Stellen Sie sich vor, Sie könnten das Umsatzpotenzial Ihres Unternehmens über Nacht steigern – nicht durch die Einführung eines neuen Produkts oder einer neuen Dienstleistung, sondern durch die Optimierung Ihrer Zahlungsrichtlinien, um Gelder schneller zu erfassen.
Die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens hängt vom Cashflow ab, und ein gut strukturiertes Debitorenbuchhaltungssystem spielt eine entscheidende Rolle, um es stark zu halten.
Die Zahlungsrichtlinien schreiben Folgendes vor:
- Zahlungsbedingungen (bei Fälligkeit)
- Anforderungen an die Einzahlung (z. B. Einzug einer Teilzahlung im Voraus)
- Strafen für verspätete Zahlungen (z. B. Erhebung von Zinsen oder Gebühren für überfällige Rechnungen)
- Akzeptable Zahlungsmethoden
- Bearbeitungsgebühren für Kreditkarten und mehr
Sie sind die Leitplanken der finanziellen Stabilität und halten jede Transaktion auf Kurs.
Die strategische Bedeutung der Zahlungspolitik
Jede ineffiziente Zahlungspolitik ist wie ein Leck in Ihrem Cashflow-Eimer. Falsch abgestimmte Bedingungen, schwache Kreditrichtlinien und begrenzte Zahlungsoptionen schaffen kleine Risse, die das Endergebnis still und leise untergraben – in Höhe von 10 % des Jahresumsatzes, wie Untersuchungen zeigen. Es lohnt sich, genauer hinzuschauen, um zu sehen, wie viel Ihnen durch den Kopf rutschen könnte.
Wenn Sie versteckte Einnahmen in Ihren Zahlungsrichtlinien erschließen und wichtige Finanzkennzahlen wie den Collection Effectiveness Index (CEI) und die Days Sales Outstanding (DSO) verbessern möchten, sollten Sie dies als Ihre Roadmap betrachten. Sie erfahren, wie Sie Ihre Richtlinien verbessern, die richtigen Tools implementieren und proaktive Strategien anwenden können, um Ihre Sammlungen durchzusetzen, zu überwachen und kontinuierlich zu optimieren.
Sind Sie bereit, das volle Potenzial Ihrer Zahlungsrichtlinien auszuschöpfen? Lassen Sie uns eintauchen.
Verbessern Sie Ihre Richtlinien: Pro-Maßnahmen zur Beschleunigung der Gewinne
Die Definition von Zahlungsrichtlinien ist mehr als ein bürokratisches Kontrollkästchen – es geht darum, neu zu definieren, was möglich ist, um den Geldzufluss zu maximieren. Hier erfahren Sie, was Sie tun können, um zu verhindern, dass Bargeld abfließt, und um Ihre Einnahmen zu erhöhen.
Stellen Sie sich diese 3 Fragen:
1. Sind Ihre Zahlungsbedingungen so gestaltet, dass sie einen schnelleren und stärkeren Cashflow erzielen?
Die Feinabstimmung von Bedingungen auf der Grundlage datengestützter Erkenntnisse kann Ihre Erfassungsdauer verkürzen und die Kundenbeziehungen auffrischen. Ein einfaches Beispiel dafür ist die Belohnung pünktlicher Zahler mit verlängerten Laufzeiten und Skonti für vorzeitige Zahlungen, während für neue oder gefährdete Käufer Vorauszahlungen und kürzere Laufzeiten verlangt werden. Zu den weiteren Möglichkeiten gehört die Vorbereitung auf saisonale Schwankungen, indem wiederkehrende Einbrüche oder Spitzen bei den Zahlungen zu bestimmten Zeiten (z. B. Feiertage, Verlangsamungen am Quartalsende) identifiziert werden, und die Verwendung von Jahresvergleichen, um unregelmäßige Zahlungstrends aufzudecken.
2. Erzählt Ihr CEI die ganze Geschichte der Leistung Ihrer Kollektionen?
CEI bietet einen klaren, datengestützten Überblick darüber, wie gut Ihre Inkassovorgänge – und damit auch Ihre Zahlungsrichtlinien – funktionieren, und zeigt Lücken, Ineffizienzen und Verbesserungsmöglichkeiten auf. Ein Score von 80 % oder höher signalisiert eine starke Strategie, während alles unter 50 % ein Warnsignal ist, das Aufmerksamkeit erfordert.
