Was ist eine Rechnung? Alles, was Sie wissen müssen: Definition, Typen und Beispiele

Dieser Beitrag wurde ursprünglich im November 2021 veröffentlicht und im Januar 2025 mit zusätzlichen Best Practices und Antworten auf häufig gestellte Fragen zur Rechnungsstellung aktualisiert.

Eine Rechnung ist ein Geschäftsdokument, das eine Transaktion zwischen einem Käufer und einem Kreditor (Verkäufer) aufschlüsselt und aufzeichnet. Ein Unternehmen sendet eine Rechnung an einen Kunden, nachdem er ein Produkt geliefert oder eine Dienstleistung abgeschlossen hat. Im Folgenden finden Sie einige Funktionen einer Rechnung, aber beachten Sie, dass die Dokumentation je nach Unternehmen unterschiedlich ist:

• Geschäftliche Kontaktinformationen des Käufers
• Geschäftliche Kontaktinformationen des Lieferanten
• Versand- und Liefertermin
• Gesamtbetrag der geschuldeten Rechnung
• Rechnungsdatum
• Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen und Preis für jeden Artikel
• Versand- und Bearbeitungsgebühren
• Zahlungsbedingungen für Rechnungen
• Rechnungsnummer
• Geschuldete Umsatzsteuer

Rechnungen können elektronisch oder in Papierform übermittelt werden. Letzteres kann jedoch den Cashflow aufgrund von Änderungen am USPS-Lieferplan verlangsamen.

In diesem Beitrag erfahren Sie mehr über den Zweck von Rechnungen, den Unterschied zwischen Rechnungen und Rechnungen, die gängigen Arten von Rechnungen, Best Practices und warum Sie durch die Automatisierung Ihrer Rechnungen auf lange Sicht Zeit, Geld und Fehler sparen können. Wir stellen Ihnen sogar ein Beispiel für eine Geschäftsrechnung zur Verfügung. Fangen wir an.

Was ist der Zweck einer Rechnung?

Unternehmen verwenden Rechnungen, um zu verfolgen, was Kunden schulden (erstellt Debitorenbuchhaltung für Lieferanten und Kreditorenbuchhaltung für Käufer) und um ihren Cashflow zu überwachen. Rechnungen helfen Unternehmen auch, Zahlungen pünktlich und vollständig zu erhalten, es sei denn, es wurde eine Zahlungsvereinbarung getroffen. Business-to-Business-Rechnungen können auch als Verkaufsunterlagen und als Möglichkeit zur Nachverfolgung dienen:

• Die Kosten einer Ware oder Dienstleistung.
• Ausstehende Salden, die Käufer schulden.
• Die Verkaufsdaten von Waren und Dienstleistungen.
• Die Genauigkeit der Buchhaltungsaufzeichnungen.

Rechnungen profitieren Unternehmen auch auf folgende Weise:

Wirtschaftsprüfung und Steuern

Unternehmensrechnungen können das Unternehmen schützen, wenn sie einer Prüfung unterzogen werden, indem eine Papier- oder elektronische Aufzeichnung und ein Trace erstellt werden. Detaillierte Geschäftsrechnungen zeigen dem IRS, woher das Geld des Unternehmens stammt, falls er die Steuererklärungen in Frage stellt.

Rechtsschutz

Geschäftsrechnungen können auch als Rechtsschutz dienen, da das Dokument als Nachweis einer Vereinbarung zwischen dem Unternehmen und einem Käufer über einen festgelegten Preis angesehen werden kann. Daher können Rechnungen den Lieferanten möglicherweise vor betrügerischen Klagen schützen, Sie sollten sich jedoch mit dem Rechtsberater Ihres Unternehmens beraten.

Geschäftsanalytik

Die Analyse von Rechnungen kann einem Unternehmen helfen, das Kaufverhalten seiner Kunden, beliebte Produkte oder Dienstleistungen, Spitzenkaufzeiten, Trends und mehr zu erkennen. Die Daten können der Marketingabteilung helfen , Marketingpläne, -strategien und -kampagnen zu entwickeln, um mehr Umsatz zu generieren. Die Datenanalyse kann dem Produktteam auch dabei helfen, neue Produkte zu entwickeln oder bestehende zu verbessern.

