Deze post werd oorspronkelijk gepubliceerd in januari 2022 en bijgewerkt in december 2024 met aanvullende informatie over het digitaliseren van jouw debiteurenproces, de 10 regels voor debiteuren, en meer.
Debiteurenbeheer is de levensader van elk bedrijf. Als een bedrijf zijn rekeningen niet int, is het onmogelijk om zijn cashflow op peil te houden. Het innen van onbetaalde facturen is echter een strijd voor elk bedrijf. De tijd en moeite die het kost om onbetaalde facturen terug te vorderen, kunnen aanzienlijk en uitputtend zijn.
Hoe maak je debiteurenproces gemakkelijker? Als je je houdt aan best practices voor het innen van debiteuren, kan je dit probleem meteen al voorkomen, zoals het implementeren van een debiteurenproces bij het schrijven van facturen of het gemakkelijk maken voor klanten om hun rekeningen te betalen. Het automatiseren van jouw debiteurenbeheer is een andere manier om ervoor te zorgen dat je nooit een slag mist bij het bijhouden van je accounts receivable.
Lees verder om meer te ontdekken over hoe je jouw debiteurenbeheer kunt verbeteren om ervoor te zorgen dat jouw bedrijf het beste uit zijn financiën haalt.
Wat zijn accounts receivable op debiteuren?
Accounts receivable is de totale waarde van de facturen die een bedrijf nog niet van klanten heeft geïnd. Deze accounts receivable nemen doorgaans drie vormen aan: handelsvorderingen, contante vorderingen en overige vorderingen. Handelsvorderingen zijn facturen die zijn verzonden en nog niet zijn betaald. Contante vorderingen zijn facturen die zijn ontvangen maar nog niet zijn geïnd. Andere vorderingen zijn een combinatie van zowel handel als contanten. Deze vorderingen zijn de toekomstige activa van een onderneming. De balans vermeldt de waarde van de vorderingen in de vorm van kortlopende verplichtingen, die in contanten moeten worden uitbetaald, en vlottende activa, waaronder contanten, verhandelbare effecten en vorderingen.
Accounts receivable worden geclassificeerd als kortlopende of langlopende vorderingen. Vlottende accounts receivable zijn accounts receivable die binnen minder dan een jaar geïnd zullen worden, in tegenstelling tot langlopende vorderingen, die vorderingen zijn die momenteel niet verschuldigd of betaalbaar zijn, zoals facturen die meer dan een jaar geleden gedateerd zijn. Het proces van het innen van accounts receivable wordt "debiteurenbeheer" genoemd, wat meestal per telefoon, e-mail of persoonlijk gebeurt. Een extern bureau kan echter gespecialiseerd zijn in debiteurenbeheer en helpen bij het innen van facturen.
Wat gebeurt er wanneer een bedrijf accounts receivable int?
Vorderingen zijn het geld dat een bedrijf verschuldigd is voor producten of diensten die het al heeft geleverd. Bedrijven innen accounts receivable om hun cashflow te genereren. Veel bedrijven hebben een mix van zowel kortlopende als langlopende vorderingen, een rekening op de balans die het bedrag vertegenwoordigt dat klanten aan het bedrijf verschuldigd zijn.
Het accounts receivable proces begint wanneer een klant voor een product of dienst betaalt en eindigt wanneer het bedrijf het geld overmaakt. Het bedrijf int deze accounts receivable door:
1) Facturen versturen. De eenvoudigste en meest gebruikelijke methode is om een factuur voor het uitgevoerde werk naar de klant te sturen.
2) Het versturen van aanmaningen. Het opvolgen van klanten via telefoon, e-mails, brieven, enz. is de volgende stap om achterstallige betalingen te verkrijgen.
3) Juridische stappen. Sommige bedrijven gaan agressiever te werk en ondernemen gerechtelijke stappen als ze geen betalingen hebben ontvangen na het versturen van een factuur na verloop van tijd, maar dit zal vaak mislukken. De beste manier voor een bedrijf om geld te innen dat aan hen verschuldigd is, is door een incassobureau in te huren.