Die Verfolgung von CEI ist nur der Anfang. Gehen Sie noch einen Schritt weiter, indem Sie Zahlungsdaten analysieren, um zu sehen, wie sich verschiedene Richtlinien auf Ihre Punktzahl auswirken. Segmentieren Sie Ihre Daten beispielsweise nach Zahlungsbedingungen – z. B. Skonti für vorzeitige Zahlungen im Vergleich zu verlängerten Laufzeiten – und vergleichen Sie die daraus resultierenden CEI-Bewertungen, um zu sehen, welche Police zu schnelleren Einzügen führt. Überprüfen und verfeinern Sie Ihren Ansatz, um den Cashflow zu optimieren.
3. Wie können Daten dazu beitragen, Zahlungsverzug einzudämmen?
Durch die Analyse vergangener Zahlungsmuster können Sie Kunden identifizieren, die durchweg zu spät zahlen, und Ihren Ansatz entsprechend anpassen. Personalisierte Erinnerungskampagnen, strategisch abgestimmte Follow-ups und proaktive Kontaktaufnahme können langsame Kostenträger zu schnellerem Handeln bewegen. Zum Beispiel haben unsere Kunden eine Verbesserung des Cashflows um bis zu 25 % und einen Rückgang der DSO um 50 % festgestellt.
Das Wichtigste ist, dass Sie sich von Ihren Daten leiten lassen sollten. Sie sitzen auf einer Goldgrube an Daten – es ist an der Zeit, sie zu schürfen. Durch die Verfolgung des Zahlungsverhaltens der Kunden können Sie Ihre Policen besser anpassen, um sowohl die Kundenbedürfnisse als auch die Cashflow-Anforderungen effektiv zu erfüllen.
Lassen Sie Ihre Kunden auf ihre Weise bezahlen
Elektronische Überweisungen (Automated Clearing House (ACH)), Kreditkarten, Online-Portale... Jede Zahlungsmethode hat ihre Vorteile, weshalb immer mehr Unternehmen mehrere Optionen anbieten, um den Kundenpräferenzen gerecht zu werden und den Cashflow aufrechtzuerhalten. Aber wenn die Einführung digitaler Zahlungen einfach wäre, wäre jedes Unternehmen bereits da.
Legacy-Systeme erschweren die nahtlose Einführung neuer digitaler Zahlungsmethoden, ohne bestehende Arbeitsabläufe zu stören. Transaktionsgebühren und Wartungskosten können sich schnell summieren, und der genaue Abgleich und die genaue Abstimmung von Transaktionen über verschiedene Systeme hinweg kann große Kopfschmerzen bereiten.
Hier sind Möglichkeiten, digitale Zahlungen zu rationalisieren und höhere Kosten zu vermeiden
- Konsolidieren Sie die Zahlungserfassung an einem Ort. Dies vereinfacht die Komplexität Ihres Zahlungsökosystems und schafft gleichzeitig einen einheitlichen "One-Stop-Debitorenbuchhaltung-Shop", an dem fast 60 % der Verbraucher Interesse bekunden.
- Optimieren Sie Kartentypen und -formate. Passen Sie Ihre Kreditkartenoptionen an die Zahlungsrichtlinien an, die für Sie am besten geeignet sind. Wissen Sie zum Beispiel, welche Kreditkartenunternehmen Ihnen die höchsten Gebühren berechnen und welche am längsten brauchen, um Ihre Zahlung zu verbuchen?
- Optimieren Sie die Kosten für die Kartenakzeptanz. Erfahren Sie, wie Sie Kreditkartenzahlungen mit höheren Datenmengen verarbeiten können, um niedrigere Gebühren von Kreditkartenausstellern zu erhalten.
- Kosten für die Rücknahmekarte für die Rückgewinnung. Das Aufladen ist eine kleine Gratwanderung mit unterschiedlichen staatlichen Regeln, Kartentypen und Kundenempfindlichkeiten, aber wenn Sie es zum Laufen bringen können, erhalten Sie die Geschwindigkeit von Kreditkarten mit den niedrigen Kosten von ACH.
Von der Politik zur Leistung: 3 Herausforderungen und 5 zielgerichtete Strategien
Die Definition von Zahlungsrichtlinien legt den Grundstein. Um Sammlungen wirklich zu beschleunigen, müssen Sie diese Richtlinien mit robusten Tools und proaktiven Strategien kombinieren, die sie durchsetzen, überwachen und kontinuierlich optimieren.
Hier sind einige häufige Herausforderungen in der zweiten Hälfte des Sammlungskampfes:
Nicht angewendete Zahlungen: Sie haben das Geld eingesammelt, aber je länger es nicht zugewiesen ist, desto mehr belastet es sowohl Ihren Cashflow als auch Ihre Kundenbeziehungen.
Indirekte Zahlungen: Sie bieten Zahlungsflexibilität, aber wenn Käufer Zahlungen über ihr eigenes ERP, ihre Bank oder ihre Kreditorenbuchhaltungsplattform abwickeln, wird der Abgleich zu einer Herausforderung.