Denken Sie daran, dass ein Unternehmen, das die Periodenrechnung verwendet, die Anzahl der Rechnungen als Debitorenbuchhaltung erfasst. Kunden schulden Ihnen das Geld für Waren oder Dienstleistungen, was bedeutet, dass sie Kreditorenbuchhaltung haben.

Lesen Sie den Blog → Was ist eRechnungsstellung?

Rechnungen sind für sich genommen keine juristischen Dokumente, da zu viel der Interpretation überlassen bleibt. Außerdem gibt es keinen Beweis dafür, dass sich ein Unternehmen und sein Kunde auf die Zahlungsbedingungen geeinigt haben. Wenn sich ein Unternehmen und sein Kunde jedoch in einem rechtsgültigen Vertrag auf Bedingungen einigen, können sie für die Zahlung im Austausch für Waren oder Dienstleistungen zur Rechenschaft gezogen werden. Eine Rechnung mit einem Vertrag schafft also eine rechtliche Vereinbarung zwischen einem Unternehmen und seinem Kunden. Auch hier sollten Sie sich mit der Rechtsabteilung Ihres Unternehmens in Verbindung setzen, um sicherzustellen, dass Ihre Geschäftsdokumente auf dem neuesten Stand sind.

Rechnungen, Rechnungen und Quittungen sind ähnlich und unterschiedlich zugleich. Zum Beispiel sind Rechnungen und Rechnungen Verkaufsdatensätze, die zeigen, wie viel ein Kunde schuldet, und beide werden generiert, bevor ein Kunde für die Transaktion bezahlt. Eine Rechnung dokumentiert jedoch den Verkaufsvorgang zur Zahlung zu einem späteren Zeitpunkt. Eine Rechnung ist ein Dokument (oder eine Zahlungsaufforderung), das ein Kunde sofort bezahlen muss. Es ist Geld, das dem Verkäufer geschuldet wird.

Quittungen bestätigen, dass Kunden ihre Waren oder Dienstleistungen erhalten und bezahlt haben. Sie beweisen, dass ein Kunde bezahlt hat und das Eigentum an dem erhaltenen Produkt oder der erhaltenen Dienstleistung begründet wurde.

Was sind die gängigen Arten von Rechnungen?

Der Zweck einer Rechnung bestimmt den Typ, der generiert wird. Hier sind einige Firmenrechnungen, die während des Zahlungsvorgangs verwendet werden.

Gutschriftsrechnung

Ein Unternehmen stellt einem Kunden im Falle eines Rabatts oder einer Rückerstattung eine Gutschriftrechnung aus. Wenn Sie beispielsweise einem Kunden zu viel für Produkte berechnet haben, können Sie ihm eine Gutschriftsrechnung über den zu viel berechneten Betrag ausstellen. Auf diese Weise haben Sie und Ihr Kunde eine Dokumentation (Nachweis), dass Sie eine Rückerstattung ausgestellt haben.

Lastschriftrechnung

Eine Sollrechnung wird ausgestellt, wenn ein Unternehmen die Menge eines Produkts oder einer Dienstleistung erhöhen muss. Angenommen, Sie haben einem Kunden zu wenig berechnet, der Projektumfang hat sich geändert oder Sie haben nach dem Senden einer Rechnung zusätzliche Stunden für ein Projekt bereitgestellt. Sie können eine Lastschriftrechnung für die Differenz zwischen der ursprünglichen Rechnung und dem erhöhten Betrag ausstellen.

Zwischenrechnung

Zwischenrechnungen, auch als Fortschrittsrechnungen bezeichnet, sind eine Buchhaltungsmethode, bei der ein Unternehmen einem Kunden in regelmäßigen Abständen Rechnungen für ein großes Projekt stellt – das Unternehmen stellt den Prozentsatz des Projekts in Rechnung, der zu einem bestimmten Zeitpunkt abgeschlossen wurde. Zwischenrechnungen können einem Unternehmen helfen, seinen Cashflow zu verwalten, indem sie während des gesamten Projekts B2B-Zahlungen einziehen. Bargeld kann einem Unternehmen helfen, die mit einem Projekt verbundenen Kosten zu decken, anstatt bis zu dessen Abschluss zu warten.

