Die andere Seite der Medaille: Steigende Zahlungskosten überdenken

Zum ersten Mal seit zwei Jahren haben Visa und Mastercard ihre Interbankenentgelte für Kreditkarten für Händler erhöht. Das war eine große Geschichte im Jahr 2022. Zusammen mit der Inflation und Lieferengpässen verursachte dies viel Stress für die Unternehmen.

Viele Unternehmen versuchen, ihre Kreditkartengebühren zu senken. Und es gibt viele Möglichkeiten, dies zu tun. Wir werden sie alle am Ende dieses Artikels durchgehen.

Aber der Versuch, die Kreditkartenkosten zu senken, liegt auf der Hand. Das Erkennen und Reduzieren Ihrer gesamten Zahlungsakzeptanzkosten ist revolutionär. Und das ist die große Idee, auf die wir uns konzentrieren werden.

Wir drehen die sprichwörtliche Münze um und betrachten die oft unsichtbare Seite. Lassen Sie uns die versteckten Kosten der Zahlungsakzeptanz untersuchen und erfahren, was Sie dagegen tun können.

Lieferanten neigen dazu, die Akzeptanz von Kreditkarten und die damit verbundenen Gebühren als notwendiges Übel zu betrachten. Wir sehen oft, dass Anbieter Karten mit anderen Zahlungsmodalitäten wie Scheck und Automated Clearing House (ACH) vergleichen, die sie als "kostenlos" empfinden.

Das stimmt nur in einem sehr begrenzten Sinne. Gebühren sind ein Aspekt der Kosten für die Zahlungsannahme. Sie sind am offensichtlichsten, weil sie diejenigen sind, die auf der Aussage ausgesprochen sind. Wir nennen sie harte Kosten, weil sie fest sind.

Aber auch die Arbeitskosten sind ein wichtiger Faktor. Das Gleiche gilt für die Kosten von DSO oder den Nichtzugriff auf Ihr Geld für einen bestimmten Zeitraum. Laufzeit ist teuer. Die Laufzeit ist mit Opportunitätskosten, inflationärer Verringerung der Kaufkraft und Zinszahlungen verbunden, wenn Kapital geliehen werden muss. Wir bezeichnen diese fließenderen Inputs als weiche Kosten.

Also, keine Zahlungsakzeptanzmodalität ist "kostenlos". Wenn Lieferanten Kreditkarten mit Automated Clearing House (ACH) und Schecks vergleichen wollen, müssen sie diese vergleichen und dabei alle ihre Kosten anerkennen, was schwierig ist.

Die Zahlen jedes Einzelnen variieren, aber die folgende Tabelle sollte einen Leitfaden für die harten und weichen Eingaben geben, die Sie berücksichtigen müssen.

Ihre Kunden lieben es, Sie mit Kreditkarten zu bezahlen – und das kann ein Druckmittel sein. Da Kartenzahlungen so viele Vorteile für die Kreditorenbuchhaltung der Transaktion versprechen (Float und Rabatte), haben Billtrust-Kunden enorme Erfolge bei der Aushandlung kürzerer Laufzeiten mit ihren Käufern im Austausch für die Annahme von Kartenzahlungen erzielt.

Dies hat sich in allen Unternehmensgrößen bewährt. Die Karte wird einfach schneller bezahlt. Und das nicht nur von Käufern, die sich auf strengere Zahlungsbedingungen einigen. Die tatsächliche Geschwindigkeit ist anders, da die Kartenverarbeitung bis zu 4 Tage früher als bei Automated Clearing House (ACH) ist. Und sie schlagen Scheckzahlungen noch bequemer, weil sie keine Zeit mit der Post verbringen.

Anstatt sich also nur auf die Senkung Ihrer Kreditkartengebühren zu konzentrieren, empfehlen wir Ihnen, zuerst Karten zu nutzen und sich auf die Senkung Ihrer DSO zu konzentrieren. Verpflichten Sie Ihre Kunden zu strengeren Bedingungen und gelangen Sie schneller von der Zahlungsausführung zum Eingang.

Aber es gibt noch mehr, was Sie tun können, um DSO durch Kreditkartenakzeptanz zu reduzieren.

