Was ist eine Software zur Automatisierung der Debitorenbuchhaltung?

Debitorenbuchhaltung ist für die Aufrechterhaltung eines gesunden Cashflows von grundlegender Bedeutung. Es geht darum, den Überblick über Kundenschulden zu behalten, Rechnungen auszustellen und pünktliche Zahlungen sicherzustellen. Ohne ein effektives Debitorenbuchhaltungsmanagement können Unternehmen Schwierigkeiten haben, genügend Bargeld für den täglichen Betrieb und die Ausgaben zur Verfügung zu haben.

Der Prozess umfasst mehrere Schlüsselkomponenten:

• Genaue Rechnungsstellung auf der Grundlage der gelieferten Waren oder Dienstleistungen
• Effiziente Inkassoprozesse
• Überwachung des Zahlungsverhaltens der Kunden
• Rechtzeitige Nachverfolgung ausstehender Rechnungen

Einige Unternehmen müssen sich im Rahmen ihrer Debitorenbuchhaltungsstrategie möglicherweise auch mit komplizierteren Abrechnungsszenarien oder Abonnementmodellen auseinandersetzen. Da die Komplexität von Debitorenbuchhaltungsprozessen zunimmt, wenden sich viele Unternehmen spezialisierten Softwarelösungen zu, um ihre Abläufe zu rationalisieren und die Effizienz zu verbessern. Hier kommt eine Software zur Automatisierung der Debitorenbuchhaltung ins Spiel.

Lesen Sie den Blog → 10 Fragen bei der Auswahl von Debitorenbuchhaltung für digitale Zahlungen

Unternehmen verwenden Debitorenbuchhaltungssoftware, um Debitorenbuchhaltung und Finanzberichterstattung durchzuführen. Die Lösungen können Rechnungsverarbeitung, Hauptbuch, Zahlungsabwicklung und mehr umfassen. Debitorenbuchhaltungssoftware bietet Unternehmen viele Vorteile, darunter die Automatisierung routinemäßiger Buchhaltungsaufgaben, die Beseitigung manueller Fehler, die Richtigkeit Ihrer Bücher und vieles mehr.

Wachsende Unternehmen benötigen eine qualitativ hochwertige Debitorenbuchhaltung, um sicherzustellen, dass ihre Buchhaltungs- und Finanzunterlagen korrekt und in Ordnung sind. Ohne sie kann Ihr Unternehmen unter Ungenauigkeiten und Schwierigkeiten leiden, Forderungen rechtzeitig oder überhaupt einzutreiben. In diesem Fall verfügen Sie möglicherweise nicht über genügend Bargeld, um den täglichen Betrieb und die Betriebskosten zu decken.

Wenn Sie schneller bezahlt werden möchten, kann die Implementierung einer Debitorenbuchhaltungssoftware Ihrem Unternehmen dabei helfen, Folgendes zu tun:

• Automatisieren Sie die Kontaktaufnahme
• Überall fakturieren
• Gewinnen Sie Einblicke in den Zahlungszyklus
• Zahlungen pünktlich einziehen
• Erzielen Sie einen unternehmensweiten ROI
• Verwenden Sie eine robuste Berichterstellung

Die Vorteilsbeispiele zeigen, wie Debitorenbuchhaltungssoftware Ihr Unternehmen dabei unterstützen kann, beim Forderungseinzug effizienter zu werden. Die Beschleunigung Ihres Cashflows bietet Ihrem Unternehmen die Möglichkeit, seine Finanzlage zu verbessern. Machen Sie es Ihren Kunden leicht, ihre Rechnungen pünktlich elektronisch einzusehen und zu bezahlen, indem Sie manuelle Prozesse eliminieren. Durch den Einsatz von Automatisierung werden Ihre Kunden nahtlos durch den Debitorenbuchhaltung-Zyklus geführt, sodass Sie Ihre Forderungen schnell in Bargeld umwandeln und Ihren Cashflow im Laufe des Jahres stärken können.