Überfällige Rechnung

Wie Zwischenrechnungen können sich auch überfällige Rechnungen (unbezahlte Rechnungen, die nach ihrem Fälligkeitsdatum fällig sind) negativ auf den Cashflow eines Unternehmens auswirken. Ausstehende Barmittel und das Eintreiben überfälliger Rechnungen können ein Unternehmen Zeit und Geld kosten. eRechnungsstellung, die leicht verständlich sind, tragen dazu bei, das Risiko überfälliger Zahlungen zu verringern.

Proforma-Rechnung

Proforma-Rechnungen werden an einen Kunden gesendet, bevor ein Produkt oder eine Dienstleistung geliefert wird. Diese können ihnen helfen, den Umfang und die Kosten eines bevorstehenden Projekts zu verstehen. Proforma-Rechnungen werden ausgestellt, bevor eine formelle Rechnung ausgestellt wird. Es zeigt einem Kunden, wie viel ein Produkt oder eine Dienstleistung kosten wird, wenn es geliefert wird. Es kann sein, dass die Bedingungen im Laufe eines Projekts angepasst werden müssen. Wie Zwischenrechnungen können sie jedoch dazu beitragen, dass Unternehmen und Kunden in Bezug auf das Projekt auf derselben Seite sind.

Wiederkehrende Rechnung

Ein Unternehmen kann wiederkehrende Rechnungen ausstellen, indem es regelmäßige Kundenzahlungen einzieht und diese während des gesamten Projekts ausstellt. Zum Beispiel kann eine Agentur für digitales Marketing den Kunden monatlich wiederkehrende Rechnungen für erbrachte Dienstleistungen ausstellen. Die Rechnungsstellung von Software und die Automatisierung von Rechnungen können den zusätzlichen Aufwand für die Bearbeitung reduzieren.

Handelsrechnung

Unternehmen verwenden Handelsrechnungen, wenn sie Waren international exportieren . Der Zweck ist die Zollanmeldung und die Berechnung von Zöllen. Zu den Informationen, die Sie auf Handelsrechnungen finden können, gehören:

• Die exportierte Ware und der Grund für den Versand.
• Eine Beschreibung der Ware, einschließlich der Anzahl der Einheiten, des Wertes der Einheiten und der Verwendung der Gegenstände.
• Die Anzahl der versendeten Pakete und das Gesamtgewicht.
• Das Herkunftsland oder -gebiet.
• Die Kontaktinformationen beider an der Transaktion beteiligten Parteien.
• Die datierte Unterschrift des Versenders
• Der Harmonisierte Systemcode, der den versendeten Waren zugeordnet ist.

Rechnungen sind nicht standardisiert, da Unternehmen möglicherweise Software zur Automatisierung der Rechnungsstellung verwenden, die eine Anpassung ermöglicht. Daher variieren sie je nach Auftragnehmer oder Anbieter. Rechnungen sollten jedoch diese fünf Hauptkomponenten enthalten:

• Geschäftliche Kontaktinformationen
• Beschreibungen von Produkten oder Dienstleistungen
• Eine Rechnungsnummer
• Ein Rechnungsdatum
• Zahlungsbedingungen

Geschäftliche Kontaktinformationen

Sie müssen Ihre geschäftlichen Kontaktinformationen angeben, einschließlich Ihres Firmennamens, Ihrer Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und der Kontaktinformationen Ihres Kunden.

Beschreibung der Produkte und Dienstleistungen

Geben Sie jedes Produkt oder jede Dienstleistung auf Ihrer Rechnung sowie die Menge und den Preis für jeden Artikel an. Summieren Sie am Ende Ihrer Rechnung die Einzelposten und wenden Sie die Steuerbelastung an.

