In het bedrijfsleven is het opstellen van een goed kredietbeleid een van de belangrijkste zaken die je kunt doen. Uw kredietbeleid bepaalt hoe u krediet verleent aan uw klanten, hoe u betalingen int en wat u doet in geval van wanbetaling. Bovendien kan een effectief kredietbeleid je helpen jouw cashflow te beheren, oninbare vorderingen te verminderen en jouw bedrijfsresultaten te verbeteren.
Wat is een kredietbeleid?
Laten we eerst eens overwegen wat een kredietbeleid precies inhoudt. In feite is het een verzameling regels en procedures die de krediet- en betalingsvoorwaarden voor uw klanten definiëren. Door dit in te voeren, creëert u een stevige basis voor uw werknemers, en kunt u een duidelijk standpunt innemen in het geval van late betalingen.
Door een formeel kredietbeleid op te stellen, kun je je beter verdedigen tegen wanbetaling. Dit is een must, vooral voor industrieën en sectoren die de reputatie hebben traag te betalen.
Met een kredietbeleid kunt u klanten bijvoorbeeld toestaan om zeer grote facturen op te delen in deelbetalingen. Deze kleinere termijnen maken het voor uw klant gemakkelijker om te betalen, terwijl elke termijn bijdraagt aan de cashflow van uw bedrijf.
Waarom een kredietbeleid?
Het kredietbeleid varieert sterk tussen bedrijven, waarbij kleinere bedrijven meestal liever geen krediet aanbieden en in plaats daarvan onmiddellijk een factuur sturen na ontvangst van een bestelling. Daarom is het afdwingen van een kredietbeleid meestal een lagere prioriteit voor deze bedrijven. Omgekeerd voeren grotere bedrijven vaak een kredietbeleid.
Hoewel ervaren credit managers en controllers in staat zijn om risico's te beoordelen en account-specifieke kredietlimieten te bepalen, is het aan te raden om elke dubbelzinnigheid die kan leiden tot verwarring of misverstanden over kredietgoedkeuringen tot een minimum te beperken, vooral wanneer nieuwe werknemers mogelijk niet hetzelfde begrip hebben.
Er zijn genoeg redenen waarom je goed moet nadenken over jouw kredietbeleid en dit in een officieel document moet vastleggen. Alles draait om de mate van risico die jij als bedrijf wilt lopen met jouw klanten. Het maximaliseren van de omzet en het minimaliseren van risico's is waar het allemaal om draait.
Een paar redenen waarom een kredietbeleid nodig is:
- Er is sprake van een consistente aanpak als iedereen in jouw bedrijf op de hoogte is van de kredietvoorwaarden en weet welke voorwaarden van toepassing zijn op specifieke soorten klanten.
- Er kan een aanzienlijke efficiëntiewinst worden behaald als werknemers op de hoogte zijn van het kredietbeleid, omdat zij weloverwogen beslissingen kunnen nemen zonder toestemming of begeleiding van collega's te hoeven vragen. Dit is vooral gunstig voor nieuwe medewerkers die onmiddellijk kunnen worden geïnformeerd over het beleid als onderdeel van hun trainingsmateriaal.
- Met een goed kredietbeleid stelt u feitelijk uw verwachtingen vast voordat de verkoopovereenkomst wordt gesloten. Wanneer de factuur wordt verstuurd, weet jouw koper wat er gaat gebeuren, zelfs als de betaling te laat komt. In dit geval hebt u ook de nodige invloed mocht er een gerechtelijke procedure komen.
10 stappen naar een effectief kredietbeleid
Nu kent u de voordelen van een kredietbeleid, dus hoe kunt u beginnen?
Door deze tien stappen te volgen, kunt u beginnen met het opstellen van een kredietbeleid dat geschikt is voor uw bedrijf.
1. Bepaal welke voorwaarden je bereid bent te bieden
De eerste stap in het creëren van een effectief kredietbeleid is beslissen welke voorwaarden je aan jouw klanten wilt bieden. Dit omvat hoeveel krediet u bereid bent te verstrekken, welke rente u aanrekent en wanneer betalingen verschuldigd zijn. Natuurlijk moet u bij het nemen van deze beslissingen rekening houden met de cashflow en winstmarges van uw bedrijf.
2. Voer een kredietcontrole uit op alle nieuwe klanten
Voordat u krediet verleent aan een nieuwe klant, dient u een kredietcontrole uit te voeren. Dit zal u helpen bepalen of zij hun rekeningen waarschijnlijk op tijd zullen betalen. Enkele manieren om dit te doen zijn het gebruik van een krediet-rapportagebureau of het opvragen van een kopie van hun kredietrapport. De snelste en meest nauwkeurige methode is het gebruik van geautomatiseerde kredietaanvragen.