Debitorenbuchhaltungssoftware automatisiert das Kreditmangement, die Bargeldanwendung, die Rechnungsstellung, Zahlungen, Inkasso und andere Prozesse eines Unternehmens. Es bietet Führungskräften eine bessere Möglichkeit, den Cashflow-Zyklus und die Kundenbeziehungen zu verwalten, und bietet eine höhere Genauigkeit.

Die optimale Buchhaltungssoftware kann je nach Unternehmensgröße und Zielen in Bezug auf das Debitorenbuchhaltung variieren. Im Folgenden finden Sie die Funktionen, auf die Sie bei Debitorenbuchhaltung-Software achten sollten.

• Cashflow-Management
• digitale B2B-Zahlungen
• Automatisierte Kreditanträge
• Rechnungserstellung und -verteilung
• Automatisierte Bargeldanwendung
• Automatisierte Inkasso-E-Mails

Cashflow-Management

Durch die Konsolidierung Ihrer Vertriebs-, Rechnungs- und Zahlungsprozesse mit einem einzigen Anbieter von Debitorenbuchhaltung-Software können Sie die Reibungsverluste zwischen Verkäufen und Zahlungsbuchungen reduzieren und gleichzeitig Ihren Cashflow steigern.

digitale B2B-Zahlungen

Es sollte einfach und kostengünstig sein, Zahlungen über alle wichtigen Kanäle zu akzeptieren und abzugleichen: Automated Clearing House (ACH)-Zahlungen, Kreditkarten, E-Mails, Überweisungen und EFTs.

Automatisierte Kreditbeantragung

Automatisierte Kreditanträge führen Ihre Kunden schneller durch den Antragsprozess, sammeln Daten von Drittanbietern und helfen Ihnen, schnellere Entscheidungen zu treffen.

Rechnungserstellung und -verteilung

APIs lassen sich in führende Kreditorenbuchhaltungsportale integrieren, um Rechnungen schnell zu liefern, sodass Sie den Arbeitsaufwand und die Kosten vermeiden können, die mit der manuellen Eingabe von Rechnungsdaten verbunden sind. Self-Service-Abrechnungs- und Zahlungsportale ermöglichen es Ihren Kunden, Rechnungen 24/7 einzusehen und zu bezahlen.

Automatisierte Bargeldanwendung

Intelligente Bargeldanwendungssoftware kann auch bei fehlenden oder entkoppelten Überweisungen marktführende Übereinstimmungsraten liefern, indem sie den Prozess der Überweisungsübersicht automatisiert.

Automatisierte Inkasso-E-Mails

Wie realistisch ist es, dass Sammler Zeit haben, jedem Kunden eine E-Mail zu schicken, um ihn daran zu erinnern, seine Rechnung zu bezahlen? Es ist nicht. Mit automatisierter E-Mail haben Sie die Möglichkeit, die E-Mail-Vorlage zu erstellen, festzulegen, wer eine E-Mail erhalten soll, und den Rest der Debitorenbuchhaltung zu überlassen. Sie können sich darauf verlassen, dass Ihr Kontoportfolio gepflegt wird.

Sie fragen sich vielleicht, welche Vorteile Unternehmen durch den Einsatz von Debitorenbuchhaltungssoftware erhalten haben.

Verbessern Sie den Prozess der Zahlungsakzeptanz

Die Automatisierung Ihres Zahlungsprozesses ermöglicht es Ihnen, das bevorzugte Zahlungsmittel Ihrer Kunden effizienter zu akzeptieren. Sie erleichtern Ihre Bargeldanwendung und sparen möglicherweise auch die Kosten, die mit der Annahme von Kreditkartenzahlungen verbunden sind.

Erhöhen Sie die Akzeptanz der eRechnungsstellung

Wie viele Ihrer Kunden akzeptieren bereits eRechnungsstellung? Angenommen, Sie möchten die Akzeptanzrate Ihres Unternehmens erhöhen. Billtrust kann Ihren aktuellen Kundenstamm analysieren und sehen, welche Ihrer Kunden eRechnungsstellung von anderen Lieferanten akzeptieren. Wir können sie dazu ermutigen, auch eRechnungsstellung von Ihrem Unternehmen zu erhalten.