Zodra betalingen gereed zijn voor overboeking, innen bedrijven hun accounts receivable op verschillende manieren. Bijvoorbeeld via een Automated Clearing House (ACH) overschrijving. Dit zijn elektronische betalingen die via bankrekeningnummers worden verwerkt. Bedrijven verwerken ook creditcards, cheques of bankoverschrijvingen, afhankelijk van de voorkeuren van hun klanten.
Een bedrijf int accounts receivable op verschillende manieren, afhankelijk van het soort bedrijf. Het soort branche waarin het bedrijf zich bevindt, zal van invloed zijn op het soort inzamelmethoden dat ze gebruiken. Afhankelijk van jouw organisatie kunnen aanvullende stappen voor onbetaalde rekeningen bijvoorbeeld het volgende omvatten: het bewaken van de kredietwaardigheid van klanten, het gebruik van kredietrapporten en kredietscores, het bepalen van handelsvoorwaarden met klanten en het innen bij klanten die niet kunnen betalen.
Ongeacht je branche is het debiteurenproces vaak lang. Toch is het de moeite en planning waard om deze best practices voor het innen van accounts receivable te volgen om de cashflow van jouw organisatie op peil te houden.
Waarom is cash collection in een bedrijf belangrijk?
Cash collection in een bedrijf is een van de grootste uitdagingen voor bedrijfseigenaren. Het is het bloed dat het in leven houdt. Zonder contant geld kan een bedrijf zijn onkosten, inclusief de salarisadministratie, niet betalen. Om winst te maken of het hoofd boven water te houden, heeft een bedrijf geld nodig om de kosten te betalen en de activiteiten uit te breiden. Het te laat betalen van facturen kan grote problemen veroorzaken voor een bedrijf, zoals te late betalingen, reputatieverlies en problemen om de lonen te betalen. Als je niet genoeg geld inzamelt, genereer je geen winst.
Hoewel het runnen van een bedrijf op zich al een uitdaging is, is de cashflow een van de belangrijkste dingen om te beheren. Als er niet regelmatig genoeg geld binnenkomt, zal jouw bedrijf cashflowproblemen krijgen. Met de juiste strategie voor financieel beheer kan je ervoor zorgen dat er regelmatig geld binnenkomt in jouw bedrijf en dat er geld weggaat voor noodzakelijke uitgaven. Hoe sneller dat geld kan worden opgehaald, hoe sneller het kan worden gebruikt om opnieuw te investeren in groei.
Een van de meest voorkomende fouten die kleine bedrijven maken, is het niet opvolgen van klanten (achterstallige rekeningen) die hen geld verschuldigd zijn. Daarom is het belangrijk om een sterk kredietbeleid te voeren, een robuust debiteurenproces te hebben en debiteuren op de voet te volgen om jouw bedrijf te laten groeien. Het alternatief, ineffectief debiteurenbeheer, betekent dat je veel tijd en energie besteedt aan debiteuren, het contacteren van klanten en het opvolgen van oude facturen, in plaats van aan de groei van je bedrijf.
Hoe kan je jouw debiteurenbeheer verbeteren?
Debiteurenbeheer is een cruciaal onderdeel van de gezondheid en het succes van elk bedrijf. Zonder adequaat cashflow management, is je bedrijf mogelijk niet in staat om zijn activiteiten voort te zetten. Daarom vertrouwen accountants vaak op debiteurentechnieken zoals telefoontjes, brieven en e-mails. Helaas kunnen deze technieken tijdrovend en duur zijn om uit te voeren. Er zijn echter alternatieven. Hieronder vind je een aantal best practices voor debiteurenbeheer en debiteurenopvolging.
Type debiteuren identificeren
De eerste stap om jouw debiteurenbeheer te verbeteren is het identificeren van de soorten debiteuren. Er zijn drie verschillende soorten: business-to-business, business-to-consumer en consumer. Een bedrijf zal anders zijn dan consumenten verzamelen, omdat zij bijvoorbeeld andere koopgewoonten en besluitvormingsprocessen hebben.
