Zögern Sie, Ihren Kunden mehrere Zahlungsmethoden anzubieten? Viele Unternehmen teilen diese Meinung, denn die Bereitstellung von mehr Zahlungsoptionen zwingt Sie dazu, etwas Kontrolle aufzugeben. In einigen Fällen können Ihnen sogar höhere Kosten entstehen, z. B. wenn sich Ihre Käufer dafür entscheiden, mit einer Kreditkarte zu bezahlen. Dabei geht es noch nicht einmal um die Back-End-Logistik des Abgleichs von Zahlungen mit Rechnungen, wenn Sie mehr Zahlungsmethoden auf Ihrem Bankkonto haben.
Die Kosten können sich erheblich anfühlen, sowohl in Bezug auf harte Kosten als auch auf zusätzliche Arbeit. Es gibt jedoch Möglichkeiten, diese Kosten zu bewältigen und gleichzeitig mehr Zahlungsoptionen für Kunden anzubieten.
Indem Sie kluge politische Entscheidungen treffen und sich auf Technologie verlassen, können Sie die Kontrolle behalten und Ihrem Unternehmen mit einem verbesserten Cashflow und einer optimierten Zahlungsabwicklung zugute kommen.
Kunden wünschen sich mehrere Zahlungsmethoden
Sicherlich könnten Sie Ihre Zahlungsmethoden fest im Griff haben, aber das ist nicht das, was die Kunden wollen. Sie erwarten, dass sie selbst entscheiden können, wie sie Zahlungen veranlassen. Zum Beispiel kann es sein, dass ein Käufer mit knappen Kassen Zahlungen mit einer Kreditkarte tätigen möchte – oder sogar muss –, um das Bargeld auf seinen Konten zu erhalten.
Wenn Sie mehrere Zahlungsoptionen anbieten, werden Sie Ihre Kunden während des Kaufprozesses zufrieden stellen. Riskieren Sie nicht, sie zu verlieren, wenn die Zahlungsoptionen zu einem Knackpunkt werden und sie ihr Geschäft einfach woanders hin verlagern.
Für viele Unternehmen löst die Annahme von Kreditkartenzahlungen die größte Angst aus. Es gibt jedoch Möglichkeiten, Kartenzahlungen – oder andere Zahlungsoptionen für Kunden – zuzulassen und gleichzeitig die Kontrolle zu behalten. Der Schlüssel ist die durchdachte Implementierung der Akzeptanz zusätzlicher Zahlungsmethoden, einschließlich der Kunden, auf die Sie diese Optionen unter welchen Umständen ausweiten.
Legen Sie eine Unternehmensrichtlinie für Zahlungen fest
Wenn Ihr übergeordnetes Ziel darin besteht, das beste Kundenerlebnis zu schaffen, würden Sie alle Zahlungsmodalitäten öffnen. Die Geschäftsrealität sieht jedoch ganz anders aus. Manchmal ist es sinnvoller, Ihre Richtlinie auf bestimmte Szenarien auszurichten.
Sie können beispielsweise bestimmten Kunden oder früher im Lebenszyklus einer Rechnung mehr Zahlungsoptionen anbieten. Sie erstellen eine Zahlungsrichtlinie mit konkreten Geschäftsergebnissen, beispielsweise einer schnelleren Zahlungsabwicklung oder der Schaffung eines nahtlosen Erlebnisses für VIP-Kunden.
Mit Billtrust können Sie diese Entscheidungen während des Kunden-Onboarding-Prozesses treffen.
"Sie könnten sich entscheiden: 'So werde ich heute das Schachbrett sehen, wer wann mit was bezahlen kann'", sagt Kunal Patel, VP of Payments Strategy bei Billtrust. "Wenn sich Ihre finanzielle Situation oder Ihre Strategie ändert, haben Sie die Möglichkeit, das Ruder herumzureißen und eine Zahlungsrichtlinie zu erstellen, die Ihre Unternehmenspolitik besser widerspiegelt."
Setzen Sie Ihre Zahlungsrichtlinie durch
Die politische Kontrolle erfolgt auch durch die Durchsetzung. Möglicherweise stellen Sie fest, dass Ihre Kunden später bezahlen, was häufig der Fall ist, wenn eine Richtlinie für verspätete Zahlungen nicht durchgesetzt wird. Ihre Kunden zahlen zwei Tage zu spät, und es passiert nichts. Auf der nächsten Rechnung zahlen sie 10 Tage verspätet. Wenn es keine Nachverfolgungen und keine Kontrollen gibt, wird es zu einer Abwärtsspirale, die sich auf Ihre gesamten Außenstandsverkäufe (DSO) auswirkt.
Nutzen Sie Technologie, um die Zahlungsabwicklung zu vereinfachen
Eines der komplexesten Themen bei der Kartenzahlung ist die Akzeptanz von virtuellen Karten. Die Akzeptanz von Karten öffnet diese Büchse der Pandora, und Debitorenbuchhaltung-Teams können Schwierigkeiten haben, diese Zahlungen zu verarbeiten.
Es kann sein, dass Sie Hunderte von E-Mails von Banken mit virtuellen Kartennummern erhalten, und dann müssen Sie und Ihr Team die notwendigen Informationen aus den E-Mail-Benachrichtigungen extrahieren. Darüber hinaus müssen Sie die PCI-Konformität sicherstellen und die Zahlung mit einer Rechnung abgleichen.
Bei Billtrust haben wir eine Digital Lockbox, die auf unserem Business Payments Network läuft. Diese Softwareschicht löst die Workflow-Herausforderungen bei der Annahme virtueller Kartenzahlungen, indem sie relevante Informationen aus E-Mails extrahiert und anhand von Geschäftsregeln abgleicht.
Die nachgelagerte Auswirkung ist, dass Ihr Bargeldantragsprozess durch eine leistungsstarke Matching-Technologie unterstützt wird. Es nutzt maschinelles Lernen und KI, um die verschiedenen E-Mail-Benachrichtigungen, die Sie erhalten, zu verarbeiten und die Probleme zu lösen, mit denen viele Unternehmen konfrontiert sind.
Überwachen Sie Ihre Debitorenbuchhaltung mit leistungsstarken Analysen
Natürlich ist das Anbieten zusätzlicher Zahlungsmethoden oft mit allgemeinen Veränderungen verbunden, die Sie vornehmen möchten, um Ihre DSO zu verbessern. Um zu wissen, wann Sie Änderungen vornehmen müssen, identifizieren Sie zunächst spezifische Trends oder Änderungen im Kundenverhalten.
Es wäre fast unmöglich herauszufinden, warum Ihre DSO in einer manuellen Umgebung zunimmt. Zumindest würde dies einen erheblichen Teil der Analyse erfordern. Mit den Billtrust-Dashboards und den von uns angebotenen Analysen können Sie Trends erkennen. Wenn Sie feststellen, dass Ihre Kunden später mit der Zahlung beginnen, können Sie einen Drilldown in die spezifische Untergruppe der Kunden durchführen, die später zahlen.
Mit diesen Daten können Sie fundiertere Entscheidungen über das Anbieten mehrerer Zahlungsmethoden treffen, und zwar auf eine Weise, die sowohl für Ihre Kunden als auch für Ihr gesamtes Unternehmen sinnvoll ist.
