Waarom te weinig betaalde facturen voorkomen en hoe u ermee omgaat

Deze post werd oorspronkelijk gepubliceerd in juni 2014 en werd bijgewerkt in december 2024 met meer informatie over korte betalingen, de gevolgen ervan voor jouw bedrijf en wat je eraan kunt doen.

Wat is een kort betaalde factuur?

Een te weinig betaalde factuur, ook wel short pay of short payment genoemd, ontstaat wanneer klanten het verschuldigde bedrag te weinig betalen. Dit kan om verschillende redenen gebeuren, die allemaal de cashflow van jouw bedrijf belemmeren. Of de redenen nu verwacht worden (zoals een bekende productievertraging) of onverwacht zijn (door een cashflowprobleem van een klant), deze korte betalingen kunnen ervoor zorgen dat jouw debiteurenafdeling vastloopt terwijl ze deze inconsistenties identificeert, opspoort en oplost. En hoewel het te veel betalen van een factuur ook saldi kan verstoren, komt dit veel minder vaak voor dan u zou verwachten.

Als u begrijpt waarom uw klanten hun facturen niet correct betalen en weet hoe u hiermee om moet gaan wanneer dit zich voordoet, kunt u voorkomen dat uw accounts receivable-proces in het gedrang komt.

Lees de blog → Wat is een short pay? Hoe om te gaan met korte betalingen

Waarom zouden klanten jouw facturen niet volledig betalen? Korte betalingen kunnen verschillende redenen hebben die in drie hoofdgroepen indelen in categorieën kunnen worden:

• De klant disputen een aantal kosten op de factuur. Dit kan zijn omdat de klant van mening is dat de goederen of diensten niet zijn geleverd zoals afgesproken. De goederen zijn beschadigd geraakt tijdens het transport, of niet alle goederen en diensten zijn op tijd geleverd zoals afgesproken.

  Een ander geschil heeft betrekking op fouten in de factuur. Misschien had de klant een geldige reden voor een korting of krediet, en werden deze handelspromoties en marketingkortingen niet op de factuur weergegeven. Verdiende kortingen voor vroegtijdige betaling, of een afbetalingsplan dat de incassoteams hadden bedongen, ontbraken.

  Omzetbelasting kan vaak tot geschillen leiden. Hoewel jouw factureringssoftware automatisch omzetbelasting in rekening kan brengen voor klanten, kunnen sommige organisaties een belastingvrije status hebben. Als je met een te weinig betaalde factuur eindigt, is dat waarschijnlijk een fout van jouw kant. Afhankelijk van jouw boekhoudsoftware, heb je mogelijk de optie om een non-profit aanduiding of een belastingvrije aftrekcode toe te voegen, wat het proces van het afsluiten van facturen kan vereenvoudigen. Zo niet, dan moet u deze korte betalingen handmatig uitvoeren.

• De klant heeft financiële problemen en kan het volledige bedrag niet onmiddellijk betalen.
  Dit kan tijdelijk zijn of het kan een teken zijn van een ernstiger probleem. Soms kan jouw klant jouw factuur niet volledig betalen omdat hij het geld niet bij de hand heeft. In plaats van een afbetalingsplan met u uit te werken, dienen ze gewoon deelbetalingen in om u in verwarring te brengen en overuren te laten maken.
• De klant probeert te voorkomen dat hij het volledige bedrag moet betalen.
  In zeldzame gevallen kunnen klanten opzettelijk facturen te kort betalen. Dit kan zijn omdat ze proberen een lagere prijs te bedingen. Andere bedrijven hebben een onofficieel beleid om elke factuur kort te betalen om de cashflow te beheren. Deze organisaties hopen dat leveranciers zoals u hun te lage betalingen niet goed kunnen bijhouden, en het tekort gewoon als verlies zullen afschrijven. Deze strategieën kunnen onethisch zijn, en het is aan jouw organisatie om beleidsregels en contractvoorwaarden te ontwikkelen om u hiertegen te beschermen.

Af en toe is een te laat betaalde factuur gewoon een onschuldige vergissing. Het gebeurt, vooral wanneer handmatige facturering en betaalprocessen worden gebruikt. Deze fouten komen zelden per ongeluk voor wanneer eInvoicing en betalingen worden gebruikt met een EIPP-portaal.