Beschleunigen Sie die Kreditgenehmigung und -verwaltung

Die Verwendung eines manuellen Prozesses zur Verwaltung Ihrer Kreditgenehmigungen und -verwaltung verlangsamt den Prozess. Außerdem erhalten Sie möglicherweise kein genaues Bild Ihres Kreditrisikos. Das Onboarding Ihrer Kunden mit Kreditantragsformularen verschafft Ihnen von Anfang bis Ende eine bessere Transparenz. Sie können auch automatisch aktuelle Bürodaten abrufen und auf Informationen über Kunden zugreifen, die Sie möglicherweise mit Ihren Kollegen gemeinsam haben. Außerdem kann Ihnen die KI-gestützte Datenanalyse bei der Bewertung helfen, damit Sie bessere Kreditentscheidungen treffen können.

Verbessern Sie den Cashflow

Wenn Sie nicht rechtzeitig bezahlt werden, haben Sie möglicherweise nicht genug Bargeld, um Ihre Betriebskosten zu bezahlen. Der Einsatz von Software zur Automatisierung der Debitorenbuchhaltung ermöglicht es Ihnen, Ihre Forderungen besser zu verwalten und ein klareres Bild Ihrer Cashflow-Position zu erhalten. Wenn Sie Ihren Kunden das Bezahlen erleichtern, können Sie Ihre Liquidität schneller verbessern, als Sie es für möglich gehalten hätten.

Ermöglichen Sie eine Remote-Belegschaft

Immer mehr Unternehmen haben sich aus vielen Gründen für eine Remote-Belegschaft entschieden, vom Zugang zu den besten Talenten bis hin zur Reduzierung der Gemeinkosten in den Büros. Solange Ihre Mitarbeiter Zugang zu einer zuverlässigen Internetverbindung haben, können Sie Mitarbeiter überall auf der Welt haben. Sie haben die Möglichkeit, sich mit anderen Zeitzonen und Ländern zu verbinden. Angenommen, Sie haben Abholmitarbeiter an der Westküste der Vereinigten Staaten, die nach Schließung Ihrer Zentrale an der Ostküste für den Geschäftstag arbeiten. Die Verarbeitung Ihres Teams kann täglich mehrere Stunden dauern.

Verringern Sie den Papierverbrauch

Papierrechnungen, Umschläge und Schecks sind in Buchhaltungsabteilungen Standard; Die Verarbeitung von Papier kann zu mehreren Fehlern führen, die Sie im Laufe des Monats nicht im Auge behalten können. Kleinunternehmer, die Cloud-basierte Systeme der Debitorenbuchhaltung verwenden, stellen möglicherweise fest, dass sich ihr Debitorenbuchhaltungsprozess verbessert, da weniger Papier mehr Geschwindigkeit, Flexibilität und Daten bei der Implementierung von SaaS-Prozessen bedeutet.

Mit der Automatisierung von Forderungen können Sie durch die Verwaltung Ihrer Debitorenbuchhaltung nicht mehr rätselraten, wie viel Zeit Sie aufwenden müssen, um herauszufinden, welche Kunden Sie wann und warum anrufen müssen. Darüber hinaus kann es den Einzug überfälliger Rechnungen beschleunigen, was die Position Ihrer Bilanz und anderer Abschlüsse verbessern kann.

Debitorenbuchhaltungs- und Zahlungsmanagement-Software unterstützt Ihr Unternehmen in vielerlei Hinsicht. Tatsächlich hat Paystream Advisors herausgefunden, dass Unternehmen, die Debitorenbuchhaltung-Software verwenden, manuelle Aufgaben automatisieren und sich schneller organisieren können, was:

• Erhöhung der Zeit, die für die Kontaktaufnahme mit Kunden für die Zahlung aufgewendet wird, von 20 % auf 62 %.
• Reduzieren Sie den Zeitaufwand für die Verwaltung von Streitigkeiten von 40 % auf 13 %.
• Reduzieren Sie den Zeitaufwand für die Priorisierung und Vorbereitung von Anrufen von 15 % auf 6 %.

Die Implementierung einer automatisierten Forderungslösung kann ein Schritt in die richtige Richtung sein, wenn Sie den Cashflow Ihres Unternehmens verbessern möchten.

