Ontdek nu hoe je accounts receivable prognose-uitdagingen in jouw bedrijf kunt aanpakken.

Door de jaren heen kan jouw bedrijf te maken krijgen met uitdagingen op het gebied van accounts receivable prognoses met betrekking tot jouw incasso's. U moet immers weten hoeveel jouw bedrijf in de loop van de tijd van uw klanten zal ontvangen. Dit geldt met name voor een nieuw bedrijf, omdat de cashflow bij de start mogelijk minimaal is.

Financiële prognoses vormen een van de meest cruciale en uitdagende onderdelen van het cashflowprognoseproces voor financiële en Treasury teams, omdat ze nauw verbonden zijn met de cashflow, financiële beslissingen en gezondheid van jouw bedrijf.

Lees verder voor meer informatie over standaard, eenvoudig uit te voeren accounts receivable prognoses, een overzicht van de directe en indirecte prognosemethoden en meer.

Als je jouw bedrijf wilt laten groeien, kunnen prognoses je helpen om jouw financiële doelen te bereiken. Bovendien kunt u potentiële accounts receivable prognose-uitdagingen zien. Hier volgen enkele manieren om jouw toekomstige cashflows nauwkeurig en snel te voorspellen:

Gemiddeld aantal dagen om te betalen

De gemiddelde dagen tot betaling (ADP) methode gebruikt het totale aantal dagen tot betaling gedeeld door het aantal afgesloten facturen. Kredietbeheerders zouden dit moeten controleren omdat de berekening snel het kredietrisico van een klant beoordeelt door de gemiddelde tijd weer te geven die zij nodig hebben om rekeningen te betalen. Gebruik de volgende formule om ADP te berekenen:

Gemiddeld aantal dagen tot betaling = Totaal aantal dagen tot betaling / Aantal gesloten facturen

Omdat factuurbedragen en klanten verschillen, kunnen financiële analisten merken dat dit de berekening van ADP ingewikkelder maakt.

Gemiddelde DSO

DSO, or days sales outstanding, vertegenwoordigt het gemiddelde aantal dagen dat een bedrijf nodig heeft om een verkoop om te zetten in een betaling. De periode tussen een verkoop en de ontvangst van de betaling moet zorgvuldig worden beheerd, omdat jouw bedrijf afhankelijk is van een gezonde cashflow.

Een stijgende DSO kan wijzen op problemen met het cashflowbeheer en kan erop duiden dat jouw bedrijf moeite heeft met het innen van zijn vorderingen. U kunt days sales outstanding maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks berekenen. De DSO-formule is:

Days sales outstanding = (Accounts Receivable/ totaal kredietomzet) x aantal dagen

Zodra jouw financieel analist de gemiddelde DSO van jouw bedrijf heeft berekend, kunt u deze informatie gebruiken om uw toekomstige accounts receivable te voorspellen. Eerst berekent u de verwachte kredietverkopen tijdens een specifieke periode door de historische gegevens te analyseren. Uw analist berekent vervolgens de accounts receivable prognose met behulp van de volgende formule:

Accounts Receivable Forecast = days sales outstanding x (Sales Forecast/Time Period)

Zodra u uw gemiddelde DSO kent en uw verkoopprognose hebt, hebt u een goed overzicht van de cashflow. U zult echter niet altijd een gemiddelde uitkomst hebben, omdat zakelijke en economische omstandigheden onverwachte resultaten kunnen opleveren. Bovendien kunnen jouw klanten hun facturen vooruitbetalen of ernstig overdue zijn, dus houd hier rekening mee.

Aging the accounts receivable

Vervaltermijn van vorderingen toont onbetaalde facturen van klanten en ongebruikte kredietnota’s per datum. Het helpt bij het bepalen van de vergoeding voor dubieuze rekeningen, wat kan leiden tot oninbare vorderingen.

Betalingspatronen van klanten kunnen aan het licht komen door het verouderingsrapport van accounts receivable te bekijken en te analyseren. Dit kan u helpen om te bepalen hoe waarschijnlijk het is dat u betalingen van klanten ontvangt. Jouw krediet afdeling kan de ouderdom van de accounts receivable ook gebruiken om de effectiviteit van krediet- en incassowerkzaamheden te meten.

