DDO betekenis en best practices: Jouw gids voor uitstaande dagen aftrek

Dit bericht is oorspronkelijk gepubliceerd in oktober 2021 en bijgewerkt in juli 2025 met aanvullende veelgestelde vragen

Laten we beginnen met meer te leren over Days Deduction Outstanding (DDO) en hoe dit jouw bedrijf negatief en positief kan beïnvloeden.

Wat is Dagen Uitstaande Aftrek (DDO)?

Wat is de betekenis van Days Deduction Outstanding (DDO) in de financiële wereld? Het is een maatstaf die de financiële gezondheid van een bedrijf meet en hoe goed het in staat is om aftrekposten op te lossen. Het is een cruciaal onderdeel van het accounts receivable debiteurenbeheerproces. Net als Days Sales Outstanding (DSO) kan dit aanzienlijke gevolgen hebben voor de algehele winstgevendheid.

Hoe DDO berekenen

Een aftrek op accounts receivable kan betrekking hebben op een factuurgeschil met een klant van het bedrijf. Wanneer een klant zijn factuur niet betaalt, opent een bedrijf een dossier om de vordering te onderzoeken. Hoe langer een geschil met een klant openstaat, hoe hoger het aantal uitstaande kortingsdagen (DDO) wordt. Uit onderzoek blijkt zelfs dat 5 tot 15 procent van de facturen wordt beïnvloed door kortingen.

DDO formulas

Om jouw uitstaande dagen aftrek (DDO) te meten, kunt u de volgende formules gebruiken:

In dollars

Het berekenen van DDO is vergelijkbaar met DSO voor het innen van facturen: tel de gemiddelde dagelijkse aftrekbedragen die tijdens een periode zijn ontvangen (bijvoorbeeld: 80 dagen) bij elkaar op en deel het totaal aan uitstaande aftrekbedragen door het gemiddelde per dag.

DDO = Totaal openstaande inhoudingen / Gemiddelde per dag

Hier is een voorbeeld:

Als jouw inhoudingen aan het einde van een maand in totaal $1.500.000 bedragen en u gemiddeld $50.000 per dag ontvangt, dan is jouw DDO = 30 dagen.

Door het aantal aftrekposten

Een andere manier om DDO te berekenen, is door het aantal openstaande inhoudingen te gebruiken, omdat de gebruikelijke DDO key performance indicator (KPI) er meestal beter uitziet. Het richt zich immers op grotere dollaritems.

DDO = Aantal openstaande inhoudingen / (Gemiddelde aftrekwaarde) * (# dagen in de periode)

Hier is een voorbeeld:

Als de inhoudingen van jouw bedrijf aan het einde van een maand in totaal 8.000 items bedragen, en u gemiddeld 100 inhoudingen per dag ontvangt, dan is de DDO gelijk aan 80 dagen.

De bovenstaande formule is de basismaatstaf voor het berekenen van aftrekposten, maar hoe weet je of jouw DDO overeenkomt met de winstgevendheid van jouw bedrijf?

De accounts receivable-aftrek en de DDO-metriek geven het vermogen van uw bedrijf aan om disputen op te lossen, claims te onderzoeken en uw facturen te innen. In principe meet het jouw geldinname. Elke openstaande aftrek op uw balans geeft uw facturen aan die niet volledig betaald zijn.

Hoe beïnvloeden openstaande aftrekken de order-to-cash?

Hoe langer aftrekposten openstaan, hoe moeilijker ze te innen zijn, wat van invloed kan zijn op de order to cash-cyclus van jouw bedrijf. Indien uw onderneming een geringe winstmarge heeft, brengen langdurige disputen uw onderneming in een precaire financiële situatie. Niet alleen zullen jouw cashflow en inkomsten dalen, maar dit zal ook leiden tot een hogere DDO-ratio. Dit geeft aan dat er problemen zijn met jouw aftrekbeheer.

Aan de andere kant, indien uw onderneming een lager percentage openstaande dagen heeft, geeft dit aan dat jouw incassoteam efficiënt werkt om disputen op te lossen. De impact op jouw bedrijfsresultaten is niet zo groot. Op basis hiervan is het beter om een lager DDO-percentage te hebben.

Wat veroorzaakt een hogere DDO?

Als jouw bedrijf een hogere DDO heeft dan jouw concurrenten, kan dit erop wijzen dat jouw systeem voor het beheer van inhoudingen inefficiënt is en gestroomlijnd moet worden. Onthoud dat onopgeloste aftrekposten niet winstgevend zijn en een gebrek aan samenwerking, programmeerwerk van aftrekposten, onderzoek en oplossing laten zien.

Hier zijn enkele redenen waarom jouw bedrijf een hogere DDO kan hebben.

Discrepancies in Invoicing

Een van de belangrijkste taken voor uw bedrijf is het correct versturen van facturen aan klanten. Daarom maken veel bedrijven gebruik van accounts receivable automatisering software, zodat zij factureringsfouten en een negatieve klantervaring kunnen voorkomen.

Wanneer facturen met onjuiste informatie worden verzonden, moet jouw team voor aftrekbeheer contact opnemen met jouw klanten en de situatie rechtzetten. Het is tenslotte niet de schuld van jouw klant dat er te veel of te weinig in rekening is gebracht. Daarom is het absoluut noodzakelijk dat jouw facturerings- en aftrekteam communiceert om ervoor te zorgen dat klanten de juiste facturen ontvangen. Als ze dat niet doen, kan dat de cashflow, reputatie en klantervaring van jouw bedrijf schaden.

