10 meest voorkomende excuses voor te late betalingen

We zijn er allemaal geweest. Je bent nog dagen verwijderd van de vervaldatum van de factuur van je klant, en je hebt nog steeds geen betaling ontvangen. De excuses beginnen binnen te rollen: "Het spijt me, ik ben het vergeten." "Mijn hond heeft mijn chequeboek opgegeten." "De bank was gesloten."

Klinkt bekend?

Hieronder bespreken we de tien meest voorkomende excuses voor te late betalingen en hoe u deze kunt oplossen. Door te weten wat je als accounts receivable manager kunt verwachten, kun je jezelf voorzien van de juiste middelen om elke keer weer op tijd betaald te worden. Lees dus verder en laat die achterstallige betalingen tot jouw verleden behoren.

Het komt maar al te vaak voor. Een klant zegt dat hij de factuur niet heeft ontvangen, en je zit vast en probeert uit te vinden wat je nu moet doen. Als je bent zoals de meeste mensen, begin je je waarschijnlijk af te vragen waar de factuur misgegaan is.

Bent u vergeten om het vast te maken? Hebt u het naar het verkeerde e-mailadres gestuurd?

Maar voordat je aan jezelf begint te twijfelen, haal diep adem en bedenk dat dit een veelvoorkomend probleem is dat meestal met een eenvoudige follow-up kan worden opgelost.

Hier zijn een paar tips om met dit soort situaties om te gaan:

• Gebruik een online factuursysteem. Met een online facturatiesysteem kunt u bijhouden wanneer uw facturen geopend zijn en of ze al dan niet betaald zijn. Op deze manier weet u zeker dat uw klanten de factuur hebben ontvangen en kunt u de nodige opvolging geven als ze niet betaald hebben.
• Stuur een herinneringse-mail. Een beleefde herinneringse-mail een paar dagen voordat de factuur verschuldigd is, kan jouw klant helpen om actie te ondernemen. U kunt zelfs een link naar het online facturatiesysteem opnemen, zodat ze onmiddellijk kunnen betalen.
• Wanneer u de factuur opnieuw stuurt, zorg er dan voor dat u een notitie toevoegt waarin u uitlegt dat u dit doet op verzoek van de klant. Dit helpt verwarring of misverstanden in de toekomst te voorkomen.
• Bel ze. Indien u nog steeds niets van jouw klant heeft vernomen, kan een telefoontje noodzakelijk zijn. Dit is een uitstekende gelegenheid om na te gaan of er onduidelijkheid bestaat over de factuur en om hen te herinneren aan de betalingsvoorwaarden.
• Houd ten slotte alle communicatie met betrekking tot de factuur bij - inclusief wanneer deze oorspronkelijk is verzonden en eventuele vervolgcorrespondentie. Dit is handig als er nog vragen of problemen op de weg zijn.

Hoewel het omgaan met ontbrekende facturen frustrerend kan zijn, mag u niet vergeten dat het vaak gewoon een verwisseling is. Als u deze tips volgt, kunt u het probleem snel en efficiënt oplossen – zonder daarbij jouw hoofd te verliezen.

Als u zich in de frustrerende situatie bevindt dat u geld tegoed hebt van een klant die "ik ben niet tevreden over het geleverde product of de geleverde dienst" als excuus gebruikt om te laat te betalen, dan volgen hier enkele tips om u te helpen jouw zuurverdiende geld terug te krijgen.

• Ten eerste, wees bereid om te onderhandelen. Het kan zijn dat de klant echt niet tevreden is met wat hij heeft ontvangen en bereid is om een compromis te sluiten over een deelbetaling.
• Ten tweede, probeer een korting aan te bieden voor snelle betaling - soms is de prikkel om een paar dollar te sparen alles wat nodig is om mensen actie te laten ondernemen.
• Als al het andere faalt, kunt u altijd dreigen met gerechtelijke stappen - soms is een krachtig geformuleerde brief van een advocaat al genoeg om mensen te laten inzien dat ze fout bezig zijn!

Welke weg u ook kiest, onthoud dat u recht hebt op betaling voor het werk dat u hebt gedaan, en laat niemand u iets anders wijsmaken.

Zoals elke doorgewinterde rekeningbetaler weet, is het eeuwenoude excuus van "de verantwoordelijke persoon is afwezig" een van de meest gebruikte trucs in het boek. Er zijn echter een paar eenvoudige stappen die je kunt nemen om dit excuus aan te pakken en ervoor te zorgen dat jouw rekening snel wordt betaald.

1. Probeereerst op verschillende tijden van de dag contact op te nemen met de verantwoordelijke persoon om te zien of u hem/haar kunt bereiken.
2. Als dat niet werkt, vraag dan of een collega de betaling kan autoriseren.
3. Zoek ten slotte uit welke procedure ze hebben voor andere betalingen, zoals salarissen of andere noodgevallen.