Manuelle Prozesse: Starke Zahlungsrichtlinien werden durch mühsame Arbeit wie die manuelle Durchsetzung von Richtlinien, die Verfolgung überfälliger Gebühren und gefährdeter Kunden sowie die manuelle Eingabe von Kreditkartendaten blockiert.
5 Strategien, die das Spiel für Sammlungen verändern werden
1. Verwandeln Sie die Automatisierung in Ihren Debitorenbuchhaltung-Vorteil
Wenn die Automatisierung für Sie funktioniert, wird Ihr Debitorenbuchhaltung-Betrieb zu einem Kraftpaket. Intelligente Systeme verfolgen überfällige Zahlungen mit personalisierten, perfekt getimten Erinnerungen. Die Zahlungssicherheit wird erhöht, da Kartentransaktionen für eine PCI-konforme Verarbeitung automatisch umgeleitet werden. Zahlungen werden automatisch mit beispielloser Geschwindigkeit und Genauigkeit mit Rechnungen abgeglichen und vieles mehr. Viele Unternehmen, mit denen Billtrust zusammenarbeitet, haben signifikante Ergebnisse erzielt: Sie haben die Produktivität um bis zu 80 % gesteigert, die Kosten für die Zahlungsannahme um durchschnittlich bis zu 30 % gesenkt und Matching-Raten von bis zu 95 % erreicht.
2. Optimieren Sie mit Predictive Insights und Agentic AI Agents
Die Automatisierung ist nur der Anfang. KI ist in der Welt der Debitorenbuchhaltung deutlich gereift. Haben Sie schon davon gehört, dass sich generative KI zu agentischen KI-Agenten entwickelt, die autonom im Namen Ihres Teams agieren können? Fortschrittliche KI-Analysen, generative KI und agentische KI ermöglichen es Teams, einen datengesteuerten Debitorenbuchhaltung-Prozess (O2C) zu entwickeln, der die Zahlungsrichtlinien kontinuierlich und mit weniger menschlichem Eingreifen optimiert. Gefährdete Konten werden sofort gekennzeichnet, Verspätungsgebühren werden schnell erhoben und Konversations-KI liefert datengesteuertes Echtzeit-Feedback zu Ihren KPIs und der Wirksamkeit Ihrer Policen – ganz zu schweigen von personalisierten Rechnungsverfolgungs-E-Mails für Ihr Inkassoteam.
Sind Sie bereit zu sehen, was über die AR-Automatisierung hinausgeht? Beginnen Sie Ihre Reise hier →
3. Stärken und rationalisieren Sie mit einer digitalen Lockbox
Digital Lockboxes vereinen Geschwindigkeit, Sicherheit und nahtlose Integration und ermöglichen es sowohl Käufern als auch Lieferanten, Zahlungen über eine Verbindung zu rationalisieren, die mit mehreren AP-Anbietern, Kartenausstellern, Banken und ERP-Systemen zusammenarbeitet. Die Lösung gleicht Zahlungen aus verschiedenen Kanälen automatisch mit den richtigen Rechnungen ab und aktualisiert Ihre Buchhaltungsunterlagen in Echtzeit.
Erfahren Sie mehr über Digital Lockboxes und wie sie funktionieren →
4. Integration für vollständige Cashflow-Transparenz
KI erschließt leistungsstarke Erkenntnisse zur Optimierung von Zahlungsrichtlinien und Cashflows, aber ihr wahres Potenzial wird nur in einem vollständig integrierten Ökosystem ausgeschöpft, das Banken, ERPs und Zahlungsplattformen verbindet. Suchen Sie nach einem Anbieter, der sich an Ihren Geschäftsregeln orientiert und über eine einheitliche Technologieplattform verfügt, die eine nahtlose Integration in jedes von Ihnen verwendete System gewährleistet.
5. Kundenkommunikation neu denken
Gestalten Sie Kollektionen weniger wie ein Streben und mehr wie eine Partnerschaft. Tauschen Sie generische E-Mails gegen personalisierte, proaktive Kontaktaufnahme aus, die routinemäßige Follow-ups in sinnvolle Verbindungen verwandelt. Agentische KI kann hier äußerst hilfreich sein, indem sie Daten in Sekundenschnelle verarbeitet, um Nachrichten zu erstellen, die sich von der Masse abheben und schnellere Zahlungen ermöglichen, ohne dass die Teams einen Finger rühren müssen.
Optimieren Sie Ihre Zahlungsrichtlinien, maximieren Sie den Cashflow und fördern Sie Ihr Geschäftswachstum. Billtrust macht es Ihnen leicht.
