Dieser Beitrag wurde ursprünglich im Januar 2022 veröffentlicht und im Dezember 2024 mit zusätzlichen Informationen zur Digitalisierung Ihres Debitorenbuchhaltungsprozesses, den 10 Regeln für die Debitorenbuchhaltung und mehr aktualisiert.
Debitorenbuchhaltung ist das Lebenselixier eines jeden Unternehmens. Wenn ein Unternehmen keine Einziehungen auf seinen Konten durchführt, ist es unmöglich, seinen Cashflow aufrechtzuerhalten. Das Eintreiben unbezahlter Rechnungen ist jedoch für jedes Unternehmen ein Kampf. Der Zeit- und Arbeitsaufwand für die Eintreibung unbezahlter Rechnungen kann erheblich und anstrengend sein.
Wie erleichtern Sie den AR-Inkassoprozess? Die Einhaltung von Best Practices für die Debitorenbuchhaltung kann Ihnen helfen, dieses Problem von vornherein zu vermeiden, z. B. durch die Implementierung eines Prozesses für die Debitorenbuchhaltung beim Verfassen von Rechnungen oder durch die einfache Bezahlung von Rechnungen für Kunden. Die Automatisierung Ihrer Debitorenbuchhaltung ist eine weitere Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Sie bei der Verfolgung Ihrer Debitorenbuchhaltung nichts verpassen.
Lesen Sie weiter, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie Ihre Debitorenbuchhaltung verbessern können, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen das Beste aus seinen Finanzen herausholt.
Was ist das Inkasso von Debitorenbuchhaltung?
Debitorenbuchhaltung ist der Gesamtwert der Rechnungen, die ein Unternehmen noch nicht von Kunden eingezogen hat. Diese Debitorenbuchhaltung nimmt in der Regel drei Formen an: Handel, Bargeld und andere. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen sind Rechnungen, die versandt und noch nicht bezahlt wurden. Bei den Geldforderungen handelt es sich um Rechnungen, die zwar eingegangen, aber noch nicht eingezogen wurden. Bei den sonstigen Forderungen handelt es sich um eine Kombination aus Lieferungen und Leistungen und Barmitteln. Bei diesen Forderungen handelt es sich um die zukünftigen Vermögenswerte eines Unternehmens. In der Bilanz sind die Forderungen in Form von kurzfristigen Verbindlichkeiten, die in bar auszuzahlen sind, und des Umlaufvermögens, einschließlich Zahlungsmitteln, Wertpapieren und Forderungen, aufgeführt.
Forderungen aus Lieferungen und Leistungen werden in kurz- oder langfristige Forderungen gegliedert. Die Debitorenbuchhaltung umfasst Forderungen, die in weniger als einem Jahr eingezogen werden, im Gegensatz zu langfristigen Forderungen, bei denen es sich um Forderungen handelt, die derzeit nicht fällig oder zahlbar sind, wie z. B. Rechnungen, die mehr als ein Jahr zurückliegen. Der Prozess des Eintreibens von Debitorenbuchhaltung wird als "Inkasso" bezeichnet, der in der Regel telefonisch, per E-Mail oder persönlich erfolgt. Eine externe Agentur kann sich jedoch auf das Inkasso spezialisieren und beim Einzug von Rechnungen helfen.
Was passiert, wenn ein Unternehmen Debitorenbuchhaltung einzieht?
Forderungen sind das Geld, das einem Unternehmen für Produkte oder Dienstleistungen geschuldet wird, die es bereits erbracht hat. Unternehmen treiben Debitorenbuchhaltung ein, um Cashflow zu generieren. Viele Unternehmen haben eine Mischung aus kurz- und langfristigen Forderungen, ein Konto in der Bilanz, das den Geldbetrag darstellt, den die Kunden dem Unternehmen schulden.