Door deze eenvoudige stappen te ondernemen, kunt u ervoor zorgen dat jouw rekening wordt betaald, zelfs als de verantwoordelijke persoon "afwezig" is.

Het excuus voor late betaling "Ik dacht dat we nog tijd hadden om te betalen" is een klassiek voorbeeld van uitstelgedrag. De klant wilde misschien wekenlang de rekening betalen, maar bleef het uitstellen tot het te laat was. Hoewel het verleidelijk kan zijn om de klant een lezing te geven over het belang van tijdige betalingen, zijn er effectievere manieren om het probleem aan te pakken.

1. Een benadering is om een korting aan te bieden voor vroege betaling. Deze stimulans kan de klant aanmoedigen om sneller te betalen, en het laat ook zien dat je hun bedrijf waardeert.
2. Een andere optie is om een afbetalingsplan uit te werken die bij hun budget past. Dit kan de klant helpen om op schema te blijven met zijn betalingen, en het laat zien dat je bereid bent om flexibel te zijn om aan zijn behoeften tegemoet te komen.

Met deze aanpak kunt u het excuus "ik dacht dat we nog tijd hadden om te betalen" effectief aanpakken zonder jouw klant de les te lezen of van u te vervreemden.

Zoals elke bedrijfseigenaar weet, kan het najagen van betalingen een fulltime baan zijn. Dus wat kunt u doen als een klant probeert te voorkomen dat hij betaalt door te beweren dat zijn betaling "in behandeling" is?

Hier zijn een paar tips:

• Ten eerste, accepteer geen nee als antwoord. Als een klant erop staat dat zijn betaling bezig is, vraag dan om een specifieke tijdslijn. Wanneer zullen zij betalingen verwerken? Als ze u geen duidelijk antwoord kunnen geven, is de kans groot dat ze tijd rekken.
• Ten tweede, vervolg met een telefoontje of e-mail. Een persoonlijk tintje kan vaak al genoeg zijn om een te laat betalende klant ertoe aan te zetten zijn schuld eindelijk goed te maken.
• Wees tot slot niet bang om streng te zijn. Als al het andere faalt, stuur dan een beleefde maar strenge e-mail waarin u betaling binnen een bepaalde termijn eist. Als ze nog steeds niet reageren, moet u misschien een incassobureau inschakelen of ze voor de rechter dagen.

Als u zoals de meeste bedrijven bent, hebt u waarschijnlijk wel eens een klant gehad die het excuus "er staat een fout op de factuur" gebruikte om laat te betalen. Hoewel het frustrerend is, zijn er een paar manieren waarop je dit probleem kunt aanpakken:

1. Zorg er eerst voor dat jouw facturen duidelijk en nauwkeurig zijn. Dit lijkt misschien een kwestie van gezond verstand, maar door jouw cijfers dubbel te controleren kunt u veel fouten voorkomen.
2. Ten tweede, als een klant beweert dat er een fout in zijn factuur staat, probeer het probleem dan zo snel mogelijk op te lossen. Hoe sneller je het probleem identificeert en oplost, hoe kleiner de kans dat de klant het als excuus gebruikt om te laat te betalen.

Hoewel het nooit leuk is om te maken te hebben met betalingsachterstanden, kunt u het probleem met deze tips snel en efficiënt oplossen.

Zoals elke bedrijfseigenaar weet, kunnen excuses van klanten om niet te betalen creatief en kleurrijk zijn, zoals "Ik wacht op mijn eigen betaling van mijn klant". Maar hoewel het verleidelijk kan zijn om toe te geven aan het gelach dat deze smoesjes opwekken, is het belangrijk om te onthouden dat je uiteindelijk geld verschuldigd bent.

Met dat in gedachten volgen hier een paar tips voor het omgaan met excuses van klanten om niet te betalen:

1. Wees standvastig maar begripvol. Het is belangrijk om een solide klantervaring te behouden door kalm en professioneel te blijven bij het communiceren met klanten over betaling.
2. Wees specifiek over betalingsdata. Vage termen als "binnenkort" of "over een paar dagen" zullen waarschijnlijk niet tot betaling leiden. Vraag uw klanten in plaats daarvan om specifieke data waarop ze kunnen betalen.
3. Bied alternatieve betaalmethoden aan. Als uw klanten moeite hebben met een bankoverschrijving, bied dan aan om betaling via PayPal of een ander betaalmiddel te accepteren. Dit laat zien dat je flexibel bent en bereid bent om met jouw klanten samen te werken om een oplossing te vinden die voor iedereen werkt.
4. Aarzel niet om juridische stappen te ondernemen. Als al het andere faalt, vergeet dan niet dat je het recht hebt om gerechtelijke stappen te ondernemen om het geld dat je verschuldigd bent terug te vorderen. Dit moet altijd gezien worden als een laatste redmiddel, maar het is belangrijk om te weten dat je deze optie hebt als het nodig is.

