicht um Menschen zu ersetzen, sondern um uns zu helfen, schneller und intelligenter zu arbeiten." Sie erwähnt die Auswirkungen eines KI-gestützten Agenten oder virtuellen Assistenten , um Analysen zu verbessern, Erinnerungen an überfällige Rechnungen zu automatisieren oder die Inkassokommunikation auf kundenfreundliche Weise zu optimieren. Die Nutzung von KI zur Personalisierung der Debitorenbuchhaltung-Kommunikation hat für Finanzführungskräfte oberste Priorität.

Mbanugo glaubt, dass die Zukunft vollständig nahtlose und integrierte Systeme beinhalten wird, die mühelos miteinander kommunizieren. In allen Unternehmen könnten wir sehen, dass intelligente Agenten zusammenarbeiten, anstatt sich auf ein einzelnes Tool mit integrierter KI zu verlassen. Stattdessen könnten mehrere Tools – wie ERPs, CRMs, Genehmigungssysteme, Vertragstools, IT-Tools und Codierungstools – zusammenarbeiten, um Arbeitsabläufe zu rationalisieren und Unternehmen dabei zu helfen, im breiteren Finanzumfeld effizienter zu arbeiten.

Mbanugo stellt sich eine Zukunft vor, in der alles zusammenpasst und ein nahtloser Ablauf für die gesamte Organisation entsteht: "Im Finanz- und Rechnungswesen macht die Automatisierung bereits erhebliche Fortschritte, insbesondere bei der Beschleunigung von Prozessen wie dem Finanzabschluss. Stellen Sie sich vor, Sie könnten in nur wenigen Tagen schließen – das ist die Art von Zukunft, die ich mir vorstelle."

"Es geht nicht nur darum, bestimmte Bereiche zu automatisieren; es geht darum, ein kohärentes, effizientes KI-System auf der ganzen Linie zu schaffen."

Joy Mbanugo, CFO, CXAI

Genau diese Vision strebt auch Passifione an. Er sieht die nahtlose Integration von Technologie in ERP-Systeme als die ultimative Quelle der Wahrheit für jeden Lieferanten. Und er hofft auf das endgültige Ende der Scheckzahlungen: "Schecks sind zwar kostengünstig für Lieferanten und Händler, aber sie sind mit vielen Problemen verbunden, von Überweisungsübersicht-Problemen bis hin zu Ineffizienzen bei der Bargeldanwendung. Heute gibt es so viele fortschrittliche Zahlungsmethoden."

Passifione fährt fort: "Ich bin fest davon überzeugt, dass wir irgendwann ein Gleichgewicht finden werden – Händlern und Lieferanten einen Wert bieten, der mit Kreditkarten vergleichbar ist, aber mit Kosten, die näher an Automated Clearing House (ACH) oder irgendwo dazwischen liegen. Die Technologie wird diesen Wandel zweifellos vorantreiben, und wenn er stattfindet, wird es ein großer Durchbruch für die Debitorenbuchhaltung sein."