Beschleunigen Sie den Cashflow mit der Automatisierung der Rechnungsstellung: Ihr Leitfaden für die Implementierung

Dieser Beitrag wurde ursprünglich im Juli 2022 veröffentlicht und im Mai 2025 aktualisiert, mit zusätzlichen Informationen zum Verständnis der Rechnungsautomatisierung, zur Automatisierung der Rechnungsverarbeitung in Ihrem Unternehmen und mehr.

Druckt und versendet Ihr Unternehmen immer noch Papierrechnungen? Wenn ja, verpassen Sie einige wesentliche Vorteile der Automatisierung der Debitorenbuchhaltung. 

In Bezug auf die Leistung Ihres Unternehmens besteht kein Zweifel daran, dass die Automatisierung Ihres Debitorenbuchhaltungsprozesses ein Schritt in die richtige Richtung ist. Die Optimierung Ihrer Debitorenbuchhaltungsfunktionen kann die Genauigkeit verbessern, die Zeit für den Einzug elektronischer Zahlungen verkürzen und die Kundenbeziehungen verbessern.

Lesen Sie weiter, um mehr darüber zu erfahren, wie Debitorenbuchhaltung-Rechnungsautomatisierungssoftware eine Investition ist, die Ihnen helfen kann, schneller bezahlt zu werden und Ihre Forderungen zu verwalten.

Blog lesen → Vorteile der Automatisierung von Debitorenbuchhaltung

Was ist Debitorenbuchhaltung?

Debitorenbuchhaltung (AR) ist der Gesamtbetrag, den Kunden einem Unternehmen aus Verkäufen oder erbrachten Dienstleistungen schulden. Es ist wichtig für die Jahresabschlüsse und Cashflow-Prognosen eines Unternehmens. Debitorenbuchhaltung-Management durch automatisierte Prozesse hilft Unternehmen, Zahlungen zu beschleunigen und die Rentabilität zu verbessern.

Echte Ergebnisse: Händler für Flurförderzeuge transformiert AR-Abläufe

Nach der Implementierung der Lösung zur Automatisierung der Rechnungsstellung von Billtrust erreichte Malin:

• 91%ige eRechnungsstellung
• 78 % weniger Rechnungen mit einem 90-Tage-Überfälligkeitsstatus
• 75 % weniger Zeitaufwand für die tägliche Bargeldanwendung

"Vor Billtrust brauchte ein Mitarbeiter einen ganzen Tag, um Bargeld zu verschicken, was an diesem Tag nicht immer der Fall war. Jetzt dauert es weniger als zwei Stunden, bis eine Person fertig ist." – Eddy Harless, Finanzmanager, Malin

Wie läuft der AR-Abrechnungsprozess ab?

In jedem Unternehmen ist der Cashflow das A und O. Und einer der wichtigsten Faktoren, die sich auf die Liquidität Ihres Unternehmens auswirken, ist die Debitorenbuchhaltung.

Traditionell haben Unternehmen ihre Debitorenbuchhaltung manuell verwaltet, was zeitaufwändig und fehleranfällig sein kann. Aber mit dem Aufkommen der Automatisierung von Debitorenbuchhaltung können Unternehmen ihre Debitorenbuchhaltung jetzt viel effizienter verwalten – mit weniger Zeit und Aufwand.

Wie sieht der Prozess der Debitorenbuchhaltung aus?

1. Der erste Schritt besteht darin, mithilfe einer Buchhaltungssoftware oder einer einfachen Tabellenkalkulation eine Rechnung zu erstellen .
2. Bei der Erstellung der Rechnung erhält der Kunde diese entweder elektronisch oder per Post.
3. Sobald der Kunde die Rechnung erhalten hat, hat er Zeit, die Rechnung zu bezahlen. Eine verspätete Gebühr kann anfallen, wenn die Zahlung nicht innerhalb des angegebenen Zeitraums eingeht.
4. Sobald ein Kunde seine Rechnung bezahlt hat, muss die Zahlung in der Buchhaltungssoftware erfasst werden.

Der Debitorenbuchhaltung-Abrechnungsprozess ist ein wesentlicher Bestandteil des Betriebs und des Wachstums eines Unternehmens, um pünktliche Zahlungen zu gewährleisten und die Kunden auf dem Laufenden zu halten.