Soms kunnen klanten opzettelijk korte betalingen doen als een manier om te protesteren tegen een artikel, dienst of combinatie van beide. Andere keren is het een ongelukje, waarbij de persoon die betaalt niet de hele factuur heeft gezien.

Een geldige korte betaling heeft een legitieme reden en omvat gevallen waarin bedrijven gebrekkige goederen of diensten leveren, onjuiste bestellingen leveren, te hoge prijzen hanteren of geschillen tussen kopers en verkopers hebben.

Een ongeldige korte betaling is een betaling waarbij de koper het contract verbreekt en omvat situaties waarin kopers gewoon weigeren te betalen of betaling achterhouden om over een betere deal te onderhandelen. Het is cruciaal om ervoor te zorgen dat contracten, voorwaarden en overeenkomsten duidelijk zijn vastgelegd om misverstanden en conflicten te voorkomen.

Enkele van deze ongeldige redenen kunnen zijn:

• Menselijke fout.
• Onverdiende korting – profiteren van een vroegbetaalde korting na de deadline.
• De koper betaalt slechts enkele facturen, niet alle, en geeft geen volledige overschrijvingsinformatie, waardoor het proces voor het aanvragen van contant geld ingewikkelder wordt.
• Koper rekt de waarheid over leveringsfouten.
• Koper verandert van gedachten nadat de bestelling is geplaatst en onderweg is.
• Betalingstactiek om cashflow te beheren.
• Bedrijfsstrategie met de hoop dat de leverancier het te weinig betaalde bedrag zal afschrijven.

De last ligt bij u, de leverancier, om het probleem te onderzoeken en te bepalen of het een geldig geschil is dat moet worden opgelost, of een ongeldig geschil dat via incasso moet worden afgehandeld.

Ongeacht de reden kunnen korte betalingen een groot probleem zijn voor bedrijven. Elke kredietmanager, financieel manager of incassomanager zal u vertellen dat korte betalingen een ramp zijn voor het vermogen van elke organisatie om tijd, middelen en de cashflow te beheren.

Te weinig betalen kan negatieve financiële gevolgen hebben voor bedrijven. Onbetaalde facturen kunnen leiden tot **cashflowproblemen**, wat kan resulteren in uitstaande schulden, meer lenen of zelfs faillissement als gevolg van het onvermogen om rekeningen te betalen of aan financiële verplichtingen tegenover verkopers, crediteuren of zelfs werknemers te voldoen.

Te late betalingen kunnen ook een negatieve invloed hebben op de relatie tussen kopers en verkopers, wat kan leiden tot mogelijk verlies van klanten, merkreputatie en de mogelijke juridische kosten van het terugvorderen van onbetaalde schulden. Als er te weinig betalingen plaatsvinden door fouten van jouw kant, kan dit de reputatie van uw bedrijf schaden en toekomstige interacties met deze klanten moeilijker maken.

Tot slot slokt de zware taak om de oorzaken van ontoereikende betalingen te achterhalen en disputen op te lossen kostbare tijd en middelen van jouw financiële team op. En zoals we allemaal weten, is tijd een kostbaar goed dat ze zich gewoon niet kunnen veroorloven om te verspillen.

Effecten van korte betalingen:

• Verminderde cashflow
• Beschadigde relaties met klanten
• Hogere administratieve kosten

Er is niet één oplossing die alle korte betalingen zal oplossen en voorkomen, maar er zijn veel slimme strategieën die je samen kunt gebruiken om de impact ervan op jouw organisatie te verminderen. Wanneer bedrijven worden geconfronteerd met een situatie van onvoldoende betaling, kunnen ze een reeks stappen ondernemen om het probleem aan te pakken en op te lossen.

