Was ist Debitorenbuchhaltung?
Die Debitorenbuchhaltung ist der Buchhaltungsprozess der Erfassung, Verfolgung und Berichterstattung über die Debitorenbuchhaltung eines Unternehmens. Es wird von einem Debitorenbuchhalter oder einem anderen Buchhaltungsfachmann durchgeführt und ist ein wesentlicher Bestandteil der Aufrechterhaltung des Cashflows eines Unternehmens.
Was ist ein Beispiel für Debitorenbuchhaltung?
Debitorenbuchhaltung bezieht sich auf das Geld, das einem Unternehmen von seinen Kunden für Waren und Dienstleistungen geschuldet wird, die geliefert, aber noch nicht bezahlt wurden. Debitorenbuchhaltung wird allgemein als AR abgekürzt.
Ein Konto ist eine Aufzeichnung des Austauschs zwischen zwei Unternehmen. Ein Konto kann eine einzelne Transaktion sein oder eine gesamte Geschäftsbeziehung mit Tausenden von Transaktionen darstellen. Die Pflege und Verwendung ordnungsgemäßer Buchhaltungsunterlagen für alle derzeit aktiven Konten ist ein wichtiger Debitorenbuchhaltungsservice für ein Unternehmen.
Beispiel für die Debitorenbuchhaltung:
Unternehmen A verkauft Widgets im Wert von 1 Million US-Dollar an Unternehmen B. Unternehmen B verpflichtet sich, 90 Tage nach Erhalt der Widgets zu zahlen. Die Herstellung der Widgets kostet Business A 800.000 US-Dollar. Business A hat nur 800.000 US-Dollar an Bargeld zur Verfügung und gibt alle 800.000 US-Dollar für die Erstellung und Bereitstellung der Widgets aus. Obwohl Business A in 90 Tagen 1 Million US-Dollar erhält, beträgt ihr Kassenbestand jetzt 0 US-Dollar, sodass sie in den nächsten 90 Tagen keine Gehaltsabrechnungen, Gemeinkosten oder Widgets für andere Kunden erstellen können. Da sie ihre Debitorenbuchhaltung schlecht verwaltet haben, ist ihr Cashflow für die Bedürfnisse ihres Unternehmens unzureichend und sie müssen entweder einen Kredit aufnehmen oder Konkurs anmelden.
Dieses Beispiel ist eine zu starke Vereinfachung. Typische Unternehmen haben Dutzende, Hunderte oder Tausende von Forderungen, und möglicherweise genauso viele Konten, die zahlbar sind. Die Verwaltung von Geldein- und -ausgängen ist ein wichtiges Anliegen für alle Unternehmen.
Was macht ein Sachbearbeiter in der Debitorenbuchhaltung?
Ein Debitorenbuchhaltungs-Sachbearbeiter ist ein Buchhalter, der die Bilanz eines Unternehmens verwaltet und sicherstellt, dass sein Unternehmen für die Waren und Dienstleistungen, die es seinen Kunden anbietet, bezahlt wird. Dies beinhaltet ein breites Spektrum an Verantwortlichkeiten, die ein Buchhalter alleine übernehmen kann oder die auf ein ganzes Team in der Debitorenbuchhaltung aufgeteilt werden können.
Der gesamte Tätigkeitsbereich, für den Debitorenbuchhaltung-Experten verantwortlich sind, wird häufig als „ Invoice-to-Cash-Zyklus“ bezeichnet.
Die Schritte im Invoice-to-Cash-Zyklus lauten wie folgt:
Senden einer Verkaufsrechnung
Empfangen von Zahlungen
Zahlung anwenden
Übertragen einer unbezahlten Rechnung an das Inkasso
Senden einer Verkaufsrechnung
Es liegt in der Verantwortung des Debitorenbuchhaltung-Sachbearbeiters, Rechnungen vorzubereiten – die Rechnungen, die an Kunden für verkaufte Waren und Dienstleistungen gesendet werden. AR-Sachbearbeiter müssen Rechnungen auf Fehler prüfen, Rechnungen in das Enterprise Resource Planning (ERP) oder die Buchhaltung des eigenen Unternehmens eingeben und die Rechnungen dann an die Kunden übermitteln.