Sehen Sie sich unsere Lösung → Billtrust Invoicing an: Optimieren Sie die Multi-Channel-Rechnungsstellung

Automatisierte Rechnungsverarbeitung verstehen: Wie moderne Debitorenbuchhaltung-Teams ihren Workflow optimieren

Die Automatisierung der Rechnungsstellung revolutioniert die Art und Weise, wie Finanzteams Debitorenbuchhaltung verwalten. Die automatisierte Rechnungsverarbeitungssoftware eliminiert die manuelle Dateneingabe und verwandelt die traditionelle Rechnungsbearbeitung in einen optimierten digitalen Workflow.

So funktioniert die Automatisierung der Rechnungsstellung in der Praxis:

• Fortschrittliche künstliche Intelligenz (KI), maschinelles Lernen und optische Zeichenerkennungstechnologie extrahieren Rechnungsdaten aus eingehenden Dokumenten.
• Intelligente Matching-Algorithmen verknüpfen Rechnungen mit Bestellungen und Zahlungen.
• Automatisierte Validierungsprüfungen gewährleisten Genauigkeit und Compliance.
• Digitale Zustellungssysteme verteilen Rechnungen über die bevorzugten Kanäle Ihrer Kunden.
• Die Echtzeit-Sendungsverfolgung bietet Einblick in den Rechnungsstatus und den Zahlungsfortschritt.
• Intelligente Zahlungserinnerungen helfen, den Cashflow zu beschleunigen.
• Der automatisierte Abgleich reduziert die Zeit für den manuellen Abgleich und die Buchung.

Die Automatisierung der Rechnungsstellung ist Ihr Mitglied des digitalen Finanzteams – eines, das ständig daran arbeitet, die B2B-Rechnungsstellung zu verarbeiten, Zahlungen zu verfolgen und die Genauigkeit Ihres gesamten Debitorenbuchhaltung-Workflows zu gewährleisten. Das System lässt sich in Ihre bestehende Buchhaltungssoftware integrieren und schafft eine einheitliche Plattform, die mit Ihrem Unternehmen wächst und gleichzeitig zeitaufwändige manuelle Aufgaben eliminiert.

Fallstudie: Händler für schwere Maschinen maximiert berührungsloses Bezahlen

Carter Machinery, ein Caterpillar-Maschinenhändler mit über 90 Jahren Geschäftstätigkeit, hat sich mit Billtrust zusammengetan, um seine Rechnungs- und Zahlungsprozesse zu optimieren. Die Ergebnisse konnten sich sehen lassen:

• Steigerung des berührungslosen Bezahlens von 65 % auf 84 %
• Erreichte eine digitale Rechnungsquote von 76 %
• Erhöhung des Automated Clearing House (ACH)-Anteils von 61 % auf 82 %, Verlagerung der Zahlungen auf kostengünstigere Methoden

Diese Automatisierung ermöglichte es ihnen, die Zahlungsmöglichkeiten der Kunden beizubehalten und gleichzeitig die Verarbeitungskosten erheblich zu senken.

Was sind die Vorteile der AR-Automatisierung?

Die Automatisierung der eRechnungsstellung für die Debitorenbuchhaltung ist ein entscheidender Faktor für Unternehmen. Warum? Denn automatisierte Abrechnungen und Zahlungen können Ihren Cashflow beschleunigen. Mit dieser Technologie können Sie Ihren Buchhaltungsprozess rationalisieren, Zeit und Geld sparen und Ihr Endergebnis verbessern.

Nachfolgend finden Sie fünf Möglichkeiten, wie Ihr Unternehmen von einer Software zur Automatisierung der Debitorenrechnung profitieren kann:

1. Erhöhte Effizienz und Genauigkeit

Die Automatisierung der Debitorenbuchhaltung kann dazu beitragen, die Effizienz und Genauigkeit Ihres Rechnungsstellungsprozesses zu steigern. Dies liegt daran, dass das System automatisch Rechnungen auf der Grundlage von Verkaufsdaten generieren kann, so dass keine manuelle Eingabe erforderlich ist. Automatisierung kann helfen, Fehler zu reduzieren und Zeit zu sparen.