Der Debitorenbuchhaltungsprozess beginnt, wenn ein Kunde für ein Produkt oder eine Dienstleistung bezahlt, und endet, wenn das Unternehmen das Geld sendet. Das Unternehmen treibt diese Debitorenbuchhaltung ein, indem es:
1) Versenden von Rechnungen. Die einfachste und gebräuchlichste Methode besteht darin, dem Kunden eine Rechnung für die geleistete Arbeit zu senden.
2) Versenden von Mahnschreiben. Die Nachverfolgung von Kunden per Telefon, E-Mail, Brief usw. ist der nächste Schritt, um überfällige Zahlungen zu erhalten.
3) Rechtliche Schritte. Einige Unternehmen verfolgen einen aggressiveren Ansatz und gehen gerichtlich vor, wenn sie nach dem Versenden einer Rechnung im Laufe der Zeit keine Zahlung erhalten haben, aber dies wird oft scheitern. Der beste Weg für ein Unternehmen, das ihm geschuldete Geld einzutreiben, besteht darin, ein Inkassobüro für Forderungen zu beauftragen.
Sobald die Zahlungen zur Überweisung bereit sind, treiben Unternehmen die Debitorenbuchhaltung auf verschiedene Weise ein. Zum Beispiel über eine Automated Clearing House (ACH)-Überweisung. Dabei handelt es sich um elektronische Zahlungen, die über Bankkontonummern abgewickelt werden. Unternehmen verarbeiten auch Kreditkarten, Schecks oder Überweisungen, je nach den Vorlieben ihrer Kunden.
Ein Unternehmen treibt Debitorenbuchhaltung auf verschiedene Weise ein, die von der Art des Unternehmens abhängen können. Die Art der Branche, in der das Unternehmen tätig ist, hat einen Einfluss darauf, welche Art von Sammelmethoden es verwendet. Abhängig von Ihrer Organisation können zusätzliche Schritte für unbezahlte Konten beispielsweise Folgendes umfassen: Überwachen der Kreditwürdigkeit von Kunden, Verwenden von Kreditauskünften und Kredit-Scores, Festlegen von Geschäftsbedingungen mit Kunden und Einziehen von Kunden, die nicht zahlen können.
Unabhängig von Ihrer Branche ist der Prozess des Eintreibens von Debitorenbuchhaltung oft langwierig. Nichtsdestotrotz lohnt es sich, sich an diesen Best Practices für das Inkasso der Debitorenbuchhaltung zu orientieren, um den Cashflow Ihres Unternehmens aufrechtzuerhalten.
Warum ist das Inkasso in der Wirtschaft wichtig?
Die Bargeldeinziehung im Geschäftsleben ist eine der größten Herausforderungen für Unternehmensinhaber. Es ist das Blut, das es am Leben erhält. Ohne Bargeld kann ein Unternehmen seine Ausgaben, einschließlich der Lohn- und Gehaltsabrechnung, nicht bezahlen. Um Gewinn zu erzielen oder über Wasser zu bleiben, benötigt ein Unternehmen Geld, um Ausgaben zu decken und den Betrieb auszuweiten. Die verspätete Bezahlung von Rechnungen kann für ein Unternehmen erhebliche Probleme verursachen, darunter Mahngebühren, Reputationsverlust und Schwierigkeiten bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Wenn Sie nicht genügend Bargeld einnehmen, erzielen Sie keinen Gewinn.
Während die Führung eines Unternehmens an sich schon eine Herausforderung darstellt, ist der Cashflow einer der wichtigsten Punkte, die es zu verwalten gilt. Wenn Ihr Geld nicht regelmäßig in ausreichender Menge eingeht, wird Ihr Unternehmen unter Liquiditätsproblemen leiden. Mit der richtigen Finanzmanagementstrategie können Sie sicherstellen, dass Ihrem Unternehmen regelmäßig Geld zufließt und es für notwendige Ausgaben verlässt. Je schneller Bargeld gesammelt werden kann, desto schneller kann es für die Reinvestition in Wachstum genutzt werden.
