Null Mitarbeiterzahl steigt, trotz 22% growth in AR volumes

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Herausforderung: 4 von 5 Tagen für manuelle Arbeit

Ein führender Distributor von Materialien ist dafür bekannt, nur erstklassige Produkte auf Lager zu haben. Als jedoch eine neue Leiterin der Debitorenbuchhaltung in das Unternehmen eintrat, erkannte sie schnell, dass ihre erstklassige Debitorenbuchhaltungs-Automatisierungssoftware ungenutzte Möglichkeiten bot.

"Die manuelle Dateneingabe ist unsere Zeit nicht wert, und dennoch hat ein Großteil unseres Teams 4 von 5 Tagen in der Woche für manuelle Arbeit reserviert. Also begann ich, mich mit unseren Finanztechnologien zu beschäftigen", sagte sie und erklärte ihren Wunsch, nach Exzellenz zu streben, anstatt sich mit Mittelmäßigkeit zufrieden zu geben.

Der wirtschaftliche Gegenwind nahm zu, und sie wusste, dass der Druck, die Debitorenbuchhaltung effektiv zu managen, nur noch zunehmen würde. Sie wollte neue Anforderungen mit Automatisierung in Einklang bringen und eine Teamstruktur aufbauen, die skaliert werden kann, ohne die Mitarbeiterzahl zu erhöhen. Anstatt den Status quo zu akzeptieren, machte sie sich an die Arbeit, Ineffizienzen innerhalb des Debitorenbuchhaltung auszumerzen, um die Produktivität zu steigern und einen stärkeren Cashflow zu erzielen.

Während das Unternehmen bereits die Lösungen von Billtrust für die Rechnungsstellung und die Bargeldanwendung implementiert hatte, bot sich die Möglichkeit, die Automatisierung weiter voranzutreiben und die Art und Weise, wie das Team Mehrwert liefert, neu zu definieren. Sie nutzte ihre Partnerschaft mit Billtrust, um zu untersuchen, wie ein effizienterer und nachhaltigerer Debitorenbuchhaltungsbetrieb aussehen könnte.

Die Anwendung von Bargeld erwies sich als der klügste Ausgangspunkt für Verbesserungen. Das Ziel: die Matching-Rate des Debitorenbuchhaltung-Teams durch die Automatisierung von maschinellem Lernen (ML) zu erhöhen, um mehr Produktivität zu erzielen. Unter der Anleitung von Billtrust startete sie einen Plan zum Trainieren ihrer Billtrust ML-basierten Matching-Engine und wurde kreativ bei der Art und Weise, wie sie ihr Team auf diese Reise mitnahm. Das Ergebnis: ein intelligenterer, skalierbarerer Prozess, der schnell messbare Renditen lieferte.

Lösung: Überwindung von KI-Zögerlichkeiten

Um die Leistung von Bargeldanwendungen zu verbessern , musste der ML-Engine beigebracht werden, präziser abzugleichen – eine Veränderung, die mit einigem Zögern aufgenommen wurde. Einige Mitglieder des Debitorenbuchhaltung-Teams waren besorgt, dass sie durch das Unterrichten des KI-Systems die Arbeit, die sie an den Tisch brachten, abwerten würden. Als Reaktion darauf arbeitete sie daran, ihr Team zu schulen.

"Einige in meinem Team haben anfangs gezögert, und das zu Recht. Die Einführung von KI braucht Zeit – wie das Drehen eines großen Schiffes", erklärte sie. "Wenn der Wert eines Mitarbeiters auf einer sehr greifbaren Sache wie der Dateneingabe basiert, ist es für ihn schwierig zu erkennen, wie seine Beiträge neu erfunden werden, nachdem die KI begonnen hat, ihre Arbeit zu erledigen."

Als Debitorenbuchhaltung-Führungskraft musste sie Vertrauen aufbauen, indem sie ihren Mitarbeitern ihr Wachstumspotenzial und ihren Weg nach der Automatisierung zeigte. "Dieses Gesamtbild half ihnen, ihren persönlichen Wert auf neue Weise zu visualisieren", fügte sie hinzu.

Als Nächstes arbeiteten das Vertriebsunternehmen und Billtrust an einem Anreizprogramm, das die Übereinstimmungsraten für Bargeldanwendungen direkt mit persönlichen Leistungskennzahlen verknüpfte. Finanzielle Belohnungen wurden denjenigen angeboten, die ihre "persönliche Match-Rate" verbessern konnten, indem sie dem ML-System beibrachten, seinen Abstimmungserfolg zu steigern. Je besser die Maschine funktionierte, desto größer war die Auszahlung. Die vertrauensbasierte Matching-Funktion von Billtrust war ein Faktor bei der Einführung von KI, da die Funktion zum Festlegen von Schwellenwerten eine genauere Kontrolle darüber ermöglicht, wie viele Ausnahmen generiert werden – und damit wie viel manuelle Nachverfolgungsarbeit erforderlich ist.

