Umfang der B2B-eRechnungsstellung in Belgien: 3 Schlüsselkriterien
Derzeit ist der Geltungsbereich des belgischen B2B-Mandats für die eRechnungsstellung wie folgt:
- Der Emittent – oder Lieferant – muss ein steuerpflichtiges Unternehmen mit Sitz in Belgien sein. Bestimmte Steuerzahler, wie etwa diejenigen, die an bestimmten steuerbefreiten Umsätzen beteiligt sind, diejenigen, für die ein spezielles Pauschalsteuersystem gilt, oder diejenigen, die sich in einem Insolvenzverfahren befinden, sind von dieser Verpflichtung ausgenommen.
- Der Kunde, der die elektronische Rechnung erhält – der Käufer – muss über eine belgische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verfügen oder verpflichtet sein, sich in Belgien für die Mehrwertsteuer zu registrieren. Kunden können keine eRechnungsstellung ablehnen.
- Die Transaktion muss als steuerpflichtiges Ereignis in Belgien gelten, was bedeutet, dass das Mandat auf inländische B2B-Transaktionen beschränkt ist.
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Eine Übersicht über die Ereignisse zur eRechnungsstellung in Belgien
Belgien hat sich dafür entschieden, die B2B-eRechnungsstellung nicht schrittweise einzuführen. Stattdessen werden alle steuerzahlenden Unternehmen, mit wenigen Ausnahmen, das System gleichzeitig ab dem 1. Januar 2026 nutzen. Diese weit verbreitete Übernahme unterscheidet sich von anderen EU-Mitgliedstaaten wie Frankreich oder Spanien.
Eine digitale Berichterstattung ist in der Gesetzgebung vorerst nicht vorgesehen.
| Art der Transaktion | Strukturierte eRechnungsstellung | Elektronisch (PDF) | Papier |
|---|---|---|---|
| B2B* | Verpflichtend ab Januar 2026 über Peppol-Netzwerk | Nicht erlaubt ab Januar 2026 | Nicht erlaubt ab Januar 2026 |
| B2G** | Verpflichtend seit März 2024 über das Peppol-Netzwerk*** | Nicht erlaubt | Nicht erlaubt |
| B2C, international und andere | Erlaubt, wenn vom Empfänger genehmigt (Registrierung im Peppol-Netzwerk = genehmigen) | Zulässig, wenn vom Empfänger genehmigt | Erlaubt |
*B2B = Alle steuerpflichtigen Unternehmen
**B2G = Transaktionen von Unternehmen mit staatlichen Stellen
***Einige Ausnahmen hiervon (Rechnungen < 3.000 € usw.)
Wie bereite ich mich auf die eRechnungsstellung in Belgien vor?
Da das Jahr 2026 immer näher rückt, müssen alle steuerzahlenden Unternehmen ihre Umstellung bis zu dieser Frist abschließen. Um Kopfschmerzen und Stress in letzter Minute zu vermeiden, beginnen Sie jetzt mit Ihren digitalen Transformationen, Prozessanpassungen, Plänen und Roadmaps.
Um für die eRechnungsstellung in Belgien gerüstet zu sein, müssen Sie Folgendes sicherstellen:
1. Die E-Rechnung
Erstellen Sie Ihre Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das dem europäischen EN16931 Standard entspricht. Während das vorgeschriebene Format Peppol BIS ist, sind auch kompatible XML- oder UBL-Formate akzeptabel. Dieses strukturierte Format ist für den Austausch von Dokumenten innerhalb des Peppol-Netzwerks sowie für die automatische und elektronische Verarbeitung unerlässlich.
Es gibt mehrere Möglichkeiten, den Austausch im Peppol-Netzwerk zu erleichtern:
- Über Ihr ERP- oder Buchhaltungstool
- Durch die Verwendung eines Dienstanbieters
- Mit Hilfe Ihres internen IT-Teams
2. Zugang zu einem Netzwerk zum Austausch von Rechnungen
Unternehmen können das Peppol-Netzwerk und -Format verwenden, den Standard für die eRechnungsstellung in Belgien. Um sich mit dem Peppol-Netzwerk zu verbinden, ist ein Access Point erforderlich. Billtrust, ein registrierter Peppol Access Point in Belgien, kann diesen Service anbieten.