Focus op klantenwerving
Je kunt jouw collecties verbeteren door je te richten op klantenwerving. Dit is cruciaal omdat klantenwerving altijd winstgevender is dan incasso.
Optimaliseren
Optimaliseer jouw facturatiesysteem zodat klanten hun facturen gemakkelijker kunnen betalen. Verouderde methoden zoals telefoontjes en brieven zijn niet de meest efficiënte manier om achterstallige betalingen te innen, dus sommige bedrijven hebben betere manieren gevonden om het proces te automatiseren. Hoe sneller een bedrijf zijn accounts receivable int, hoe beter. Een goede manier om facturen te optimaliseren is om je hele accounts receivable proces te digitaliseren met debiteurensoftware.
Een accounts receivable collectiepersoon/team aanstellen
Stel een persoon of een debiteurenteam aan voor het innen van achterstallige betalingen. Je kunt er bijvoorbeeld voor zorgen dat jouw werknemers niet vergeten om naar betaling te vragen wanneer ze een bestelling aannemen via de telefoon of persoonlijk, om eventuele late betalingen/achterstallige saldi bij te houden en om een geautomatiseerd systeem voor het versturen van herinneringen te beheren.
Betalingsherinneringen versturen
Je kan een systeem opzetten (en debiteurensoftware gebruiken) waarbij je klanten herinnert aan hun uitstaande saldo. De eerste stap is om vast te stellen welke klanten achterstallig zijn met hun betalingen, klanten duidelijke instructies te geven over hoe ze kunnen betalen en vervolgens contact met hen op te nemen met een betalingsverzoek. Volg op met een telefoontje of e-mail als ze niet betalen. Als ze nog steeds niet betalen, stuur dan een laatste kennisgeving voordat je juridische stappen onderneemt.
Een stevig credit management beleid voeren
Om de inning van accounts receivable te verbeteren, moet jouw bedrijf een degelijk credit management beleid hebben. Creëer een systeem voor kredietbeheer en controle van de betalingsgeschiedenis uit het verleden
Het innen van achterstallige rekeningen kan een langdurig en ingewikkeld proces zijn. Met een paar eenvoudige stappen kunt u echter een systeembrede aanpak aannemen en nieuwe beleidsregels en procedures voor accounts receivable optimalisatie en credit management implementeren, waardoor u sneller betaald krijgt.
Hoe voorspel je welke debiteuren gaan betalen?
Wanneer een bedrijf niet volgens de afgesproken voorwaarden betaalt, wordt zijn rekening achterstallig. De meest gebruikelijke manier waarop schuldeisers achter achterstallige betalingen komen, is via jouw debiteurenteam. Dit is waar software voor het voorspellen van collecties van pas komt. Een van de meest cruciale taken voor accounting professionals is het voorspellen van inningen op accounts receivable om te anticiperen op toekomstige acties en zich voor te bereiden op eventuele komende veranderingen.
Met behulp van voorspellende debiteurenbeheer software kunnen accountants voorspellen wanneer een rekening betaald zal worden en met hoeveel. Er zijn twee manieren waarop dit gebeurt: een schatting of een voorspellende prognose. Het gebruik van deze prognoses kan schuldeisers helpen bepalen of ze de rekening al dan niet moeten afschrijven (wanneer het onwaarschijnlijk wordt geacht dat ze ooit zullen worden betaald).
Drie eenvoudige stappen om jouw accounts receivable te voorspellen:
1) Een tijdlijn opstellen voor wanneer je jouw investering terugverdient.
2) Voorspellen hoeveel dagen het kost voor elke dollar investering.
3) Berekenen hoeveel geld je zult verdienen of verliezen.
Collections forecasting biedt een manier om het volume en de waarde van onbetaalde facturen op een bepaald moment in te schatten en te voorspellen. Als gevolg hiervan helpt verdere prognoses bij de besluitvorming over het aantal aan te schaffen goederen, de beschikbaarheid van fondsen, geplande uitgaven, personeelsvereisten en productieplanning.