Rechnungsnummer

Alle Rechnungen sollten als Teil Ihres Rechnungsstellungsprozesses eine Rechnungsnummer haben. Andernfalls fehlt Ihnen und Ihren Kunden die Informationsspur für Ihre Buchhaltungsunterlagen. Rechnungen werden normalerweise sequenziell zugewiesen, Sie können jedoch auch eine chronologische Reihenfolge, eine Kunden-ID oder eine Projekt-ID verwenden. Bedenken Sie, dass Rechnungen nicht sofort fällig sind. Legen Sie daher die Zahlungsbedingungen im Voraus fest.

Rechnungsdatum

Das Rechnungsdatum ist wichtig, da es die Uhrzeit und das Datum angibt, an dem ein Unternehmen eine Transaktion aufzeichnet und seinem Kunden eine Rechnung stellt. Außerdem werden die Kreditlaufzeit und das Fälligkeitsdatum der Zahlung angezeigt. Die meisten Rechnungen sind "30" Tage netto, können aber auch länger sein, abhängig von den Cashflow-Anforderungen eines Unternehmens und der Vereinbarung mit einem Kunden.

Zahlungsbedingungen

Wenn Sie schnell bezahlt werden und kurze Zahlungen vermeiden möchten, sollten Sie Ihrem Kunden genaue Angaben zu B2B-Zahlungen machen. Geben Sie beispielsweise an, wie viel Zeit Ihr Kunde hat, um für den vereinbarten Kauf zu bezahlen. Und denken Sie daran, dass es einer Kreditorenbuchhaltung (AP) anzeigt, wann Ihr Unternehmen den Zahlungseingang erwartet (Netto 30 Tage, Netto 45 Tage usw.) und wie es bezahlt werden möchte (Automated Clearing House (ACH), Banküberweisung usw.).

Legen Sie beim Festlegen Ihrer Zahlungsbedingungen fest, wie Sie mit verspäteten B2B-Zahlungen umgehen werden. Sie können die Kredithistorie eines Kunden und die Beziehung zu Ihrem Unternehmen berücksichtigen. Erwägen Sie, sich mit Ihrer Kreditmangement Abteilung in Verbindung zu setzen.

Es liegt an Ihrem Unternehmen, die Zahlungsbedingungen festzulegen, also wählen Sie die richtigen für Ihr Unternehmen aus. Möglicherweise möchten Sie jedoch auch die Rechnungs- und Zahlungspräferenzen Ihrer Kunden berücksichtigen. Hier sind einige gängige Beispiele für Zahlungsbedingungen:

Netto X

Wenn Sie auf Ihrer Rechnung Netto 30, Netto 45, Netto 60 usw. angeben, bitten Sie Kunden, X Tage nach dem Rechnungsdatum zu bezahlen.

Nach Erhalt

Wenn Sie eine Zahlung nach Erhalt verlangen, erwarten Sie von Ihren Kunden, dass sie zahlen, wenn sie Ihre Rechnung erhalten.

Ende des Monats

Wenn Sie Kunden bitten, EOM zu bezahlen, bedeutet dies, dass Sie möchten, dass sie bis zum Ende des Monats bezahlen, der am Rechnungsdatum angegeben ist.

2/10 Net 30

Wenn Sie 2/10 netto 30 auf Ihrer Rechnung anzeigen, bedeutet dies, dass Sie möchten, dass Kunden innerhalb von 30 Tagen nach Rechnungsdatum bezahlen. Sie erhalten jedoch 2 % Rabatt auf den gesamten Rechnungsbetrag, wenn sie innerhalb von zehn Tagen bezahlen.

Vorauskasse (CIA)

Wenn Sie Kunden um Bargeld im Voraus bitten, bitten Sie sie, ihre Rechnungen vollständig und in bar zu bezahlen, bevor Sie arbeiten. Denken Sie daran, dass Freiberufler diese Art der Bezahlung anstelle von KMUs und Unternehmen verwenden können.

Auch hier können Rechnungen je nach Unternehmen variieren, aber alle folgen in der Regel der gleichen Struktur und enthalten die Kontaktinformationen des Unternehmens und des Lieferanten, das Rechnungsdatum, die Zahlungsbedingungen usw.