1. Analyseren: Rapportagetools kunnen u helpen bij het identificeren van trends op het gebied van te late betalingen door rapportage over resultaten op het gebied van te late betalingen (en te hoge betalingen) om problemen met de klantenservice op te sporen en u in staat te stellen klanten te identificeren die u voortdurend proberen te "misleiden". Door deze gegevens te analyseren en door te geven aan jouw verkoop- en factureringsteams om de hoofdoorzaak aan te pakken, kunt u deze korte betalingen in de toekomst terugdringen.
2. Identificeren: De volgende stap is het vaststellen van de oorzaak van de te weinig betalende betaling. Is het een fout van jouw kant of een disputen met de klant? Inzicht in de hoofdoorzaak zal helpen bij het ontwikkelen van een effectieve oplossingsstrategie.
3. Directe communicatie: Er moet altijd directe communicatie met de klant zijn. Er kunnen geldige redenen zijn voor de korte betaling waarvan de verkoper niet op de hoogte is. In dergelijke gevallen kan een eenvoudig gesprek de situatie verduidelijken en het probleem oplossen.
4. Beoordelen: Verzamel alle relevante papieren en informatie, en bekijk de factuur zorgvuldig om er zeker van te zijn dat deze overeenkomt met de overeengekomen contractvoorwaarden. Fouten op de factuur kunnen snel worden opgelost, waarna het resterende bedrag kan worden geïnd.
5. Escalatieproces: Als directe communicatie en het nakijken van facturen het probleem niet oplossen, overweeg dan om het probleem intern binnen uw organisatie te escaleren.
6. Onderhandelen: Als pogingen om het probleem op te lossen via directe communicatie of escalatie mislukken, overweeg dan om met de klant te onderhandelen. Bied een korting of andere prikkels aan om snelle betalingen aan te moedigen.
7. Juridische stappen: Als al het andere faalt, kunnen er gerechtelijke stappen ondernomen worden om het onbetaalde bedrag terug te vorderen. Deze optie mag echter alleen worden gebruikt als alle andere mogelijkheden zijn uitgeput en kan het beste worden vermeden omdat dit zakelijke relaties kan schaden.
8. Follow-up na de oplossing: Zodra het probleem is opgelost, gaat u verder met het opvolgen van de klant. Het onderhouden van open communicatie en het tonen van toewijding aan het oplossen van problemen kan helpen om zakelijke relaties te versterken.
9. Preventieve maatregelen: Om toekomstige situaties van te late betaling te voorkomen, kunt u overwegen preventieve maatregelen te nemen, zoals gedetailleerde contracten en betalingsvoorwaarden, nauwkeurige eInvoicing, effectieve communicatiestrategieën, tijdige herinneringen en alternatieve betaalmiddelen.

Te weinig betaalde facturen zijn een ongelukkige realiteit voor bedrijven, maar ze hoeven geen terugkerend probleem te zijn. Met de juiste preventiestrategieën en effectieve oplostrajecten in het geval dat dit toch gebeurt, kunnen bedrijven scenario's voor korte betalingen effectief beheren, de impact ervan op de cashflow verminderen en een gezonde relatie met hun klanten onderhouden.

Moraal van het verhaal? Wees niet laks als je met dit soort ergernissen omgaat. Maar u moet ook zeker niet het gevoel hebben dat het niet jouw controle is. Met een paar beleidsregels kunt u de ellende en het geldverlies als gevolg van korte betalingen en niet-erkende aftrekposten tot een minimum beperken.

Jouw beste optie is om te beginnen met een factureringsoplossing of boekhoudsoftware met aanpasbare aftrekcodes. Met deze codes kunt u openstaande facturen met korte betalingen sneller met elkaar in overeenstemming brengen.

Nog beter – kies voor een geautomatiseerde EIPP-oplossing waarmee jouw kopers elektronisch kunnen betalen en aftrekcodes kunnen gebruiken die u informatie geven over hun korte betaling. Dit soort AR Automatisering-software geeft jou de mogelijkheid om jouw klanten snel te factureren en hen snel elektronisch te laten betalen. Het beste van alles is dat, omdat de betalings- en overschrijvingsgegevens aan elkaar gekoppeld zijn, jouw geldaanvraagproces ook geautomatiseerd zal zijn.

Wilt u meer informatie over hoe de Billtrust oplossingen voor automatisering van accounts receivable en betalingen voor u kunnen werken? Bekijk de oplossingen die Billtrust biedt.