Die Mathematik wird für jeden ein wenig anders aussehen, aber wir haben ein Diagramm mit Beispieldaten erstellt, das nützlich sein kann, um die Kosten für virtuelle Kartengebühren mit den Kosten für die Laufzeit zu vergleichen.

In diesem Diagramm berücksichtigen wir drei Aspekte des Begriffs:

1. Die Opportunitätskosten, die entstehen, wenn kein Kapital investiert wird, das an die Laufzeit gebunden ist
2. Die Kosten für den Einzug von Zahlungen
3. Die Kosten der Inflation, die während der Laufzeit auftritt

So wie ein verstellbarer Schreibtisch besser für einen menschlichen Arbeiter geeignet ist, eignen sich Kreditkartenzahlungen besser für digitalisierte Debitorenbuchhaltungsprozesse.

Schecks sind in modernen Organisationen ineffiziente Zahlungsmittel. Doch Automated Clearing House (ACH)-Zahlungen, auch wenn sie digital erfolgen, sind mit Eigenheiten verbunden, die oft Handarbeit erfordern.

Mit Automated Clearing House (ACH) geht das Geld auf Ihr Konto ein, die Überweisungsübersicht ist jedoch separat und wird oft per E-Mail übermittelt. Viele Unternehmen beschäftigen Debitorenbuchhaltung-Spezialisten, die ihren gesamten Arbeitstag damit verbringen, Überweisungsübersicht-E-Mails zu öffnen, die Zahlungsdaten in ERPs einzugeben und im Bargeldanwendungsprozess Zahlungen mit Rechnungen abzugleichen.

Es ist ergonomisch bedauerlich. Kreditkartenzahlungen sind jedoch nur geringfügig besser. Sie werden in der Regel in einer E-Mail verschickt, der eine speziell für die Zahlungs- und Überweisungsübersicht erstellte virtuelle Kreditkartennummer beigefügt ist. Aber um die Zahlung zu verarbeiten und zu buchen, muss immer noch ein Mensch diese E-Mails öffnen und Daten eingeben.

Aber hier kommt Billtrust mit der ergonomischen Lösung. Sie kennen wahrscheinlich Bankschließfächer, in denen Papierschecks entgegengenommen, verarbeitet und anschließend die Überweisungsübersicht abgetippt und an Sie übermittelt werden. Wir haben eine Digital Lockbox, die dasselbe für Kreditkarten- und Automated Clearing House (ACH)-Zahlungen tut, aber vollständig automatisiert ist.

Im Zentrum der Digital Lockbox befindet sich ein E-Mail-Posteingang, in dem alle Ihre elektronischen Zahlungen gesendet oder umgeleitet werden. Billtrust öffnet und liest automatisch Zahlungs-E-Mails, verarbeitet Kreditkartenzahlungen und erfasst die Überweisungsübersicht. Billtrust Cash Application kann dasselbe für Automated Clearing House (ACH)-Zahlungen tun.

Ihr Team verbringt wahrscheinlich einen Großteil seiner Zeit mit Outlook und Gmail und öffnet und verarbeitet E-Mail-Zahlungen. All diese Zeit der Mitarbeiter ist mit Kosten verbunden. Und intelligente Tools wie die Billtrust Digital Lockbox können es Ihnen ermöglichen, diese Mitarbeiterstunden für vorteilhaftere Aufgaben umzuverteilen oder die Notwendigkeit zu beseitigen, Auftragnehmer hinzuzufügen, um das Zahlungsvolumen zu bewältigen.

Und es ist möglich, die Kosten für Ihre Arbeitskraft und Laufzeit so weit zu senken, dass die Kosten für die Kreditkartenakzeptanzgebühren vollständig entfallen.

Das ist die große Idee, die wir Ihnen aus diesem Dokument vermitteln möchten: Kreditkartenzahlungen sind mit Kosten verbunden, aber sie ermöglichen noch mehr Einsparungen, wenn Sie automatisierte Lösungen einsetzen, die die Vorteile der digitalen Natur von Kreditkartenzahlungen nutzen. 

Ok, kommen wir zur Sache. Nachdem wir nun unseren größeren Punkt zu den Laufzeit- und Arbeitskosten dargelegt haben, zeigen wir Ihnen genau, wie jedes Unternehmen seine Kreditkartenakzeptanzgebühren senken kann.

