Een kredietproces waar credit controllers dol op zullen zijn

Alle onderdelen van de order-to-cash-cyclus (O2C) zijn van elkaar afhankelijk. Ik heb al eerder geschreven over hoe facturering en kasapplicatie van invloed zijn op incasso's. Geen twee onderdelen van de order-to-cash-cyclus zijn echter zo nauw op elkaar afgestemd als krediet en incasso. Debiteurenbeheer is het resultaat van kredietbeslissingen. Als er slechte kredietbeslissingen worden genomen, zal debiteurenbeheer daaronder lijden. Daarom is je kredietproces belangrijk.

Als een klant tijdens het kredietproces niet goed is doorgelicht, zal hij u problemen opleveren bij jouw incasso. Het totale accounts receivable saldo van een bedrijf kan slecht zijn, niet omdat de debiteurenafdeling niet in staat is om te innen, maar omdat de kredietfase mislukt is. Een sterk kredietverleningsproces draagt in grote mate bij aan een gezonde DSO en een lage delinquentie als percentage van de vorderingen.

Incasso's zijn afhankelijk van krediet om ervoor te zorgen dat de klanten waarvoor ze incasseren aan hun verplichtingen kunnen voldoen. Het maakt niet uit hoe overtuigend je bent als credit controller, je kunt geen bloed uit de spreekwoordelijke steen halen. Als een klant te veel last heeft van die verplichtingen, leidt dit tot vertraagde betalingen. Dit betekent op zijn beurt dat deze klanten altijd saldi zullen hebben in latere stadia van achterstalligheid.

Laattijdige betalers nemen meer incassomiddelen in beslag

Rekeningen die slecht betalen vergen veel meer tijd van een credit controller. Het meeste incassobeleid vereist meer contacten met kortere tussenpozen voor klanten met saldi in latere stadia van incasso's. Klanten met een slecht krediet hebben meestal saldi die 90+ dagen achterstallig zijn, zo niet ouder. Als u betalingen van hen krijgt, betalen ze meestal net genoeg om de bestellingen te blijven verzenden of om te voorkomen dat ze bij een extern incassobureau worden geplaatst.

Als uw bedrijf slechte kredietverleningspraktijken heeft, dan hebt u een aantal rekeningen die moeite hebben met betalen. Elk van hen neemt meer tijd van jouw credit controllers  in beslag, waardoor klanten met een goed krediet genegeerd worden. Dit kan ertoe leiden dat ze ook achterstallig worden of in ieder geval later betalen dan normaal. Als u veel tijd kwijt bent aan slechte kredietrekeningen, kan dit ten koste gaan van de klantervaring van jouw goede kredietrekeningen.

Het is raadzaam dat u een gedocumenteerde krediet- en incassoprocedure hebt en dat u deze in samenhang met elkaar opschrijft. Er zouden geen twee aparte beleidsregels moeten zijn, maar in plaats daarvan één beleidsregel die het proces documenteert, vanaf de kredietverlening tot en met de incasso. De relatie is zo symbiotisch, dat je met het ene rekening moet houden als je het andere creëert. Krediet is het begin; collecties, het einde.

Er zullen momenten zijn waarop jouw kredietverleningscriteria worden gewijzigd door beslissingen op de hoogste niveaus van jouw bedrijf. Afhankelijk van de economische omstandigheden of de algemene doelstellingen van uw bedrijf, zijn er momenten waarop ze willen dat u het kredietbeleid versoepelt. Als jouw bedrijf de inkomsten dwingend wil verhogen, kunt u klanten gaan accepteren die u normaal niet zou accepteren. Ze willen misschien ook dat u klantenkredietlimieten geeft waar u zich niet noodzakelijkerwijs prettig bij voelt om die omzetgroei te bevorderen.

Elke wijziging in een kredietbeleid moet gepaard gaan met een aanpassing van jouw incasso. Als besloten wordt dat het kredietbeleid versoepeld moet worden om meer inkomsten te genereren, dan moet een soortgelijke correctie worden aangebracht aan de inningskant van de vergelijking. Meer risico nemen is een lastige propositie, het kan effectief worden beheerd. Als u minder strenge kredietstandaarden hanteert, hebt u een strenger incassobeleid.

Meer risico vereist grotere waakzaamheid

Met meer risico's in de boeken, wilt u ervoor zorgen dat u de kredietlijnen beter in de gaten houdt. Het is niet omdat u de normen hebt versoepeld, dat u ze niet meer hebt. Misschien worden rekeningen die normaal gesproken slechts om het jaar worden herzien vanuit een kredietstandpunt, nu om de zes maanden herzien. Als u bepaalde klanten als zeer risicovol identificeert, zorg er dan voor dat u ze markeert om hun kredietwaardigheid in de gaten te houden.

Vanuit het oogpunt van incasso wilt u agressiever zijn met jouw contactfrequentie. Het versturen van pre-delinquente correspondentie is een goede manier om het debiteurenproces te starten voordat ze achterstallig worden. Vanaf dat moment wil je ervoor zorgen dat er minder dagen tussen elk contact zitten. Hoe meer contacten u maakt met een klant, hoe groter de kans dat u betalingen ontvangt of op zijn minst informatie verzamelt zodat u eventuele voorzorgsmaatregelen kunt nemen.

Een andere aanpassing die je moet maken is hoe lang een klant achterstallig moet zijn voordat je geen nieuwe producten meer verzendt of geen diensten meer verleent. Misschien zou in normale tijden, 90 dagen jouw drempel zijn om de lijn van een klant te laten vallen en niet langer nieuwe producten of diensten te leveren. Als u meer risico accepteert, wilt u dat misschien verlagen naar 75 dagen of zelfs 60 dagen. Dit zal ervoor zorgen dat er minder nieuwe vorderingen op hun rekening komen te staan en dat je minder moet afschrijven.

U zult ze ook strakker aan hun kredietlimiet willen houden. Tijdens de normale gang van zaken overschrijden bedrijven vaak hun kredietlimiet, zelfs als u geen toezegging hebt wanneer ze gaan betalen. U accepteert een beetje extra risico voor een klant voor een korte periode. Maar als de algemene bedrijfsbeslissing is om meer risico te aanvaarden, wilt u die klanten aan hun kredietlimiet houden en die niet overschrijden, tenzij u een goede reden hebt en de zekerheid dat ze zullen betalen.

Stem jouw inningsactiviteiten af op jouw risico

Het zou bijna omgekeerd werken als economische of zakelijke redenen vragen om het verkrappen van krediet. Er zijn momenten waarop uw bedrijf het risico sterk wil verminderen en een strenger kredietbeleid wil hanteren. Met meer controle aan de voorkant van het proces, kunt u lakser zijn aan de achterkant. Ik suggereer geen laissez-faire aanpak, maar wetende dat het krediet dat een klant kreeg, was wat hij waard was, en misschien zelfs een beetje minder, kunt u erop vertrouwen dat late betalingen niet zo'n grote rode vlag zijn. U zult ook minder tijd moeten besteden aan klanten met een slecht krediet, omdat er veel minder zullen zijn.

Het is van cruciaal belang dat u de kredietwaardigheid van een klant correct vaststelt en bewaakt om tijdige incasso's te kunnen uitvoeren. Het nemen van slechte kredietbeslissingen leidt tot moeilijkere incasso's. Bij het vaststellen van jouw kredietbeleid (het begin van het proces), houd altijd in gedachten hoe je wilt incasseren (het einde van het proces).