Rechnungen können den Kunden per Papier und Post oder elektronisch übermittelt werden. Die eRechnungsstellung hat sich in rasantem Tempo durchgesetzt, und es gibt heute mehrere Methoden, um Rechnungen effizient elektronisch an Kunden zu liefern. Debitorenbuchhaltungsmitarbeiter, die elektronische Rechnungen buchen, verfügen über eine Vielzahl von Softwaretools, die ihnen helfen, elektronische Rechnungen mit weniger manuellem Aufwand zu versenden.
Empfangen von Zahlungen
Debitorenbuchhaltung-Mitarbeiter überwachen den Zahlungseingang der Kunden ihres Unternehmens. Die Bezahlung kann in vielen Formen erfolgen. Im Jahr 2020 ist der per Post versandte Papierscheck immer noch die gängigste Methode, verliert jedoch schnell an Beliebtheit. Elektronische Zahlungsformen wie Automated Clearing House (ACH), Überweisungen und Kreditkartenzahlungen nehmen rasant zu.
Jede Zahlungsart kann einen unterschiedlichen Grad an manueller Arbeit seitens des Debitorenbuchhalters erfordern, abhängig vom Grad der Automatisierung der Debitorenbuchhaltung, den der Buchhalter verwendet.
Werden Papierschecks direkt am Geschäftssitz entgegengenommen, muss der Sachbearbeiter die Schecks öffnen, die Zahlungen in sein Aufzeichnungssystem eintragen und hinterlegen. Wenn Papierschecks direkt an ein Bankschließfach gesendet werden, hat die Bank Sachbearbeiter, die den Scheck für sie einzahlen und einen Bericht darüber senden, was eingegangen und eingezahlt wurde.
Bei elektronischen Zahlungen kann der Vorgang des Zahlungseingangs automatisch erfolgen. Bei Automated Clearing House (ACH)-, Überweisungs- und Kreditkartenzahlungen werden die Gelder automatisch auf das Konto des Unternehmens des Debitorenbuchhaltung-Sachbearbeiters eingezahlt. Aber die Arbeit endet hier nicht.
Zahlungen anwenden
Debitorenbuchhaltungsmitarbeiter können für eine Aufgabe verantwortlich sein, die mehrere Namen hat: Bargeldanwendung, Buchen von Zahlungen oder Abgleichen von Zahlungen.
Unabhängig von der Bezeichnung geht es bei diesem Schritt darum, die übermittelte Zahlung zu prüfen und die Rechnung(en), die die Zahlung veranlasst haben, als BEZAHLT zu kennzeichnen.
Dieser Schritt ist von entscheidender Bedeutung. Erst nachdem eine Rechnung als BEZAHLT markiert wurde, kann das Guthaben des Kunden wieder aufgefüllt werden, so dass er weitere Waren und Dienstleistungen kaufen kann. Darüber hinaus kann das Unternehmen, sobald die Zahlungen auf Rechnungen angewendet werden, sicher sein, dass das Geld nicht irrtümlich erhalten wurde, und es kann dieses Geld verwenden.
Der Bargeldantragsprozess kann durch eine Vielzahl von Umständen und Variablen kompliziert werden und ist eine gesonderte Untersuchung wert. Automatisierte Software zur Unterstützung des Prozesses der Debitorenbuchhaltung hat sich für Debitorenbuchhaltungsmitarbeiter und ihre Unternehmen als großer Vorteil erwiesen.
Was passiert mit einer unbezahlten Rechnung?
Wenn eine Rechnung gesendet wird, wird sie von Zahlungsbedingungen begleitet. In den Zahlungsbedingungen wird festgelegt, wie viele Tage der Empfänger Zeit hat, die Rechnung zu bezahlen, bevor sie als überfällig gilt.
Säumige Rechnungen werden an die Inkassoabteilung eines Unternehmens oder ein externes Inkassobüro gesendet.
Sammler werden versuchen, mit dem Kunden, der seine Schuld nicht rechtzeitig bezahlt hat, Kontakt aufzunehmen und ein Zahlungsversprechen oder eine Zahlung zu erhalten.
Wenn ein Kunde aufgrund einer Insolvenz oder anderer geschäftlicher Umstände nicht in der Lage ist, seine Schulden zu begleichen, kann das Unternehmen den geschuldeten Betrag als uneinbringliche Forderung betrachten.
Dies wird als Forderungsausfallaufwand bezeichnet und kann dazu verwendet werden, den Wert der Forderung direkt von der Debitorenbuchhaltung eines Unternehmens abzuschreiben.
Was ist der Journaleintrag für die Debitorenbuchhaltung?
