Deze blogpost is oorspronkelijk gepubliceerd op 31 maart 2022 en bijgewerkt op 30 januari 2025.
Stelt u zich eens voor dat uw debiteurenadministratie niet langer wordt overspoeld door spreadsheets en niet langer achter betalingsbevestigingen aan hoeft te jagen. Wat als facturen zichzelf zouden versturen en betalingen zonder enige moeite zouden worden afgestemd? Voor financiële leiders zoals jij is dit niet slechts een droom, maar een blauwdruk voor effectief cashmanagement. De vraag is: hoe dicht bent u bij het realiseren ervan?
Effectieve factureringspraktijken voor verbeterd accounts receivable-beheer
Klanten op tijd laten betalen is al uitdagend genoeg, maar het proces wordt nog moeilijker wanneer er zich in het begin problemen voordoen. Fouten zoals het verzenden naar de verkeerde ontvanger of het verstrekken van onnauwkeurige gegevens kunnen alles doen ontsporen voordat het ophalen zelfs maar begint. Het waarborgen van een foutloze factuur vormt de basis voor succes.
Een veelvoorkomend obstakel is dat klanten beweren dat zij geen factuur hebben ontvangen. Hoewel dit soms echt is, is het vaak een vertragingstactiek. Voorkom
dit door te bevestigen hoe zij facturen ontvangen—bijvoorbeeld via e-mails, een portaal of een andere methode. Indien een klant een factuur elektronisch ontvangt, controleert u eerst het e-mailadres en corrigeert u dit indien nodig. Door dit meteen op te lossen, verkleint u de kans op dergelijke claims in toekomstige transacties.
De klok starten
Wist u dat sommige klanten pas beginnen met het verwerken van een factuur zodra deze in hun systeem is binnengekomen? Vertragingen zijn hier kostbaar en onnodig. Oplossingen zoals
zelfbedieningsportalen of geautomatiseerde tools voor factuurlevering zijn een uitstekende manier om de tijd en moeite die het kost om klanten te factureren te verminderen. Ze zorgen voor een snellere levering, bevestigen de ontvangst met audit trails en starten het factureringsproces onmiddellijk nadat de factuur is gegenereerd.
Het moderniseren van jouw factuurverzending bespaart tijd en verkort de tijd tussen het genereren van facturen en de verwerking van betalingen, zodat u geen excuses meer hoeft te accepteren.
Het verwarde web van verkeerde betalingstoepassingen
De facturering eindigt pas nadat de betaling is ontvangen. Nadat je jouw kopers hebt gefactureerd, is het van essentieel belang dat hun betalingen correct worden verwerkt. Enkele van de meest controversiële telefoontjes waarmee ik in mijn carrière te maken heb gehad, waren gericht op verkeerde toepassing van betalingen. Het maakt voor een klant niet uit of de foutieve toepassing een oprechte vergissing was of dat de fout werd veroorzaakt door een onvolledige of onjuiste overschrijving.
Onjuist toegepaste betalingen, die veel te vaak voorkomen, kunnen een domino-effect hebben en extra uitdagingen opleveren voor zowel jouw interne processen als jouw klantrelaties.
- Onjuiste rekeningsaldi
Ten eerste kunnen ze leiden tot onjuiste rekeningsaldi, wat kan leiden tot geschillen of vertragingen bij toekomstige betalingen. Aan de kant van de klant: zij kunnen ten onrechte denken dat hun facturen volledig zijn betaald en openstaande facturen negeren, omdat deze in hun interne systeem als gesloten worden weergegeven. - Onnodige outreach voor incasso's
Verkeerd toegepaste betalingen kunnen ook leiden tot dubbele of onnodige aanmaningen, frustrerende klanten en gespannen zakelijke partnerschappen. Intern vergt het oplossen van deze problemen vaak aanzienlijke inspanningen van jouw accounts receivable en incassoteams, waardoor middelen worden onttrokken aan belangrijkere taken en de operationele kosten stijgen. - Vreselijke klantervaringen
U neemt wellicht contact op met een klant over een factuur die als ernstig achterstallig wordt weergegeven, maar zij beweren dat deze al is betaald. Het is veilig om te stellen dat dit niet goed zal vallen bij jouw klant. Klanten kunnen hun vertrouwen in de nauwkeurigheid van jouw facturatiesysteem verliezen, wat kan leiden tot herhaalde vragen of terughoudendheid om toekomstige afschriften te vertrouwen. Hun interne boekhoudingsprocessen kunnen worden verstoord, waardoor extra middelen nodig zijn om discrepanties te verwerken. Klanten kunnen negatieve feedback met anderen delen, wat jouw reputatie kan schaden.