Die Technologie schreitet schnell voran, und Führungskräfte müssen Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass ihre Unternehmen die neuesten verfügbaren Tools verwenden. Drei aufstrebende Technologien treiben die Transformation der Debitorenbuchhaltung voran: Processing Mining, KI, maschinelles Lernen und Automatisierung.

Process Mining kann Ihnen tiefere Einblicke in Ihre internen Prozesse bieten und Daten liefern, die Sie über Ihre Kunden, ihr Verhalten und die Wahrscheinlichkeit, dass sie Sie bezahlen, benötigen. Hier kommen KI und maschinelles Lernen ins Spiel. Durch den Einsatz von KI- und ML-Technologie erhalten Sie einen vollständigen Überblick über Ihre Kunden und verstehen sie besser. Die Automatisierung grundlegender Prozesse kann sich wiederholende Aufgaben und manuelle Dateneingaben reduzieren und Ihnen helfen, Ihre Debitorenbuchhaltung langfristig zu optimieren.

Denken Sie daran, dass die Technologie, die zur Automatisierung der Debitorenbuchhaltung verwendet wird, viele bewegliche Teile umfasst. Sie können z. B. mehr automatische Genehmigungen mit einer Kreditantragskomponente generieren, da Kreditoren Parameter für Ergebnisse für Kunden festlegen können. Die elektronische Rechnungsstellung über APIs und robotergesteuerte Prozessautomatisierungssysteme arbeitet mit Kreditorenportalen zusammen, um Rechnungen automatisch zu versenden, wodurch der Bedarf und die Kosten eines manuellen Systems reduziert werden.

Der Einsatz automatisierter Buchhaltungssysteme erhöht nicht nur die Effizienz einer Buchhaltungsabteilung, sondern kann auch langfristig zu einem höheren Cashflow und Umsatz führen, was zu einer stärkeren Bilanz führt.

Im Laufe der Jahre haben sich mehrere Trends bei der Debitorenbuchhaltungssoftware herausgebildet. Im Folgenden finden Sie einige erwähnenswerte, die Sie in Betracht ziehen sollten.

Während der Pandemie haben viele Debitorenbuchhaltungsabteilungen auf die harte Tour gelernt, was passieren kann, wenn Kunden nicht zahlen. Aus diesem Grund müssen Sie das Risiko erkennen, bevor es zu spät ist und der Cashflow beeinträchtigt wird. Sie müssen eine datengestützte Ansicht der Wahrscheinlichkeit erstellen, dass Ihre Kunden zahlen. Außerdem können Sie in Erwägung ziehen, Segmentierungstechniken (wie in Marketingabteilungen) zu verwenden, um Kunden zu identifizieren, die wahrscheinlich nicht zahlen werden, und wie Sie sie anders ansprechen können.

Bei vielen verfügbaren Softwareoptionen für die Debitorenbuchhaltung kann es schwierig sein, die beste für Ihr Unternehmen auszuwählen. Überlegen Sie, warum Sie Ihren aktuellen AR-Prozess automatisieren möchten. Vielleicht möchten Sie Ihren Day's Sales Outstanding (DSO) verbessern, Ihre Kosteneinsparungen und betriebliche Effizienz steigern, Ihr Kundenerlebnis verbessern oder Ihre Prozesse standardisieren.

Sobald Sie die richtige Buchhaltungssoftware für Ihr Unternehmen gefunden haben, sollten Sie jeden Anbieter sorgfältig bewerten. Möglicherweise möchten Sie überlegen, ob der SaaS-Debitorenbuchhaltung-Anbieter Erfahrung mit Ihrer Branche, Ihrem Produkt, Ihrer Dienstleistung und Ihrer Unternehmensgröße hat. Vielleicht möchten Sie auch wissen, ob ein Unternehmen für Automatisierungssoftware alle Vorschriften versteht, die sich auf Ihr Unternehmen auswirken könnten. Berücksichtigen Sie vor allem den Grad der Unterstützung, den Sie lokal und geografisch erhalten können, sowie die Ressourcen, die Ihnen und Ihrem Team zur Verfügung stehen.

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