Lesen Sie den Blog → Der vollständige Leitfaden für die B2B-Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung

Was ist die eRechnungsstellung?

eRechnungsstellung, bekannt als eRechnungsstellung, ist eine Form der elektronischen Rechnungsstellung. Es generiert, speichert und überwacht Transaktionen zwischen Ihrem Unternehmen und Kunden, um die Erfüllung der Bedingungen sicherzustellen. Eine eRechnungsstellung-Lösung kann Ihrem Unternehmen helfen, eher früher als später bezahlt zu werden, als Papierrechnungen über den USPS zu versenden, bei dem es zu Lieferverzögerungen kommt und den Cashflow verlangsamen kann.

Zu den elektronischen Dokumenten gehören Rechnungen und Belege, Bestellungen, Last- und Gutschriften, Zahlungsbedingungen und -anweisungen sowie Überweisungsübersicht. Sie können digitale Rechnungen per E-Mail, Webseite oder über eine App versenden, was mehrere Vorteile mit sich bringt, darunter:

• Reduzierter Papierverbrauch.*
• Erhöhter Cashflow durch schnellere Bearbeitung von Rechnungen.
• Wichtige Datenanalyse und Business Intelligence.
• Erhöhte Überprüfbarkeit.
• Schnelleres Suchen und Sortieren von Daten, Namen und Begriffen.
• Drucken oder Reproduzieren auf Anfrage.

*Die meisten Unternehmen haben ihre Nachhaltigkeitspraktiken weiterentwickelt und entwickeln sie weiter, daher ist die Einführung der eRechnungsstellung ein Schritt in die richtige Richtung.

Berücksichtigen Sie diese Best Practices, wenn Sie Rechnungen erstellen oder eine Lösung zur Automatisierung der Rechnungsstellung implementieren.

Schreiben Sie klare und prägnante Produktbeschreibungen

Wenn Ihr Unternehmen verschiedene Produkte verkauft, sollten Sie Ihre SKU oder Produkt-ID in Ihre Rechnung aufnehmen. Wenn Sie eine Dienstleistung verkaufen, fügen Sie den Titel Ihres Projekts und die Beschreibung der durchgeführten Aktivitäten hinzu.

Unterscheiden Sie zwischen Bestellungen und Rechnungen

Rechnungen und Bestellungen unterscheiden sich: Rechnungen werden vom Verkäufer generiert, während Bestellungen vom Käufer generiert werden. Bestellungen sind Kaufverträge zwischen Käufern und Verkäufern. Zum Beispiel möchte ein Golfplatz sieben Kisten Golfbälle von seinem Lieblingshändler kaufen. Der Käufer kann beim Kauf der Golfbälle einen Kaufauftrag unterschreiben. Der Vertreiber stellt nach Erhalt der Golfbälle eine Rechnung aus.

Bieten Sie Online-Zahlungsoptionen an

Lassen Sie Ihre Rechnungen schneller bezahlen, indem Sie Ihren Zahlungsprozess optimieren. Schließlich sorgt eine einfache Möglichkeit, Ihre Rechnungen zu bezahlen, für einen besseren Cashflow und verbessert ihre Erfahrung mit Ihrem Unternehmen. Und Unternehmen mit komplexen Kunden könnten vom Billtrust Business Payments Network (BPN) profitieren, da es große Zahlungsvolumina abwickeln kann.

Was tun, wenn ein Kunde eine Rechnung nicht bezahlt?

Leider kann es vorkommen, dass ein Kunde seine Rechnung nicht bezahlt. Um den Streit beizulegen, führen Sie ein Gespräch mit Ihrem Kunden, um herauszufinden, womit er nicht einverstanden ist oder warum er nicht bezahlen kann. Einige Konflikte werden durch Gespräche gelöst, während andere rechtliche Schritte erfordern können.

Einige Kunden haben möglicherweise kein Problem mit ihrer Rechnung, sondern mit den Zahlungsbedingungen. Wenn dies der Fall ist, lassen Sie jemanden aus Ihrem Inkassoteam den Kunden kontaktieren. Stellen Sie fest, ob und wie lange eine Verlängerung gerechtfertigt ist. Wenn Ihre Inkassoabteilung nicht erfolgreich ist, können Sie rechtliche Schritte einleiten oder Rechnungsfactoring (auch bekannt als Debitorenbuchhaltung und Schuldenfactoring) in Betracht ziehen. Einige oder alle ausstehenden Rechnungen eines Unternehmens werden an Dritte "verkauft", um den Cashflow und die Umsatzstabilität zu verbessern.