Einer der häufigsten Fehler, den kleine Unternehmen machen, besteht darin, sich nicht an Kunden (säumige Konten) zu wenden, die ihnen Geld schulden. Daher ist es wichtig, eine starke Kreditpolitik und einen robusten Inkassoprozess aufrechtzuerhalten und den Überblick über das Inkasso zu behalten, um Ihr Geschäft auszubauen. Das alternative, ineffektive Inkasso bedeutet, dass Sie viel Zeit und Energie für das Inkasso, die Kontaktaufnahme mit Kunden und die Nachverfolgung alter Rechnungen aufwenden, anstatt Ihr Geschäft auszubauen.
Wie können Sie das Inkasso Ihrer Debitorenbuchhaltung verbessern?
Das Inkasso der Debitorenbuchhaltung ist ein entscheidender Bestandteil der Gesundheit und des Erfolgs eines jeden Unternehmens. Ohne ein angemessenes Cashflow-Management ist Ihr Unternehmen möglicherweise nicht in der Lage, seinen Betrieb aufrechtzuerhalten. Infolgedessen verlassen sich Buchhalter oft auf Inkassotechniken wie Telefonanrufe, Briefe und E-Mail-Follow-ups. Leider kann die Ausführung dieser Techniken zeitaufwändig und kostspielig sein. Es gibt jedoch Alternativen. Im Folgenden finden Sie eine Handvoll Best Practices für die Debitorenbuchhaltung, um Ihren Inkassoprozess zu optimieren.
Identifizieren Sie die Art der Debitorenbuchhaltung
Der erste Schritt zur Verbesserung Ihres Inkassos besteht in der Identifizierung der Debitorenbuchhaltung. Es gibt drei verschiedene Arten: Business-to-Business, Business-to-Consumer und Consumer. Ein Unternehmen unterscheidet sich von der Erhebung von Daten bei Verbrauchern, da diese beispielsweise andere Kaufgewohnheiten und Entscheidungsprozesse haben.
Fokus auf Kundenakquise
Sie können Ihre Sammlungen verbessern, indem Sie sich auf die Kundenakquise konzentrieren. Dies ist entscheidend, da die Kundenakquise immer rentabler ist als das Inkasso.
Optimieren
Optimieren Sie Ihr Rechnungsstellungssystem, damit Kunden ihre Rechnungen leichter bezahlen können. Veraltete Methoden wie Telefonanrufe und Briefe sind nicht die effizienteste Methode, um überfällige Zahlungen einzuziehen, daher haben einige Unternehmen bessere Wege gefunden, den Prozess zu automatisieren. Ebenso gilt: Je schneller ein Unternehmen die Debitorenbuchhaltung einzieht, desto besser. Eine solide Möglichkeit zur Optimierung von Rechnungen ist die Digitalisierung Ihres gesamten Debitorenbuchhaltungsprozesses mit Debitorenbuchhaltungssoftware.
Widmen Sie eine Person/ein Team für Debitorenbuchhaltung
Beauftragen Sie eine Person oder ein Inkassoteam, das für das Eintreiben überfälliger Zahlungen zuständig ist. Sie können beispielsweise sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter daran denken, bei der entgegennahme einer Bestellung telefonisch oder persönlich um eine Zahlung zu bitten, um den Überblick über verspätete Zahlungen/überfällige Salden zu behalten und ein automatisiertes System zum Versenden von Erinnerungen zu überwachen.
Zahlungserinnerungen senden
Sie können ein System erstellen (und Debitorenbuchhaltung-Software verwenden), in dem Sie Kunden an ihren ausstehenden Saldo erinnern. Der erste Schritt besteht darin, herauszufinden, welche Kunden mit ihren Zahlungen überfällig sind, den Kunden klare Anweisungen zur Zahlung zu geben und sie dann mit einer Zahlungsaufforderung zu kontaktieren. Rufen Sie uns an oder senden Sie eine E-Mail, wenn sie nicht zahlen. Wenn sie immer noch nicht zahlen, senden Sie eine letzte Mitteilung, bevor Sie rechtliche Schritte einleiten.