3. Een systeem opzetten voor het monitoren van betalingen
Nadat u een klant krediet heeft verleend, is het belangrijk om zijn betalingen bij te houden. Dit kan worden gedaan met behulp van software, handmatig of door debiteurenbeheerders in te huren. Door betalingen te monitoren, behoudt u een duidelijk overzicht van de rekeningsaldi van jouw klanten en zorgt u ervoor dat zij op tijd betalen.
4. Bepaal de gevolgen bij laattijdige of niet-betaling
Het is belangrijk om een systeem te hebben om te late of niet-betaling aan te pakken. Dit kan onder meer bestaan uit het in rekening brengen van late betalingskosten, het opschorten van kredietfaciliteiten of het overdragen van de vordering aan een incassobureau. Je dient vooraf te bepalen welke maatregelen je gaat nemen om jouw beleid consequent te handhaven.
5. Documenteren en delen
Zodra u de details van uw kredietbeleid hebt bepaald, is het tijd om het op te schrijven en te delen met de relevante partijen. Dit zal ervoor zorgen dat alle betrokkenen het beleid begrijpen en begrijpen wat er van hen wordt verwacht. Jouw kredietbeleid moet gemakkelijk te lezen en te begrijpen zijn, dus overweeg om een professional in te huren om je te helpen bij het schrijven ervan.
Definieer duidelijk de rol en verantwoordelijkheden van elk teamlid. Bepaal wanneer andere afdelingen in het bedrijf – buiten het financiële team – een rol gaan spelen. En kijk of er efficiëntieverbeteringen zijn die op dat gebied kunnen worden gemaakt. U moet er ook voor zorgen dat jouw werknemers begrijpen wat de gevolgen zijn als ze het beleid overtreden.
6. Train werknemers over jouw kredietbeleid en -procedures
Zodra jouw kredietbeleid is vastgesteld, is het van cruciaal belang dat de benodigde medewerkers worden opgeleid. Dit omvat het uitvoeren van kredietcontroles, het monitoren van betalingen en het ondernemen van actie in geval van te late betaling of wanbetaling.
Houd rekening met de beschikbaarheid van middelen om jouw kredietbeleid uit te voeren. U kunt de efficiëntie van het kredietproces optimaliseren door gebruik te maken van software en ingebouwde automatisering.
7. Herzie en herzie het beleid indien nodig
Het ideale kredietbeleid voor uw bedrijf kan niet in een oogwenk worden bepaald. Het gaat vaak gepaard met veel vallen en opstaan. Het duurt even voordat u een goede inschatting kunt maken van welke bedrijven een hoog kredietrisico hebben en welke niet.
Het kredietbeleid is dynamisch en niet in steen gebeiteld. Naarmate jouw bedrijf groeit, nieuwe markten betreedt en de economische omstandigheden in verschillende landen veranderen, kan het nodig zijn om jouw beleid regelmatig te herzien en aan te passen aan deze veranderingen.
8. Consequent zijn in de toepassing
Een van de belangrijkste aspecten van een effectief kredietbeleid is consistentie. Je moet het beleid consequent toepassen op al jouw klanten. Dit betekent dat we iedereen hetzelfde moeten behandelen, ongeacht persoonlijke relaties.
9. Handhaaf het beleid eerlijk maar vastberaden
De volgende stap in het opstellen van een effectief kredietbeleid is handhaving. Je dient ervoor te zorgen dat je het beleid eerlijk maar strikt handhaaft ten opzichte van al jouw klanten. Dit houdt in dat er actie moet worden ondernomen wanneer betalingen te laat zijn of accounts receivable achterstallig worden.
10. Communiceer met jouw klanten
Tot slot is het belangrijk om jouw kredietbeleid aan jouw klanten te communiceren. Dit houdt in dat je hen laat weten welke voorwaarden je aanbiedt, hoe je hun betalingen zult controleren en wat de gevolgen zijn van te late of niet-betaling. Goede communicatie zal jouw klanten helpen om jouw beleid te begrijpen en te begrijpen wat ze kunnen verwachten.
Het implementeren van een effectief kredietbeleid kan een game-changer zijn voor uw bedrijf. Ontwikkel een goed doordacht plan om jouw financiën op orde te houden, oninbare schulden te minimaliseren en jouw bedrijfsresultaten te verbeteren.