Lees de blog → Hoe debiteurenbeheer te verbeteren: strategieën en best practices
Je accounts receivable proces digitaliseren. Een belangrijke manier om de inning van debiteuren te verbeteren.
Transformeer je debiteurenbeheer door digitale transformatie te omarmen. In de dynamische bedrijfsomgeving van vandaag kunnen handmatige debiteurenprocessen gewoonweg geen gelijke tred houden met de moderne complexiteit van betalingen. Financiële leiders die hun accounts receivable activiteiten digitaliseren, melden consistent snellere betalingen, verbeterde nauwkeurigheid en een sterkere cashflow. De overgang van handmatig naar digitaal accounts receivable is niet zomaar een upgrade, maar een strategische noodzaak voor het behoud van concurrentievoordeel en financiële gezondheid.
Digitale tools die factuur-naar-cash transformeren
Moderne accounts receivable platforms zorgen voor een revolutie in de manier waarop bedrijven facturering en betalingen afhandelen. Door eInvoicing te implementeren, elimineer je de vertragingen en fouten die inherent zijn aan papieren systemen. Jouw klanten krijgen de flexibiliteit om te betalen via hun favoriete kanalen, of dat nu Automated Clearing House (ACH), creditcard of andere digitale betaalmiddelen zijn. Het resultaat? Snellere betalingen en een verbeterde cashflow voor je bedrijf.
Slimme automatisering voor betere inzamelpercentages
Laat achterstallige betalingen niet langer door de mazen van het net glippen. Geautomatiseerde herinneringssystemen fungeren als een onvermoeibaar incassoteam dat perfect getimede betalingsherinneringen en follow-ups verstuurt. Deze systematische aanpak van debiteurenbeheer zorgt voor consistente communicatie, terwijl jouw accounts receivable team zich kan richten op strategische activiteiten in plaats van handmatige tracking en outreach.
Gegevensgestuurde beslissingen door middel van realtime analyses
Transformeer je strategieën voor debiteurenbeheer met krachtige analyses en rapportage. Moderne accounts receivable platforms bieden onmiddellijk inzicht in belangrijke statistieken zoals DSO (days sales outstanding), inningsprestaties en betaaltrends. Dankzij deze inzichten kunnen financiële leiders weloverwogen beslissingen nemen over kredietbeleid en inningsstrategieën, waardoor de accounts receivable uiteindelijk verbeteren.
De betaalervaring van klanten verbeteren
De beste manier om de inning van accounts receivable te verbeteren is om het klanten gemakkelijker te maken om te betalen. Digitale accounts receivable-platforms bieden intuïtieve betaalinterfaces en flexibele opties die klanten ook echt willen gebruiken. Wanneer je een vlotte, professionele betaalervaring biedt, versnel je niet alleen de incasso, maar versterk je ook waardevolle zakelijke relaties.
Kort gezegd: technologie stimuleert succes bij het verzamelen
Voor financiële managers die de inning van hun accounts receivable willen verbeteren, biedt digitalisering de duidelijkste weg naar succes. Moderne debiteurensoftware combineert automatisering, analyses en klantvriendelijke interfaces om het hele debiteurenproces te optimaliseren. Het resultaat is een meer voorspelbare en winstgevende accounts receivable die meegroeit met jouw bedrijf.
Resultaten behalen door innovatie
Met meer dan twintig jaar ervaring leidt Billtrust de industrie in accounts receivable automatisering. Ons geïntegreerde platform helpt financiële leiders om kosten te beheersen, cashflow te versnellen en uitzonderlijke klantervaringen te leveren. Door AI-gestuurde automatisering te combineren met diepgaande branche-expertise, transformeren wij het order-to-cash proces voor middelgrote en grote bedrijven over de hele wereld. Van kredietbeoordeling en facturering tot betalingen en debiteurenbeheer, onze end-to-end oplossing stroomlijnt elk aspect van accounts receivable. Wij revolutioneren de manier waarop B2B-betalingen gebeuren, waardoor het voor bedrijven gemakkelijker dan ooit wordt om sneller betaald te worden en tegelijkertijd de kosten en complexiteit te verminderen.