Als entscheidender Berührungspunkt in Ihrem Debitorenbuchhaltung-Zyklus sorgt die Rechnungsstellung für schnellere Zahlungen, stärkt die Kundenbeziehungen und liefert wertvolle Geschäftsinformationen. Hier sind bewährte Strategien zur Umgestaltung Ihres Rechnungsstellungsprozesses:

1. Profitieren Sie von der Echtzeit-Rechnungsstellung: Erstellen und versenden Sie Rechnungen sofort nach Abschluss der Dienstleistung oder Produktlieferung. Dies beschleunigt Ihren Cashflow und zeigt Ihren Kunden Professionalität.
2. Design für digitale Zahlungen: Strukturieren Sie Ihre Rechnungen so, dass elektronische Zahlungen erleichtert werden, indem Sie direkte Zahlungslinks, mehrere Zahlungsoptionen und klare digitale Anweisungen einfügen.
3. Implementieren Sie intelligente Automatisierung: Nutzen Sie KI-gestützte Rechnungslösungen, um manuelle Fehler zu vermeiden, die Lieferung basierend auf Kundenpräferenzen zu automatisieren und den Rechnungsstatus in Echtzeit zu verfolgen.
4. Erstellen Sie strategische Zahlungsbedingungen: Entwerfen Sie Zahlungsbedingungen, die Ihren Cashflow-Bedarf mit den Kundenbeziehungen in Einklang bringen, indem Sie Anreize für vorzeitige Zahlungen und klare Richtlinien für verspätete Zahlungen enthalten.

Dieser strategische Ansatz macht aus der Rechnungsstellung eine grundlegende Geschäftsfunktion und ein leistungsstarkes Tool für finanzielle Effizienz und Kundenzufriedenheit.

Verwendung von Software zur Automatisierung der Rechnungsstellung, um schnell bezahlt zu werden und den Cashflow zu verbessern

Software zur Automatisierung der Debitorenbuchhaltung erleichtert es Unternehmen, Zahlungen zu erhalten, und beschleunigt den Cashflow. Der Einsatz einer integrierten, cloudbasierten Debitorenbuchhaltungslösung kann die betriebliche Effizienz steigern, den Umsatz steigern, die Rentabilität steigern und Fehler bei manuellen Aktivitäten wie der Rechnungsstellung minimieren.

Die Software zur Automatisierung der Rechnungsstellung erleichtert den Versand Ihrer Rechnungen per E-Mail, Fax, Druck, elektronischer Präsentation oder Kreditorenbuchhaltungszustellung. Denken Sie jedoch daran, dass es beim Versenden Ihrer Rechnungen aufgrund von USPS-Verlangsamungen zusätzliche Zeit in Anspruch nehmen kann, bis sie Ihre Kunden erreichen. Aus diesem Grund haben viele Unternehmen ihre Kunden dazu ermutigt, eRechnungsstellung zu akzeptieren.

Weitere Vorteile einer Rechnungssoftware sind:

• Beschleunigen Sie Ihren Cashflow durch schnellere Zahlungen.
• Verbesserung der Sicherheit und Reduzierung von Betrug.
• Verbesserung des Kundenservice durch schnellere Fehlerbehebung.
• Die Rechnungsverfolgung und die Rechnungskontoverwaltung erfolgen an einem zentralen Ort.
• Reduzieren Sie manuelle Eingaben, damit sich Ihre Mitarbeiter auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können.

Wenn Sie die Liquidität und den Umsatz Ihres Unternehmens verbessern möchten, sollten Sie die Software zur Automatisierung der Rechnungsstellung von Billtrust in Betracht ziehen. Es analysiert Ihren Kundenstamm und ermittelt, welche Ihrer Kunden digitale eRechnungsstellung von anderen Lieferanten akzeptieren, damit sie dazu animiert werden können, eRechnungsstellung von Ihrem Unternehmen zu erhalten.