We hebben allemaal de excuses gehoord: "Onze systemen werken niet," "We hebben technische problemen." Wat het excuus ook is, het kan frustrerend zijn als klanten niet op tijd betalen - of erger nog, helemaal niet betalen. Maar er zijn enkele eenvoudige stappen die u kunt nemen om laat betalende klanten te beheren en betaald te krijgen wat u verschuldigd bent.

1. Vraag uw klant eerst onmiddellijk naar de ernst van de situatie. Is het een zeer tijdelijke storing, of moet u uitgaan van een langere periode?
2. Als dit laatste het geval is, vraag de klant dan om handmatig door te gaan met de betaling. Zorg ervoor dat jouw klant alle benodigde informatie krijgt, zodat de betaling succesvol verloopt.

Vergeet vooral niet dat u recht hebt op betaling voor uw werk. Met een beetje moeite kunt u ervoor zorgen dat klanten die te laat betalen geen misbruik van u maken – en dat u het geld krijgt dat u verdiend hebt.

Als u goederen of diensten verkoopt, is de kans groot dat u wel eens een klant of twee hebt gehad die probeerden onder betaling uit te komen door met een sympathiek verhaal over hun financiën te komen. "Ik maak nu een moeilijke tijd door", zeggen ze misschien, of "Ik ben getroffen door onverwachte uitgaven." Hoewel het altijd belangrijk is om empathisch te zijn, is het ook belangrijk om te onthouden dat bedrijven op contant geld moeten draaien en dat excuses als deze de rekeningen niet betalen.

Hier volgen enkele tips voor het omgaan met klanten die cashflowproblemen proberen te gebruiken als excuus om niet te betalen:

1. Ten eerste, wees niet bang om vragen te stellen. Als een klant bijvoorbeeld zegt dat ze cashflowproblemen hebben, zoek dan uit waarom dat zo is. Met wat voor soort uitgaven hebben ze te maken? Zijn ze in het verleden te laat geweest met betalingen? Voer een kredietcontrole uit en vraag, indien mogelijk, de financiële gegevens van het bedrijf op. Hoe meer je weet over hun financiële situatie, hoe beter je in staat bent om te beslissen of je hen al dan niet een korting op hun rekening wilt geven.
2. Ten tweede, wees niet bang om jouw mannetje te staan. Als u de klant ruimschoots de kans hebt gegeven om zijn rekening te betalen en hij excuses blijft maken, is het misschien tijd om de banden te verbreken. Maar natuurlijk hebt u het volste recht om indien nodig incassomaatregelen te nemen, en soms is het voor beide partijen het beste om uit elkaar te gaan.

Deze tips moeten u helpen om te gaan met klanten die cashflowproblemen als excuus gebruiken om niet te betalen. Blijf altijd professioneel en wees bereid om een stevig standpunt in te nemen wanneer dat nodig is.

Klanten die hun rekeningen niet betalen, komen altijd met excuses. "We gaan de rekening niet betalen", zeggen ze. "Het is niet onze schuld", beweren ze. "We hebben niets verkeerds gedaan", houden ze vol. Maar zoals elke goede zakenman weet, zijn deze excuses niets meer dan pogingen om verantwoordelijkheid te vermijden.

Dus wat kunt u doen als een klant probeert onder betaling uit te komen?

1. Ten eerste, blijf kalm en schiet niet in de verdediging. Dit is gewoon een tactiek om je uit balans te brengen en je sneller te laten toegeven.
2. Ten tweede, bereid een solide argument voor waarom ze de rekening zouden moeten betalen. Ten derde, wees bereid om te onderhandelen, maar geef niet te gemakkelijk toe.
3. Tot slot, als al het andere faalt, wees dan bereid om juridische stappen te ondernemen.

Onthoud dat het omgaan met excuses allemaal deel uitmaakt van zakendoen. Door deze tips op te volgen, kunt u ervoor zorgen dat u betaald krijgt - zelfs als u daarvoor een paar lastige klanten moet trotseren.

Als bedrijf bent u zich bewust van de cruciale rol die accounts receivable spelen in uw bedrijfsvoering, maar tegelijkertijd herkent u ook de uitdagingen en moeilijkheden die komen kijken bij het effectief beheren ervan.

Billtrust automatiseert uw accounts receivable zodat u op tijd betaald krijgt, elke keer weer - zonder al die kopzorgen. Met Billtrust hoeft u niet meer achter betalingen aan te jagen of in de wacht te staan bij de bank. In plaats daarvan kunt u achterover leunen en ontspannen terwijl ons geautomatiseerde systeem voor alles zorgt.

Dus waarom wachten? Neem vandaag nog contact met ons op om te ontdekken hoe wij de accounts receivable ontzorgen!