Pflegen Sie eine strenge Kreditmanagementpolitik
Um das Inkasso der Debitorenbuchhaltung zu verbessern, muss Ihr Unternehmen über eine strenge Kreditmanagementrichtlinie verfügen. Erstellen Sie ein System zur Verwaltung von Krediten und zur Überprüfung des Zahlungsverlaufs in der Vergangenheit
Das Eintreiben überfälliger Konten kann ein langwieriger und komplizierter Prozess sein. Mit ein paar einfachen Schritten werden Sie jedoch in der Lage sein, einen systemweiten Ansatz zu verfolgen und neue Richtlinien und Verfahren für die Debitorenbuchhaltung-Optimierung und das Kreditmangement zu implementieren, die Ihnen helfen, schneller bezahlt zu werden.
So prognostizieren Sie den Einzug von Forderungen aus der Debitorenbuchhaltung
Wenn ein Unternehmen nicht gemäß den vereinbarten Bedingungen zahlt, gerät sein Konto in Verzug. Der häufigste Weg, auf dem Gläubiger von Zahlungsrückständen erfahren, ist über Inkassoagenten. Hier kommt die Software zur Prognose von Sammlungen ins Spiel. Eine der wichtigsten Aufgaben für Buchhaltungsfachleute ist die Prognose des Einzugs der Debitorenbuchhaltung, um zukünftige Handlungsoptionen zu antizipieren und sich auf kommende Veränderungen vorzubereiten.
Mit Hilfe von Inkassoprognose-Software können Buchhalter vorhersagen, wann und um wie viel ein Konto bezahlt wird. Es gibt zwei Möglichkeiten, dies zu tun: eine Schätzprognose oder eine Projektionsprognose. Die Verwendung dieser Prognosen kann Gläubigern dabei helfen, festzustellen, ob sie das Konto abschreiben sollten oder nicht (wenn es als unwahrscheinlich gilt, dass sie jemals bezahlt werden).
Drei einfache Schritte zur Prognose Ihrer Debitorenbuchhaltung:
1) Erstellen Sie einen Zeitplan für die Amortisierung Ihrer Investition.
2) Prognose, wie viele Tage es für jeden Dollar an Investition dauern wird.
3) Berechnen, wie viel Geld Sie verdienen oder verlieren werden.
Die Inkassoprognose bietet eine Möglichkeit, das Volumen und den Wert unbezahlter Rechnungen zu einem bestimmten Zeitpunkt zu schätzen und zu prognostizieren. Infolgedessen helfen weitere Prognosen bei der Entscheidungsfindung über die Anzahl der zu beschaffenden Waren, die Verfügbarkeit von Finanzmitteln, die geplanten Ausgaben, den Personalbedarf und die Produktionsplanung.
Lesen Sie den Blog → So verbessern Sie die Debitorenbuchhaltung: Strategien und Best Practices
Digitalisierung Ihres Debitorenbuchhaltung-Prozesses Ein wichtiger Weg zur Verbesserung der Debitorenbuchhaltung
Transformieren Sie Ihre Debitorenbuchhaltung, indem Sie die digitale Transformation nutzen. In der heutigen dynamischen Geschäftswelt können manuelle Debitorenbuchhaltung-Prozesse einfach nicht mit der modernen Zahlungskomplexität Schritt halten. Finanzführungskräfte, die ihre Debitorenbuchhaltung digitalisieren, berichten konsequent von schnelleren Zahlungen, verbesserter Genauigkeit und einem stärkeren Cashflow. Der Übergang von manueller zu digitaler Debitorenbuchhaltung ist nicht nur ein Upgrade – er ist ein strategischer Imperativ, um den Wettbewerbsvorteil und die finanzielle Gesundheit zu erhalten.
