800+ Büros
mit zentralisierten AR-Praktiken
Stromlinienförmig
PCI DSS-Konformität
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Herausforderung: Kontinuierliche Ausnahmebehandlung
Express Employment Professionals helfen Unternehmen, mit intelligenter Personalbesetzung schneller voranzukommen. Hinter den Kulissen war die Debitorenbuchhaltungslösung jedoch nicht für diese Aufgabe geeignet, was das Unternehmen dazu veranlasste, einen Partner für die vollständige Automatisierung der Debitorenbuchhaltung zu suchen.
Das Unternehmen hatte zuvor mit einer anderen Debitorenbuchhaltung-Software gearbeitet, aber die Ergebnisse waren nicht überwältigend – insbesondere wenn es um die Prozesse zur Anwendung von Bargeld ging, die verwendet wurden, um Automated Clearing House (ACH)-Zahlungen mit den zugehörigen Rechnungen abzugleichen. Die Übereinstimmungsrate schwankte zwischen 20 und 30 %, so dass das Debitorenbuchhaltung-Team in kontinuierlichen Zyklen der Ausnahmebehandlung feststeckte.
Das war es, was sie auf die Suche nach etwas Besserem brachte, und sie fanden es in Billtrust.
"Nachdem wir die Korrelationsmöglichkeiten von Billtrust für Automated Clearing House (ACH) gesehen hatten, haben wir den Deal besiegelt", sagte Angela Richards, Director of Corporate Accounting, Express Employment Professionals.
Was folgte, war eine mehrjährige Transformation, die den Debitorenbuchhaltung-Betrieb neu definierte.
Lösung: Debitorenbuchhaltung-Automatisierung in 800 Büros
Gerade als die Transformation der Bargeldanwendung begann, verschob die dringende Notwendigkeit, virtuelle Kreditkartenzahlungen zu akzeptieren, die Prioritäten. Billtrust sprang vom ersten Tag an mit Flexibilität und Unterstützung ein.
"Sie haben uns geholfen, unsere Kreditkartenkrise zuerst zu lösen, ohne zu zögern", erklärte Richards. "Es war unser erster richtiger Test für die Beziehung und es hat uns bestätigt, dass wir den richtigen Partner gewählt haben. Danach machten wir genau da weiter, wo wir bei der Bargeldanwendung aufgehört hatten."
Von dort aus setzte Express Employment seinen Weg fort und entwickelte sich von Online-Zahlungen und Bargeldanwendungen zu Inkasso und Anwendung von Zuschlägen. Das Ziel: ein umfassendes, zentralisiertes Debitorenbuchhaltungssystem aufzubauen, das die Genauigkeit, Effizienz und das nicht eingesetzte Bargeld verbessert.
Die Billtrust-Plattform wurde in 800+ Büros eingeführt, wobei jedes seine eigene Inkassopraxis abwickelt. "Billtrust hat mit uns zusammengearbeitet, um die Implementierung so reibungslos wie möglich zu gestalten, und es verlief sehr reibungslos", berichtet Richards.
Ergebnis: Zentralisierung vereinfacht und spart 75 %
Heute kümmert sich Billtrust um fast alle Aspekte der Debitorenbuchhaltung des Unternehmens.
"Abgesehen von unserem ERP-System haben wir noch nie zuvor alle unsere Forderungen durch ein solches System laufen lassen", sagt Richards. "Billtrust hat Effizienzsteigerungen und Flexibilität geliefert, die wir noch nie hatten. Das hat das Spiel verändert."
Nachdem die Lösung zur Automatisierung von Bargeldanwendungen in Betrieb genommen wurde, verdreifachte sich die Automated Clearing House (ACH)-Übereinstimmungsrate des Unternehmens und stieg von 20 bis 30 % beim vorherigen Anbieter auf 70 % bei Billtrust.