2. Verbesserter Cashflow

Ein optimierter Cashflow ist einer der Hauptvorteile der Automatisierung Ihrer Debitorenbuchhaltung. Dies liegt daran, dass Sie Rechnungen versenden können, sobald Sie einen Verkauf tätigen, was bedeutet, dass Sie mit größerer Wahrscheinlichkeit in Kürze eine Zahlung erhalten. Darüber hinaus können Sie eine automatisierte Abrechnung einrichten, sodass Kunden Zahlungen sofort nach Erhalt ihrer Rechnungen vornehmen können.

3. Reduzierte Kosten

Mit einer Software zur Rechnungsautomatisierung müssen Sie keine Rechnungen drucken und buchen und es sind wahrscheinlich weniger Fehler, was bedeutet, dass Sie Verwaltungskosten sparen.

4. Erhöhte Kundenzufriedenheit

Die Automatisierung Ihres Debitorenbuchhaltungsprozesses kann auch zur Verbesserung der Kundenzufriedenheit beitragen. Denn die Rechnungen werden den Kunden schneller zugestellt und sie können sofort bezahlen. Darüber hinaus kann die automatisierte Rechnungsstellung dazu beitragen, die Anzahl der Kundenanfragen zu reduzieren, da alle Informationen auf der Rechnung erscheinen.

5. Erhöhte Sichtbarkeit

Schließlich kann die Automatisierung Ihres Debitorenbuchhaltung-Rechnungsstellungsprozesses auch dazu beitragen, die Transparenz und Kontrolle zu erhöhen. Denn Sie können über das System alle Rechnungen und Zahlungen nachverfolgen und so schnell und einfach alle Problembereiche identifizieren.

Erfolgsgeschichte: Weltweit führendes Unternehmen in der Orthopädie verbessert Debitorenbuchhaltung

Össur, ein weltweit führender Anbieter von orthopädischen Lösungen, stand vor der Implementierung der Rechnungserfassungslösungen von Billtrust vor Herausforderungen mit Zahlungsverzögerungen und eingeschränkter Datentransparenz.

Nach der Implementierung erlebten sie:

• Verbesserungen im Inkassoprozess durch Echtzeit-Updates
• Verbessertes Kundenerlebnis mit einem benutzerfreundlichen Zahlungsportal
• Optimierte Überwachung und gesteigerte Betriebsleistung
• Geringere Zahlungsverzögerung und verbesserter Cashflow

„Billtrust hat unsere Debitorenbuchhaltung revolutioniert. “ Das Echtzeit-Dashboard und das Kundenportal haben die Art und Weise verändert, wie wir Sammlungen verwalten und mit unseren Kunden interagieren.“ – Tim Hoffman, VP Americas Finance & Business Operations, Össur

So automatisieren Sie die Rechnungsverarbeitung in Ihrem Unternehmen

Die Umstellung auf eine automatisierte Rechnungsverarbeitung muss nicht komplex sein. Unsere Implementierungs-Roadmap sorgt für einen reibungslosen Übergang bei gleichzeitiger Maximierung Ihres ROI:

• Wählen Sie den richtigen Technologiepartner: Entscheiden Sie sich für eine Plattform zur Automatisierung der Rechnungsstellung, die auf Ihre Geschäftsziele abgestimmt ist und mit dem Wachstum skaliert. Priorisieren Sie Lösungen, die Back-Office- und ERP-Integration (Enterprise Resource Planning), KI-Funktionen, mehrere Zahlungskanäle und Compliance-Funktionen bieten.
• Konfigurieren Sie Ihre digitale Umgebung: Erstellen Sie standardisierte Rechnungsvorlagen, legen Sie Zahlungsbedingungen fest und definieren Sie automatisierte Abrechnungsworkflows. Eine gut strukturierte Grundlage sorgt für Konsistenz und reduziert gleichzeitig manuelle Eingriffe.
• Verbinden Sie Ihr Finanzökosystem: Integrieren Sie Ihre Plattform in bestehende Buchhaltungssoftware und ERP-Systeme, um eine einheitliche Finanzumgebung zu schaffen. Dies beseitigt Datensilos und bietet eine einzige Quelle der Wahrheit.
• Etablieren Sie automatisierte Kommunikationsflüsse: Entwerfen Sie Erinnerungssequenzen, die Kundenbeziehungen respektieren und gleichzeitig eine konsistente Nachverfolgung überfälliger Konten gewährleisten, indem Sie OCR-Automatisierung und Personalisierung in Einklang bringen.