Digitale Tools, die Invoice-to-Cash transformieren
Moderne Debitorenbuchhaltung-Plattformen revolutionieren die Art und Weise, wie Unternehmen mit Rechnungsstellung und Zahlungen umgehen. Durch die Implementierung der eRechnungsstellung eliminieren Sie die Verzögerungen und Fehler, die mit papierbasierten Systemen verbunden sind. Ihre Kunden erhalten die Flexibilität, über ihre bevorzugten Kanäle zu bezahlen, sei es Automated Clearing House (ACH), Kreditkarte oder andere digitale Zahlungsmethoden. Das Ergebnis? Schnellere Abrechnungen und verbesserter Cashflow für Ihr Unternehmen.
Intelligente Automatisierung für bessere Inkassoquoten
Hören Sie auf, überfällige Zahlungen durch die Maschen rutschen zu lassen. Automatisierte Erinnerungssysteme fungieren als unermüdliches Inkassoteam und versenden perfekt getimte Zahlungserinnerungen und Nachverfolgungen. Dieser systematische Ansatz für das Inkasso sorgt für eine konsistente Kommunikation und gibt Ihrem Debitorenbuchhaltung-Team die Möglichkeit, sich auf strategische Aktivitäten zu konzentrieren, anstatt auf manuelles Tracking und Outreach.
Datengestützte Entscheidungen durch Echtzeitanalysen
Transformieren Sie Ihre Inkassostrategie mit leistungsstarken Analysen und Berichten. Moderne Debitorenbuchhaltungsplattformen bieten sofortigen Einblick in wichtige Kennzahlen wie DSO (Days Sales Outstanding), Inkassoleistung und Zahlungstrends. Diese Erkenntnisse ermöglichen es Finanzleitern, fundierte Entscheidungen über Kreditrichtlinien und Inkassostrategien zu treffen und so letztendlich die Leistung der Debitorenbuchhaltung zu verbessern.
Verbessern Sie das Zahlungserlebnis Ihrer Kunden
Der beste Weg, die Debitorenbuchhaltung zu verbessern, besteht darin, den Kunden die Zahlung zu erleichtern. Digitale Debitorenbuchhaltung-Plattformen bieten intuitive Zahlungsoberflächen und flexible Optionen, die Kunden tatsächlich nutzen möchten. Wenn Sie für ein reibungsloses, professionelles Zahlungserlebnis sorgen, beschleunigen Sie nicht nur das Inkasso, sondern stärken auch wertvolle Geschäftsbeziehungen.
Fazit: Technologie treibt den Inkassoerfolg voran
Für Finanzführungskräfte, die es ernst meinen, ihre Debitorenbuchhaltung zu verbessern, bietet die Digitalisierung den klarsten Weg zum Erfolg. Moderne Debitorenbuchhaltung-Software kombiniert Automatisierung, Analytik und kundenfreundliche Schnittstellen, um den gesamten Inkassoprozess zu optimieren. Das Ergebnis ist eine besser vorhersehbare und profitablere Debitorenbuchhaltung, die mit Ihrem Unternehmenswachstum skaliert.
Mehr Ergebnisse durch Innovation
Mit über zwei Jahrzehnten Erfahrung ist Billtrust branchenführend in der Automatisierung der Debitorenbuchhaltung. Unsere einheitliche Plattform hilft Finanzverantwortlichen, Kosten zu kontrollieren, den Cashflow zu beschleunigen und außergewöhnliche Kundenerlebnisse zu bieten. Durch die Kombination von KI-gestützter Automatisierung mit fundierter Branchenexpertise transformieren wir die Debitorenbuchhaltung für mittelständische und große Unternehmen weltweit. Von der Bonitätsprüfung und Rechnungsstellung bis hin zu Zahlungen und Inkasso optimiert unsere End-to-End-Lösung jeden Aspekt der Debitorenbuchhaltung. Wir revolutionieren die Art und Weise, wie B2B-Zahlungen abgewickelt werden, und machen es für Unternehmen einfacher denn je, schneller bezahlt zu werden und gleichzeitig Kosten und Komplexität zu reduzieren.