Es beginnt mit dem Verständnis der Gebühren, die sich in drei Teile unterteilen:

1. Gebühren für den Zahlungsabwickler: Dies ist das, was Sie an das Unternehmen zahlen, das die Kartenzahlung akzeptiert und an das Zahlungsnetzwerk sendet. Und diese Gebühr ist tatsächlich verhandelbar. Abhängig von dem Deal, den Sie mit Ihrem Verarbeiter aushandeln, zahlen Sie möglicherweise Interchange Plus, Flatrate, Abonnement oder gestaffelte Gebührenstrukturen. Vergleichen Sie Prozessoren und sehen Sie, was sie bieten.
2. Interbankenentgelte: Diese geht direkt an den Kartenherausgeber / die Bank. Diese Gebühren sind nicht verhandelbar, können aber je nach Höhe der Transaktion und der Branche, in der das Unternehmen tätig ist, variieren.
3. Bewertungsgebühren: Diese werden direkt an das Kreditkartennetzwerk wie Visa oder Mastercard gezahlt. Diese Gebühr basiert auf Ihrem monatlichen Umsatz und ist keine Gebühr pro Transaktion. Händler bezeichnen die kombinierte Interbankenentgelt- und Bewertungsgebühr als „ Swipe-Gebühr“.

Der effektivste Weg, Ihren Interchange-Kurs zu beeinflussen, sind die Zahlungsdaten. Bei jeder Zahlung gibt es mehrere Felder , die mit Daten gefüllt werden können. Diese Felder sind Dinge wie "Geschäftsadresse", "Steuernummer", "Produktcode", "Zielpostleitzahl" usw. Sie sind im Grunde genommen mehr Informationen über die Zahlung.

Die Kartennetzwerke kategorisieren diese Felder in Daten der Ebenen 1, 2 und 3. Daten der Stufe 1 sind erforderlich, damit eine Transaktion stattfinden kann. Die Bereitstellung von Level-2- und Level-3-Daten führt jedoch zu niedrigeren Interchange-Raten, da die Kartennetzwerke der Meinung sind, dass diese Daten beweisen, dass die Zahlung weniger wahrscheinlich betrügerisch ist.

Die schlechte Nachricht ist, dass Visa und Mastercard unterschiedlich definieren, was Daten der Stufe 2 und der Stufe 3 sind. Und es ist schwierig, Level-2- und Level-3-Daten für jede Transaktion genau zu erfassen und einzugeben.

Aus diesem Grund empfehlen wir, einen externen Zahlungsspezialisten wie Billtrust zu beauftragen, der Automatisierung und Big Data nutzen kann, um Ihre Zahlungen mit Level-2- und Level-3-Daten konsistenter zu verarbeiten.

Die Tarife sind im letzten Jahr möglicherweise gestiegen, aber wenn Sie alle in diesem Dokument beschriebenen Kosteneinsparungsstrategien nutzen, können Ihre Gesamtkosten für die Zahlungsakzeptanz erheblich sinken.

Billtrust-Gründer Flint Lane fördert nebender Automatisierung auch die Digitalisierung.

Automatisierung ist das, was wir hier bei Billtrust verkaufen. Unsere Lösungen automatisieren Prozesse über den gesamten Debitorenbuchhaltung hinweg.

Aber was automatisieren wir? Wir können die Bargeldanwendung Ihrer Papierscheckzahlungen automatisieren. Unsere Matching-Software kann Ihre Scheckzahlungen genau und sofort mit offenen Rechnungen abgleichen. Aber wir können die Post nicht automatisieren. Wenn Ihr Papierscheck 5 Tage lang in der Post ist, kann das nicht automatisiert werden.

Aus diesem Grund sind wir Verfechter digitaler Zahlungen wie Kreditkarten und Automated Clearing House (ACH). Erst wenn Sie digitale Daten mit Automatisierung zusammenführen, können Sie die Vorteile moderner AR-Lösungen voll ausschöpfen.

Wir möchten Ihnen dabei helfen, dorthin zu gelangen. Bitte wenden Sie sich an uns.

Ein Experte für Kostensenkung, Cashflow-Beschleunigung und Debitorenbuchhaltung wird sich in Kürze mit Ihnen in Verbindung setzen.