Wenn es um Geschäfte geht, ist eines der wichtigsten Dinge, die Sie tun können, eine gute Kreditpolitik zu erstellen. Ihre Kreditrichtlinie bestimmt, wie Sie Ihren Kunden Kredite gewähren, wie Sie Zahlungen einziehen und was Sie im Falle einer Nichtzahlung tun. Darüber hinaus kann eine effektive Kreditpolitik Ihnen helfen, Ihren Cashflow zu verwalten, Forderungsausfälle zu reduzieren und Ihr Endergebnis zu verbessern.
Was ist eine Kreditpolice?
Betrachten wir zunächst, was eine Kreditpolitik genau beinhaltet. Tatsächlich handelt es sich um eine Reihe von Regeln und Verfahren, die die Kredit- und Zahlungsbedingungen für Ihre Kunden definieren. Damit schaffen Sie ein solides Fundament für Ihre Mitarbeiter und können bei Zahlungsverzug eine klare Haltung einnehmen.
Wenn Sie eine formelle Kreditpolice erstellen, können Sie sich besser gegen Zahlungsausfälle verteidigen. Dies ist ein Muss, insbesondere für Branchen und Sektoren, die für langsame Zahlungen bekannt sind.
Mit einer Kreditrichtlinie können Sie beispielsweise Kunden erlauben, sehr große Rechnungen in Teilzahlungen aufzuteilen. Diese kleineren Raten erleichtern Ihrem Kunden die Bezahlung, während jede Rate zum Cashflow Ihres Unternehmens beiträgt.
Warum eine Kreditpolice?
Die Kreditrichtlinien sind von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich, wobei kleinere Unternehmen es in der Regel vorziehen, keine Kredite anzubieten und stattdessen sofort nach Erhalt einer Bestellung eine Rechnung zu stellen. Folglich hat die Durchsetzung einer Kreditpolitik für diese Unternehmen in der Regel eine geringere Priorität. Umgekehrt setzen größere Unternehmen in der Regel eine Kreditpolitik um.
Erfahrene Kreditmanager und -controller können zwar möglicherweise Risiken einschätzen und kontospezifische Kreditlimits festlegen, es empfiehlt sich jedoch, jegliche Unklarheiten zu minimieren, die zu Verwirrung oder Missverständnissen bei der Kreditgenehmigung führen könnten, insbesondere wenn neue Mitarbeiter möglicherweise nicht über dieselben Kenntnisse verfügen.
Es gibt viele Gründe, warum Sie sorgfältig über Ihre Kreditpolitik nachdenken und diese in einem offiziellen Dokument festhalten sollten. Alles dreht sich um den Grad des Risikos, das Sie als Unternehmen mit Ihren Kunden eingehen möchten. Es geht darum, den Umsatz zu maximieren und gleichzeitig das Risiko zu minimieren.
Einige Gründe, warum eine Kreditpolitik notwendig ist:
- Wenn jeder in Ihrem Unternehmen die Kreditbedingungen kennt und weiß, welche für bestimmte Kundentypen gelten, ist ein einheitlicher Ansatz gewährleistet.
- Erhebliche Effizienzgewinne können erzielt werden , wenn die Mitarbeiter über die Kreditpolitik informiert werden, da sie in der Lage sind, fundierte Entscheidungen zu treffen, ohne die Erlaubnis oder Anleitung von Kollegen einholen zu müssen. Dies ist vor allem für neue Mitarbeiter von Vorteil, die im Rahmen ihres Schulungsmaterials sofort über die Richtlinie informiert werden können.
- Mit einer guten Kreditpolitik legen Sie Ihre Erwartungen bereits vor Abschluss des Kaufvertrags fest . Mit dem Versand der Rechnung weiß Ihr Käufer, was passiert, auch bei verspäteter Zahlung. In diesem Fall verfügen Sie auch über die nötige Verhandlungsmacht, sollte es zu einem Gerichtsverfahren kommen.
In 10 Schritten zu einer effektiven Kreditpolitik
Jetzt kennen Sie die Vorteile einer Kreditpolice, wie können Sie also anfangen?
Wenn Sie diese zehn Schritte befolgen, können Sie mit der Erstellung einer Kreditpolice beginnen, die für Ihr Unternehmen geeignet ist.
1. Definieren Sie, welche Bedingungen Sie anbieten möchten
Der erste Schritt bei der Erstellung einer effektiven Kreditpolice besteht darin, zu entscheiden, welche Bedingungen Sie Ihren Kunden anbieten möchten. Dazu gehört, wie viel Kredit Sie bereit sind, zu gewähren, welchen Zinssatz Sie berechnen und wann die Zahlungen fällig sind. Natürlich müssen Sie bei diesen Entscheidungen den Cashflow und die Gewinnmargen Ihres Unternehmens berücksichtigen.
2. Führen Sie bei allen Neukunden eine Bonitätsprüfung durch
Bevor Sie einem neuen Kunden einen Kredit gewähren, müssen Sie eine Bonitätsprüfung durchführen. Auf diese Weise können Sie feststellen, ob sie ihre Rechnungen wahrscheinlich pünktlich bezahlen werden. Zu den Möglichkeiten, dies zu tun, gehören die Nutzung eines Kreditauskunftsdienstes oder das Abrufen einer Kopie der Kreditauskunft. Der schnellste und genaueste Weg ist mit automatisierten Kreditanträgen.