Dies war der Durchbruch in Sachen Effizienz, auf den das Team gewartet hatte. Acht Teammitglieder sparten allein bei der Zahlungsabwicklung mindestens 5 Stunden pro Woche ein – schätzungsweise 2.000+ Stunden an Produktivitätssteigerungen pro Jahr.
"Unsere Match-Rate hat sich verdreifacht und wir sparen jährlich 2.000 Stunden. Ausnahmen, die früher den größten Teil des Morgens in Anspruch nahmen, sind jetzt in Minuten erledigt", sagte Richards. "Es hat den Stress reduziert, die Fluktuation reduziert und die Moral und die Arbeitsweise unseres Teams völlig verändert."
Flexibilität, Compliance, Kosteneinsparungen mit Billtrust Payments
Die Zahlungslösung von Billtrust bot dem Team sowohl Flexibilität als auch Compliance. Die Anwendung von Zuschlägen kann für jedes Kundensegment angepasst werden, was Unternehmen wie Express Employment hilft, auf die individuellen Bedürfnisse ihrer hochwertigen Kunden einzugehen. Darüber hinaus ist die PCI DSS-Konformität eine integrierte Funktion, die den Aufwand für das Debitorenbuchhaltung-Team reduziert.
"Wir mussten sicherstellen, dass alle unsere I's gepunktet und T's gekreuzt waren", erklärte Richards. "Billtrust gab uns die Gewissheit, dass wir etwas implementieren, das vollständig mit PCI DSS konform ist, aber dennoch für unsere Kunden anpassbar ist."
Und dann sind da noch die Kosteneinsparungen. Seit der Implementierung eines Zuschlagsprogramms hat Express Employment die Kosten für die Akzeptanz von Kreditkarten um 75 % gesenkt. Das Unternehmen investierte diese Einsparungen direkt in den Ausbau seiner digitalen Debitorenbuchhaltung-Transformation und bot die Billtrust Collections Automatisierungslösung allen 800 Büros an, ohne ihr Budget zu belasten. "Das war ein großer Gewinn", sagte Richards, "vor allem angesichts des Umfangs."
Überlegene Inkassoerlebnisse in 800+ Büros
Express Employment verfügt über 800+ unabhängig betriebene Inkassobüros. Die Implementierung hätte ein logistischer Albtraum sein können, aber Billtrust sorgte für einen reibungslosen Übergang von Anfang bis Ende.
"Ich bekomme immer noch jede Woche E-Mails von unseren Büros, in denen steht, wie sehr sie das Billtrust-Tool lieben. Es ist extrem benutzerfreundlich und spart ihnen so viel Zeit", betont Richards die Flexibilität der Lösung. "Es sind die kleinen Dinge, die das Erlebnis aufwerten, wie der richtige Briefkopf, fein abgestimmte Nachrichten und bürospezifische Anpassungen. Für unsere Außendienstteams machen diese Details den Unterschied."
Den Unterschied spüren auch die Kunden. "Wir haben viele großartige Rückmeldungen von Kunden zu den Vorlagen erhalten", bemerkte Richards. "Sie sind professionell, leicht zu lesen und machen die Kommunikation viel reibungsloser."
Was kommt als Nächstes?
Die enge Partnerschaft von Billtrust hat Express Employment zur ersten Anlaufstelle gemacht, wenn sich neue Herausforderungen – und Chancen – ergeben. "Wir reden ständig darüber, was als nächstes kommt. Die Liste ist noch nicht abgeschlossen, und Billtrust ist immer Teil des Gesprächs", sagte Richards.
Ein Bereich, der sie besonders begeistert, ist die Künstliche Intelligenz (KI).
"KI verändert die Debitorenbuchhaltung grundlegend, und wir wissen, dass Billtrust in diesem Bereich innovativ ist. Wir sind gespannt, wie sich das in den Tools auswirkt, die wir bereits verwenden", sagte sie. "Die Billtrust-Plattform ist zu unserer Welt geworden. Sie ist für unsere tägliche Arbeit von entscheidender Bedeutung und prägt die Zukunft unserer Debitorenbuchhaltung."