Het uitvoeren van een ouderdomsvorderingenrapport is belangrijk. Het kan echter jouw vertrouwen schaden als klanten consequent te laat betalen. Als u bovendien langetermijnprognoses wenst, zult u wellicht ontdekken dat u een aanzienlijk bedrag aan contanten moet aanhouden om bekende en onverwachte verplichtingen te kunnen nakomen.

Om de uitdagingen van accounts receivable prognoses te overwinnen, moet u de juiste prognosemethode gebruiken. Afhankelijk van de behoeften van jouw bedrijf kunt u de directe of indirecte prognosemethode gebruiken. De directe methode gebruikt feitelijke cashflow- en balansgegevens, terwijl de indirecte methode jouw geprojecteerde balansen en winst- en verliesrekeningen gebruikt. De methode die je kiest, hangt af van de prognoseperiode van jouw bedrijf en de beschikbare gegevens. Jouw datawetenschapper of financieel analist zal jouw voorspellingsmodel bouwen.

Accounts receivable forecasting met de directe methode

De directe methode, ook wel kortetermijnprognose genoemd, geeft de kaspositie van uw bedrijf op een bepaald moment weer, dat wil zeggen de liquide middelen die nodig zijn om het werkkapitaal te financieren. Het wordt ook wel de methode van ontvangsten en uitbetalingen genoemd.

De directe methode is nuttig voor maximaal drie maanden en maakt gebruik van invoer, waaronder jouw betalingen en ontvangstbewijzen, zoals rekeningen, facturen en belastingen. De directe methode laat u in wezen zien wanneer de betalingen zullen plaatsvinden en wanneer u het geld op de bankrekening van jouw bedrijf kunt verwachten.

Accounts receivable forecasting met de indirecte methode

De indirecte methode is de meest gebruikte prognosemethode. Het wordt meestal gebruikt voor langetermijnvoorspellingen, variërend van één jaar tot vijf jaar, en laat jou zien hoeveel geld er nodig is voor groeiprojecten en -strategieën op de lange termijn. De indirecte methode wordt gemaakt met behulp van een van de drie indirecte prognosemethoden:

Aangepaste netto-inkomsten (ANI)

ANI is een geprojecteerde cashflowoverzicht. Het wordt berekend op basis van het bedrijfsresultaat, hetzij EBIT (winst vóór rente en belastingen) of EBITA (winst vóór rente, belastingen en afschrijvingen), waarbij balansposten worden toegepast, waaronder crediteuren (AP), debiteuren (AR) en voorraden, om de kasstroom te voorspellen.

Pro forma balans (PBS)

De pro forma balansmethode beoordeelt een geprojecteerde balanskasrekening op een toekomstige datum. Als de resterende balansrekeningen correct worden geprojecteerd, zou contant geld dat ook moeten zijn.

Omkering van toerekeningsbeginsel (ARM)

De ARM combineert de aangepaste netto-inkomsten (ANI) en pro forma balansmethoden. Door middel van statistische analyse worden grote accruals teruggenomen en wordt de kasstroom voor specifieke periodes berekend.

Voor het voorspellen van debiteuren zijn veel bewegende delen en schattingen nodig. Om te zeggen dat het geen exacte wetenschap is, is een understatement. Dit is de reden waarom accounts receivable prognoses een uitdaging kunnen vormen. Hieronder vindt u enkele redenen voor obstakels bij het prognosticeren van accounts receivable:

Patronen van klanten

Niet alle klanten zijn hetzelfde, en u kunt voor elke klant meerdere patronen ontdekken. Het is van vitaal belang om in te zoomen op klanten die op of van tevoren betalen in plaats van klanten die vaak te laat betalen. Houd ook rekening met de bedrijfstak en de grootte van jouw bedrijf.

Economische onzekerheid

Tenzij je een kristallen bol hebt en kunt zien wat er met de economie kan gebeuren, moet je ruimte overlaten voor de onvoorspelbaarheid van marktomstandigheden. Houd er rekening mee dat projecties mogelijk niet nauwkeurig zijn.

