Toepassingsgebied van B2B e-facturatie in België: 3 belangrijke criteria
Momenteel is het toepassingsgebied van het Belgische B2B-mandaat voor e-facturatie als volgt:
- De issuer - of leverancier - moet een belastbare entiteit zijn die in België gevestigd is. Bepaalde belastingplichtigen, zoals belastingplichtigen die betrokken zijn bij specifieke vrijgestelde transacties, belastingplichtigen die onder een speciale forfaitaire regeling vallen, of belastingplichtigen die in staat van faillissement verkeren, zijn vrijgesteld van deze vereiste.
- De klant die de e-factuur ontvangt - de koper - moet een Belgisch BTW-nummer hebben of verplicht zijn om zich in België voor BTW in te schrijven. Klanten kunnen elektronische facturen niet weigeren.
- De transactie moet kwalificeren als een belastbaar feit binnen België, wat betekent dat het mandaat beperkt is tot binnenlandse B2B-transacties.
Lees de laatste inzichten en wereldwijde ontwikkelingen voor de regelgeving op het gebied van eInvoicing.
Download het 2024 Global eInvoicing Report van Billtrust.
Een tijdlijn van eInvoicing gebeurtenissen voor België
België heeft ervoor gekozen om B2B e-invoicing niet gefaseerd in te voeren. In plaats daarvan zullen alle belastingbetalende bedrijven, op enkele uitzonderingen na, het systeem op 1 januari 2026 tegelijkertijd gaan gebruiken. Deze wijdverbreide adoptie verschilt van andere EU-lidstaten, zoals Frankrijk of Spanje.
Voorlopig voorziet de wetgeving niet in digitale rapportering.
| Soort transactie | Gestructureerde e-facturatie | Elektronisch (PDF) | Papier |
|---|---|---|---|
| B2B* | Verplicht vanaf januari 2026 via Peppol-netwerk | Niet toegestaan vanaf januari 2026 | Niet toegestaan vanaf januari 2026 |
| B2G** | Verplicht sinds maart 2024 via Peppol-netwerk*** | Niet toegestaan | Niet toegestaan |
| B2C, internationaal en overig | Toegestaan indien goedgekeurd door ontvanger (registratie op het Peppol netwerk = goedkeuren) | Toegestaan na goedkeuring door de ontvanger | Toegestaan |
*B2B = Alle belastingbetalende bedrijven
**B2G = Transacties van bedrijven met overheidsinstanties
***Enige uitzonderingen hier (facturen < € 3.000 etc)
Hoe bereidt u zich voor op e-facturatie in België?
Nu 2026 snel nadert, moeten alle belastingbetalende bedrijven hun overgang voor deze deadline voltooien. Om hoofdpijn en stress op het laatste moment te voorkomen, begin nu met jouw digitale transformaties, procesaanpassingen, plannen en routekaarten.
Om klaar te zijn voor eInvoicing in België, moet u voor het volgende zorgen:
1. De e-factuur
Maak jouw factuur in een gestructureerd elektronisch formaat, conform de Europese EN16931-norm. Het voorgeschreven formaat is Peppol BIS, maar compatibele XML- of UBL-formaten zijn ook aanvaardbaar. Dit gestructureerde formaat is essentieel voor het uitwisselen van documenten binnen het Peppol-netwerk en voor automatische en elektronische verwerking.
Er zijn verschillende manieren om de uitwisseling in het Peppol netwerk te vergemakkelijken:
- Via jouw ERP- of boekhoudingsprogramma
- Door een serviceprovider te gebruiken
- Met de hulp van jouw interne IT-team
2. Toegang tot een netwerk om facturen uit te wisselen
Bedrijven kunnen het Peppol-netwerk en -formaat gebruiken, de standaard voor e-facturatie in België. Om verbinding te maken met het Peppol-netwerk is een access point nodig. Billtrust, een geregistreerd Peppol Access Point in België, kan deze service leveren.
Als alternatief kunnen bedrijven ervoor kiezen om andere netwerken te gebruiken. Deze optie is alleen haalbaar als zowel de afzender als de ontvanger het ermee eens zijn.
3. De juiste software kiezen
Het verzenden en ontvangen van facturen zijn verschillende processen, dus evalueer de mogelijkheden van jouw huidige software. Het moet de presentatie en verwerking van facturen effectief afhandelen en updates naadloos integreren in jouw ERP- of boekhoudsystemen. Een ingebouwde Peppol-aansluiting maakt het nog eenvoudiger.
Overweeg uw gehele financiële ecosysteem en IT-processen te herzien voor optimale prestaties. Zorg ervoor dat je stamgegevens – inclusief klantgegevens – up-to-date zijn voor naadloze eInvoicing.
Leer alles over Peppol in deze uitgebreide gids van Billtrust
Belastingsteun voor overgang
Mogelijk moet je jouw software aanschaffen of upgraden om aan de vereisten van het 2026-mandaat te voldoen. Gezien het krappe tijdschema en het feit dat alle belastingbetalende bedrijven worden getroffen, zal de Belgische regering de volgende fiscale stimuli aanbieden:
- Vanaf januari 2025 is een aftrek van 20% toegestaan voor digitale investeringen.
- In de belastingperioden 2024 tot en met 2027 kunnen kleine KMO's en zelfstandigen die factureringssoftware via abonnementsformules gebruiken, een verhoogde aftrek van 120% toepassen op gerelateerde uitgaven.
Nieuwe ViDA-ontwikkelingen
De wijzigingen van november 2024 in het Europese btw-pakket voor het digitale tijdperk (ViDA) zullen een impact hebben op de Belgische aanpak van eInvoicing. Een belangrijk onderdeel van het ViDA-pakket is het afschaffen van de vereiste van EU-goedkeuring om eInvoicing voor binnenlandse transacties af te dwingen. Dankzij deze wijziging kan België tegen 2026 zijn eigen e-facturatiemandaten voor binnenlandse B2B-transacties implementeren.
Het is belangrijk om op te merken dat België tegen 2035 moet voldoen aan het nieuwe eInvoicing model van de EU. Landen met bestaande digitale real-time transactie rapportagesystemen zullen een overgangsfase doormaken. België heeft, samen met Italië, Frankrijk, Polen, Duitsland en Roemenië, tot 1 januari 2035 de tijd om het herziene EU-kader voor eInvoicing volledig in te voeren.
Het ViDA-pakket harmoniseert de kaders voor eInvoicing en DRR voor binnenlandse en intra-EU transacties niet volledig, zoals oorspronkelijk was voorgesteld. Dit betekent dat Belgische bedrijven die in meerdere EU-lidstaten actief zijn, nog steeds door verschillende modellen zullen moeten navigeren en moeten investeren in diverse IT-oplossingen om aan deze verplichtingen te voldoen.
Billtrust is er om te helpen
De overgang naar verplichte B2B e-invoicing in België tegen 2026 is een belangrijke verandering die een zorgvuldige voorbereiding vereist. Hoewel e-invoicing veel voordelen biedt voor bedrijven, zijn er ook uitdagingen. Billtrust staat klaar om je bij deze transitie te ondersteunen, zodat je aan alle voorschriften voldoet en jouw order-to-cash-proces efficiënter verloopt. Neem vandaag nog contact met ons op.