Weinig tot geen interne communicatie tussen teamleden

Een gebrek aan documentatie en communicatie tussen teams, zoals collecties, logistiek, productie, product en andere relevante teams, is een recept voor een ramp. Dit maakt het niet alleen moeilijk om inhoudingen bij te houden, maar het verlengt ook de oplostijd voor geschillen, waardoor DDO ontstaat.

Houd er rekening mee dat als je aftrekposten niet kunt valideren, deze open aftrekposten op de balans van jouw bedrijf blijven staan. Daarom implementeren bedrijven software voor accounts receivable. Als je je bedrijf wilt uitbreiden, zullen investeerders willen weten of jouw bedrijf winstgevend is.

Onvoldoende kwaliteitscontroles en inferieure productkwaliteit

Defecte of slecht vervaardigde producten leiden tot klachten van klanten die als geschillen open blijven staan en bijdragen aan een hoge DDO. Maar als de teams voorraad, logistiek en verzending binnen jouw organisatie effectief samenwerken, zou dit moeten resulteren in een betere documentatie (vrachtbrieven), vrachtfacturen en leveringsbewijzen.

Regelmatige kwaliteitscontroles kunnen je helpen om meer zichtbaarheid te krijgen in jouw orderbeheerproces en -systeem. Het zal ook helpen om het aantal aftrekposten dat nog open staat te verminderen. Anders kan jouw aftrekteam voor veel problemen komen te staan wanneer het openstaande aftrekposten probeert op te lossen.

Wat is het verschil tussen DDO en DSO?

DDO en DSO zijn vergelijkbare prestatie-indicatoren (KPI's). De statistieken tonen het aantal dagen, maar het verschil is dat DSO aangeeft hoeveel dagen jouw bedrijf nodig heeft om zijn accounts receivable te innen. DDO illustreert hoeveel dagen het duurt om openstaande inhoudingen efficiënt en effectief op te lossen.

Het hogere management analyseert en evalueert het aantal dagen uitstaande facturen (Days deduction outstanding - DDO) en het aantal dagen uitstaande facturen (DSO) samen om een beter beeld te krijgen van en inzicht te krijgen in de debiteurenprocessen (Accounts receivable - AR) van een bedrijf.

Wat zijn de best practices om het aantal uitstaande dagen aftrek te verminderen?

Het beheer van inhoudingen vereist een voortdurende analyse en validatie van geschillen, dus het aantal dagen uitstaande inhouding (DDO) wordt jaarlijks of per kwartaal berekend. En als u DDO op accountniveau berekent, kunnen de gegevens u klanten laten zien die voortdurend disputen naar voren brengen.

Houd er rekening mee dat aftrekposten de cashflow kunnen verlagen en het werkkapitaal kunnen beïnvloeden. En volgens statistieken van de Credit Research Foundation's (CRF) Benchmark Survey on Customer Deductions, is de totale DDO-waarde van de sector 38 dagen. De volgende best practices kunnen helpen om jouw uitstaande dagen aftrek te verlagen.

Gebruik een elektronische workflow

Een gestandaardiseerde workflow kan de communicatie tussen het team voor aftrekbeheer, de accounts receivable en andere teams verbeteren. Een elektronische workflow zorgt voor minder willekeurige e-mails tussen teamleden.

Reden codering automatiseren

Als jouw aftrekbeheerteam tijd besteedt aan het matchen van de redencodes van klanten, dan is er een efficiëntere manier om te werken. Door het hele proces te automatiseren, krijgt jouw team de tijd om aftrekposten te analyseren en te onderzoeken.

Een centrale opslagplaats van gegevens bijhouden

Door een centrale opslagplaats van gegevens voor vrachtbrieven, deal sheets, leveringsbewijzen en documenten te creëren, wordt het voor uw inhoudingen en andere teams gemakkelijker om de informatie te vinden die ze nodig hebben. Het maakt ook samenwerking en het delen van gegevens tussen teams eenvoudiger.

Automatiseer correspondentie voor betere communicatie

Stel u voor dat uw team vooraf gedefinieerde sjablonen gebruikt voor verschillende communicatie-e-mails, zoals ontbrekende back-updocumenten of factuurnummers. Deze templates kunnen ervoor zorgen dat jouw analist minder tijd besteedt aan alledaagse taken en zich meer kan richten op het nemen van beslissingen van hoge waarde en op deductieanalyses.

Implementeer een voorspeller en tracker voor deductiegeldigheid

Analisten besteden een groot deel van hun tijd aan het scheiden van geldige deducties van ongeldige. Als jouw bedrijf een voorspeller voor de geldigheid van aftrekposten zou gebruiken die aftrekposten automatisch zou valideren, zou dat tijd besparen en het proces versnellen.

Afronding dagen aftrek uitstaande

Het aantal uitstaande dagen aftrek is een essentiële maatstaf voor aftrekbeheer die aangeeft hoe effectief jouw bedrijf aftrekposten beheert.

Een hogere uitstaande dagvergoeding (DDO) kan leiden tot cashflowproblemen en van invloed zijn op de financiële prestaties en winstgevendheid van uw bedrijf.

U kunt DDO verminderen door best practices te implementeren, zoals elektronische workflows, het automatiseren van redencodering, het onderhouden van een centrale gegevensopslagplaats, het automatiseren van correspondentie en het gebruik van deductie validiteitsvoorspellers. Het geïntegreerde accounts receivable-platform van Billtrust integreert deze mogelijkheden in een allesomvattende oplossing en helpt financiële teams om het beheer van inhoudingen te stroomlijnen en tegelijkertijd de cashflow te versnellen in het gehele order to cash-proces.