Ineffectieve hulpmiddelen

Veel bedrijven gebruiken spreadsheets om gegevens te sorteren, te manipuleren en te interpreteren. Dit kan echter leiden tot handmatige fouten en verouderde prognosemethoden, die geen hoge nauwkeurigheid opleveren.

Wijdverspreide gegevens

Het volume aan gegevens, meerdere systemen en het aantal betrokken afdelingen kunnen leiden tot accounts receivable-prognose-uitdagingen. De tijd die wordt besteed aan het verzamelen van gegevens uit verschillende bronnen en de samenwerking tussen afdelingen vereist een aanzienlijke hoeveelheid coördinatie, inspanning en tijd. Uiteindelijk zijn de gegevens misschien niet zo fijn afgestemd als je had gehoopt.

Accounts receivable prognoses komen voor omdat er niet één geschikte methode is die door alle bedrijven wordt gebruikt. U kunt echter wel een aantal best practices volgen om de uitdagingen van accounts receivable-prognoses te overwinnen. Hier zijn enkele manieren waarop u uw accounts receivable-prognoseproces kunt verbeteren:

Maak gebruik van een geautomatiseerd accounts receivable-platform

Net als bij handmatige accounts receivable processen kunnen er menselijke fouten optreden bij het voorspellen van accounts receivable. Het gebruik van een geautomatiseerd prognosemodel kan de pijn van het handmatig beheren van jouw accounts receivable verlichten. En u kunt meer variabelen toevoegen. Een op AI gebaseerde prognoseoplossing bespaart analisten tijd en verbetert de zichtbaarheid en nauwkeurigheid van voorspellingen, wat resulteert in verfijnde accounts receivable-prognoses.

Aannames herzien en aanpassen

Dingen blijven niet hetzelfde. Jouw bedrijf kan bijvoorbeeld internationaal actief zijn. U kunt vandaag de dag niet dezelfde voorspellingsberekeningen uitvoeren als een paar jaar geleden. Pas jouw aannames dienovereenkomstig aan. Net als bij budgetten wil je regelmatig de feitelijke resultaten vergelijken met de prognoses.

Accounts receivable opsplitsen in subcategorieën

Splits accounts receivable op in subcategorieën, inclusief bedrijven, klantgrootte en regio's. Wanneer jouw analist of datawetenschapper de gegevens bekijkt, zou hij of zij cashflowproblemen en laat betalende klanten moeten zien.

Opmerking: U kunt klanten verder uitsplitsen naar kredietkwaliteit/score, betalingsvoorwaarden en tijdstip waarop betaling wordt verwacht (bijv. laatste dag van de maand).

Met een nauwkeurige prognose van uw accounts receivable kunt u toekomstige cashflow voorspellen, wat leidt tot een gezondere financiële situatie omdat u uw cashflow effectiever kunt beheren. Door uw debiteuren te voorspellen, kunt u ook betere financiële beslissingen nemen voor uw bedrijf. Indien je je activiteiten wilt uitbreiden, kan een prognose aangeven of dit zinvol is. Bovendien kunt u eenvoudig potentiële uitdagingen voor accounts receivable-prognoses identificeren.

Vergeet niet dat jouw bedrijf de juiste prognosemethode nodig heeft, direct of indirect. De directe benadering is geschikt voor liquiditeitsdoeleinden op korte termijn, terwijl de indirecte methode wordt gebruikt voor liquiditeitsinspanningen op lange termijn.

Houd er ook rekening mee dat klantenpatronen, economische onzekerheden, ineffectieve hulpmiddelen en verspreide gegevens over meerdere systemen accounts receivable-prognoses kunnen bemoeilijken.

Vergeet tot slot niet dat het gebruik van AI-gestuurde prognosesoftware voor nauwkeurige prognoses kan zorgen. Het vermindert fouten die veroorzaakt worden door handmatig beheer, bespaart tijd en resulteert in betere voorspellingen om jouw bedrijf te beheren.