De situatie kan complexer worden wanneer aftrekposten en afschrijvingen deel uitmaken van de vergelijking. Tegoeden die ten onrechte worden gebruikt bij de toepassing van contant geld, worden dan rechtmatig door de klant genomen. Openstaande contanten die niet konden worden toegewezen, blijven op de rekening staan en worden gebruikt, en zijn vervolgens niet meer beschikbaar wanneer wordt vastgesteld voor welke factuur ze oorspronkelijk bedoeld waren.
Hoe meer inhoudingen en afschrijvingen op een rekening worden aangemaakt, hoe complexer en rampzaliger de gevolgen van een verkeerd toegepaste betaling kunnen zijn. Een rekening vol debetnota's en bijbehorende credits op basis van legitieme aftrekposten is al moeilijk genoeg om te controleren, maar wanneer u daar debet- en creditbedragen aan toevoegt die het gevolg zijn van verkeerd toegepaste betalingen, kan het een uitdaging worden. Het is buitengewoon moeilijk om door tientallen of zelfs honderden transacties te waden die ten onrechte op een rekening zijn geopend.
De val van onvolledige overmakingen vermijden
Je hebt de factuur op een eenvoudige en tijdige manier naar je klant gestuurd, je hebt gebeld en de betaling geregeld, en de betaling is ontvangen – einde verhaal, toch? Goed
Niet altijd. Vaak zijn de overschrijvingen onvolledig.
Ze kunnen onvolledige gegevens bevatten, verouderde informatie bevatten of onjuiste factuurreferenties bevatten die niet overeenkomen met de informatie in het ERP-systeem van uw bedrijf. Het is mogelijk dat klanten een verouderde afrekening betalen, inclusief afgesloten facturen of tegoeden, of dat er helemaal geen overschrijving heeft plaatsgevonden.
Ondanks de inspanningen van jouw team om facturen tijdig te versturen en betalingen te innen, kunnen onvolledige of ontbrekende overschrijvingen leiden tot onnodige communicatie en vaak tot vertraging in de incasso.
In plaats van contact op te nemen met klanten voor betaling, kan het incassoteam tijd besteden aan het afstemmen van rekeningen. Afhankelijk van de structuur van het bedrijf kan het zelfs een afhankelijkheid creëren van een andere afdeling om de nodige informatie te verstrekken om de betaling te corrigeren en opnieuw toe te passen.
Dit proces kan zowel voor credit controllers als voor klanten vervelend en frustrerend zijn en kostbare tijd en energie in beslag nemen. Ervaren incassomedewerkers kunnen deze periode beter benutten om zich te concentreren op het veilig
deze tijd beter gebruiken om zich te concentreren op het veiligstellen van uitstaande vorderingen en het behalen van effectievere resultaten.
Minimaliseer fouten door automatisering
Uw incassoteam is afhankelijk van soepele processen gedurende de gehele order-to-cash-cyclus. Elke hindernis, van het versturen van facturen tot het aanvragen van betalingen, zorgt voor vertragingen die prestatiestatistieken zoals days sales outstanding (DSO) negatief beïnvloeden.
Gelukkig pakt automatisering deze pijnpunten uitgebreid aan en beperkt het de risico's van verkeerd toegepaste betalingen en ineffectieve toepassing van contant geld.
Het automatiseren van factuurverzending garandeert nauwkeurigheid en tijdigheid. Slimme cash application-systemen maken gebruik van tools zoals optische tekenherkenning (OCR) of
kunstmatige intelligentie (AI) voor een grotere nauwkeurigheid. Deze tools beheren naadloos uiteenlopende bronnen van overschrijvingen, waardoor er minder fouten ontstaan en het afstemmen van de rekeningen sneller verloopt.
Dit verbetert niet alleen jouw interne operationele efficiëntie, maar ook de algehele klantervaring. Klanten zullen snellere updates waarderen voor
hun rekeningsaldi en minder follow-ups met betrekking tot betalingsverschillen. Jouw debiteurenafdeling kan zich minder richten op het afstemmen van de rekeningen en meer op het innen van openstaande vorderingen.
Om uw volgende stap soepel te laten verlopen, kunt u ontdekken hoe onze oplossingen uw betalings- en afstemmen van de rekeningen processen kunnen transformeren. Neem vandaag nog contact op met ons team voor gepersonaliseerde inzichten of leer praktische strategieën voor het optimaliseren van jouw accounts receivable workflow.