Alternativ können Unternehmen auch andere Netzwerke nutzen. Diese Option ist nur möglich, wenn sich Absender und Empfänger einig sind.
3. Die Wahl der richtigen Software
Das Senden und Empfangen von Rechnungen sind unterschiedliche Prozesse, also bewerten Sie die Fähigkeiten Ihrer aktuellen Software. Es sollte die Rechnungspräsentation und -verarbeitung effektiv handhaben und gleichzeitig Aktualisierungen nahtlos in Ihre ERP- oder Buchhaltungssysteme integrieren. Ein eingebauter Peppol-Anschluss macht die Sache noch einfacher.
Erwägen Sie, Ihr gesamtes Finanzökosystem und Ihre IT-Prozesse zu überprüfen, um eine optimale Leistung zu erzielen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Stammdaten – einschließlich Kundeninformationen – auf dem neuesten Stand sind, um eine nahtlose eRechnungsstellung zu ermöglichen.
Erfahren Sie alles über Peppol in diesem umfassenden Leitfaden von Billtrust
Steuerliche Unterstützung zur Unterstützung des Übergangs
Möglicherweise müssen Sie Ihre Software kaufen oder aktualisieren, um die Anforderungen des Mandats für 2026 zu erfüllen. Angesichts des engen Zeitplans und der Tatsache, dass alle steuerzahlenden Unternehmen betroffen sind, wird die belgische Regierung die folgenden steuerlichen Anreize anbieten:
- Ab Januar 2025 ist ein Abzug von 20 % für digitale Investitionen zulässig.
- In den Steuerzeiträumen 2024 bis 2027 können kleine KMU und Selbstständige, die eine Rechnungssoftware über Abonnementformeln verwenden, einen erhöhten Abzug von 120 % auf die damit verbundenen Ausgaben geltend machen.
Neue ViDA-Entwicklungen
Die Änderungen des Pakets zur europäischen Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter (ViDA) im November 2024 werden sich auf den belgischen Ansatz zur eRechnungsstellung auswirken. Ein wichtiger Bestandteil des ViDA-Pakets ist die Abschaffung des Erfordernisses einer EU-Zulassung für die Durchsetzung der eRechnungsstellung bei Inlandstransaktionen. Diese Änderung ermöglicht es Belgien, bis 2026 ein eigenes eRechnungsstellung-Mandat für inländische B2B-Transaktionen einzuführen.
Es ist wichtig zu beachten, dass Belgien das neue EU-Modell für die eRechnungsstellung bis 2035 einhalten muss. Länder mit bestehenden digitalen Echtzeit-Transaktionsmeldesystemen werden eine Übergangsphase durchlaufen. Belgien hat zusammen mit Italien, Frankreich, Polen, Deutschland und Rumänien bis zum 1. Januar 2035 Zeit, den überarbeiteten EU-Rahmen für die eRechnungsstellung vollständig zu übernehmen.
Mit dem ViDA-Paket werden die Rahmenbedingungen für die eRechnungsstellung und die Katastrophenvorsorge für inländische und EU-interne Transaktionen nicht vollständig harmonisiert, wie ursprünglich vorgeschlagen. Das bedeutet, dass belgische Unternehmen, die in mehreren EU-Mitgliedstaaten tätig sind, weiterhin unterschiedliche Modelle zurechtfinden und in unterschiedliche IT-Lösungen investieren müssen, um diesen Verpflichtungen nachzukommen.
Billtrust ist hier, um zu helfen
Der Übergang zur obligatorischen B2B-eRechnungsstellung in Belgien bis 2026 ist eine bedeutende Veränderung, die eine sorgfältige Vorbereitung erfordert. Während die eRechnungsstellung viele Vorteile für Unternehmen mit sich bringt, gibt es auch Herausforderungen, die vor uns liegen. Billtrust unterstützt Sie auf diesem Weg, macht Sie konform und Ihren Debitorenbuchhaltung-Prozess effizienter. Kontaktieren Sie uns noch heute.