Die Implementierung der Automatisierung der Rechnungsstellung ist eine fortlaufende Verpflichtung. Regelmäßige Überwachung und Optimierung stellen sicher, dass sich Ihr System mit Ihren Geschäftsanforderungen weiterentwickelt und gleichzeitig Ihrem Unternehmen den maximalen Nutzen bringt.

Der Wert Ihrer Lösung zur Automatisierung der Rechnungsstellung hängt davon ab, wie gut sie sich mit bestehenden Systemen verbinden lässt. Die Integration mit Ihrem ERP-System und die Nutzung von APIs schafft eine einheitliche Finanzumgebung mit erheblichen Vorteilen:

• Datenaustausch: Stellen Sie sicher, dass Finanzunterlagen in allen Systemen konsistent und in Echtzeit aktualisiert werden, um Datensilos zu beseitigen, die Abstimmungsprobleme verursachen.
• Optimierter Debitorenbuchhaltung-Zyklus: Synchronisieren Sie Rechnungsdaten automatisch mit ERP-Systemen wie SAP, Oracle und Microsoft Dynamics, um manuelle Eingriffe zu reduzieren.
• Benutzerdefinierte Workflow-Funktionen: Schaffen Sie über API-Verbindungen direkte Wege zwischen Ihrer Rechnungsautomatisierungssoftware, Ihren Zahlungssystemen und anderen Anwendungen.
• Verbesserte finanzielle Agilität: Passen Sie sich schnell an veränderte Geschäftsanforderungen an und behalten Sie gleichzeitig die vollständige Transparenz Ihrer Finanzvorgänge.

Diese Konnektivität verwandelt isolierte Finanzprozesse in ein Ökosystem, das den Cashflow und Ihre Debitorenbuchhaltung beschleunigt.

Moderne Debitorenbuchhaltung erfordert sowohl Geschwindigkeit als auch Genauigkeit – genau das, was die leistungsstarke Kombination aus OCR und KI bietet. Diese Technologien revolutionieren die Rechnungsverarbeitung mit mehreren Vorteilen:

• Eliminierung manueller Prozesse: Konvertieren Sie Papierrechnungen, PDFs und digitale Bilder in strukturierte, durchsuchbare Daten und verwandeln Sie statische Dokumente in dynamische Informationsressourcen.
• Intelligente Datenextraktion: Identifizieren und kategorisieren Sie sofort kritische Datenpunkte – Rechnungsnummern, Daten, Einzelposten, Steuerbeträge, Zahlungsbedingungen – und leiten Sie Informationen automatisch an die richtigen Systeme weiter.
• Kontinuierliche Verbesserung: Verarbeiten Sie Rechnungen mit zunehmender Genauigkeit, da sich die Algorithmen des maschinellen Lernens an Ihre spezifischen Rechnungsformate und Lieferantenmuster anpassen.
• Automatisierte Verifizierung: Kennzeichnen Sie ungewöhnliche Belastungen, Unstimmigkeiten oder potenzielle doppelte Rechnungen und fügen Sie Ihrem Debitorenbuchhaltung-Prozess eine leistungsstarke Verifizierungsebene hinzu.

Für Ihr Finanzteam befreit diese leistungsstarke Kombination Ressourcen von der Dateneingabe und Dokumentenverarbeitung, reduziert Zahlungsverzögerungen durch Verarbeitungsfehler und ermöglicht eine stärkere Konzentration auf Finanzinitiativen.

Die Automatisierung der Debitorenbuchhaltung ist eine kluge Investition für jedes Unternehmen, das die Effizienz, Genauigkeit und das Cash-Management verbessern möchte. Durch die Automatisierung des Prozesses des Versendens von Rechnungen können Sie die Notwendigkeit einer manuellen Dateneingabe eliminieren. Auf diese Weise können sich Ihre Mitarbeiter auf andere Aufgaben konzentrieren und die Fehlerwahrscheinlichkeit verringern.

Darüber hinaus kann die Automatisierung der Rechnungsstellung dazu beitragen, den Zahlungsprozess zu beschleunigen, indem Kunden sofortigen Zugriff auf ihre Rechnungen erhalten. Dadurch können Sie schneller bezahlt werden und Ihren Cashflow verbessern. Die Automatisierung der Debitorenbuchhaltung kann Ihnen auch dabei helfen, Zahlungen zu verfolgen und die Ausgaben Ihrer Kunden im Auge zu behalten.