Bei der doppelten Buchführung werden Soll und Haben in Journale oder Kontobücher eingetragen, um den Wertfluss von einem Konto zu einem anderen darzustellen. Eine Belastung erfasst eine Wertübertragung auf ein Konto und eine Gutschrift erfasst einen Wertfluss von einem Konto.
[Hinweis: Dies kann für viele Menschen verwirrend sein, da die meisten Verbraucher nur mit Lastschriften und Gutschriften von der anderen Seite der Transaktion vertraut sind, wobei Gutschriften Geld bedeuten, das auf ihren Konten hinzugefügt und Geld von ihren Konten abgebucht wird.]
Um einen Journaleintrag für einen Verkauf zu erfassen,*belastet* ein Debitorenbuchhaltung-Sachbearbeiter die Debitorenbuchhaltung seines Unternehmens und verbucht eine Gutschrift auf dem Konto des kaufenden Kunden. Dies deutet darauf hin, dass das Konto des Kunden dem Geschäft des Debitorenbuchhaltung-Sachbearbeiters Geld schuldet.
Der Debitorenbuchhaltungs-Sachbearbeiter erstellt dann eine Rechnung, in der das Guthaben auf dem Konto des Kunden verbucht wird, mit Anweisungen, innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens zu zahlen.
Wenn der Kunde seine Rechnung bezahlt, belastet der Debitorenbuchhaltung-Sachbearbeiter das Geldkonto seines Unternehmens und schreibt das Forderungskonto im Journal oder Hauptbuch gut. Dies stellt die Wertentwicklung von erwarteten Einnahmen (d. h. Debitorenbuchhaltung) zu Zahlungsmitteln dar.
Dieser Vorgang wird in den meisten Unternehmen hunderte oder tausende Male wiederholt. Aus diesem Grund greifen die meisten auf Buchhaltungssoftware und Automatisierung zurück, um die erforderlichen Aufzeichnungen und Berichte zu erstellen.
Wie sieht ein typischer Zeitraum für das Inkasso der Debitorenbuchhaltung aus?
Die Debitorenbuchhaltungsfrist ist die durchschnittliche Anzahl von Tagen, die vergeht, bis die von einem Unternehmen versandten Rechnungen von seinen Kunden bezahlt werden.
Der Debitorenbuchhaltung-Inkassozeitraum wird auch als Außenstandsdauer (DSO) bezeichnet.
Im Business-to-Business-Umfeld (B2B) ist es typisch, dass Unternehmen ihre Produkte und Dienstleistungen auf Kredit verkaufen, wobei der Kunde innerhalb einer bestimmten Anzahl von Tagen bezahlt. Diese Zeit zwischen einem Verkauf und dem Zahlungseingang muss sorgfältig verwaltet werden, da fast alle Aktivitäten eines Unternehmens von gesunden Cashflows abhängen.
Ein DSO, der nach oben tendiert, kann Cashflow-Probleme für ein Unternehmen vorhersagen, da es darauf hinweisen kann, dass es Ressourcen aufwendet, um seine Verkäufe zu erzielen, aber größere Schwierigkeiten hat, seine Forderungen schnell einzutreiben.
Die DSO können monatlich, vierteljährlich oder jährlich berechnet werden.
Wie berechnet man DSO?
Sie können die Außenstandsdauer (DSO) berechnen, indem Sie Ihren aktuellen Debitorenbuchhaltungsbestand durch Ihren Kreditumsatz während des gemessenen Zeitraums dividieren und diese Zahl dann mit der Anzahl der Tage im gemessenen Zeitraum multiplizieren.
Lassen Sie uns das in seine Bestandteile zerlegen.
Gemessener Zeitraum:
Wie oben erwähnt, kann DSO monatlich, vierteljährlich oder jährlich berechnet werden. Dies wirkt sich auf den Teil der Formel zum gemessenen Zeitraum aus. Wenn wir die monatliche DSO berechnen, entspricht der Messzeitraum der Anzahl der Tage in diesem Monat. Gleiches gilt für die vierteljährliche oder jährliche DSO.
Aktuelles Debitorenbuchhaltung-Guthaben:
Der Debitorenbuchhaltung-Saldo eines Unternehmens ist der Dollarwert seiner Debitorenbuchhaltung.
Kreditverkäufe im gemessenen Zeitraum:
Der Dollarwert von Verkäufen, die während des Zeitraums getätigt wurden, wobei die Zahlung später vereinbart wurde.
