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Herausforderung: 500.000 US-Dollar an uneinbringlichen Forderungen pro Jahr

Peak Industrial ist ein führender Anbieter von Ausrüstungen und Dienstleistungen für Bau-, Transport- und Industriebetriebe. Trotz seiner operativen Effizienz sah sich das Unternehmen mit wachsenden Herausforderungen im Bereich der Debitorenbuchhaltung konfrontiert. Mit 20 Mio. $ an offenen Beträgen, 500.000 $, die jährlich durch Forderungsausfälle verloren gingen, und einem DSO (Days Sales Outstanding) von 38 Tagen führten Debitorenbuchhaltung-Ineffizienzen zu Cashflow-Problemen, die nicht ignoriert werden konnten.

"Wir hatten Probleme mit Tabellenkalkulationen. Wir konnten nicht den Überblick über alle Kunden behalten, die wir erreichen mussten, da wir jede Zahlungserinnerungs-E-Mail manuell verschickten", sagte Ryan Oaks, Finanzdirektor bei Peak Industrial. "Es war klar, dass wir einen Partner brauchten, der uns bei der Automatisierung unterstützen konnte."

Das Unternehmen wollte unbedingt einsteigen, aber es brauchte die richtige Debitorenbuchhaltung-Automatisierungslösung. Ihre nicht verhandelbaren Punkte: Integration mit ihrem ERP, nahtlose Funktionalität über den gesamten Debitorenbuchhaltung-Lebenszyklus und Unterstützung für Kundenbedürfnisse wie die Integration von Kreditorenportalen.

Billtrust trat auf den Plan, und noch mehr.

Lösung: Priorisierte Warteschlangen und Ein-Klick-Erinnerungen

"Wir konnten in der Demo sehen, dass Billtrust die von uns benötigte Skalierung bewältigen und uns helfen konnte, schneller voranzukommen, ohne neue Mitarbeiter einzustellen", erklärte Oaks. "Es hat einfach Klick gemacht, wie wir unser Geschäft führen."

Die Implementierung ging schnell voran, und die Verbesserungen folgten ebenso schnell. Aufgaben, die früher Stunden in Anspruch nahmen – wie das manuelle Verfassen von Erinnerungs-E-Mails oder das Verfolgen von Salden in Tabellenkalkulationen – wurden auf ein paar einfache Schritte reduziert. Mit priorisierten Inkassowarteschlangen, zentralisiertem Rechnungszugriff und Ein-Klick-Erinnerungen verwandelte das Unternehmen einen reaktiven Debitorenbuchhaltung-Vorgang in einen proaktiven.

"Unser Team hat so viel Zeit damit verbracht, unser ERP zu durchforsten, Rechnungen zu kopieren, Nachrichten zu schreiben und Zahlungen zu verfolgen. Jetzt gehen wir hinein, drücken einen Knopf und alles geht raus. Es ist ein Unterschied zwischen Tag und Nacht." 

Ryan Oaks, Finanzdirektor, Peak Industrial 

Ergebnisse: Geschwindigkeit, Einsparungen und Kontrolle

Die Auswirkungen gingen weit über die Automatisierung der Debitorenbuchhaltung hinaus. Billtrust half Peak Industrial, sein ERP-System in einen strategischen Vorteil für die Debitorenbuchhaltung zu verwandeln – und so zu echter Geschwindigkeit, Einsparungen und Kontrolle zu führen. 

• Die DSO sank von 38 auf 20 Tage, was einen um 47 % schnelleren Zugang zu Bargeld ermöglichte.
• Das Debitorenbuchhaltung-Guthaben des Unternehmens wurde halbiert, wodurch 10 Mio. $ frei wurden, für die keine Zinsen mehr auf die Kreditlinie anfallen.
• Die jährlichen Forderungsausfälle wurden um 60 % reduziert und sanken von 500.000 US-Dollar auf unter 200.000 US-Dollar , dank automatisierter Inkassoverfolgung und Kundenbindung zu einem früheren Zeitpunkt des Prozesses.
• Eine Vollzeitkraft und eine Aushilfe wurden nicht mehr benötigt. Die Lösung von Billtrust verdoppelte die Leistung des Debitorenbuchhaltung-Teams und „zahlte sich im Wesentlichen selbst aus“, erklärte Oaks.

"Wir haben uns von der Unfähigkeit, Schritt zu halten, zu einer leistungsstarken Abteilung entwickelt", sagte Oaks. "Die Debitorenbuchhaltung hat sich von einem Schmerzpunkt zu einem leuchtenden Stern entwickelt – einer der einflussreichsten Transformationsbereiche im Unternehmen."

"Wir begannen mit 20 Millionen US-Dollar in unserem gesamten AR-Guthaben. Durch Billtrust ist diese Zahl jetzt auf 10 Millionen US-Dollar gesunken. Außerdem konnten wir 50% unserer Zeit einsparen. Die Lösung hat sich also im Grunde von selbst amortisiert."

Ryan Oaks, Finanzdirektor, Peak Industrial   

Auch die Kunden spüren den Unterschied. Mit mehr als 19.000 Rechnungen, die jetzt elektronisch zugestellt werden, müssen Käufer nicht mehr nach Rechnungen oder Kontoauszügen fragen. Das Self-Service-Zahlungsportal von Billtrust bietet 24/7 Zugang zu allem, was Kunden benötigen, reduziert eingehende Supportanfragen und verbessert die Zufriedenheit.

Intelligentere Zahlungsrichtlinien führen zu Einsparungen in Höhe von 360.000 US-Dollar

Über die Technologie hinaus war Billtrust ein echter Partner für Peak Industrial und half dem Unternehmen, seine Zahlungsstrategie zu überdenken und neue Chancen zu nutzen. Zum Beispiel absorbierte das Unternehmen jeden Monat zwischen 30.000 und 40.000 US-Dollar an Gebühren für die Bearbeitung von Kreditkarten. Billtrust half ihnen, eine Gebühr von 3 % auf Kreditkartenzahlungen einzuführen und alternative Methoden wie Automated Clearing House (ACH) zu fördern. Wenn ein Kunde per Karte bezahlen musste, zahlte er die Gebühr. Andernfalls könnten sie eine kostengünstigere Zahlungsmethode verwenden. Das Ergebnis? Mehr als 360.000 US-Dollar an jährlichen Einsparungen.

"Billtrust hat die Art und Weise, wie wir unternehmensweit Zahlungen angehen, revolutioniert. Die Kunden erhalten Flexibilität, und wir müssen keine unnötigen Kosten verursachen", erklärte Oaks.

Zukunftssicher und skalierbar

Da immer mehr Kunden Kreditorenbuchhaltungsportale einsetzen, ist Peak Industrial zuversichtlich, mit den Anforderungen seiner Käufer Schritt halten zu können. Dank der umfassenden Unterstützung des Billtrust Kreditorenbuchhaltungsportals plant das Team bereits zukünftige Integrationen, die den manuellen Aufwand weiter reduzieren und es einen Schritt voraus halten werden.

"Wenn wir Billtrust morgen verlieren würden, würde es sich anfühlen, als würden wir in die Steinzeit zurückkehren", reflektierte Oaks. "Wir wären wieder bei Tabellenkalkulationen, manueller Kontaktaufnahme und mussten mehr Leute einstellen – das würde mich nachts wach halten. Mit Billtrust sind wir effizienter, strategischer und auf langfristigen Erfolg ausgerichtet. Wir schauen uns jeden Teil des Unternehmens an, um die Abläufe zu straffen und die Ausgaben zu senken, und Billtrust war ein wichtiger Teil dieses Wandels."