Das Programm funktionierte und verwandelte die Automatisierung von einer wahrgenommenen Bedrohung in eine gemeinsame Erfolgsgeschichte. Im Zuge des Wandels hat die Automatisierung die Rollen und Verantwortlichkeiten vieler Teammitglieder erweitert. Einige wurden Trainer und halfen anderen, mit den neuen Tools erfolgreich zu sein, während andere in wirkungsvollere Rollen wie Inkassoaktionen wechselten, bei denen nun dringender Unterstützung benötigt wurde. Auf diese Weise wurde die Organisation fokussierter, blieb schlank und nutzte ihre Humanressourcen besser. 

Das Unternehmen erkannte, dass Innovation auch eine Veränderung der Erfolgsmessung für die Bargeldanwendung erforderte. Der Wechsel von Match-Raten auf Header-Ebene zu Zeilenebene ermöglichte eine detailliertere Matching-Genauigkeit. Heute kann sie sicherstellen, dass jeder Einzelposten korrekt erfasst wird, und gleichzeitig präziser bewerten, wie viel Arbeit das Team wirklich bewältigt.

Ergebnisse: Produktivität entspricht 9 Mitarbeitern

Heute hat das Unternehmen eine Steigerung der Match-Raten für Bargeldanwendungen um 42 % erreicht, was die Automatisierung und damit die Effizienz steigert. Ihre Produktivitätszuwächse entsprechen neun Vollzeitbeschäftigten. Jetzt kann das Unternehmen mit einem Anstieg des Transaktionsvolumens um 22 % Schritt halten, ohne zusätzliches Personal einstellen zu müssen. Die schnelle Einrichtung – durch das, was sie als "Set-it-and-forget-it"-Automatisierung von Billtrust bezeichnen – befreite ihr Team auch von zeitaufwändiger Implementierung und Wartung.

"Dank Billtrust waren wir in der Lage, uns auf die richtigen Kennzahlen zu konzentrieren, Mitarbeiter in wirkungsvollere Positionen umzuverteilen und mit weniger mehr zu erreichen – und das alles bei gleichzeitiger Verbesserung der Leistung."

Director of Credit & Debitorenbuchhaltung bei einem führenden Vertriebsunternehmen

Neben der betrieblichen Effizienz hat sich auch die Moral des Teams verbessert, da die Mitarbeiter ihre Fähigkeiten in neuen Rollen erweitert haben. Insgesamt bewiesen stärkere Kennzahlen und eine klarere Sichtbarkeit den Wert von Billtrust, was dem Debitorenbuchhaltung-Team mehr Unterstützung von Führungskräften und dem Vorstand einbrachte.

Fortsetzung des Aufwärtstrends

Das Unternehmen verzeichnet zwar erhebliche Produktivitätssteigerungen und schnellere Abrechnungszyklen, erhält aber auch eine bessere Transparenz. Die Zahlungsanalysen von Billtrust verwandeln Erkenntnisse in verwertbare Informationen und helfen dem Team, proaktiv Bereiche zu identifizieren und zu verbessern, in denen schlechte Überweisungsdaten die Geschwindigkeit des Finanzabgleichs verlangsamen. Die Geschäftsleitung beschreibt dies sowohl als Gewinn für das Kundenerlebnis als auch als Gewinn für die Debitorenbuchhaltung:

"Uns wurden die Augen geöffnet – jetzt können wir sehen, welche Zahlungen am lästigsten sind. Unseren Kunden zu helfen, ihre Überweisungsübersicht zu verbessern, hilft allen. Wenn wir eine Zahlung nicht ausführen können, wird sie immer noch als überfällig angezeigt, was die Kreditwürdigkeit der Kunden beeinträchtigen kann. Bessere Zahlungen helfen der gesamten Beziehung."

Director of Credit & Debitorenbuchhaltung bei einem führenden Vertriebsunternehmen

Das Unternehmen eliminiert weiterhin manuelle Arbeit und strebt nach außergewöhnlichen Kundenerlebnissen. eRechnungsstellung und eDelivery-Tarife spielen dabei eine Schlüsselrolle. Für Top-Tier-Kunden bedeutet dies, dass sie Rechnungen schnell über die einzigartigen Kreditorenbuchhaltungsportale ihrer Kunden einreichen können. Da die Billtrust Debitorenbuchhaltung-Automatisierungsplattform in 260+ Kreditorenbuchhaltung-Portale integriert ist, ist dieser Prozess mühelos und eliminiert mühsame manuelle Aufwände für das Team. "Wir arbeiten immer noch nach oben auf unserem Weg zur Größe, und wir haben den richtigen Partner, um uns dorthin zu bringen", fügte sie hinzu. "Bis Ende des Jahres wird Billtrust die bedeutendste Beziehung zu einem Drittanbieter sein, die wir haben."