3. Richten Sie ein System zur Überwachung von Zahlungen ein
Sobald Sie einem Kunden einen Kredit gewährt haben, ist es wichtig, den Überblick über seine Zahlungen zu behalten. Dies kann mit Hilfe von Software, manuell oder durch die Beauftragung von Forderungsmanager oder Kreditkontroller erfolgen. Die Überwachung von Zahlungen hilft Ihnen, den Überblick über die Kontostände Ihrer Kunden zu behalten und sicherzustellen, dass sie pünktlich bezahlen.
4. Ermitteln Sie die Folgen bei verspäteter oder ausbleibender Zahlung
Es ist wichtig, ein System für den Umgang mit verspäteten oder ausbleibenden Zahlungen zu haben. Dies kann die Erhebung von Verspätungsgebühren, die Aussetzung von Kreditprivilegien oder die Überweisung des Kontos an Inkassounternehmen umfassen. Sie müssen im Voraus entscheiden, welche Maßnahmen Sie ergreifen werden, um Ihre Richtlinie konsequent durchzusetzen.
5. Dokumentieren und teilen
Sobald Sie sich für die Details Ihrer Kreditrichtlinie entschieden haben, ist es an der Zeit, sie aufzuschreiben und mit den relevanten Parteien zu teilen. Dies wird dazu beitragen, dass alle Beteiligten die Richtlinie verstehen und wissen, was von ihnen erwartet wird. Ihre Kreditrichtlinie sollte leicht zu lesen und zu verstehen sein, also ziehen Sie in Betracht, einen Fachmann zu beauftragen, der Ihnen beim Schreiben hilft.
Definieren Sie die Rolle und die Verantwortlichkeiten jedes Teammitglieds klar. Bestimmen Sie, wann andere Abteilungen im Unternehmen – außerhalb des Finanzteams – ins Spiel kommen. Und prüfen Sie, ob in diesem Bereich Effizienzsteigerungen vorgenommen werden können. Sie sollten auch sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter die Konsequenzen eines Verstoßes gegen die Richtlinie verstehen.
6. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in Ihren Kreditrichtlinien und -verfahren
Sobald Ihre Kreditrichtlinie eingerichtet ist, ist es wichtig, dass die notwendigen Personen geschult werden. Dazu gehören die Durchführung von Bonitätsprüfungen, die Überwachung von Zahlungen und das Ergreifen von Maßnahmen bei verspäteter oder ausbleibender Zahlung.
Berücksichtigen Sie die Verfügbarkeit von Ressourcen zur Umsetzung Ihrer Kreditpolitik. Sie können die Effizienz des Kreditprozesses durch den Einsatz von Software und integrierter Automatisierung optimieren.
7. Überprüfen und überarbeiten Sie die Richtlinie nach Bedarf
Die optimale Kreditpolitik für Ihr Unternehmen lässt sich nicht im Handumdrehen festlegen. Oft ist viel Ausprobieren erforderlich. Es dauert eine Weile, bis man eine gute Einschätzung darüber treffen kann, welche Unternehmen ein hohes Kreditrisiko bergen und welche nicht.
Kreditrichtlinien sind dynamisch und nicht in Stein gemeißelt. Wenn Ihr Unternehmen wächst, neue Märkte erschließt und sich die wirtschaftlichen Bedingungen in verschiedenen Ländern ändern, kann es notwendig sein, Ihre Richtlinien regelmäßig zu überprüfen und zu überarbeiten, um diesen Änderungen Rechnung zu tragen.
8. Seien Sie konsequent in der Anwendung
Einer der wichtigsten Aspekte einer effektiven Kreditpolitik ist die Konsistenz. Sie müssen die Richtlinie konsistent auf alle Ihre Kunden anwenden. Das bedeutet, alle gleich zu behandeln, unabhängig von persönlichen Beziehungen.
9. Setzen Sie die Richtlinie fair, aber entschlossen durch
Der nächste Schritt bei der Schaffung einer effektiven Kreditpolitik ist die Durchsetzung. Sie müssen sicherstellen, dass Sie die Richtlinie bei allen Ihren Kunden fair, aber entschlossen durchsetzen. Das bedeutet, dass Maßnahmen ergriffen werden, wenn Zahlungen in Verzug geraten oder Debitorenbuchhaltung in Verzug geraten.
10. Kommunizieren Sie mit Ihren Kunden
Schließlich ist es wichtig, Ihren Kunden Ihre Kreditpolitik mitzuteilen. Dazu gehört, dass Sie sie darüber informieren, welche Bedingungen Sie anbieten, wie Sie ihre Zahlungen überwachen und welche Folgen es hat, wenn Sie verspätet oder nicht bezahlt werden. Eine gute Kommunikation hilft Ihren Kunden, Ihre Police zu verstehen und zu verstehen, was sie erwartet.
Die Umsetzung einer effektiven Kreditpolitik kann für Ihr Unternehmen von entscheidender Bedeutung sein. Entwickeln Sie einen gut durchdachten Plan, um Ihre Finanzen im Griff zu behalten, Forderungsausfälle zu minimieren und Ihr Endergebnis zu verbessern.
